Hướng dẫn lập danh sách lao động tham gia bhxh
|
Sửa đổi Hướng dẫn lập Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN là nội dung tại Quyết định 948/QĐ-BHXH năm 2023 sửa đổi Quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH và Quyết định 490/QĐ-BHXH. Sửa đổi Hướng dẫn lập Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTNTheo đó, Quyết định 948/QĐ-BHXH sửa đổi hướng dẫn lập chỉ tiêu tại Cột (27) trong Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN như sau: Ghi số; ngày, tháng, năm của HĐLĐ, HĐLV (ghi rõ thời hạn HĐLĐ, HĐLV từ ngày, tháng, năm đến ngày, tháng, năm) hoặc quyết định (tuyển dụng, tiếp nhận); tạm hoãn HĐLĐ, nghỉ việc không hưởng lương,... Ghi rõ thời gian (từ ngày, tháng, năm) nghỉ ốm, đau, thai sản hưởng chế độ BHXH; đối với người lao động khi bị mắc bệnh thuộc danh mục bệnh cần chữa trị dài ngày đang trong thời gian nằm viện kèm theo giấy tờ chứng minh. Ghi đối tượng được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn nếu có giấy tờ chứng minh như: người có công, cựu chiến binh,... Lưu ý khi lập Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN - Nếu trong tháng đơn vị lập nhiều danh sách lao động đóng BHXH, BHYT, BHTN thì đánh số các danh sách. - Đơn vị kê khai đầy đủ, chính xác tiền lương đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN của từng người lao động theo quy định của pháp luật và chịu trách nhiệm về việc lập hồ sơ; lưu trữ hồ sơ tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN. - Trường hợp người lao động chỉ tham gia BHTNLĐ, BNN thì ghi vào mục ghi chú (cột 27) tương tự như trên. - Trường hợp đơn vị báo tăng lao động đối với người lao động đã có mã số BHXH, ghi đầy đủ các tiêu thức trên biểu mẫu và ghi nơi đăng ký KCB ban đầu vào cột 27. - Trường hợp đơn vị có nhiều người thay đổi nơi đăng ký KCB ban đầu thì ghi cột (2), cột (3) và ghi nội dung thay đổi nơi đăng ký KCB ban đầu vào cột 27, các cột khác bỏ trống. Căn cứ quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN; quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT ban hành kèm theo Công văn số 2089/VBHN-BHXH ngày 26/6/2020 của BHXH Việt Nam: Điều 23. Đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT 1. Thành phần hồ sơ 1.1. Người lao động
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS). - Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có) theo Phụ lục 03.
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS). - HĐLĐ có thời hạn ở nước ngoài hoặc HĐLĐ được gia hạn kèm theo văn bản gia hạn HĐLĐ hoặc HĐLĐ được ký mới tại nước tiếp nhận lao động theo hợp đồng. 1.2. Đơn vị
2. Số lượng hồ sơ: 01 bộ. * Đối với đơn vị đăng ký chậm so với giấy phép thành lập, có truy thu BHXH, BHYT, hồ sơ bổ sung: - Văn bản giải trình của đơn vị (mẫu D01b-TS); - Bảng thanh toán tiền lương, tiền công của đơn vị (bản sao); hợp đồng lao động (bản sao, 01 bản/người) tương ứng thời gian truy thu. 3. Nơi nộp hồ sơ: Nộp cho cơ quan BHXH quận/huyện (Đăng ký cơ quan BHXH quản lý theo địa bàn đăng ký trên giấy phép đăng ký kinh doanh) - Đơn vị đóng trụ sở chính ở địa bàn tỉnh nào thì đăng ký tham gia BHXH tại địa bàn tỉnh đó theo phân cấp của cơ quan BHXH tỉnh. - Chi nhánh của doanh nghiệp đóng BHXH tại địa bàn nơi cấp giấy phép kinh doanh cho chi nhánh. 4. Hình thức nộp hồ sơ: Nộp hồ sơ và nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính qua giao dịch điện tử, dịch vụ bưu chính, cụ thể: - Đối với hồ sơ giấy: Doanh nghiệp thông báo cho cơ quan BHXH hoặc tổ chức dịch vụ bưu chính đến nhận hồ sơ trực tiếp tại doanh nghiệp; Đối với dữ liệu điện tử (nếu có) gửi cho cơ quan BHXH qua internet. - Trường hợp đơn vị đăng ký giao dịch điện tử thì thực hiện theo quy định về giao dịch điện tử trong việc thực hiện thủ tục tham gia BHXH, BHYT, BH thất nghiệp; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT của BHXH Việt Nam. Kê khai thông tin người lao động là bước đầu tiên trước khi thực hiện kê khai các nghiệp vụ bảo hiểm xã hội. Do đó, đơn vị cần hoàn thiện thông tin người lao động trên phần mềm BHXH iBH trước sau đó thực hiện các thủ tục khác liên quan Thêm danh sách người lao động 1. Thêm thông tin người lao động trực tiếp trên phần mềm Bước 1: Trên thanh menu, chọn mục “Doanh nghiệp” > Chọn mục “Người lao động”. Click chọn nút “Tạo mới” để kê khai người lao động. Bước 2: Hệ thống sẽ hiển thị ra các tab để kê khai. Trong bảng kê khai có tất cả 04 tab: Thông tin chung; Thông tin tham gia BHXH, BHYT; Quá trình tham gia BHXH; Thành viên hộ gia đình. (1) Kê khai tab thông tin chung: Lưu ý:
Thông tin người lao động:
Nơi đăng ký giấy khai sinh: Thông tin về nơi đăng ký khai sinh của người lao động Doanh nghiệp cần xem trên giấy khai sinh hoặc trong sổ hộ khẩu. Điền chính xác tỉnh/quận/huyện khai sinh. Địa chỉ nhận hồ sơ (Nơi sinh sống): Có thể khai theo địa chỉ nơi tạm trú, nơi thường trú. Trường hợp địa chỉ nhận hồ sơ giống với địa chỉ nơi đăng ký khai sinh thì nhất nút: Sao chép địa chỉ trên. Lưu ý phải ghi chi tiết số nhà, đường phố, thôn xóm. (2) Kê khai tab Thông tin tham gia BHXH, BHYT Thông tin tham gia BHXH, BHYT + Mã số BHXH: Nhập mã số BHXH của người lao động, nếu người lao động chưa có mã số BHXH thì để trống. + Ô đã đồng bộ: + Số điện thoại: Nhập số điện thoại của người lao động. + Email: Nhập email người lao động, nếu không có thì để trống. + Số CMND/HC: Nhập số chứng minh hoặc căn cước hoặc hộ chiếu. + Ngày cấp: Ghi ngày cấp CMND/CC/HC. + Số thẻ BHYT: Ghi số thẻ BHYT của NLĐ, nếu không có thì bỏ qua. + Số HĐLĐ/QĐ: ghi số hiệu HĐLĐ/ số QĐ. + Ngày ký: Ghi ngày ký HĐLĐ/QĐ. + Chức vụ: Chọn chức vụ người lao động theo danh sách đã lập. Điều kiện làm việc (có thể bỏ qua không khai): Lựa chọn điều kiện phù hợp với vị trí công việc Người lao động: Điều kiện bình thường; làm trong điều kiện môi trường nặng nhọc, độc hại; Nơi có phụ cấp khu vực > 0.7 Tiền lương/hệ số: đơn vị làm theo hệ số lương thì nhập hệ số lương, đơn vị đóng theo tiền lương thì nhập tiền lương làm căn cứ đóng BHXH. + Đối với đơn vị đóng BHXH theo tiền lương: chỉ kê khai ô: Phụ cấp lương và ô các khoản bổ sung khác (trường hợp không có bỏ qua). + Đối với đơn vị đóng BHXH theo hệ số: chỉ kê khai ô: Phụ cấp chức vụ; Phụ cấp thâm niên; Phụ cấp TNVK (trường hợp không có bỏ qua). Vùng sinh sống: Lựa chọn vùng sinh sống phù hợp (có thể bỏ qua) Vùng lương: Xác định vùng lương của đơn vị để lựa chọn cho phù hợp. Bởi vùng lương sẽ quyết định mức lương tối thiểu đóng BHXH. (Xác định vùng lương theo địa chỉ kinh doanh) Tỷ lệ đóng: Xác định NLĐ đóng loại BH nào sẽ có tỷ lệ đóng phù hợp. Ví dụ, NLĐ đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN thì tỷ lệ là 32%; nếu chỉ đóng BHYT thì 4.5%; nếu chỉ đóng BHTNLĐ-BNN thì 0,5%. Việc đóng theo tỷ lệ nào phải phù hợp với quy định của pháp luật. Nơi làm việc: ghi nơi làm việc của NLĐ theo HĐLĐ ký kết. Ví dụ: Công ty TNHH X; Văn phòng đại diện A; Chi nhánh Công ty….; Phân xưởng I thuộc Công ty …. Đăng ký nơi KCB ban đầu + Nơi đăng ký KCB: Chọn tỉnh thành nơi NLĐ muốn đăng ký KCB + Nơi KCB: Chọn cơ sở KCB muốn đăng ký. Lưu ý, các cơ sở KCB hạng I, II thường không đăng ký được nên khi lựa chọn, Doanh nghiệp nên chọn cơ sở KCB hạng III IV. Nếu chọn cơ sở KCB không nhận đăng ký hoặc không còn xuất đăng ký KCB ban đầu thì hồ sơ sẽ bị trả về và đơn vị phải kê khai lại. Thông tin khác: Doanh nghiệp có thể kê khai hoặc bỏ qua (3) Kê khai tab Quá trình tham gia BHXH Lưu ý: đây là phần không bắt buộc kê khai nên Doanh nghiệp có thể bỏ qua. Kê khai hết các thông tin yêu cầu > Nhấn nút “Cập nhật” (4) Kê khai tab Thành viên hộ gia đình Lưu ý: Đối với NLĐ tham gia BHXH lần đầu mà chưa có mã số BHXH hoặc đã có mã số BHXH nhưng chưa đồng bộ thì bắt buộc phải kê khai phụ lục thành viên hộ gia đình. Trường hợp, tra cứu mà NLĐ đã có mã số BHXH thì không phải kê khai Phụ lục thành viên hộ gia đình. Bước 1: Phần thông tin chủ hộ: Khai đầy đủ các thông tin của chủ hộ theo sổ hộ khẩu. Sau đó nhấn nút thêm để thêm chủ hộ và các thành viên khác trong hộ gia đình. Bước 2: Sau khi nhấn “Thêm” phần mềm sẽ yêu cầu điền các thông tin khác liên quan đến chủ hộ, khai hết các thông tin có dấu * và nhấn lưu. Bước 3: Tiếp tục nhấn “Lưu và thêm” để thêm các thành viên khác trong hộ gia đình, sau khi thêm hết các thành viên thì nhấn “Lưu và đóng” Hoàn thiện các phần này thì nhấn “Lưu”. 2. Thêm thông tin người lao động bằng Upload file excel Lưu ý: Trước khi sử dụng tiện ích theo lao động bằng upload file excel cần tạo danh sách phòng ban và chức vụ. Bước 1: Tải file mẫu (template) trên hệ thống và nhập dữ liệu. Trên thanh menu chọn “Doanh nghiệp”, tiếp tục chọn mục “Người lao động”. Sau đó chọn “Nhập từ excel”, nhấp nút “tải file mẫu” về và kê khai các thông tin trong file mẫu. Bước 2: Update file lên hệ thống Nhấn nút” Tệp tải lên” để lựa chọn file mẫu đã nhập đủ thông tin. Sau đó nhấn “Tải lên”. Sau khi tải xong, hệ thống sẽ cập nhật NLĐ ở phần dưới. Cuối cùng nhấn “nhập lao động” để thêm NLĐ vào Danh sách lao động. |
