Hướng dẫn lưu và sử dụng file quản lý phòng khách sạn bằng excel chỉ với 3 bước

Ghim vị trí lưu yêu thích của bạn

Khi bạn hoàn tất việc lưu sổ làm việc của mình, bạn có thể “ghim” vị trí bạn đã lưu vào. Thao tác này giúp giữ vị trí khả dụng để bạn có thể sử dụng lại vị trí đó để lưu một sổ làm việc khác. Nếu bạn có xu hướng lưu nhiều thứ vào cùng một thư mục hoặc vị trí, đây có thể là một cách tiết kiệm thời gian tuyệt vời. Bạn có thể ghim bao nhiêu vị trí tùy thích

1. Nhấp vào Tệp > Lưu dưới dạng

2. Bên dưới lưu dưới dạng, hãy chọn nơi bạn đã lưu sổ làm việc của mình lần cuối. Ví dụ: nếu bạn đã lưu sổ làm việc của mình lần cuối vào thư mục Tài liệu trên máy tính và bạn muốn ghim vị trí đó, hãy bấm vào Máy tính

3. Dưới Thư mục gần đây ở bên phải, trỏ tới vị trí bạn muốn ghim. Hình ảnh ghim đẩy

   xuất hiện ở bên phải.

4. Nhấp vào hình ảnh để ghim thư mục đó. Hình ảnh hiện hiển thị dưới dạng được ghim

   . Mỗi khi bạn lưu sổ làm việc, vị trí này sẽ xuất hiện ở đầu danh sách bên dưới Thư mục gần đây.

   Mẹo. Để bỏ ghim một vị trí, chỉ cần nhấp lại vào hình ảnh ghim đẩy đã ghim

   .

Bật Tự động phục hồi

Excel tự động lưu sổ làm việc của bạn trong khi bạn đang làm việc trên đó, trong trường hợp có điều gì đó xảy ra, chẳng hạn như mất điện. Điều này được gọi là Tự động phục hồi. Điều này không giống với việc bạn lưu sổ làm việc của mình, vì vậy đừng quá phụ thuộc vào Tự động Phục hồi. Lưu sổ làm việc của bạn, thường xuyên. Nhưng Autorecovery là một cách hay để sao lưu, đề phòng có điều gì đó xảy ra

Trước tiên, để giúp chúng tôi giữ mọi thứ thẳng thắn, hãy nhấp vào dấu + này để thêm một trang tính mới. Sau đó, bấm đúp vào các tab trang tính và nhập tên

Bây giờ, chúng ta có thể thêm dữ liệu

Công thức chúng ta sẽ viết sẽ đi vào cột này và sử dụng số tiền trong hai cột này và một tỷ lệ phần trăm

Chúng ta có thể định dạng dữ liệu dưới dạng bảng, nhưng hãy để nguyên như vậy cho minh họa này

Điều đầu tiên chúng ta cần là một ô để chứa số phần trăm

Chọn một ô bên ngoài dữ liệu và gõ. 1

Sau đó, lên đây đến nhóm Number và nhấp vào nút % để định dạng ô theo tỷ lệ phần trăm

Khi chúng tôi hoàn tất, chúng tôi sẽ có thể thay đổi số này, nếu chúng tôi muốn tính toán số lượng bộ đệm Chi phí khác bằng công thức của chúng tôi

Bây giờ, chúng ta có thể nhập công thức

Công thức thêm các ô Vật liệu và Nhân công, sau đó, nhân số tiền đó với ô phần trăm bộ đệm

Dấu hoa thị được sử dụng để nhân. Nhấn Enter để xem điều gì sẽ xảy ra

Chà, khá rõ ràng là số tiền này không phải là 10 phần trăm của hai cột đầu tiên. Và lý do không phải là vì tôi đã không xem xét thứ tự tính toán

Đây là thứ tự Excel tính toán các phần của công thức

Bạn không cần phải nhớ tất cả các chi tiết

Chỉ cần nhớ rằng phép nhân và phép chia được tính trước phép cộng và phép trừ. Và trong công thức của chúng tôi, chúng tôi muốn Excel cộng các ô đầu tiên, sau đó nhân

Để yêu cầu Excel thêm trước, chúng ta chỉ cần chèn dấu ngoặc đơn. Bây giờ thay vì nhân rồi cộng, Excel sẽ cộng 2 số đầu rồi nhân

Bây giờ chúng ta có thể sử dụng Tự động điền để thêm công thức vào các ô khác

Nhưng bây giờ chúng ta gặp phải một vấn đề khác

Trong ô đầu tiên, công thức nhận phần trăm bộ đệm từ D20

Nhưng trong ô tiếp theo, công thức đề cập đến D21. Và vì D21 trống, nên công thức nhân với 0 và trả về giá trị bằng 0

Nhưng tại sao Excel lại thay đổi tham chiếu ô này thành D21?

Bởi vì khi bạn sử dụng tính năng Tự động điền hoặc sao chép công thức, Excel sẽ mặc định sử dụng tham chiếu tương đối. Đây là cách nó hoạt động

Trong ô đầu tiên, công thức đề cập đến các ô này ở hàng 6 và D20. Khi bạn sử dụng tính năng Tự động điền, Excel sẽ thay đổi tham chiếu ô dựa trên vị trí thành hàng 7 và D21

Trong hầu hết các trường hợp, đây là những gì bạn muốn

Nhưng trong trường hợp này, chúng tôi muốn các công thức luôn sử dụng giá trị trong ô cụ thể này. Để thực hiện điều đó, chúng ta cần thay đổi tham chiếu ô thành tham chiếu tuyệt đối

Trong công thức, bấm vào D20, sau đó nhập ký hiệu đô la trước chữ D và 20

Các ký hiệu đô la cho Excel biết rằng công thức phải luôn tham chiếu đến ô trong cột D ở hàng thứ 20. nhấn Enter

Bây giờ khi bạn Tự động điền vào ô, tất cả các công thức đều trỏ đến D20. Và chúng ta có thể thay đổi tỷ lệ phần trăm để tính số lượng bộ đệm khác

Điều cuối cùng chúng ta sẽ làm là thêm một cột Chi phí ước tính sử dụng một hàm

Với G6 được chọn, bấm AutoSum

Excel tự động cho rằng chúng tôi muốn thêm 3 cột vào bên trái

Vì vậy, nhấn Enter. Và sau đó Tự động điền công thức vào các ô khác

Trong khóa học này, bạn đã học những kiến ​​thức cơ bản về cách tạo sổ làm việc Excel đầu tiên của mình

Bạn sẽ đi đâu tiếp theo? . Ví dụ: bạn có thể nhanh chóng tạo biểu đồ và sử dụng các nút này để thêm định dạng

Để tìm hiểu sâu hơn về các tính năng, công cụ, hàm và công thức của Excel, hãy xem các liên kết trong phần tóm tắt khóa học

3 cách bạn có thể sử dụng Excel là gì?

Làm cách nào để tạo một bảng tính Excel từng bước?

Làm thế nào để bạn lưu một tệp trong Excel?

Làm thế nào để bạn sử dụng Excel để lên kế hoạch cho một căn phòng?