Hướng dẫn thi hành nghị định 09 2010 nđ-cp năm 2024
|
Nhằm hoàn thiện hệ thống pháp luật về văn thư, đáp ứng các yêu cầu và tiến trình cải cách hành chính, ngày 05/3/2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư Nghị định số 30/2020/NĐ-CP là nghị định quy định chi tiết về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư theo nguyên tắc công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật có hiệu lực từ ngày 05/3/2020. Về cơ bản Nghị định số 30/2020 được xây dựng trên cơ sở kế thừa các quy phạm pháp luật về văn thư hiện hành tại các văn bản; Nghị định 110/2004/NĐ-CP; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP và các thông tư hướng dẫn thực hiện; Quyết định 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước và Thông tư số 01/2019/TT-BNV (sau đây viết tắt là Thông tư 01/2019/TT-BNV) ngày 24/01/2019 quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP có nhiều quy định mới đối với công tác văn thư nói chung và văn thư điện tử nói riêng trong tiến trình cải cách hành chính, xây dựng Chính phủ điện tử ở Việt Nam và hội nhập quốc tế. Để có thể hiểu rõ một số nội dung mới trong công tác văn thư, bài viết xin giới thiệu một số điểm mới đáng chú ý của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, cụ thể như sau: 1. Về phạm vi và đối tượng điều chỉnh - Về phạm vi: Nghị định này bổ sung nội dung quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư, đây là thiết bị vật lý chứa khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan tổ chức và dùng để ký số trên văn bản điện tử của cơ quan tổ chức theo quy định của pháp luật. - Về Về đối tượng áp dụng: Nghị định này áp dụng đối với cơ quan, tổ chức nhà nước (bao gồm cả đơn vị vũ trang nhân dân) và doanh nghiệp nhà nước (theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014) (sau đây viết tắt là cơ quan tổ chức). Đối tượng áp dụng được quy định trong Nghị định số 30/2020/NĐ-CP đã thu hẹp hơn so với Nghị định số 110/2004/NĐ-CP 2. Về giải thích từ ngữ Các từ ngữ cơ bản, đặc trưng trong công tác văn thư được khái niệm một cách cụ thể giúp cho lãnh đạo, người làm công tác văn thư hiểu một cách thống nhất trong việc soạn thảo, quản lý văn bản, lập hồ sơ tại các cơ quan, tổ chức. Đặc biệc, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP bổ sung thêm khái về văn bản điện tử và giá trị pháp lý của văn bản điện tử trong quá trình hoạt động và giao dịch của các cơ quan tổ chức, theo đó: “Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định. “Văn bản điện tử” có giá trị pháp lý như văn bản giấy khi đáp ứng các điều kiện: - Được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật; - Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.” Việc khẳng định văn bản điện tử có giá trị pháp lý như văn bản giấy khi đáp ứng các điều kiện nêu trên có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc thực hiện văn thư điện tử, quản lý và điều hành qua mạng, cải cách hành chính, chủ động thực hiện cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, xây dựng Chính phủ điện tử và hội nhập quốc tế. 3. Về các loại văn bản hành chính Theo Nghị định này, số lượng các loại văn bản hành chính có 29 loại gồm các văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công. So với Nghị định 09/2010/NĐ-CP bổ sung thêm 01 loại văn bản đó là Phiếu báo và bớt 04 loại văn bản đó là: Bản cam kết; Giấy đi đường; Giấy chứng nhận; Giấy biên nhận hồ sơ. 4. Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Đối với văn bản trước đây, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Nghị định 09/2010/NĐ-CP. So với quy định, hướng dẫn của các văn bản trên, quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chỉnh của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP có một số điểm mới cần chú ý sau: - Đối với cỡ chữ của tên loại văn bản, trước đây theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV, tên loại văn bản hành chính chỉ được thực hiện bởi duy nhất 01 cỡ chữ là 14. Nay, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định việc trình bày tên loại văn bản hành chính có thể là cỡ chữ 13 hoặc 14. - Đối với việc trình bày căn cứ ban hành văn bản hành chính, Thông tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn là chữ in thường, kiểu chữ đứng; căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy”, Nghị định 30 quy định là chữ in thường, kiểu chữ nghiêng; căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “chấm”. - Về vị trí đánh số trang của văn bản hành chính, Thông tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn đánh tại góc phải ở cuối trang giấy, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định đánh số trang văn bản: được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản. - Đối với nơi nhận văn bản, theo hướng dẫn của Thông tư số 01/2011/TT-BNV thì chỉ có Công văn là loại văn bản phải có nơi nhận ở phần thứ nhất (gồm từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc) và Tờ trình có thể có nơi nhận ở phần thứ nhất. Theo quy định mới thì bổ sung thêm 01 loại văn bản phải có nơi nhận ở phần thứ nhất là Báo cáo. - Về thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được ban hành, trước đây, không có văn bản nào quy định cụ thể việc trình bày thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi phụ lục được ban hành mà chỉ được thể hiện ở mẫu 1.3 của Thông tư số 01/2011/TT-BNV. Nay, Nghị định 30 quy định cụ thể việc trình bày thành phần này, bao gồm: Số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen. Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục (Kèm theo văn bản số…/…-… ngày … tháng… năm…) được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy; đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này. - Đối với các văn bản có phần căn cứ ban hành thì phần căn cứ được in nghiêng; số trang của văn bản được đánh từ trang thứ 2 trở đi canh giữa lề trên của văn bản. Đối với văn bản điện tử trước khi Nghị định số 30/2020/NĐ-CP được ban hành, các nội dung về văn bản điện tử được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019, quy định về quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành. Một số điểm mới của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về chữ ký số của cơ quan, tổ chức trong văn bản điện tử cụ thể như sau: - Đối với văn bản chính, chữ ký số của cơ quan, tổ chức “là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái”. - Đối với văn bản kèm theo (phụ lục) cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo; - Đối với văn bản kèm theo không cùng tệp tin với văn bản điện tử: “Hình ảnh: Không hiển thị. Thông tin: Số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen” - Đối với văn bản số hóa: “Hình ảnh: Không hiển thị. Thông tin: Hình thức sao, tên cơ quan, tổ chức sao văn bản, thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.” Như vậy, hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính không cùng tệp tin với văn bản chính và trên văn bản số hóa sẽ không hiển thị hình ảnh con dấu của cơ quan tổ chức tại vị trí ký số văn bản. 5. Về soạn thảo và ký ban hành văn bản - Trách nhiệm của người soạn thảo văn bản: Nghị định số 30/2020/NĐ-CP đã quy định cụ thể, rõ ràng về trách nhiệm của cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản Tại Điều 10: “Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi, chức trách nhiệm vụ được giao”. - Trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ký ban hành: Theo quy định tại Nghị định số 09/2010/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư, trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày là “Chánh Văn phòng; Trưởng Phòng Hành chính ở những cơ quan, tổ chức không có Văn phòng; người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức quản lý công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác”. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP chỉ quy định trách nhiệm trên là của: “Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản”. - Việc ký ban hành văn bản: + Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực phân công phụ trách. Theo đó thì tất cả văn bản của các cơ quan làm việc theo chế độ tập thể ở thể thức đề ký đều phải ký thay mặt (TM.). + Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng: Về việc ký ban hành văn bản đối với cơ quan khuyết cấp trưởng, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định “Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng”. Quy định này nhằm thống nhất cách hiểu khi đơn vị khuyết cấp trưởng, cấp phó được giao phụ trách, điều hành ký ban hành văn bản. Quy định này đã giải quyết được thực trạng, trong thực tế nhiều cơ quan tổ chức cấp phó được giao phụ trách, điều hành ghi chức danh (phó…phụ trách, điều hành; phụ trách ….) không có trong hệ thống chức danh của nhà nước quy định, dẫn đến sai thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và hiệu lực của văn bản. + Về thẩm quyền ký thừa lệnh: Trước đây, không có văn bản nào quy định người được ký thừa lệnh có được giao lại cho cấp phó ký thay hay không. Nay quy định: “Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay”. (Khoản 4, Điều 13) + Về trách nhiệm đối với văn bản đã được ký ban hành: Trước đây, không có văn bản nào quy định cụ thể trách nhiệm đối với văn bản đã được ký ban hành. Nay Nghị định số 30/NĐ-CP quy định: “Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành”. + Về bút ký văn bản giấy, quy định “Dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai”. 6. Về quản lý văn bản 6.1. Văn bản đi - Việc cấp số văn bản được quy định tạo điều kiện chủ động cho các cơ quan tổ chức tạo lập các hệ thống số văn bản đi, trên cơ sở thực tế số loại văn bản và số lượng văn bản ban hành của từng loại văn bản trong hoạt động của đơn vị. Cụ thể: + Văn bản chuyên ngành: do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định; + Văn bản hành chính: do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định; + Văn bản điện tử: việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống. - Về lưu văn bản đi điện tử Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định tại Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy; cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan thì văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy để lưu tại Văn thư cơ quan và hồ sơ công việc. Điều này đảm bảo an toàn cho việc lưu các văn bản do cơ quan ban hành đề phòng rủi ro an ninh mạng. 6.2. Văn bản đến Trong công tác quản lý văn bản đến được bổ sung “Phiếu giải quyết văn bản đến” để ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, ý kiến của đơn vị chủ trì và ý kiến của cá nhân được giao trực tiếp giải quyết, khi thông tin về việc chỉ đạo, giải quyết văn bản đến không thể hiện hết trên dấu Đến và để xác định trách nhiệm trong giải quyết văn bản đến. 6.3. Sao văn bản Nghị định số 30/2020/NĐ-CP đã bổ sung các quy định về bản sao từ giấy sang điện tử và từ điện tử sang giấy, cách thức sao văn bản và thẩm quyền sao văn bản. Cụ thể: - Các hình thức và các bản sao (Điều 25): + Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy; Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức; + Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử; sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy và được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao; + Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy; trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử; trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử; trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy. - Thẩm quyền sao văn bản Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản. 7. Về kinh phí cho công tác văn thư Một điểm mới và rất quan trọng trong Nghị định số 30/2020/NĐ-CP là quy định, các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm bố trí kinh phí cho công tác văn thư trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm (Điều 36). Kinh phí cho công tác văn thư được sử dụng vào các công việc: Mua sắm, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, vật tư tiêu hao phục vụ công tác văn thư; bảo đảm thông tin liên lạc, chuyển phát văn bản, số hóa văn bản; nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ trong công tác văn thư; các hoạt động khác phục vụ công tác văn thư. |
