Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử trên fast

Vào phân hệ Bán hàng\ Hoá đơn điều chỉnh, giảm giá…\ Hoá đơn điều chỉnh giá hàng bán, Hoá đơn điều chỉnh giá dịch vụ.

• Chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ.

• Thông tin khai báo tại thẻ Xác thực: tương tự như khi Phát hành hoá đơn điện tử mới.
• Lưu ý:
• * Khi nhập liệu, chứng từ điều chỉnh phải được kế thừa số liệu từ các hoá đơn đã được phát hành trước đó (tức Tình trạng = 2 – Đã xác thực) và chỉ được phép kế thừa từ một hoá đơn. Hệ thống sẽ cảnh báo và không phát hành đối với các chứng từ nhập liệu không chỉ rõ cho hoá đơn đã xác thực nào.
  • Trường hợp phát hành hoá đơn điều chỉnh cho nghiệp vụ chiết khấu theo kỳ (tức điều chỉnh liên quan đến nhiều hoá đơn). Vào chức năng Bán hàng/ Hoá đơn điều chỉnh, giảm giá…/ Hoá đơn giảm giá hàng hoá – dịch vụ, nhập nội dung điều chỉnh tại trường Diễn giải (thẻ Chi tiết), không thực hiện kế thừa số liệu từ hoá đơn. Khi phát hành hoá đơn điện tử, chọn Loại = 1 – Phát hành và Mã chứng từ = Hoá đơn giảm giá hàng hoá – dịch vụ.
  • Ngoài các chứng từ điều chỉnh trên, trường hợp cần phát hành hoá đơn điều chỉnh thông tin (ví dụ: điều chỉnh mã số thuế, thuế suất, tên hàng hoá/dịch vụ,…) thì vào chức năng Bán hàng/ Hoá đơn điện tử…/ Hoá đơn điều chỉnh thông tin để cập nhật. Lưu ý: chứng từ cập nhập này chỉ nhằm mục đích phát hành hoá đơn điều chỉnh, không hạch toán/ghi sổ. Vì vậy, tuỳ vào nội dung điều chỉnh, người dùng phải tự bổ sung bút toán hạch toán/ghi sổ (nếu có).

2. Phát hành hoá đơn điện tử điều chỉnh

• Vào phân hệ Bán hàng\ Hoá đơn điện tử…\ Phát hành hoá đơn điện tử.
• * Lưu ý: trường hợp áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đơn vị cần vào chức năng Hệ thống\ Khai báo các tham số tùy chọn, chọn phân hệ Kế toán và khai báo tham số Ngày áp dụng Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và quyết định số 1450/QĐ-TCT để chương trình phát hành đúng cho hóa đơn điều chỉnh giảm giá (vì theo qui định, hóa đơn điều chỉnh giảm phải thể hiện số âm khi phát hành, trong khi tại phần mềm kế toán thì nhập theo số dương).
• Khai báo thông tin lọc chứng từ cần phát hành:

• * Chọn Loại = 2 để phát hành hoá đơn điện tử điều chỉnh.
  • Lọc ngày chứng từ cần phát hành.
  • Chọn loại chứng từ cần phát hành. Bao gồm các loại chứng từ được phép phát hành hoá đơn điện tử điều chỉnh sau:
  • Hoá đơn điều chỉnh giá hàng bán.
  • Hoá đơn điều chỉnh giá dịch vụ.
  • Hoá đơn giảm giá hàng hoá – dịch vụ.
  • Hoá đơn điều chỉnh thông tin.
  • Chọn ký hiệu hoá đơn cần phát hành (Mã quyển). Trường hợp không chọn, hệ thống sẽ phát hành theo ký hiệu hoá đơn khai báo mặc định trên Phần mềm phát hành hoá đơn điện tử Fast e-Invoice (khai báo tại chức năng Khai báo sử dụng hoá đơn).
  • Nhấn Nhận.
• Màn hình kết quả lọc:

• * Xem nội dung hoá đơn trước khi phát hành: chọn chứng từ cần xem và nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ.
  • Phát hành hoá đơn điện tử: chọn các chứng từ cần phát hành, nhấn vào biểu tượng Phát hành… trên thanh công cụ.
  • Yêu cầu ký số: nếu Doanh nghiệp sử dụng loại chữ ký số là USB Token thì phải gắn USB vào máy tính để ký số. Trường hợp, sử dụng loại chữ ký số là HSM (Hardware Security Module) thì hệ thống sẽ tự động ký số và hoàn thành phát hành hoá đơn điện tử.
• Hoá đơn điện tử sau khi được phát hành sẽ được hệ thống tự động chuyển đến cho người mua thông qua thư điện tử của người mua (khai báo trong Danh mục khách hàng hoặc tại chứng từ nhập liệu).
• Thông tin hoá đơn điện tử sau khi phát hành thành công sẽ được cập nhật lại cho chứng từ điều chỉnh gốc (riêng hoá đơn bị điều chỉnh sẽ được cập nhật lại Tình trạng = 3 – Bị điều chỉnh):

• Xem bản thể hiện của hoá đơn điện tử: vào phân hệ Bán hàng/ Hoá đơn điện tử…/ Báo cáo tình trạng hoá đơn, đặt con trỏ tại dòng hoá đơn cần xem và nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ.

• Lưu ý:
• Phần thông tin ghi chú điều chỉnh tô khung đỏ cuối bản thể hiện của hoá đơn điện tử (xem hình) được hệ thống tự động sinh ra. Trường hợp muốn tự nhập (không muốn hệ thống tự động tạo) thì khi nhập chứng từ điều chỉnh, tại thẻ Xác thực, chọn Xử lý = 1 – Thêm vào chi tiết hoá đơn hoặc = 2 – Thay thế dòng điều chỉnh và nhập thông tin điều chỉnh vào trường Ghi chú. Trong trường hợp này, người dùng tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin ghi chú.
• Hoá đơn bị điều chỉnh thì sẽ không được phép huỷ hoá đơn hoặc thay thế hoá đơn. Để huỷ được hoá đơn bị điều chỉnh thì phải huỷ hoá đơn điều chỉnh trước. Trường hợp áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì không được phép điều chỉnh cho hóa đơn điều chỉnh, điều chỉnh cho hóa đơn thay thế.