Kế hoạch là gì tầm quan trọng của kế hoạch

Kế hoạch giúp cá nhân, tổ chức ứng phó với những yếu tố.bất định và những thay đổi của môi trường bên ngoài và bên trong. Nếu không có kế hoạch thì hành động của con người rất dễ đi đến chỗ vô mục đích và phó thác cho may rùi. Do đó, việc xây dựng một bản kế hoạch hiệu quả là vô cùng quan trọng. Nhằm giúp bạn đọc hiểu được bản chất và nắm rõ các bước xây dựng kế hoạch tốt. Vinacontrol CE sẽ cung cấp các nội dung sau.

1. Kế hoạch là gì?

Kế hoạch là một tập hợp các hướng dẫn và hoạch định chi tiết về cách để đạt được mục tiêu cụ thể hoặc thực hiện một công việc nào đó. Nó bao gồm việc:

• Xác định mục tiêu
• Phân tích tình hình hiện tại
• Xác định các bước cần thiết
• Lập lịch và phân chia công việc
• Cung cấp tài liệu hướng dẫn và các chỉ số đánh giá tiến độ

Kế hoạch có thể áp dụng cho nhiều lĩnh vực và mục đích khác nhau. Từ kế hoạch kinh doanh cho một doanh nghiệp, kế hoạch dự án cho một dự án xây dựng, kế hoạch học tập cho việc học tập cá nhân, đến kế hoạch du lịch cho một chuyến đi.

Một kế hoạch tốt cần phải cụ thể, khả thi, có thời gian và nguồn lực được định rõ, và phải đi kèm với các bước kiểm soát và đánh giá tiến độ để đảm bảo rằng kế hoạch được thực hiện đúng hẹn và đạt được kết quả mong muốn. Kế hoạch cũng có thể được sửa đổi và điều chỉnh khi có yếu tố bất ngờ hoặc thay đổi trên thực tiễn.

Kế hoạch có thể áp dụng cho nhiều lĩnh vực và mục đích khác nhau

✍ Xem thêm: Lãnh đạo là gì? Phân biệt lãnh đạo với quản lý

2. Các loại kế hoạch trong doanh nghiệp

Có 5 loại kế hoạch trong doanh nghiệp mà bạn cần phải biết dưới đây:

2.1 Kế hoạch chiến lược

Kế hoạch chiến lược là đưa ra những mục tiêu dài hạn có phương thức thực hiện dựa trên cơ sở phân tích môi trường và vị trí tổ chức của môi trường đó. Bản kế hoạch này thường do các nhà lãnh đạo, nhà quản lý doanh nghiệp thiết kế theo những mục tiêu tổng thể của tổ chức.

2.2 Kế hoạch tác nghiệp

Đây là một kế hoạch trình bày chi tiết các chiến lược đã được cụ thể hóa nhằm giúp các doanh nghiệp biết mình phải làm thế nào để đạt được những mục tiêu đã đặt ra. Kế hoạch tác nghiệp đảm bảo tất cả nhân viên trong tổ chức điều nắm rõ các mục tiêu và xác nhận được trách nhiệm của mình trong việc thực hiện nhiệm vụ để đạt được những kết quả đã dự định trước đó.

2.3 Kế hoạch tài chính

Kế hoạch tài chính sẽ giúp bạn xác định những công việc cần làm nhằm đạt được những mục tiêu cụ thể về tài chính trong một quản thời gian nhất định, ngắn hạn hoặc dài hạn. Kế hoạch thường sẽ liệt kê thông tin về các hoạt động, nguồn lực, điều kiện và thời gian cần thiết để đạt được mục tiêu đã đặt ra.

2.4 Kế hoạch kinh doanh

Kế hoạch kinh doanh là bảng mô tả tổng thể quá trình kinh doanh của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nào đó. Kế hoạch này giúp bạn xác định và đánh giá việc kinh doanh đã đạt những kết quả như thế nào và tìm kiếm những triển vọng có thể phát triển trong tươi lai.

2.5 Kế hoạch Marketing

Kế hoạch Marketing hay còn gọi là kế hoạch tiếp thị thường được dùng để phác thảo các ý tưởng quyết định quảng cáo và tiếp thị. Kế hoạch này sẽ mô tả các hoạt động kinh doanh liên quan đến quá trình hoàn thành các mục tiêu tiếp thị cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định.

5 loại kế hoạch cần biết trong doanh nghiệp

✍ Xem thêm: Chiến lược kinh doanh là gì? Xây dựng chiến lược kinh doanh như nào?

3. Quy trình xây dựng kế hoạch hiệu quả

Bước 1: Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc

Đầu tiên cần phải xác định rõ mục tiêu và yêu cầu công việc. Cụ thể là xác định được thời gian thực hiện, các kết quả cần thu được và chỉ ra các điểm kết thúc cần làm. Mục tiêu nên được đặt cụ thể, đo lường được và có thể đạt được.

Ngoài ra, cũng cần đánh giá tình hình hiện tại để hiểu rõ các yếu tố, tài nguyên và rủi ro có liên quan đến mục tiêu của bạn. Điều này bao gồm phân tích SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) để xác định các yếu tố nội và ngoại vi ảnh hưởng đến kế hoạch.

Bước 2: Xác định nội dung công việc

Xác định nội dung của công việc chính là các bước thực hiện công việc thông qua việc xác định 3W (Ai? Ở đâu? Khi nào?):

• Địa điểm: Nơi thực hiện kế hoạch, nơi bố trí nguồn lực của kế hoạch.
• Thời gian thực hiện: Thời gian bắt đầu và kết thúc, quá trình điều chỉnh. Bên cạnh đó, bạn cần phải xác định mức độ quan trọng và khẩn cấp cho từng giai đoạn.
• Đối tượng thực hiện kế hoạch: Bao gồm người thực hiện kế hoạch, người hỗ trợ, kiểm tra, giám sát, báo cáo và người chịu trách nhiệm cho kế hoạch.

Bước 3: Xác định phương thức, cách tiến hành

Xác định phương thức, cách thức tiến hành là công việc tạo ra các tài liệu hướng dẫn chi tiết về cách thực hiện các công việc và hoạt động cần thiết. Bao gồm thông tin về các bước, tiêu chuẩn chất lượng và các hướng dẫn cần thiết để các thành viên thực hiện công việc một cách chính xác và hiệu quả.

Bước 4: Xác định việc thực hiện, phân bổ nguồn lực

Các yếu tố cần được xác định các phương pháp giám sát và kiểm tra các nguồn lực là:

• Nguồn nhân lực.
• Tài lực (Tiền bạc).
• Vật lực như nguyên liệu, hệ thống cung cấp, máy móc, công nghệ.

Cuối cùng là phương pháp làm việc (những nguyên tắc, quy cách tiến hành).

Bước 5: Kiểm soát và đánh giá tiến độ

Theo dõi và kiểm soát tiến độ của kế hoạch. Xác định các chỉ số tiến độ, đặt các mốc kiểm tra và đánh giá định kỳ để đảm bảo rằng kế hoạch được thực hiện đúng hẹn và điều chỉnh khi cần thiết.

Nếu phải thay đổi và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết. Người lập kế hoạch nên xem xét các yếu tố bất ngờ, phản hồi từ người thực hiện và các yếu tố môi trường để cải thiện kế hoạch và đạt được kết quả tốt hơn.

Quy trình này có thể được điều chỉnh và sửa đổi theo yêu cầu cụ thể của từng dự án hoặc mục tiêu. Quan trọng nhất là đảm bảo rằng kế hoạch được thiết lập một cách rõ ràng, linh hoạt và điều chỉnh khi cần thiết để đạt được kết quả mong muốn.

Đầu tiên khi xây dựng kế hoạch cần phải xác định rõ mục tiêu và yêu cầu công việc

✍ Xem thêm: Công cụ quản lý chất lượng | Hướng dẫn sử dụng

4. Mô hình 5W 1H 2C 5M trong việc nâng cao kỹ năng lập kế hoạch

Mô hình 5W 1H 2C 5M được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp hiện nay. Phương pháp này khá tiện lợi và phù hợp để thực hành kỹ năng xây dựng kế hoạch cá nhân. Mỗi người cần tự trả lời những câu hỏi như:

5 W bao gồm: Why - What - Where - When - Who

• Why (Mục tiêu công việc): Tại sao cần xây dựng kế hoạch này?
• What (Danh sách công việc): Thực hiện những nhiệm vụ nào để đạt được mục tiêu?
• Where (Địa điểm thực hiện): Các đầu mục công việc trên sẽ được thực hiện ở đâu? Địa điểm đó có điều kiện gì hay không?
• When (Thời gian thực hiện): Mỗi nhiệm vụ sẽ được hoàn thành trong bao lâu? Khi nào thì bắt đầu?
• Who (Ai chịu trách nhiệm): Ai sẽ là người đảm trách các nhiệm vụ đã liệt kê trên? Công việc đó có cần sự giúp đỡ từ ai không?

1 H - How (Cách thức thực hiện): Thực hiện như thế nào? Bằng phương thức, tài liệu nào cho phù hợp?

2 C bao gồm: Control - Check

• Control (Phương pháp kiểm soát): Các nhiệm vụ nào cần được kiểm soát? Kiểm soát như thế nào? Tiêu chuẩn gì để đánh giá kết quả công việc?
• Check (Phương pháp kiểm tra): Những nội dung nào cần kiểm tra, kiểm tra bao lâu một lần? Lưu ý gì thực hiện kiểm tra? Cần ghi chú lại để đưa các thông tin này cho nhóm nếu kế hoạch được thực hiện theo teamwork.

5 M bao gồm: Man - Money - Material - Machine - Method

• Man (Nhân lực): Người đảm nhận nhiệm vụ có đạt tiêu chí về trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng,... hay không.
• Money (Ngân sách): Chi phí cho nhiệm vụ này là bao nhiêu? Kỳ hạn giải ngân là khi nào?
• Material (Hệ thống cung ứng): Tiêu chuẩn để trở thành nhà cung ứng phục vụ kế hoạch nhân sự?
• Machine (Máy móc): Các thiết bị kỹ thuật hiện tại có phù hợp với yêu cầu của nhiệm vụ không? Kỹ thuật, máy móc nào cần được áp dụng?
• Method (Phương pháp): Phương pháp vận hành nhân sự như thế nào để tối ưu?

Mô hình giúp nâng cao năng lực lập kế hoạch

5. Lập kế hoạch trong áp dụng duy trì và cải tiến ISO

Lập kế hoạch trong việc áp dụng duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO (quy trình cải tiến PDCA) có thể được thực hiện theo các bước sau:

Các bước

Hướng dẫn thực hiện

1. Xác định phạm vi

Đầu tiên, xác định phạm vi áp dụng của tiêu chuẩn ISO trong tổ chức của bạn. Xác định các quy trình và hoạt động cần được tuân thủ theo tiêu chuẩn.

2. Xác định yêu cầu

Nghiên cứu và hiểu rõ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO đối với hệ thống quản lý chất lượng. Điều này bao gồm việc tìm hiểu các yêu cầu cơ bản và yêu cầu cụ thể áp dụng cho lĩnh vực hoạt động của tổ chức bạn.

3. Đánh giá tình hình hiện tại

Tiến hành đánh giá tình hình hiện tại của hệ thống quản lý chất lượng trong tổ chức. Xem xét các quy trình, thực hiện một đánh giá SWOT để xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và rủi ro liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng.

4. Thiết lập mục tiêu

Xác định các mục tiêu cụ thể mà bạn muốn đạt được trong việc duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng. Mục tiêu nên được thông qua và có thể đo lường được.

5. Lập kế hoạch

Xây dựng kế hoạch chi tiết về cách thực hiện các hoạt động duy trì và cải tiến. Bao gồm các bước cụ thể, phân chia công việc, lịch trình, nguồn lực cần thiết và các chỉ số đánh giá tiến độ.

6. Thực hiện kế hoạch

Thực hiện kế hoạch bằng cách triển khai các hoạt động duy trì và cải tiến. Đảm bảo rằng các quy trình và hoạt động tuân thủ tiêu chuẩn ISO và đạt được các mục tiêu đã đề ra.

7. Theo dõi và đánh giá

Theo dõi tiến trình và đánh giá hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng. Đặt các mốc kiểm tra và định kỳ để đánh giá tiến độ, xác định các vấn đề và cải thiện.

8. Đánh giá nội bộ và đánh giá bên ngoài

Thực hiện các đánh giá nội bộ và/hoặc đánh giá bên ngoài để xác định mức độ tuân thủ tiêu chuẩn ISO và đề xuất các cải tiến.

9. Điều chỉnh và cải tiến

Dựa trên kết quả đánh giá và phản hồi, điều chỉnh kế hoạch và thực hiện các cải tiến cần thiết. Điều này đảm bảo rằng hệ thống quản lý chất lượng tiếp tục được cải thiện theo thời gian.

10. Ghi nhận và báo cáo

Ghi nhận và báo cáo kết quả, tiến độ và các cải tiến của hệ thống quản lý chất lượng. Điều này giúp theo dõi tiến trình và cung cấp thông tin quan trọng cho các bên liên quan.