Mô hình 5S trong sản xuất là gì

5S là một hệ thống tổ chức không gian để công việc có thể được thực hiện cách hiệu quả và an toàn. Trọng tâm của hệ thống 5S là đảm bảo mọi dụng cụ đều được đặt vào đúng chỗ, giữ cho nơi làm việc sạch sẽ – qua đó giúp mọi người làm việc dễ dàng, nhanh chóng và an toàn hơn.

Thuật ngữ 5S xuất phát từ năm từ tiếng Nhật:

• Seiri [整理]: Sàng lọc.
• Seiton [整頓]: Sắp xếp.
• Seiso [清掃]: Sạch sẽ.
• Seiketsu [清潔]: Săn sóc
• Shitsuke [躾]; Sẵn sàng.

Trong tiếng Anh, 5S thường được dịch thành:

• Sort.
• Straighten/ Set in Order.
• Shine.
• Standardize.
• Sustain.

Mỗi chữ S đại diện cho một phần của quy trình năm bước – nhằm mục tiêu cải thiện chức năng tổng thể của doanh nghiệp.

Mục đích của 5S là gì?

Phương pháp 5S của Nhật Bản ra đời với mục đính tăng cường hiệu quả công việc – với trọng tâm chính là cải tiến môi trường làm việc. Điều này có thể đạt được bằng cách tổ chức sắp xếp logic; các công cụ và vật liệu được đặt ở các vị trí thuận tiện cho các đối tượng cần dùng đến và phù hợp với tần suất sử dụng, v.v… Không gian được làm sạch thường xuyên. Làm sạch và tổ chức trở thành thói quen của nhân viên. Khi được áp dụng đúng cách, 5S sẽ làm cho quy trình doanh nghiệp trở nên an toàn và hiệu quả hơn.

Mối quan hệ giữa quy trình 5S và Kaizen

Kaizen [改善] là một khái niệm trong sản xuất tinh gọn [Lean] – có nghĩa là “cải tiến liên tục”. Trong đó, doanh nghiệp sẽ không ngừng tìm ra những thay đổi nhỏ nhằm cải tiến quy trình theo thời gian. Để làm được điều này, mọi nhân viên đều phải tham gia thông qua việc nỗ lực gia tăng hiệu quả công việc hằng ngày.

Giống như Kaizen, mục tiêu của 5S cũng là cải tiến quy trình làm việc, nhưng phương thức thực hiện của 5S là tăng cường tính tổ chức và hiệu quả. Nói cách khác, 5S tạo cơ sở nền tảng cho doanh nghiệp áp dụng quy trình Kaizen. Một khi hình thành hệ thống tổ chức công việc, doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm các cơ hội cải tiến hơn.

Nguồn gốc của 5S

Quy trình 5S được ứng dụng lần đầu trong Hệ thống Sản xuất Toyota [TPS] bởi đội ngũ lãnh đạo công ty vào khoảng đầu và giữa thế kỷ 20. Hệ thống này – còn được biết đến với tên gọi Sản xuất tinh gọn [Lean manufacturing] – ra đời nhằm mục đích gia tăng giá trị của sản phẩm/ dịch vụ cho khách hàng. Điều này có thể được thực hiện bằng cách xác định và loại bỏ những phần không cần thiết trong quá trình sản xuất.

Quy trình Sản xuất tinh gọn sử dụng một loạt các công cụ như: 5S, Six Sigma, kaizen, kanban, gemba, jidoka, heijunka và poka-yoke. 5S được xem là một phần nền tảng của Hệ thống Sản xuất Toyota – cho đến khi nơi làm việc hoàn toàn sạch sẽ và có tổ chức, thì việc duy trì hiệu quả làm việc là vô cùng khó khăn. Một không gian bừa bộn, lộn xộn là nguyên nhân dẫn đến sai sót, sản xuất chậm lại, thậm chí là tai nạn – tất cả đều làm gián đoạn công việc và tác động tiêu cực đến doanh nghiệp.

Bằng cách hình thành một cơ sở nền tảng có hệ thống, doanh nghiệp sẽ có thể đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra đúng như mong muốn.

Lợi ích của 5S

Sau đây là một số lợi ích chính khi ứng dụng quy trình 5S:

• Quản lý thời gian tốt hơn – Loại bỏ các vật dụng không cần thiết, sắp xếp lại các dụng cụ quan trọng sẽ giúp loại bỏ tình trạng đồ đạc lộn xộn. Người lao động sẽ phải dành ít thời gian hơn để tìm những đồ dùng cần thiết – thay vào đó, họ có thể tập trung làm việc hiệu quả hơn.
• Ít lãng phí không gian – Bằng cách bỏ bớt những đồ dùng không cần thiết, bạn sẽ có được không gian để chứa những vật dụng hữu ích hơn. Việc tận dụng tối đa không gian làm việc và nguồn lực sẽ góp phần tối đa lợi nhuận doanh nghiệp.
• Giảm tỷ lệ thương tật – Thường xuyên sắp xếp và dọn dẹp sẽ góp phần giảm bớt nguy cơ tai nạn khi người lao động di chuyển tìm đồ.
• Giảm thời gian không sử dụng thiết bị – Khi các công cụ và thiết bị được giữ sạch sẽ, kiểm tra thường xuyên và sử dụng đúng cách, quá trình bảo trì sẽ trở nên đơn giản hơn nhiều, và các hỏng hóc lớn có thể được ngăn chặn hoàn toàn.
• Cải thiện tính nhất quán và chất lượng – Việc tiêu chuẩn hóa quy trình làm việc giúp giảm thiểu đáng kể sai sót và cải thiện năng suất làm việc. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp đánh giá rất cao tầm quan trọng của ứng dụng quy trình 5S trong quản lý chất lượng.
• Nâng cao tinh thần nhân viên – Khi nguyên tắc 5S được áp dụng hiệu quả, người lao động sẽ nhận thấy rằng đóng góp của họ được coi trọng. Từ đó, họ sẽ cảm thấy tự hào về công việc của mình và quan tâm đóng góp cho công ty.

Những lợi ích trên đây của việc áp dụng quy trình 5S đã được ghi nhận tại nhiều tổ chức khác nhau. Lấy ví dụ, ĐH Georgia bắt đầu lên kế hoạch chương trình tinh gọn vào năm 2009. Bằng cách ứng dụng mô hình 5S, họ đã giảm được khoảng cách di chuyển để xử lý nguồn cung tới 83%, tiết kiệm từ 7.000-10.000 đô la chi phí lao động mỗi năm. [Nguồn: //www.busfin.uga.edu/]

Tương tự, một bệnh viện đã sử dụng nguyên tắc 5S để giảm 37% thời gian chuẩn bị trong phòng mổ, cũng như giảm 70% số lượng dụng cụ cần thiết cho một số quy trình. Về mặt tài chính, bệnh viện đã tiết kiệm được khoảng 2,8 triệu USD mỗi năm. [Nguồn: Journal for Healthcare Quality, tập 37, bản số 5]

Đọc thêm: Quản trị hiệu suất – Bí quyết thành công của doanh nghiệp

Nội dung quy trình 5S

Quy tắc 5S của người Nhật bao gồm những nội dung chính sau:

1. Sàng lọc

Bước đầu tiên của quy trình 5S bao gồm việc xem xét lại tất cả các công cụ, đồ đạc, vật liệu, thiết bị, v.v… trong khu vực làm việc – từ đó xác định những gì cần thiết và những gì có thể được loại bỏ. Để thực hiện hiệu quả bước này, bạn có thể tự đặt ra những câu hỏi như sau:

• Mục đích của món đồ này là gì?
• Lần cuối cùng sử dụng đến món đồ này là khi nào?
• Tần suất sử dụng công cụ này?
• Ai sử dụng?
• Nó có thực sự cần phải ở đây không?

Trả lời những câu hỏi trên đây sẽ là cơ sở giúp xác định giá trị của từng mặt hàng. Không gian làm việc sẽ trở nên tốt hơn khi bỏ đi các vật dụng không cần thiết, hoặc các vật dụng không thường xuyên được sử dụng. Những thứ này sẽ chỉ gây tốn không gian và cản trở hiệu quả làm việc.

Cần lưu ý rằng, người phù hợp nhất để đánh giá sự cần thiết của một vật dụng là những nhân viên trực tiếp làm việc trong không gian đó. Khi đã xác định danh sách những vật dụng không cần thiết, bước tiếp theo là xem xét các giải pháp sau:

• Chuyển các vật dụng này sang bộ phận khác.
• Tái chế / vứt bỏ / bán những món đồ này.
• Đưa vào lưu kho.

Đối với các trường hợp giá trị của vật dụng không thể xác định chắc chắn – ví dụ: một dụng cụ không được sử dụng gần đây, nhưng có thể cần đến trong tương lai – phương pháp gắn thẻ đỏ [red tagging] có thể được áp dụng. Trên thẻ, người dùng sẽ điền thông tin cụ thể như:

• Vị trí.
• Mô tả chức năng.
• Tên người sử dụng.
• Ngày dán thẻ.

Sau đó, dụng cụ này sẽ được đặt trong “khu vực thẻ đỏ” [red tag area] cùng với các vật dụng nghi vấn khác. Nếu sau khoảng thời gian được chỉ định [có thể là 1-2 tháng] mà vẫn không cần sử dụng đến, bạn có thể an tâm loại bỏ món đồ đó khỏi không gian làm việc.

Mẹo hữu ích: Bạn có thể đặt lời nhắc – trên điện thoại, máy tính, hoặc dán đâu đó trong không gian làm việc – để không quên kiểm tra lại khu vực thẻ màu đỏ khi đến hạn.

2. Sắp xếp

Một khi đã sàng lọc những vật dụng không cần thiết, doanh nghiệp có thể sắp xếp cho các đội nhóm hợp tác đưa ra chiến lược phân loại các hạng mục còn lại – bằng cách giải quyết những câu hỏi sau:

• Những ai [hoặc khu vực] cần sử dụng những vật dụng nào?
• Khi nào cần dùng đến những vật dụng này?
• Dụng cụ nào được sử dụng thường xuyên nhất?
• Có cần phân loại vật dụng theo nhóm không?
• Vị trí để đồ nào sẽ là hợp lý nhất?
• Một số vị trí có phù hợp với người lao động hơn những vị trí khác không?
• Một số vị trí có góp phần giảm bớt chuyển động không cần thiết không?
• Có cần nhiều thùng chứa hơn để giữ đồ đạc ngăn nắp không?

Ở giai đoạn này, doanh nghiệp nên xác định cách sắp xếp nào là hợp lý nhất. Để làm được việc này, bạn sẽ cần tính đến các công việc cần làm, tần suất thực hiện, không gian cần thiết để di chuyển, v.v…

Mẹo hữu ích: Để đạt được mục tiêu của 5S, hãy đặc biệt xem xét cách bố trí và tổ chức của một khu vực có thể làm tăng / giảm thời gian chờ đợi, di chuyển và vận chuyển không cần thiết như thế nào.

Xây dựng bản đồ 5S

3. Sạch sẽ

Dọn dẹp là một trong những khâu dễ bị bỏ qua, đặc biệt ở các thời điểm công việc bận rộn. Bước này của mô hình 5S tập trung vào việc dọn dẹp khu vực làm việc – lau dọn, quét bụi, làm sạch bề mặt, cất bớt vật dụng, v.v…

Ngoài vệ sinh cơ bản, Sạch sẽ [Seiso] còn liên quan đến việc thực hiện bảo trì thường xuyên đối với thiết bị và máy móc. Lập kế hoạch bảo trì trước thời hạn sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện các vấn đề rủi ro và ngăn ngừa sự cố. Đây sẽ là cơ sở giúp giảm lãng phí thời gian, ngăn ngừa suy giảm lợi nhuận do công việc bị gián đoạn.

Sạch sẽ [Seiso] là bước tối quan trọng trong quy trình 5S, và không chỉ thuộc về trách nhiệm của nhân viên vệ sinh. Mọi cá nhân đều phải dọn dẹp không gian làm việc của mình mỗi ngày. Bằng cách này, nhân viên của bạn sẽ có cơ hội phát huy tinh thần tự chủ, chịu trách nhiệm trong công việc và gắn bó với công ty hơn.

Mẹo hữu ích: Hãy đảm bảo mọi nhân viên biết dọn dẹp không gian làm việc đúng cách. Cấp quản lý cần hướng dẫn nhân viên – đặc biệt là người mới – nên sử dụng chất tẩy rửa nào, nơi cất giữ vật liệu làm sạch, cách vệ sinh thiết bị, đặc biệt nếu đó là thiết bị dễ hư hỏng.

4. Săn sóc

Một vấn đề thường gặp khi áp dụng quy trình 5S trong doanh nghiệp – đó là mọi người rất hào hứng làm theo lúc ban đầu, nhưng rồi sau đó lại “đâu vào đấy”. Săn sóc [Seiketsu] là bước tiếp theo cần thực hiện để đảm bảo hiệu quả của mô hình này. Doanh nghiệp cần hệ thống hóa các hoạt động này thành thói quen chung – bằng cách thường xuyên giao nhiệm vụ, lên thời gian biểu và đăng thông tin hướng dẫn.

Tùy thuộc vào không gian làm việc, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng checklist 5S hàng ngày. Một lịch trình được niêm yết sẽ cho mọi nhân viên biết tần suất phải thực hiện các công việc dọn dẹp nhất định, cũng như ai chịu trách nhiệm cụ thể gì.

Ban đầu, nhân viên sẽ cần nhắc nhở thường xuyên về quy trình 5S. Nhưng với thời gian, mọi thứ sẽ trở thành thông lệ, và mô hình 5S sẽ trở thành quy chuẩn chung của doanh nghiệp.

Mẹo hữu ích: Doanh nghiệp có thể tận dụng các dấu hiệu trực quan như: bảng hiệu, nhãn, áp phích, băng đánh dấu sàn… để hướng dẫn nhân viên thực hiện theo quy trình 5S mà không cần phải nhắc nhở.

5. Sẵn sàng

Sau khi áp dụng quy trình tiêu chuẩn 5S thành công, doanh nghiệp phải liên tục duy trì các quy trình đó và tiến hành cập nhật khi cần thiết. Từ cấp quản lý cho đến nhân viên sản xuất, kho bãi, văn phòng… đều phải tham gia công tác này. Sẵn sàng [Shitsuke] là biến 5S trở thành một chương trình dài hạn, thành một phần của văn hóa doanh nghiệp. Cùng với thời gian, doanh nghiệp sẽ bắt đầu nhận thấy những kết quả tích cực do quy trình này mang lại.

Mẹo hữu ích #1: Để duy trì thực hành 5S, hãy đảm bảo tất cả nhân viên mới [cũng như nhân viên chuyển phòng] được đào tạo về các quy trình 5S trong khu vực của họ.

Mẹo hữu ích #2: Hãy làm cho mọi thứ trở nên thú vị. Nghiên cứu cách các công ty khác đang ứng dụng hệ thống 5S để có ý tưởng cải thiện quy trình làm việc và giữ chân nhân viên tốt hơn.