Với nhiều ý tưởng sáng tạo, mới lạ, cùng đội ngũ tổ chức, thiết kế và thi công sự kiện chuyên nghiệp, Công ty Tổ chức Sự kiện Cyber Show được tín nhiệm từ nhiều đối tác lớn như: Mercedes, Prudential, ABC Bakery, Honda, Kymco, FPT… Bằng những kinh nghiệm đúc kết từ thực tiễn qua nhiều chương trình lớn nhỏ hằng năm; Bài viết dưới đây Cyber Show sẽ giúp độc giả có cái nhìn rõ hơn về nghề tổ chức sự kiện.
Tổ chức sự kiện là khái niệm còn mới mẻ ở Việt Nam. Nhưng ở các nước phát triển nó đã quá quen thuộc và đang trở thành nghề khá HOT trong nước
Bài viết như bài học vỡ lòng cho những người đang tìm hiểu và muốn theo đuổi ngành này. Cung cấp những kiến thức, bài học, kỹ năng tạo nên người làm event.
Đối với người làm nghề, phác họa chân dung người làm event cần có những yếu tố, kỹ năng gì. Từ đó mà trau dồi, phát triển bản thân.
Còn doanh nghiệp sẽ hiểu tầm quan trọng của event đối với công ty. Biết thêm về công tác tổ chức một sự kiện, từ đó tìm cho mình một đối tác phù hợp.
Tổng quan về Tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là một thuật ngữ còn xa lạ ở Việt Nam. Vì vậy có rất nhiều cách hiểu khác nhau. Trước tiên, chúng ta sẽ tìm hiểu ý nghĩa của từ sự kiện theo cách tiếp cận liên quan đến dịch vụ tổ chức sự kiện.
Theo từ điển tiếng Việt: Sự kiện là sự việc có ý nghĩa quan trọng đang xảy ra, có ý nghĩa trong đời sống xã hội.
Theo nghĩa phổ biến trong đời sống xã hội: Sự kiện là một hiện tượng, một sự cố, biến cố mang tính chất bất thường xuất hiện.
- Ví dụ: Các sự kiện kinh tế tiêu biểu của Việt Nam trong năm, người ta có thể đề cập đến: Việc tăng giá xăng dầu, khủng hoảng kinh tế, giảm giá chứng khoán…
Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam người ta thường quan niệm: Sự kiện đó là các hoạt động diễn ra trong các lĩnh vực như thể thao, thương mại, giải trí, lễ hội, hội thảo, hội nghị… Tuy nhiên, việc quan niệm hoạt động nào là “sự kiện” còn có nhiều cách hiểu khác nhau:
Có người hiểu sự kiện theo nghĩa chỉ có những hoạt động mang tính xã hội cao, tính chất và quy mô lớn. Mang những ý nghĩa nhất định trong đời sống kinh tế xã hội.
- Ví dụ các sự kiện như: Hội nghị thượng đỉnh các nước, SEGAMES 23, Cuộc thi hoa hậu toàn quốc…
Trong khi đó, có người lại hiểu “sự kiện” theo nghĩa gần với “sự việc”. Bao hàm cả những hoạt động thường mang ý nghĩa cá nhân, gia đình, hoặc cộng đồng hẹp trong đời sống xã hội thường ngày.
- Ví dụ như: Đám cưới, sinh nhật, tiệc mời…
Theo tiếng Anh, sự kiện [event] bao hàm nhiều lĩnh vực rộng rãi như:
Bussiness event: Các sự kiện liên quan đến kinh doanh
Corporate events: Các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, ví dụ: lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty, hội nghị khách hàng…
Ví dụ:
Fundraising events: Sự kiện nhằm mục đích gây quỹ
Exhibitions: Triển lãm
Trade fairs: Hội chợ thương mại
Entertainment events: Sự kiện mang tính chất giải trí
Concerts/live performances: Hoà nhạc, biểu diễn trực tiếp
Festive events: Lễ hội, liên hoan
Ví dụ:
- Tổ chức tiệc tết trung thu cùng Harley-Davidson of Saigon
Government events: Sự kiện của các cơ quan nhà nước
Meetings: Họp hành, gặp giao lưu
Seminars: Hội thảo chuyên đề
Ví dụ:
- Sự kiện lễ phát động chương trình sức khoẻ Việt Nam
Workshops: Bán hàng
Conferences: Hội thảo
Conventions: Hội nghị
Social and cultural events: Sự kiện về văn hoá, xã hội
Sporting events: Sự kiện trong lĩnh vực thể thao
Marketing events: Sự kiện liên quan tới marketing
Ví dụ:
Promotional events: Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thương mại
Brand and product launches: Sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…
Ví dụ:
Tổ chức sự kiện [event management] là các hoạt động liên quan đến thiết kế [design], triển khai [execusion] đến kiểm soát [control] sự kiện. Là một quá trình bao gồm các công việc:
- Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng
- Lập chương trình, kế hoạch
- Chuẩn bị các yếu tố cần thiết
- Tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể…
Mục đích: Để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội. Nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện.
Theo kết quả khảo sát của FTA vào năm 2006, tổ chức sự kiện là công cụ marketing được sử dụng phổ biến nhất. Chỉ đứng sau quảng cáo và nghiên cứu thị trường.
Trung bình hàng năm các doanh nghiệp trên thế giới chi hơn 20 tỉ USD cho việc quảng bá sản phẩm; và 15 tỉ USD cho việc tổ chức các sự kiện khác nhau như hội nghị khách hàng, giới thiệu và trưng bày sản phẩm…
Theo các chuyên gia thì xu thế mới nhất hiện nay là tổ chức các event có “chủ đề”. Các chủ đề này được thu thập từ các nền văn hóa khác nhau. Sau đó được chọn lọc lại thành một bố cục tổng thể cho event. Tạo nên một sự kiện mang tính khác biệt cao về sáng tạo và thiết kế. Mục đích là đảm bảo giá trị giải trí lẫn thương mại và mở ra một hướng đi riêng cho các công ty trong việc nâng cao độ nhận biết thương hiệu, độ am hiểu sản phẩm. Và thu hút số lượng lớn khách hàng tiềm năng trong tương lai.
Riêng tại thị trường Việt Nam, việc tổ chức các sự kiện của các công ty đã thay đổi rõ rệt về chất lượng và số lượng. Ngày càng có nhiều công ty tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp. Bởi họ đã nhận ra việc tổ chức sự kiện có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với hình ảnh thương hiệu của họ.
Sự kiện bao gồm nhiều hoạt động trong nhiều lĩnh vực như: thương mại, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng… Và các hoạt động xã hội khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục – tập quán… Các tiêu chí được sử dụng phổ biến trong phân loại sự kiện bao gồm:
- Quy mô, lãnh thổ
- Thời gian
- Hình thức và mục đích sự kiện
Là công cụ duy trì mối quan hệ, tạo niềm tin và uy tín đến khách hàng.
Nhằm đánh bóng sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu của doanh nghiệp.
Tăng doanh số, lợi nhuận, thông tin khách hàng.
Xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu.
Cải thiện hoặc thay đổi cái nhìn của công chúng về sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu.
Tận dụng hiệu ứng truyền thông để truyền đạt đến khách hàng mục tiêu.
Phương tiện offline: Các kênh báo giấy, tạp chí, ấn phẩm, banner, tờ rơi, poster,…
Phương tiện online: Báo điện tử, email, website, diễn đàn,…
Các trang mạng xã hội: Facebook, instagram, zalo, twitter,…
Tài liệu tổ chức sự kiện quý báu cho người trong nghề
Cuốn sách dành cho tất cả mọi người. Từ những người chưa biết về tổ chức sự kiện đến những nhà chuyên nghiệp.
Cuốn sách có nội dung:
- Hướng dẫn chi tiết từng bước một thực tiễn về chiến lược và kỹ thuật.
- Cách lên kế hoạch sự kiện để đưa một sự kiện thành công.
- Quy trình tổ chức sự kiện từ những chi tiết nhỏ nhất cho đến một bức tranh sự kiện tổng thể.
Tài liệu sẽ trình bày tất cả những thủ thuật và kỹ năng cần có của một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
Sách giới thiệu các quy trình hướng dẫn từng bước chi tiết như:
- Lên danh sách công việc.
- Lên lịch trình.
- Công tác hậu cần.
- Hàng loạt những vấn đề liên quan khác cho một sự kiện thành. công.
Cuốn sách này sẽ giúp bạn:
- Nắm vững về những việc cần làm trong kế hoạch tổ chức.
- Đưa bạn vào hậu trường của kế hoạch sự kiện; giúp hiểu rõ hơn về công tác hậu cần.
- Giải thích mọi khía cạnh của việc tổ chức.
- Lập kế hoạch chiến lược.
Lập kế hoạch thực hiện các sự kiện đặc biệt với sự tinh tế và không phát sinh về chi phí. Cuốn sách độc đáo này là lời khuyên thiết thực:
- Chọn địa điểm tốt nhất.
- Chuẩn bị và quản lý ngân sách, với các mẫu chi phí mẫu được bao gồm.
- Lập kế hoạch, biên chế và cộng tác với các tổ chức liên quan khác.
- Sắp xếp thời gian và hậu cần.
- Phối hợp thực phẩm và đồ uống, trang trí, giải trí và chủ đề.
- Cách tổ chức sự kiện thân thiện với môi trường.
- Các ví dụ mới, cập nhật và nghiên cứu điển hình về những điều đã ổn và chưa ổn trong sự kiện.
- Đánh giá rủi ro sự kiện. Đề phòng hao hụt ngân sách.
Tự truyện Nghề sự kiện – Thiên đường nơi địa ngục của tác giả Lê Trần Đắc Ngọc – một đạo diễn sự kiện sẽ mang đến cho chúng ta những góc nhìn đa chiều về nghề sự kiện này.
- Chứa đựng câu chuyện về cuộc đời chính tác giả.
- Những tâm tư, suy ngẫm và những bài học kinh nghiệm về ngành sự kiện.
- Tác giả phản ánh những ánh hào quang bên ngoài và soi sáng những góc tối bên trong.
- Đem đến cho bạn những trải nghiệm thú vị.
- Có cái nhìn đồng cảm và thấu hiểu hơn đối với nghề event.
Chân dung người làm nghề và kỹ năng tổ chức sự kiện
- Có kiến thức chuyên môn về tổ chức sự kiện.
- Hiểu biết rõ về sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu.
- Tìm hiểu kĩ về khách hàng mục tiêu cho chiến lược.
- Kiến thức xã hội.
- Kỹ năng tổ chức, làm việc nhóm: Quản lý đã khó khăn; việc gắn kết và tạo động lực cho mọi người trong đội càng khó khăn hơn. Điều này cần kinh nghiệm; vì thế hãy đi thực tế ngay khi bạn có thể. Trau dồi kỹ năng tổ chức sự kiện không chỉ về mặt kiến thức mà cả thực tế đi cùng
- Kỹ năng lập kế hoạch
- Kỹ năng triển khai, giám sát, thực hiện kế hoạch.
- Giao tiếp: Để giữ mối quan hệ tốt với khách hàng, đối tác; công việc với nhân viên thuận lợi. Thì việc giao tiếp tốt rất cần.
- Kỹ năng viết: Tư duy sáng tạo là điều cần thiết cho người làm nghề. Và kỹ năng viết cũng rất quan trọng. Dù ý tưởng của bạn rất hay nhưng bạn không thể truyền tải đến mọi người xung quanh thì là vô ích. Mỗi ngày viết một ít, kỹ năng sẽ được trau dồi.
- Check-list: Kiểm tra và xử lý những việc đã làm và chưa làm của sự kiện. Cần sự siêng năng, tỉ mỉ trong công việc.
- Quản lý tài chính: Thực tế về mức thu nhập mà sự kiện có thể mang lại, hoạch định kế hoạch dự phòng, xem xét tài chính để tránh thua lỗ.
- Sáng tạo, tỉ mỉ, có suy nghĩ mới lạ trong công việc.
- Quan sát mọi chi tiết xung quanh cao.
- Dự trù và xử lý tình huống có thể xảy ra.
- Chịu áp lực từ công việc.
- Biết lắng nghe, tiếp thu ý kiến của mọi người.
- Chịu khó, hết mình với công việc, không ngại khó khăn.
- Vui vẻ, hòa đồng, xây dựng mối quan hệ với mọi người xung quanh.
Cơ hội nghề nghiệp cho ngành tổ chức sự kiện
Những năm gần đây, ngành tổ chức sự kiện ở Việt Nam đang bùng nổ mạnh mẽ bởi sức nóng và nhu cầu lớn từ truyền thông, PR, quảng cáo ngày càng nhiều. Thế nên nghề tổ chức sự kiện được coi là một nghề rất “hot” và có nhiều triển vọng. Nhưng bạn đang băn khoăn không biết bước chân vào nghề tổ chức sự kiện nên học ngành nào? Có nhiều cách thức khác nhau để học nghề sự kiện này. Đó là học qua lý thuyết và học từ kinh nghiệm thực tế.
– Học từ lý thuyết: qua sách vở, sách chuyên ngành, trường lớp, trung tâm dạy nghề… Một số trường đào tạo chuyên ngành tổ chức sự kiện có thể kể đến:
- Đại học Văn Lang chuyên ngành Quan hệ công chúng
- Đại học Công Nghệ Hutech TP.HCM chuyên ngành Truyền thông Đa phương tiện
- Đại học FPT chuyên ngành Quản trị sự kiện, Quan hệ công chúng…
– Học từ kinh nghiệm thực tế: các câu lạc bộ tổ chức event, thực tập tại các công ty sự kiện…
Nhưng để thành công trong ngành tổ chức sự kiện này, bạn cần phải kết hợp song song cả 2 phương thức vừa học vừa thực hành. Luôn không ngừng trau dồi, học hỏi, tích lũy kinh nghiệm và đổi mới bản thân.
Ngoài ra, ngành tổ chức event còn đòi hỏi chuyên môn từ nhiều lĩnh vực khác như: kỹ thuật, đồ họa, content, thiết kế… Do đó bạn cần phải tìm hiểu, rèn luyện và học tập không ngừng. Thậm chí cần rất nhiều thời gian cọ xát và làm việc thực tế mới có thể thành công.
Quy trình tổ chức sự kiện
Xem nhanh:
Tổ chức event cần những yếu tố gì? Cách tổ chức event thành công
- Tìm hiểu sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu.
- Nghiên cứu và phân tích PEST, SWOT, đối thủ cạnh tranh…
- Lập kế hoạch.
- Chuẩn bị tổ chức sự kiện gồm: thời gian, địa điểm, số lượng khách mời…
- Dự trù tình huống có thể xảy ra, dự trù kinh phí.
- Xúc tiến và quảng bá sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu.
- Tiếp đón khách mời.
- Tổ chức các chương trình chính của sự kiện.
- Phục vụ ăn uống trong sự kiện.
- Tổ chức các hoạt động phụ trợ cho sự kiện.
- Thúc đẩy quảng bá sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu.
- Chăm sóc khách hàng.
- Phân tích hiệu quả của sự kiện, và thiếu sót trong sự kiện.
- Quản lý tài chính cho sự kiện.
- Đáp ứng yêu cầu mà kế hoạch đề ra.
- Phải có sức chứa với số lượng khách mời.
- Phù hợp với thời gian diễn ra sự kiện.
- Điều quan trọng là phù hợp với kinh phí của doanh nghiệp.
Tham khảo:
Top 10 trung tâm tổ chức sự kiện tốt nhất tại TPHCM
- Thư mời: Phải rõ ràng, đầy đủ thông tin chính của sự kiện để mang lại hiệu quả.
- Công PCCC: Trong sự kiện không biết chuyện gì có thể xảy ra, việc chuẩn bị trước là cần thiết. Phòng tránh tai nạn rủi ro.
- Làm việc khoa học: Sắp xếp tất cả công việc một cách khoa học, rõ ràng, để mọi người cùng theo dõi.
- Quan sát mọi chi tiết từ nhỏ đến lớn để đảm bảo sự kiện diễn ra theo đúng tiến độ.
- Kết hợp công nghệ: Mang đến sự mới lạ trong sự kiện, không nhàm chán, truyền thống như các sự kiện trước.
Các yếu tố cần có của Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Vậy những công ty sự kiện này có ưu điểm gì? Tại sao nên lựa chọn các công ty này?
Là yếu tố nòng cốt của một công ty sự kiện chuyên nghiệp. Một đội ngũ giỏi, nhiều kinh nghiệm sẽ luôn đưa ra những ý tưởng tuyệt vời.
Đồng thời mọi sai sót khi tổ chức cũng sẽ được giảm thiểu đến mức tối đa và luôn có phương án khắc phục kịp thời.
Những ý tưởng độc đáo sẽ giúp doanh nghiệp ghi dấu ấn trong tâm trí khách hàng [Nguồn: Internet].
Không kém phần quan trọng là các thiết bị sự kiện: vật dụng trang trí sự kiện và hệ thống âm thanh ánh sáng cao cấp. Đây chính là linh hồn cho bất kì sự kiện nào.Buổi Live Show sẽ làm khán giả thỏa mãn nếu âm thanh ánh sáng được đầu tư.
Quản trị sự kiện được hiểu là quản lý các yếu tố bên trong [nhân sự, thiết bị] và các yếu tố bên ngoài [quan hệ, khả năng kiểm soát rủi ro].
Giúp doanh nghiệp lên kế hoạch tổ chức sự kiện mẫu và điều hướng thông điệp tới khách mời. Và quan trọng hơn, sẽ đảm bảo cho sự kiện được diễn ra trọn vẹn và thành công.
Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp – CyberShow
Một trong những công ty được đầu tư mạnh về trang thiết bị. Với kinh nghiệm tổ chức sự kiện cho nhiều nhãn hàng lớn như:
- Mercedes, Prudential, ABC Bakery, FPT, Power Centric…
Cyber Show ngày càng khẳng định vị trí trong ngành và thuộc Top những công ty sự kiện chuyên nghiệp.
Điều khiến khách hàng tin tưởng là đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và sáng tạo, sự tận tâm với công việc. Mỗi sự kiện diễn ra đều là tâm huyết, công sức của cả công ty Cyber Show.
Ngoài ra, Cyber Show còn giải quyết chi phí tối ưu nhất cho các doanh nghiệp. Chúng tôi luôn cố gắng mang đến những ý tưởng sáng tạo, sự hoàn thiện sản phẩm cao nhất.
Sự kiện của quý khách sẽ luôn được đảm bảo về mức độ thành công khi đến với Cyber Show [Nguồn: Internet].
Cung cấp địa điểm tổ chức
Là đối tác của nhiều nhà hàng, khách sạn, các resort, trung tâm hội nghị; Cyber Show sẽ cung cấp và tư vấn cho doanh nghiệp địa điểm và tổ chức hội nghị – hội thảo phù hợp với giá thành cực kỳ ưu đãi.
Cho thuê âm thanh ánh sáng
Với trang thiết bị hiện đại, Cyber Show hiểu rằng âm thanh, ánh sáng sẽ làm khách hàng ấn tượng hơn những tấm quảng cáo đơn điệu.
Cyber Show hân hạnh là đối tác của các doanh nghiệp, thậm chí các công ty sự kiện khác về mảng thiết bị.
Tổ chức team building, du lịch
Nếu team building là thế mạnh của các công ty du lịch thì Cyber Show tin có lợi thế hơn về kinh nghiệm và điều kiện tổ chức. Vì Cyber Show – công ty có trụ sở chính tại Phú Quốc – trung tâm du lịch và kinh tế mới; thì việc tổ chức team building sẽ hấp dẫn hơn.
Lễ động thổ, khởi công
Với kinh nghiệm hợp tác nhiều doanh nghiệp, Cyber Show sẽ tổ chức lễ động thổ, khởi công được đảm bảo hoàn thiện và thành công nhất. Đồng thời tối thiểu chi phí cho doanh nghiệp.
Lễ kỷ niệm, tất niên
Hiểu được tổ chức lễ kỷ niệm mang ý nghĩa tinh thần và là cơ hội xây dựng hình ảnh doanh nghiệp. Cyber Show luôn mang đến những ý tưởng mới lạ dựa trên tinh thần của doanh nghiệp. Tạo một đêm kỷ niệm, tất niên trọn vẹn, ấn tượng trong tâm trí khách mời.
Ngoài ra, Cyber Show còn có dịch vụ tổ chức tiệc tất niên, tổ chức Gala Dinner, tổ chức Year End Party cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước.
Lễ khai trương, khánh thành
Với ý nghĩa khởi đầu thuận lợi mang lại may mắn cho việc kinh doanh dài lâu. Cyber Show mang đến dịch vụ tổ chức lễ khai trương, tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp.
Cyber Show sẽ giúp quý khách lên chương trình và chuẩn bị cho toàn bộ sự kiện được diễn ra thành công và trọn vẹn nhất.
Hotline:0979.505.563 - Mr. Lâm
Cyber Show hiện đang có nhiều ưu đãi hấp dẫn cho Dịch vụ Tổ chức Sự Kiện cho công ty, doanh nghiệp Liên hệ ngay để nhận được báo giá tốt nhất thị trường!
Cyber Show tuyển dụng nhân sự sự kiện
Định hướng xây dựng công ty sự kiện uy tín và chuyên nghiệp; do đó Cyber Show đang cần nhân sự để mở rộng thị trường kinh doanh; tìm kiếm nhân tài đồng hành với chúng tôi.
Yêu cầu kỹ năng cần có:
- Giới tính: Nữ.
- Có kinh nghiệm trong ngành tổ chức event.
- Giao tiếp tốt, có khả năng thuyết phục khách hàng.
- Chịu khó, nhẫn nại, tính tình dễ chịu, chiều ý khách hàng.
- Có máy tính xách tay, điện thoại thông minh có thể cài ứng dụng chat với khách hàng.
Nếu bạn là người yêu thích và đang theo học ngành sự kiện. Đừng ngần ngại ứng tuyển để có cơ hội:
- Làm việc với những người đầu ngành
- Được đào tạo trong môi trường chuyên nghiệp hợp tác với các đối tác quốc tế uy tín.
- Tham gia tổ chức các sự kiện hoành tráng lên đến hàng ngàn khách mời.
- Mức lương hấp dẫn so với các nơi khác; từ 07-15 triệu/tháng và nhiều phúc lợi khác.
- Liên hệ 0917.951.915 [Mr.Kiên].
Tìm hiểu thêm:
Quy trình Tổ chức sự kiện chuẩn cho doanh nghiệp và các thủ tục, giấy phép cần thiết
Top 10 công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín nhất