Quy định về ủy quyền ký văn bản năm 2024

Theo phản ánh của ông Hồng Quang (Lào Cai), Điều 10 Nghị định số 61/2016/NĐ-CP quy định điều kiện kinh doanh giám định cổ vật và hành nghề bảo quản, tu bổ, phục hồi di tích lịch sử - văn hóa, danh lam thắng cảnh quy định, Giám đốc Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch hoặc Giám đốc Sở Văn hóa và Thể thao có thẩm quyền cấp, cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành nghề quy định tại Điều 9 Nghị định này.

Trong bộ thủ tục cấp chứng chỉ hành nghề tu bổ di tích, kể cả đơn xin cấp hoặc cấp lại đều ghi kính gửi Giám đốc Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch hoặc Giám đốc Sở Văn hóa và Thể thao, hoặc thẩm quyền phê duyệt đều ghi Giám đốc, không như thủ tục hành chính của các loại cấp chứng chỉ hành nghề khác. Ví dụ: Bộ thủ tục hành chính cấp chứng chỉ hành nghề xây dựng chỉ ghi thẩm quyền cấp là cơ quan có thẩm quyền.

Ông Quang hỏi, đối với cấp Sở, thẩm quyền ký cấp chứng chỉ là Phó Giám đốc Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch hoặc Phó Giám đốc Sở Văn hóa và Thể thao, có được ghi trên chứng chỉ cấp là "KT. Giám đốc/Phó Giám đốc" để ký vào giấy cấp chứng chỉ hành nghề tu bổ di tích không (trên giấy cấp chứng chỉ không ghi là Thừa lệnh (TL) hoặc Thừa ủy quyền (TUQ) của Giám đốc)? Như vậy thẩm quyền Phó Giám đốc Sở (KT. Giám đốc/Phó Giám đốc) ký trên giấy cấp chứng chỉ là đúng hay sai với Nghị định hoặc bộ thủ tục về cấp chứng chỉ hành nghề tu bổ di tích?

Về vấn đề này, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch trả lời như sau:

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định số 61/2016/NĐ-CP ngày 1/7/2016 của Chính phủ quy định điều kiện kinh doanh giám định cổ vật và hành nghề bảo quản, tu bổ, phục hồi di tích lịch sử - văn hóa, danh lam thắng cảnh: "Giám đốc Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch hoặc Giám đốc Sở Văn hóa và Thể thao có thẩm quyền cấp, cấp lại, thu hồi chứng chỉ hành nghề quy định tại Điều 9 Nghị định này".

Khoản 1 Điều 7 Nghị định số 24/2014/NĐ-CP ngày 4/4/2014 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương quy định: "1. Sở thuộc UBND cấp tỉnh làm việc theo chế độ thủ trưởng và theo Quy chế làm việc của UBND cấp tỉnh, bảo đảm nguyên tắc tập trung dân chủ".

Quy định về ký thay, ký thừa lệnh, ký ủy quyền trong văn bản hành chính được nêu tại Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 5/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư như sau:

Về ký thay, theo Khoản 1 Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, chữ ký thay (KT.) được quy định như sau: "Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng".

Về ký thừa ủy quyền, Khoản 3 Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định: "Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền".

Về ký thừa lệnh, căn cứ Khoản 4 Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP: "Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức".

Căn cứ vào những quy định nêu trên, ông Hồng Quang nghiên cứu để đối chiếu cấp có thẩm quyền ký cấp chứng chỉ hành nghề tu bổ di tích, áp dụng quy định cho phù hợp.

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu.

Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

- Cách thức: Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

- Căn cứ pháp lý: Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 và Khoản 7 Mục II Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30.

2. Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.

- Cách thức: Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.

- Căn cứ pháp lý: Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 và Khoản 7 Mục II Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30.

3. Ký thừa ủy quyền

- Đối tượng áp dụng:

Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký.

Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký.

- Cách thức: Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

- Căn cứ pháp lý: Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 và Khoản 7 Mục II Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30.

4. Ký thừa lệnh

- Đối tượng áp dụng:

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản.

Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

- Cách thức: Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

- Căn cứ pháp lý: Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 và Khoản 7 Mục II Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30.

II. Đóng dấu

1. Đóng dấu chữ ký

- Dấu chữ ký là dấu được đóng trên chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, đây là con dấu khẳng định giá trị pháp lý của văn bản.

- Cách đóng dấu chữ ký:

+ Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký.

+ Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

+ Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

- Căn cứ: Điều 32, 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020.

2. Đóng dấu treo

- Cách thức đóng dấu: Do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định. Thông thường, khi đóng dấu treo thì đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.

- Căn cứ: Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020.

- Việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính, ví dụ như đóng dấu treo vào phụ lục văn bản.

3. Đóng dấu giáp lai

- Cách thức đóng dấu: Dấu giáp lai đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

- Căn cứ: Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020.

- Ngoài ra, tùy theo từng Bộ, ngành mà có quy định riêng.

VD: Tổng cục Hải quan bắt buộc đóng giáp lai với văn bản từ 02 trang trở lên với văn bản in 1 mặt, 03 trang trở lên với văn bản in 2 mặt. Mỗi dấu đóng tối đa không quá 05 trang in 01 mặt, 09 trang in 02 mặt văn bản (Công văn 6550/TCHQ-VP ngày 21/11/2012).

Lưu ý: Những quy định nêu trên áp dụng bắt buộc đối với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước từ ngày 05/3/2020.

Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp căn cứ quy định của Nghị định này và các quy định của Đảng, của pháp luật có liên quan để áp dụng cho phù hợp.