Tiêu chí đánh giá quản lý chi phí năm 2024

Trong khi hoạch định doanh thu và chi phí cho dự án là nhu cầu bức thiết nhằm ổn định nguồn tài chính thì thực tế chỉ ra rằng, phần lớn các nhà thầu thi công hiện nay không thể tự đánh giá được tình hình tài chính hiện tại.

Ở bài viết này, FastWork tổng hợp cách thức quản lý chi phí giúp nhà thầu nắm bắt & kiểm soát được hạng mục chi tiêu, diễn biến dòng tiền trong quá trình thực hiện dự án. Từ đó đưa ra quyết định quản lý đúng đắn để dẫn dắt dự án thành công, giảm thiểu rủi ro tài chính.

1. Xây dựng biểu đồ doanh thu – chi phí theo thời gian

Phương pháp này cho phép nhà quản lý dự án dễ dàng theo dõi tiến độ, chênh lệch doanh thu – chi phí thực tế so với dự trù ngân sách ban đầu. Biểu đồ chi phí được thể hiện bằng đồ thị của chi phí tích lũy dự trù cho dự án trong khoảng thời gian thi công.

Quản lý chi phí là một trong những yếu tố quan trọng quyết định thành công dự án

1.1. Phân phối chi phí từ dự trù và tiến độ

• Chi phí vật tư, thiết bị: Việc phân phối các chi phí từ dự trù vào tiến độ thi công dựa trên định mức tiêu hao của công tác triển khai.
• Chi phí chuẩn bị: Một khoản chi phí cần để ý khi phân phối vào tiến độ là chi phí chuẩn bị (bao gồm cả huy động và giải động). Chi phí này có tính chất trải dài theo thời gian phụ thuộc và quy mô dự án, tiến độ thi công, đôi khi là cả văn hóa và lịch sử của Nhà thầu.
• Khi phân phối chi phí này đòi hỏi nhà quản lý dự án (QLDA) cần nắm được biện pháp thi công, trình tự thi công, cách thức thực hiện dự án và lịch sử phù hợp với Nhà thầu.
• Chi phí cho rủi ro: Trước khi phân phối chi phí này theo tiến độ, bạn cần xác định chính xác rủi ro là gì và chi phí cho từng rủi ro ra sao? Một danh sách nhận diện rủi ro, định lượng rủi ro & các biện pháp giảm thiểu là vô cùng cần thiết.
• Chi phí quản lý: Một bảng kê chi tiết danh sách nhân sự cùng lương của họ theo tháng sẽ giúp người quản lý biết chính xác chi phí quản lý dự án trong thời gian đó là bao nhiêu.
• Chi phí khác (không tạo ra sản phẩm) như chi phí văn phòng phẩm, chi phí điện, chi phí cho tư vấn, chủ đầu tư, chi phí bảo lãnh,… Trong đó có những chi phí được đề nghị chia đều theo thời gian thực hiện dự án từ một con số dự trù ban đầu bởi tính chất không đồng đều và tương đối nhỏ (nhưng không thể bỏ qua).

1.2. Cập nhật doanh thu theo tiến độ

Một tiến độ thi công chi tiết các hạng mục sẽ giúp xác định được giá trị thanh toán tại từng thời điểm dựa trên các điều khoản thanh toán (thời gian thanh toán, các khoản giữ lại và khấu trừ tạm ứng ..)

Ý nghĩa: Việc xác định được diễn biến các dòng thu/ chi của dự án là cơ sở để Ban quản lý dự án hoạch định chính sách tài chính cũng như đưa ra các quyết định đúng đắn cho dự án. Bao gồm đề xuất giá trị tạm ứng, thời gian thanh toán tạm hay các điều khoản chậm thanh toán với các nhà thầu phụ, nhà cung cấp. Một dòng tiền dự án luôn ở mức tốt (dương) sẽ giúp nhà thầu chủ động hơn trong việc kiểm soát hiệu quả dự án.

Cập nhật doanh thu theo tiến độ giúp nhà quản lý nắm bắt sát sao dòng tiền dự án

2. Cập nhật chi phí & tiến độ giải ngân dự án

Ở giai đoạn đầu của quản lý chi phí, nhà thầu xây dựng cần xác định được dòng thu & dòng chi dự án để đưa ra những quyết định hợp lý. Sau đó, phải cập nhật liên tục tình hình thực tế triển khai dự án, các khoản chi và các khoản thu theo thực tế.

Đối với các khoản chi: tạo biểu mẫu liệt kê chi tiết các chi phí cho dự án được ghi chép, tính tổng lại để xác định giá trị dòng chi. Thực hiện tương tự để nhận các giá trị dòng thu.

Ngày nay, các nhà QLDA đang phải đối mặt với vấn đề lớn là tiếp nhận cùng lúc quá nhiều dữ liệu nhưng lại ít thông tin hữu ích dẫn đến nhiễu loạn thông tin, dần dần mất kiểm soát một phần hoặc thậm chí toàn bộ chi phí cho dự án.

Để giải quyết triệt để bất cập này, doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống biểu mẫu tiêu chuẩn, có mã số chi phí thống nhất giữa công trường, phòng kỹ thuật và kế toán để nhà QLDA có thể phân biệt chính xác chi phí đó là gì khi tiếp nhận các báo cáo từ nhiều phòng ban khác nhau. Đồng thời, đây cũng là cách giảm bớt gánh nặng cho nhà QLDA.

3. Đánh giá hiệu quả chi phí dự án

Khi tổng hợp đầy đủ các giá trị dòng tiền theo kế hoạch và dòng tiền theo chi phí ở thời điểm (t), nhà quản lý cần đáng giá sức khỏe dự án ở thời điểm đó.

Việc xác định được tình trạng sức khỏe dự án trở thành tiêu chí quan trọng giúp nhà QLDA đưa ra những quyết định điều chỉnh phù hợp cho giai đoạn tiếp theo của dự án.

Đánh giá hiệu quả chi phí là bước không thể bỏ qua

4. Ứng dụng phần mềm FastCons quản lý chi phí dự án hiệu quả

Là giải pháp phần mềm được thiết kế chuyên sâu cho doanh nghiệp Xây dựng, FastCons sở hữu hệ thống tính năng nổi bật giải quyết trọn vẹn bài toán quản lý chi phí công trình cho các Nhà thầu Xây dựng. Từ quản lý hạng mục & định mức chi tiêu, quản lý thanh toán, công nợ đến theo dõi dòng tiền dự án real-time.

Quản lý các hạng mục và định mức chi tiêu

FastCons quản lý hạng mục và định mức chi tiêu

• FastCons giúp khai báo và quản lý hiệu quả các hạng mục chi phí công trình (chi phí vật tư, chi phí vận hành, chi phí nhân công…)
• Hỗ trợ thiết lập, phân bổ định mức chi tiêu cho từng khoản mục/hạng mục chi phí trên từng dự án
• Phần mềm tự động tính toán chi tiết tổng chi phí dự án ở từng hạng mục, và chi phí vật tư, nhân công, thiết bị,… theo thời gian thực dựa trên báo cáo nhật ký thi công hàng ngày
• Thiết lập mức cảnh báo và tự động cảnh báo khi có hạng mục phát sinh chi phí, vượt ngưỡng so với dự toán ban đầu.

Theo dõi tiến độ nghiệm thu, thanh toán & công nợ

Quản lý thanh toán & công nợ chủ đầu tư, nhà thầu, NCC

• FastCons giúp quản lý chi tiết danh sách các nhà thầu phụ, chuyên môn, lịch sử nhận thầu
• Lập báo cáo nghiệm thu chi tiết: thông tin gói thầu, hợp đồng, chủ đầu tư, danh mục nghiệm thu cụ thể từng hạng mục. Thống kế và lưu lại chi tiết lịch sử nghiệm thu để kiểm tra chéo, xác minh khi cần
• Thực hiện lập các phiếu đề nghị thanh toán cho nhà thầu ngay trên mobile app
• Theo dõi tiến độ thanh toán với thầu phụ, chủ đầu tư: tổng giá trị hợp đồng, giá trị đã thanh toán/ còn lại phải thanh toán, tiến độ giải ngân. Theo dõi, thống kê các đợt thanh toán theo kỳ
• Theo dõi công nợ chủ đầu tư, công nợ thầu phụ, công nợ nhà cung cấp. Phần mềm tự động tính toán và báo cáo giá trị cần thu hồi nợ từ chủ đầu tư, giá trị cần chi trả cho nhà cung cấp và thầu phụ, từ đó ước tính số tiền dự án có thể thu về.

Quản lý dòng tiền dự án realtime

Dashboard báo cáo sử dụng chi phí & dòng tiền dự án

Biểu đồ báo cáo sử dụng chi phí & dòng tiền dự án theo thời gian thực trên Dashboard sẽ cho biết giá trị tổng thu & tổng chi, lũy kế thu/ chi, và số dư thực tế của quỹ dự án tới thời điểm hiện tại một cách chính xác. Đồng thời chỉ ra xu hướng dòng tiền của dự án đang tốt hay xấu.

Các nhà quản lý cũng có thể theo dõi chi phí dự án theo 2 chiều qua khối lượng thực hiện và qua Vật tư sử dụng. FastCons sẽ tự động tính toán và trả về giá trị hạn mức ngân sách, giá trị cần chi trả, giá trị đã chi từ đó ước tính lãi lỗ công trình.

FastCons tự hào là giải pháp quản lý dự án thi công xây dựng chuyên sâu phù hợp với các nhà thầu thi công, xây lắp, công trình,… đầu tiên tại Việt Nam. Hơn 3500+ doanh nghiệp đã sử dụng hài lòng với những đơn vị tiêu biểu như: Tổng thầu LAIMIAN, Xây dựng Quê Hương, PETRO INVEST, CONSTREXIM, Giao thông Sóc Trăng, VNC,…