Trong kinh doanh, giao tiếp thông minh không chỉ giúp bạn thuyết phục được khách hàng, đối tác mà còn giúp bạn xây dựng các mối quan hệ lâu dài, hữu ích cho sự nghiệp của mình. Từ đó, kỹ năng giao tiếp với khách hàng chính là chìa khóa thành công cho bất kỳ một công việc kinh doanh nào.
Để hiểu rõ hơn về "Kỹ năng giao tiếp khách hàng chuyên nghiệp?", hãy cùng BizFly Cloud đi tìm hiểu trong bài viết hôm nay nhé!
1. Luôn chủ động lắng nghe khách hàng
Một trong những nguyên tắc cơ bản giao tiếp với khách hàng là lắng nghe. Khi người khác đang nói chuyện, bạn có thực sự tiếp thu những gì họ đang nói, là thời gian để bạn sắp xếp trình tự các ý chuẩn bị nói? Nhưng thời gian này đa số chúng ta thường sẽ để tâm trí mình lơ đễnh theo mọi thứ xung quanh, bởi vậy việc lắng nghe chủ động không đơn giản như bạn tưởng.
Để trở thành một người lắng nghe tốt hơn, tích cực hơn [và người giao tiếp tốt hơn] bạn hãy thực hiện những bước sau: Bạn hãy đến một nơi yên tĩnh để hạn chế bị phân tâm. Đừng làm nhiều việc cùng một lúc mà thay vào đó là dành cho người khác sự chú ý đầy đủ nhất, không ngắt lời người khác, ghi chú nếu bạn thấy cần thiết và đặc biệt khi khách hàng nói xong, hãy diễn giải hoặc tóm tắt những gì khách hàng đã nói, từ đó đưa ra giải pháp cho vấn đề mà họ gặp phải.
Luôn lắng nghe khách hàng để hiểu rõ hơn về nhu cầu cần thiết của khách
2. Luôn thân thiện với khách hàng
Bạn biết không, cho dù bạn là người có tính cách lạc quan, luôn năng động hay trầm tính và ít nói thì đều không quan trọng mà thay vào đó là bạn phải luôn tích cực, thân thiện với khách hàng. Khi trao đổi qua điện thoại, bạn hãy luôn hỏi khách hàng ngày hôm nay của họ thế nào và hãy thực sự quan tâm vấn đề họ gặp phải.
3. Hãy nói "không" đúng thời điểm
Bất kỳ ai trong chúng ta đều không thích nghe từ "không" bởi vậy bạn hãy tránh từ này trong giao tiếp với khách hàng bằng mọi giá. Trường hợp bạn đã sử dụng hết các lựa chọn và "không" là lựa chọn duy nhất thì hãy diễn đạt từ "không" một cách tích cực hơn cho khách hàng của mình.
Một ví dụ để bạn dễ hiểu hơn nhé! Nếu khách hàng hỏi bạn có thể hoàn thành một dự án vào một ngày nhất định hay không nhưng bạn không thể, thay vì nói "Không, tôi xin lỗi nhưng điều đó là không thể", bạn hãy nói "Tôi xin lỗi, nhưng tôi không thể hoàn thành nó trước ngày đó được, nhưng tôi sẽ phản hồi lại cho ban kết quả trong một khoảng X thời gian. Liệu có ổn không?". Cách này sẽ tạo ấn tượng trong cách giao tiếp với khách hàng ngay lần đầu gặp mặt. Chính vì vậy, đây được xem là một trong những kỹ năng quan trọng trong bộ kỹ năng giao tiếp khách hàng mà mỗi nhân viên chăm sóc khách hàng cần nắm vững.
Hạn chế dùng từ "không" đối với khách hàng
4. Hãy đảm bảo tính nhất quán
Bạn hãy nhất quán trong thông điệp và trong cả cách bạn giao tiếp với khách hàng. Bởi ngay từ lần tương tác đầu tiên với khách hàng, họ sẽ đưa ra những kỳ vọng nhất định với doanh nghiệp của bạn. Nếu nhận được thiện chí trong lần gặp đầu tiên với bạn và và những lần sau đó lại trở nên khó chịu, không nhiệt tình thì khách hàng của bạn sẽ có chút không thoải mái và hụt hẫng.
Khi giao tiếp với khách hàng, bạn hãy nghĩ về giá trị thương hiệu, các giá trị mà bạn muốn được khách hàng nhận được ở doanh nghiệp của bạn. Hoặc bạn cũng có thể nói chuyện với đồng nghiệp về cách họ giao tiếp với khách hàng như thế nào? Đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong cùng một nhóm đều giao tiếp với khách hàng theo cùng một cách.
Nhất quán trong thông điệp và trong cả cách bạn giao tiếp với khách hàng
5. Giao tiếp chuyên nghiệp với khách hàng
Khi giao tiếp với khách hàng, bạn cần điều chỉnh phong cách giao tiếp phù hợp với từng đối tượng. Nếu khách hàng của bạn sử dụng giọng điệu trang trọng bạn hãy trả lời bằng giọng điệu trang trọng. Trường hợp khách hàng bình thường và vui tính, hãy phản hồi theo cách tương tự. Điều này không có nghĩa là bạn phải trở thành một người khác hoàn toàn để làm hài lòng khách hàng mà bạn nên điều chỉnh phong cách cho phù hợp với từng khách hàng để họ gắn bó hơn với doanh nghiệp.
Cần điều chỉnh phong cách giao tiếp phù hợp với từng đối tượng
6. Nội dung rõ ràng và súc tích
Khi khách hàng của bạn không có thời gian, và họ thể diễn giải một email hay một bức thư mà bạn đã gửi trước đó. Vì vậy, bạn cần rõ ràng, cụ thể, đi thẳng vào vấn đề trong cách giao tiếp với khách hàng. Đặc biệt, bạn hãy cố gắng ngắn gọn, súc tích nhất có thể.
Rõ ràng, cụ thể, đi thẳng vào vấn đề trong cách giao tiếp với khách hàng
7. Luôn nói làm ơn và cảm ơn
Đây được xem là một trong những kỹ năng giao tiếp khách hàng quan trọng nhất, đôi khi đây là những điều cơ bản, nhỏ nhặt nhưng lại có ý nghĩa rất lớn.
Ví dụ, khi đến các nhà hàng lớn, bạn thường thấy người phục vụ nói "làm ơn" và "cảm ơn" với khách hàng của mình. Bởi việc họ thường xuyên nói "cảm ơn" và "làm ơn" thể hiện sự lịch sự, khiến khách hàng cảm thấy được tôn trọng hơn. Bởi vậy, bạn hãy cố gắng biến "cảm ơn" và "làm ơn" thành thói quen khi giao tiếp với khách hàng của mình.
8. Đặt câu hỏi khi thật sự cần thiết
Việc đặt câu hỏi là một kỹ năng giao tiếp với khách hàng cần có cho dù là bạn giao tiếp qua điện thoại hay gặp mặt trực tiếp. Bởi đặt câu hỏi thể hiện sự tò mò và điều đó cho thấy bạn thực sự quan tâm đến khách hàng của mình. Từ đó, việc đặt câu hỏi thường được khách hàng đánh giá cao.
9. Chú ý tới những giao tiếp không lời
Bạn biết không, giao tiếp không lời cũng quan trọng không kém giao tiếp bằng lời nói và giao tiếp bằng văn bản. Khi bạn trực tiếp giao tiếp với khách hàng của mình, hãy thể hiện bản thân không chỉ qua lời nói mà còn qua ngôn ngữ hình thể.
Ví dụ, tư thế của bạn như thế nào? Ngôn ngữ cơ thể của bạn như thế nào? Cách bạn giao tiếp bằng mắt? Chính vì vậy, kiểm soát tốt ngôn ngữ cơ thể và duy trì giao tiếp bằng mắt với khách hàng là kỹ năng giao tiếp quan trọng mà mọi nhân viên cần có.
10. Tạm biệt và gửi lời cảm ơn khi khách hàng ra về
Ấn tượng đầu tiên là vô cùng quan trọng, bằng cách này sẽ giúp bạn lấy được cảm tình từ phía khách hàng. Một khi đã tạo ấn tượng tốt, chắc chắn lần sau hoặc lần sau nữa họ cũng sẽ bớt chút thời gian để lắng nghe các sản phẩm, dịch vụ khác của bạn. Bởi vậy cho dù khách hàng có lựa chọn các sản phẩm, dịch vụ của bạn hay không thì khi gặp và chào khách hàng của mình ra về, bạn nên giữ thái độ nhiệt tình và thân thiện bằng việc nở một nụ cười thân thiện để chào họ.
Phía trên là những thông tin về "Kỹ năng giao tiếp khách hàng chuyên nghiệp" mà chúng tôi muốn gửi đến bạn. Hy vọng rằng chúng thực sự hữu ích với bạn. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để luôn cập nhật những kiến thức mới nhất mỗi ngày bạn nhé!
Sự tồn tại và phát triển của mỗi con người luôn gắn liền với sự tồn tại và phát triển của những cộng đồng xã hội nhất định. Trong xã hội ấy giao tiếp là nhu cầu quan trọng và thiết yếu của con người. Đặc biệt các kỹ năng giao tiếp có ý nghĩa quan trọng đối với giao tiếp. Để giúp độc giả hình dung rõ hơn vấn đề thì bài viết xin đưa ra Ví dụ về kỹ năng giao tiếp.
Giao tiếp là gì?
Giao tiếp là một quá trình trong đó các bên tham gia tạo ra hoặc chia sẻ thông tin, cảm xúc với nhau nhằm đạt được mục đích giao tiếp.
Giao tiếp có thể được hiểu là các biểu hiện mang tính hướng ngoại và bề mặt khi con người thể hiện các tiếp xúc tương tác với các cá nhân khác trong cộng đồng và nhằm mục đích nhất định. Giao tiếp không chỉ đơn thuần là việc truyền thụ ý muốn nói mà còn bao hàm cả việc hiểu được những ý đó nữa.
Kỹ năng giao tiếp là gì?
Kỹ năng giao tiếp là một trong số các kỹ năng quan trọng trong nhóm kỹ năng mềm.
Kỹ năng giao tiếp có thể hiểu là khả năng sử dụng phương tiện ngôn ngữ nói hoặc ngôn ngữ cơ thể để diễn đạt những suy nghĩ, ý kiến, cảm nhận của cá nhân một cách rõ ràng và thuyết phục; đồng thời thúc đẩy được giao tiếp hai chiều. Kỹ năng giao tiếp có liên quan đến khả năng nghe – nói, quan sát và cảm thông của cả chủ thể và đối tượng giao tiếp. Kỹ năng giao tiếp được đúc kết thông qua những kinh nghiệm trong quá trình con người giao tiếp với nhau.
Bên cạnh đó kỹ năng giao tiếp bao gồm rất nhiều kỹ năng nhỏ và quan trọng khác như: Kỹ năng lắng nghe, kỹ năng đàm phán, giải quyết vấn đề, kỹ năng sử dụng ngôn từ,….
Có thể thấy kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng quan trọng trong xã hội hiện đại. Kỹ năng giao tiếp tốt là điều kiện tất yếu dẫn đến thành công vì vậy cần phải giao tiếp hiệu quả và khéo léo.
Hồng và Hoa là hai nhân viên phòng kinh doanh. Khi Sếp giao tiếp cần có thông tin về giá dưa hấu Việt Nam thì Hồng trao đổi gia dưa Việt hiện tại 15.000 đồng/kg. Khác với Hồng thì khi đi tham khảo giá Hoa về và báo cáo với sếp hiện giá dưa hấu Việt Nam giá bán lẻ là 15.000 đồng/kg. Đối với giá bán buôn trên 100kg giá 12.000 đồng/kg, càng nhiều số lượng càng lớn. Dưa đang vào vụ nên sẽ rẻ hơn, ngon và mọng nước và xuất xứ chủ yếu tại các tỉnh phía Bắc. Còn dưa hấu Trung Quốc giá bán lẻ hiện tại 12.000/kg, giá bán buôn trên 100kg giá 10.000 đồng/kg. Tuy nhiên dưa Trung sẽ nhiều hạt và ngọt gắt hơn dưa Việt Nam. Qua Ví dụ về kỹ năng giao tiếp của Hồng và Hoa khi giao tiếp về giá dưa hấu cho thấy trước cùng một vấn đề thì người có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ xử lý hiệu quả và đạt mục đích, đưa ra các thông tin đa dạng nhằm thoả mãn đối phương.
Đặc điểm của kỹ năng giao tiếp
Có thể thấy đặc điểm của kỹ năng giao tiếp thể hiện ở một số điểm:
Thứ nhất: Mục đích của việc kỹ năng giao tiếp là đảm bảo giữa 2 người giao tiếp với nhau cả đều đạt được mục đích riêng nào đó. Để có thể giao tiếp hiệu quả việc đầu tiên kỹ năng giao tiếp cần sử dụng để nhằm thoả mãn nhu cầu của người đối diện. Càng làm cho người đối diện thoả mãn bao nhiêu thì quá trình giao tiếp càng thành công bấy nhiêu. Tất nhiên việc làm thoả mãn đối phương phải nhằm mục đích làm thoả mãn nhu cầu thông tin của chính bạn.
Thứ hai: Kỹ năng giao tiếp không phải yếu tố bẩm sinh. Tức kỹ năng giao tiếp được hình thành từ việc giao tiếp tích lũy trong cuộc sống. Để có được kỹ năng giao tiếp tốt cần rèn luyện, học hỏi không ngừng, thông qua các trải nghiệm thực tế mà đúc rút kinh nghiệm cho bản thân.
Thứ ba: Có thể thấy kỹ năng giao tiếp là kỹ năng thuộc phạm trù của nhận thức cá nhân. Tức qua việc học tập nghiên cứu thu nhận thông tin mà phản ánh thông tin qua kỹ năng giao tiếp của bản thân.
Đặc điểm tiếp theo của kỹ năng giao tiếp là tính kế thừa và chọn lọc và sáng tạo. Đặc điểm này không chỉ thể hiện với các cá nhân mà còn xảy ra với nhóm người, cộng cồng và cả nền văn hoá. Bằng cách học hỏi, tự tích luỹ, truyền đạt kiến thức kỹ năng giao tiếp không ngừng được tiếp thu và kế thừa. Với các nhân mỗi người cũng có sự tìm tòi, tự thay đổi cải thiện đó là quá trình chọn lọc và học hỏi.
Vai trò của kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp có ý nghĩa hết sức trong cuộc sống lẫn công việc của mỗi con người. Có thể nhận thấy vai trò của kỹ năng giao tiếp vô cùng quan trọng.
Trước hết việc có kỹ năng giao tiếp giúp con người tự tin, dám nghĩ dám nói và thể hiện quan điểm cá nhân và trình bày có mục đích, thuyết phục và dễ hiểu cho đối phương nắm được vấn đề. Từ đó giao tiếp hiệu quả.
Bên cạnh đó giao tiếp không đơn thuần là trao đổi thông tin nên nếu kỹ năng giao tiếp tốt chủ thể dễ dàng nhận được niềm tin, sự chia sẻ và thấu hiểu của mọi người xung quanh với bản thân.
Trong công việc thì người có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ có khả năng kết nối, truyền đạt thông tin tốt hơn tới đồng nghiệp, đối tác. Thông qua việc chia sẻ trao đổi thông tin mà các kế hoạch, mục tiêu trở nên suôn sẻ đạt hiện suất cao hơn. Nếu kỹ năng giao tiếp của bạn kém có thể dẫn đến việc chia sẻ thông tin sai lệch gây hiểu nhầm và thiếu tính nhất quán.
Trên đây là phần giải đáp thắc mắc của chúng tôi về vấn đề: Ví dụ về kỹ năng giao tiếp. Nếu trong quá trình nghiên cứu tìm hiểu và giải quyết vấn đề còn điều gì mà bạn đọc thắc mắc hay quan tâm bạn có thể liên hệ chúng tôi qua tổng đài tư vấn pháp luật để được hỗ trợ.