1.1.2 khái niệm về hoạt động văn phòng năm 2024

• 1. GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO -/- BỘ NỘI VỤ -/- HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA VŨ THỊ HOA CHẤT LƢỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN BẮC TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI MÃ TÀI LIỆU: 80421 ZALO: 0917.193.864 Dịch vụ viết bài điểm cao :luanvantrust.com LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG
• 2. GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO -/- BỘ NỘI VỤ -/- HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA VŨ THỊ HOA CHẤT LƢỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN BẮC TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 60 34 04 03 NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS. NGÔ THÀNH CAN
• 3. giả xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của bản thân. Các số liệu, kết quả trình bày trong luận văn là trung thực và chƣa từng đƣợc công bố trong bất kỳ công trình nào trƣớc đây. Tác giả luận văn VŨ THỊ HOA
• 4. suốt thời gian từ khi bắt đầu học tập, nghiên cứu chƣơng trình cao học chuyên ngành Quản lý công tại Học viện Hành chính Quốc gia đến nay, tác giả đã luôn nhận đƣợc sự quan tâm, giúp đỡ của các thầy, cô giáo, gia đình, bè bạn và đồng nghiệp. Tác giả xin đƣợc gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới PGS.TS.Ngô Thành Can là ngƣời đã tận tình hƣớng dẫn trong suốt quá trình làm luận văn. Với lòng biết ơn sâu sắc, tác giả xin gửi đến các thầy cô giáo Học viện Hành chính Quốc gia đã quan tâm, giúp đỡ, truyền đạt kiến thức, phƣơng pháp nghiên cứu khoa học trong suốt thời gian học tập và nghiên cứu hoàn thành đề tài luận văn. Tôi xin chân thành cảm ơn! Tác giả luận văn VŨ THỊ HOA
• 5. 1 Chƣơng 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHẤT LƢỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN ............................................................................................. 9 1.1. Khái quát chung về văn phòng.............................................................. 9 1.1.1. Khái niệm.......................................................................................... 9 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ....................................................................... 11 1.1.3. Vị trí, vai trò ................................................................................... 17 1.2. Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện............. 20 1.2.1. Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện.............. 20 1.2.2.Tổ chứcVăn phòngHội đồngnhân dân vàỦyban nhân dâncấphuyện............20 1.2.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện............................................................ 25 1.3. Chất lƣợng hoạt động của văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện................................................................................... 27 1.3.1. Khái niệm chất lƣợng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện................................................................... 27 1.3.2. Tiêu chí đánh giá chất lƣợng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện.................................................... 30 1.3.3. Các yếu tố ảnh hƣởng đến chất lƣợng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện............................................ 35 Tiểu kết chƣơng 1..................................................................................... 38 Chƣơng 2. THỰC TRẠNG CHẤT LƢỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN BẮC TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI................................................... 39
• 6. về văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm............................................................................................. 39 2.1.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm ....................................... 39 2.1.2. Cơ cấu tổ chức và nhân sự của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm .......................................................... 43 2.2. Thực trạng hoạt động của văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm...................................................................... 52 2.3. Đánh giá chất lƣợng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm .......................................................... 56 2.3.1. Đánh giá hoạt động thu thập, xử lý và cung cấp thông tin.................. 56 2.3.2. Đánh giá việc xây dựng, lập chƣơng trình, kế hoạch côngtác............ 58 2.3.3. Đánh giá hoạt động tổ chức, phục vụ các cuộc họp, hội nghị.............. 61 2.3.4. Đánh giá công tác văn thƣ, lƣu trữ ................................................... 63 2.3.5. Đánh giá kết quả hiện đại hóa công tác văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin................................................................................... 67 Tiểu kết chƣơng 2..................................................................................... 68 Chƣơng 3. PHƢƠNG HƢỚNG, GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN BẮC TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI.......................................................................................................... 69 3.1. Phƣơng hƣớng nâng cao chất lƣợng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm............................... 69 3.2. Giải pháp nâng cao chất lƣợng hoạt động của văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm ....................................... 75 3.2.1. Hoàn thiện mô hình tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND cấp
• 7. Tăng cƣờng đào tạo, bồidƣỡng cho độingũ côngchức làm côngtác Văn phòng................................................................................................ 80 3.2.3. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và hiện đại hóa công tác văn phòng ................................................................................................ 92 Tiểu kết chƣơng 3..................................................................................... 95 KẾT LUẬN.............................................................................................. 96 TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................................... 97 PHỤ LỤC ................................................................................................ 84 TỔNG HỢP KẾT QUẢ KHẢO SÁT ........................................................91
• 8. cấp thiết của đề tài Hiện đại hóa nền hành chính quốc gia nhằm góp phần nâng cao hiệu quả phục vụ và thúc đẩy sự phát triển nền kinh tế - xã hội của đất nƣớc đƣợc coilà một trong những chủ trƣơng của Nhà nƣớc ta trong cuộc cải cách nền hành chính. Để thực hiện tốt chủ trƣơng này, chúng ta không thể không ngừng cải tiến và hoàn thiện hoạt động hành chính văn phòng. Văn phòng có chức năng tham mƣu, tổng hợp, giúp việc, quản trị hậu cần của mỗi cơ quan, là bộ phận trực tiếp giúp lãnh đạo đơn vị điều hành toàn bộ công việc và các hoạt động của đơn vị, đồng thời là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo và quản lý. Văn phòng là đầu mối, là nơi đến và đi của hầu hết các thông tin liên quan đến quá trình lãnh đạo, quản lý điều hành của cơ quan. Bởi vậy, xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp cơ quan, tổ chức đổi mới phƣơng thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao chất lƣợng và hiệu quả công tác lãnh đạo. Chủ tịch Hồ chí Minh đã khẳng định: “Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộvăn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng […] cho nên phải luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, năng lực công tác và giữ bí mật, để phấn đấu thực hiện tốt nhiệm vụ được giao”. Văn phòng HĐND và UBND quận là cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận, là “đầu mối công việc”, đƣợc HĐND và UBND ủy quyền “thừa lệnh” trong giải quyết một số thủ tục hành chính thông thƣờng, giúp Thƣờng trực HĐND và UBND quận trong quá trình triển khai thực hiện nhiệm vụ của mình. Ngoài chức năng tham mƣu, tổng hợp đƣợc thể hiện trong từng nhiệm vụ cụ thể nhƣ: xây dựng quy chế và tổ chức làm việc theo quy chế; xây dựng và tổ chức thực hiện chƣơng trình công tác, thông tin tổng hợp văn phòng
• 9. vụ phục vụ các hoạt động hằng ngày nhƣ: tổ chức các cuộc làm việc của lãnh đạo, các hội nghị, các chuyến đi công tác của lãnh đạo. Đƣợc thành lập theo Nghị quyết số 132/NQ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2013 của Chính phủ, quận Bắc Từ Liêm chính thức hoạt động vào ngày 01/4/2014. Do là một quận mới đƣợc thành lập trên cơ sở tách từ huyện Từ Liêm cũ, nên hoạt động của quận, đặc biệt là hoạt động văn phòng HĐND và UBND quận gặp rất nhiều khó khăn, với khối lƣợng công việc lớn. Xác định rõ vai trò và tầm quan trọng của công tác văn phòng đối với hoạt động chung của toàn thể cơ quan, Văn phòng HĐND và UBND Quận Bắc Từ Liêm đã không ngừng nỗ lực, cố gắng thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, giúp Thƣờng trực HĐND thực hiện quyền quyết định và quyền giám sát; giúp UBND quận tổ chức, điều hành, lãnh đạo, chỉ đạo các cơ quan triển khai thực hiện tốt nhiệm vụ trên tất cả các l nh vực của đời sống xã hội, nhằm từng bƣớc khắc phục các khó khăn. Với phƣơng châm: “Kịp thời, chính xác, khoa học và chu đáo”, Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm xác định cần thực hiện nhiều biện pháp để nâng cao chất lƣợng hoạt động, đáp ứng những yêu cầu của thời đại mới. Nhằm tìm hiểu sâu hơn về vấn đề này, cũng nhƣ đƣợc sự ủng hộ của lãnh đạo quận Bắc Từ Liêm, học viên đã mạnh dạn lựa chọn đề tài: “Chất lượng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội” làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp chƣơng trình thạc s của mình. 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, đơn vị nói chung và trong các cơ quan hành chính nhà nƣớc nói riêng. Do vậy, các vấn đề liên quan đến chất lƣợng thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng luôn nhận đƣợc sự quan tâm của các nhà nghiên cứu, các học giả và những ngƣời làm công tác văn phòng.
• 10. đến một số cuốn sách tham khảo, tài liệu nghiên cứu có tính chất học thuật nhƣ: - CuốnsáchHành chínhvănphòngtrong cơ quan nhànướcdotác giả Lƣu Kiếm Thanh chủ biên [34] cung cấp những khái niệm cơ bản, cơ sở pháp lý và những kỹ năng cần thiết của việc xây dựng và tổ chức công tác hành chính văn phòng trong các cơ quan, tổ chức nhà nƣớc (công tác văn thƣ, lƣu trữ); - Cuốn sách Nghiệp vụ hành chính văn phòng của tác giả Lƣu Kiếm Thanh, Nxb Thống kê (2009): Trình bày những nghiệp vụ cụ thể trong công tác điều hành, tham mƣu, tổng hợp, lễ tân của hành chính văn phòng: công tác văn phòng, lãnh đạo văn phòng, lập kế hoạch công tác, công tác thông tin - báo cáo, tổ chức hội họp, soạn thảo văn bản, công tác văn thƣ, hợp đồng, giao tiếp văn phòng - Cuốn sách Sổ tay tổ chức hành chính văn phòng dành cho trưởng phòng tổ chức, chánh văn phòng quy định mới nhất về nghiệp vụ hành chính văn phòng hướng dẫn soạn thảo văn bản, diễn văn, bài phát biểu dùng cho các sự kiện quan trọng tại địa phương do tác giả Vũ Thị Kim Thanh biên soạn (Nxb Lao động, 2013): Trình bày các hƣớng dẫn về nghi lễ, nghi thức, tổ chức đại hội, hội nghị, tiếp khách, công tác hành chính, văn thƣ, lƣu trữ; nội quy cơ quan, quy tắc ứng xử và văn hoá công sở cùng các mẫu soạn thảo văn bản, diễn văn, bài phát biểu dùng cho các sự kiện quan trọng tại địa phƣơng; - Cuốn sách Quản trị hành chính văn phòng do tác giảVũ Đình Quyền biên soạn (Nxb Thống kê, 2005) đề cập đến một số nội dung cơ bản về vai trò của văn phòng trong 1 tổ chức, những nguyên tắc và thực tiễn chung về quản trị hành chính văn phòng. Dịch vụ và phƣơng pháp văn phòng. Nguyên tắc cơ bản của thông tin liên lạc và kiểm soát công việc văn phòng, dự đoán về vai trò của văn phòng trong tƣơng lai; - Giáo trình hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước: Dùng cho đại học Hành chính do các tác giả Lƣu Kiếm Thanh, Bùi Xuân Lự, Lê Đình
• 11. (Nxb Giáo dục, 2005): đề cập tổng quan về văn phòng và công tác văn phòng: tổ chức lao động, thông tin, lập chƣơng trình, kế hoạch công tác, tổ chức hội họp, tiếp khách... và công tác về văn thƣ, lƣu trữ. Các nghiên cứu này cung cấp những kiến thức lý luận tổng quan về công tác văn phòng trong cơ quan nhà nƣớc nói chung. Trong đó, trình bày về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, các công tác văn phòng, công tác văn thƣ, công tác lƣu trữ; sự cấp thiết của việc phải hiện đại hóa công tác văn phòng. Tuy nhiên, những tài liệu này chƣa phân tích hay đƣa ra những tiêu chí nhằm đánh giá định tính cũng nhƣ định lƣợng về chất lƣợng hoạt động của công tác văn phòng trong cơ quan nhà nƣớc. Bên cạnh đó, thời gian qua cũng có một số luận văn nghiên cứu về hoạt động văn phòng, chất lƣợng hoạt động văn phòng nói chung và văn phòng HĐND và UBND quận, huyện nói riêng, nhƣ: - Chấtlượng hoạt động của văn phòng cơ quan cấp sở tại Ninh Bình của tác giả Nguyễn Phƣơng Anh, luận văn thạc sĩ quản lý công, học viện Hành chính quốc gia ( 2015). Luận văn đã đi vào phân tích các số liệu để đánh giá toàn diện, chính xác thực trạng hoạt động, chất lƣợng hoạt động của Văn phòng cơ quan cấp sở tại tỉnh Ninh Bình.Tác giả đã đề xuất các giải pháp cụ thể, phù hợp để phát huy những ƣu điểm, khắc phục hạn chế nhằm nâng cao chất lƣợng hoạt động của văn phòng cơ quan cấp Sở tại Ninh Bình; - Nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Bộ Công nghiệp trong giai đoạn hiện nay của tác giả Nguyễn Trƣờng Sơn, Luận văn thạc sĩ Quản lý hành chính công, Học viện Hành chính quốc gia (2005). Luận văn trình bày khái quát chung về Văn phòng Bộ Công nghiệp, qua thực trạng các hoạt động của văn phòng, tác giả đã đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Bộ Công nghiệp trong thời gian tới; - Những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng cấp quận, huyện tại thành phố Hải Phòng từ thực tiễn của văn phòng HĐND
• 12. Hồng Bàng của tác giả Cấn Ngọc Bảo, Luận văn thạc sĩ Quản lý Hành chính công (2008). Luận văn đã đi vào phân tích thực trạng tổ chức và hoạt động của văn phòng HĐND và UBND cấp quận, huyện thành phố Hải Phòng. Từ những thành tựu đạt đƣợc và các hạn chế còn tồn tại, tác giả kiến nghị các giải pháp đổi mới tổ chức và hoạt động của văn phòng HĐND – UBND đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính hiện nay; - Hiệu quả hoạt động của Văn phòng các cơ quan chuyên môn thuộc UBND Tỉnh Hải Dương của tác giả Phạm Văn Trung, Luận văn Thạc sĩ Quản lý hành chính công, Học viện Hành chính Quốc gia (2012) đã đi sâu vào nghiên cứu hiệu quả hoạt động của Văn phòng, các yếu tố đảm bảo hiệu quả hoạt động cũng nhƣ các tiêu chí nhằm đánh giá hiệu quả hoạt động của văn phòng. Trên cơ sở phân tích đó, tác giả đƣa các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng các cơ quan chuyên môn thuộc UBND Tỉnh. Nhìn chung, các công trình nghiên cứu trên đã đề cập đến hoạt động của văn phòng, hiệu quả hoạt động văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nƣớc. Tuy nhiên, góc độ tiếp cận vẫn còn chung chung, chƣa có có công trình nghiên cứu nào trình bày một cách có hệ thống và tập trung sâu vào chất lƣợng hoạt động văn phòng của văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội. Đây cũng là một trong những lý do mà tác giả lựa chọn đề tài này để nghiên cứu. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3.1. Mục đích nghiên cứu: Trên cơ sở lý luận, thực trạng liên quan đến hoạt động và chất lƣợng hoạt động của văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm để đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng hoạt động của văn phòng HĐND và UBND quận, góp phần hoàn thành những nhiệm vụ chính trị mà Quận Bắc Từ Liêm đƣợc giao.
• 13. nghiên cứu: Một là, hệ thống hóa những vấn đề lý luận về Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện, chất lƣợng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện. Hai là, thu thập, phân tích các số liệu để nhận xét thực trạng hoạt động của văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm từ năm 2014 đến nay. Làm rõ những ƣu điểm, hạn chế cũng nhƣ các nguyên nhân dẫn đến hạn chế về hoạt động của văn phòng HĐND và UBND quận hiện nay. Ba là, đề xuất những phƣơng hƣớng, giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng hoạt động của văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm trong thời gian tới. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 4.1. Đối tượng nghiên cứu: Chất lƣợng hoạt động của văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm. 4.2. Phạm vi nghiên cứu: + Phạm vi không gian: Nghiên cứu đƣợc thực hiện qua thực tiễn hoạt động của văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội + Phạm vi thời gian: Từ năm 2014 đến nay. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu 5.1. Phương pháp luận nghiên cứu:Luận văn đƣợc thực hiện trên cơ sở phƣơng pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của Chủ nghĩa Mác- Lênin; tƣ tƣởng Hồ Chí Minh và quan điểm, chủ trƣơng, chính sách của Đảng Cộng sản Việt Nam, pháp luật của Nhà nƣớc, lý luận chung về quản lý nhà nƣớc. 5.2. Phương pháp nghiên cứu cụ thể: Luận văn sử dụng một số phƣơng pháp nghiên cứu cụ thể, bao gồm: phân tích, tổng hợp, thống kê, so sánh, khảo sát, đánh giá, điều tra xã hội học, quan sát thực tiễn, nghiên cứu tài liệu...
• 14. bổ sung các nguồn thông tin, tƣ liệu phục vụ cho việc phân tích, đánh giá chất lƣợng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm, tác giả luận văn đã xây dựng và sử dụng hệ thống bảng hỏi nhằm thu thập số liệu cần thiết. Nội dung các câu hỏi trong bảng hỏi đƣợc thiết kế nhằm có thêm các số liệu đánh giá trên từng tiêu chí chất lƣợng hoạt động. Đối tƣợng của bảng hỏi là cán bộ, công chức đang công tác tại HĐND, UBND, trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận Bắc Từ Liêm. Thời gian thu thập bắt đầu từ ngày 01/12/2016 và kết thúc vào ngày 15/01/2017. Tổng số lƣợng phiếu khảo sát phát ra là 180 phiếu, thu về 173 phiếu trong đó có 157 trả lời đầy đủ các câu hỏi, 16 phiếu không trả lời đầy đủ các câu hỏi. Nhƣ vậy, 157 phiếu trả lời đầy đủ các câu hỏi đƣợc xử lý và đƣợc tính là 100% tổng số phiếu hỏi dùng để phân tích các nội dung cụ thể phục vụ cho việc làm sáng tỏ thực trạng cũng nhƣ nhận định, đánh giá của tác giả đối với chất lƣợng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn 6.1. Ý nghĩa lý luận: Kết quả nghiên cứu của luận văn sẽ góp phần hệ thống hóa lý luận hoạt động Văn phòng, chất lƣợng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện. 6.2. Ý nghĩa thực tiễn: Kết quả nghiên cứu của luận văn sẽ bổ sung, gợi mở, góp phần nâng cao chất lƣợng hoạt động của văn phòng HĐND và UBND quận nói riêng, hoạt động văn phòng của các cơ quan nhà nƣớc nói chung. Luận văn đƣa ra các giải pháp, kiến nghị, có thể ứng dụng trực tiếp với văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm. Luận văn có thể dùng làm tài liệu tham khảo cho các cán bộ, công chức làm việc ở văn phòng HĐND và UBND quận, huyện.
• 15. của luận văn Luận văn đƣợc kết cấu thành 4 phần, cụ thể: Phần mở đầu, nội dung chính, kết luận và tài liệu tham khảo. Trong đó, phần nội dung chính của Luận văn đƣợc chia thành 3 chƣơng, bao gồm: Chƣơng 1. Cơ sở lý luận về chất lƣợng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện. Chƣơng 2. Thực trạng chất lƣợng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội. Chƣơng 3. Phƣơng hƣớng, giải pháp nâng cao chất lƣợng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội.
• 16. LÝ LUẬN VỀ CHẤT LƢỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN 1.1. Khái quát chung về văn phòng 1.1.1. Khái niệm Khi bàn về khái niệm “văn phòng”, trong cuốn sách “Thuật ngữ hành chính”, Viện nghiên cứu khoa học hành chính 53] dẫn ra một số cách hiểu nhƣ sau: Trong từ điển Bách khoa toàn thƣ của Nga, thuật ngữ văn phòng có nguồn gốc từ tiếng Latinh là cancenllarus, có nghĩa là ngƣời chuyển thƣ từ, văn bản. Đây là bộ phận thực hiện công việc văn thƣ, văn bản trong các cơ quan, tổ chức. Các nƣớc phƣơng tây gọi Văn phòng là office. Từ điển “Oxford Advanced” xuất bản lần thứ 5 năm 1995 định nghĩa văn phòng là tòa nhà làm việc của một tổ chức kinh doanh hay hành chính; là nơi thực hiện một dịch vụ công (Bƣu điện) ; là bộ phận đại diện của một tổ chức (Văn phòng ngoại giao), một cá nhân (Văn phòng nghị sĩ, văn phòng luật sƣ ). Từ điển Bách khoa Việt Nam định nghĩa văn phòng là “địa điểm làm việc hoặc cơ cấu tổ chức giúp việc của một sơ quan hoặc tổ chức chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội nào đó. Nếu là địa điểm làm việc thì văn phòng là nơi làm việc của cơ quan, tổ chức nào đó. Nếu là cơ cấu tổ chức thì văn phòng là một đơn vị công tác, có nhiệm vụ phục vụ hoạt động của cơ quan, tổ chức với các công việc chủ yếu nhƣ: Giúp thủ trƣởng cơ quan xây dựng và triển khai chƣơng trình, kế hoạch công tác theo định kỳ; thu nhận, xử lý, bảo quản cung cấp thông tin, tài liệu; tổ chức việc tiếp khách, hội họp; bảo đảm về tài chính, các phƣơng tiện làm việc, đi lại và các điều kiện cần thiết cho các thành viên của tổ chức, cơ quan hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao”.
• 17. ngữ văn phòng đƣợc dùng theo các nghĩa sau đây: Một là, là một bộ phận cấu thành của các cơ quan, công sở hành chính; Hai là, là bộ phận đại diện của các cơ quan, tổ chức trong giao dịch, điều hành công việc nội bộ 53, tr. 352-353]. TừđiểnTiếng Việt củaViện ngônngữhọc địnhnghĩavănphònglà“bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan” 37, tr. 1408 . Theo các tác giả cuốn sách 150 câu hỏi – đáp về nghiệp vụ hành chính văn phòng thì trong thực tế, văn phòng đƣợc hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau, phản ánh nhận thức của chúng ta về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ở mỗi thời kỳ lịch sử và trong những hoàn cảnh phát sinh quan hệ nhất định. Về cơ bản, hiện nay có ba cách tiếp cận chủ yếu về văn phòng: Thứ nhất, tiếp cận về mặt cơ cấu tổ chức: Văn phòng là một bộ phận, đơn vị làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. Thứ hai, tiếp cận về mặt không gian: Theo cách tiếp cận này, văn phòng có thể hiểu theo hai nghĩa dƣới đây: Một là, là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó. Hai là, là nơi làm việc cụ thể của những ngƣời có chức vụ nhƣ: văn phòng nghị sĩ, văn phòng tổng giám đốc... Thứ ba, tiếp cận hoạt động: Văn phòng là một dạng hoạt động của cơ quan, tổ chức trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lƣu trữ các loại văn bản, giấy tờ, những công việc liên quan đến công tác văn thƣ 52, tr. 7-8]. Tuy có rất nhiều cách hiểu, quan điểm khác nhau đối với thuật ngữ văn phòng, phụ thuộc vào những mục đích nghiên cứu khác nhau, Luận văn này tiếp cận thuật ngữ văn phòng theo nghĩa: “Văn phòng là một bộ phận của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, l và tổng hợp thông tin phục vụ
• 18. hành của lãnh đạo, đồng th i bảo đảm các điều kiện vật chất, k thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó” [19, tr. 12]. 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng là một nội dung nghiên cứu quan trọng khi đề cập đến các mặt về tổ chức và hoạt động của văn phòng, đã đƣợc trình bày, phân tích và làm rõ ở những mức độ khác nhau trong các ấn phẩm, sách báo, các công trình nghiên cứu khoa học. Mỗi nghiên cứu có đề cập và làm rõ ở nhiều mức độ khác nhau, cũng nhƣ có cách tiếp cận về chức năng, nhiệm vụ cụ thể của văn phòng khác nhau, song tựu trung có thể thấy văn phòng đảm nhiệm các chức năng và nhiệm vụ sau đây: 1.1.2.1. Chức năng Chức năng đƣợc hiểu là công dụng chính yếu, cơ bản của một thực thể hay bộ phận này đốivới các thực thể hay bộ phận khác. Chức năng cũng đƣợc hiểu là những mặt, những phƣơng diện hoạt động chủ yếu mà một bộ phận, cơ quan, tổ chức phải thực hiện để khẳng định sự tồn tại của mình. Chức năng của văn phòng là những phƣơng diện hoạt động chuyên biệt của văn phòng, là sản phẩm của quá trình phân công lao động và chuyên môn hóa. Các chức năng của văn phòng đƣợc phân loại tùy thuộc vào mục đích nghiên cứu lý thuyết hoặc tùy thuộc vào điều kiện, đặc thù của cơ quan, đơn vị, tổ chức trong thực tiễn. Đây chính là ý nghĩa cơ bản nhất của việc tiến hành phân loại các nhóm chức năng của văn phòng. Hiện nay, có khá nhiều cách phân loại, tuy nhiên có thể xem xét văn phòng với 3 nhóm chức năng cơ bản, bao gồm: tham mƣu, tổng hợp; hậu cần và đại diện. Thứ nhất, chức năng tham mƣu, tổng hợp. Văn phòng tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ chức và tham mƣu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết, xử lý các công việc cụ thể.
• 19. việc phát hiện vấn đề, phân tích nguyên nhân, tham mƣu, đề xuất với lãnh đạo về các biện pháp tổ chức, điều hành và giải quyết các vấn đề. Chẳng hạn, lập kế hoạch, xây dựng chƣơng trình hoạt động; tổ chức các cuộc họp, hội nghị; dự thảo các quyết định điều hành, quản lý. Tổng hợp là việc tổ chức và thực hiện việc tổng hợp, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị, tổ chức nói chung, của lãnh đạo, thủ trƣởng nói riêng, bao gồm thông tin từ hệ thống văn bản đến và đi, thông tin thu đƣợc từ công tác tiếp dân... Tham mƣu, tổng hợp là chức năng quan trọng của văn phòng, chức năng tham mƣu của văn phòng có đặc điểm khác với chức năng tham mƣu của các đơn vị chuyên môn trong cơ quan, tổ chức, Văn phòng chủ yếu tập trung tham mƣu về tổ chức, điều hành hoạt động của cơ quan nhƣ: + Xây dựng quy chế làm việc và tổ chức thực hiện quy chế trong cơ quan + Xây dựng chƣơng trình, kế hoạch công tác thàng, quý, năm, xếp lịch làm việc hàng tuần cho lãnh đạo cơ quan giúp cơ quan làm việc theo chƣơng trình và tổ chức thực hiện chƣơng trình đó. + Thu thập, cung cấp, sử lý, phân tích, tổng hợp thông tin thƣờng xuyên, kịp thời, chính xác và giúp lãnh đạo thực hiện chế độ báo cáo lên các cơ quan cấp trên theo quy định. + Theo dõi đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các chƣơng trình,kế hoạch lịch làm việc và các quyết định quản lý. + Tổ chức sơ kết, tổng kết và báo cáo công tác thƣờng kỳ về hoạt động của cơ quan. + Phối hợp với các cơ quan chức năng, phổ biến và triển khai thực hiện các văn bản pháp luật của cơ quan cấp trên; tổ chức truyền đạt Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị của lãnh đạo cơ quan cho các đơn vị trực thuộc và cơ quan thông tin đại chúng.
• 20. các văn bản do các đơn vị chuyên môn soạn thảo về hình thức và pháp chế văn bản, văn bản do chính Văn phòng soạn thảo thì ngoài trách nhiệm thẩm định về hình thức, pháp chế, còn thẩm định về nội dung trƣớc khi trình lãnh đạo phê duyệt. + Biên tập và quản lý hồ sơ, tài liệu các phiên họp của cơ quan. Tham mƣu và tổng hợp luôn gắn bó mật thiết với nhau, tổng hợp là để tham mƣu, muốn tham mƣu cần phải tổng hợp. Thứ hai, chức năng phục vụ và đảm bảo hậu cần. Đây là chức năng mang tính đặc thù của văn phòng, là hình thức biểu hiện mối quan hệ văn phòng với toàn bộ cơ quan,Văn phòng bảo đảm quản lý, sắp xếp, phân phối và bổ sung một cáchkhoa học, hợp lý nhất điều kiện cơ sở vật chất và phƣơng tiện, điều kiện làm việc cho cơ quan, đơn vị, tổ chức. Cụ thể: bảo đảm các điều kiện vật chất kỹ thuật bao gồm mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản; sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, phƣơng tiện làm việc; Quản lý tài sản công, ngân sách của cơ quan, tiến hành chi trả lƣơng, thƣởng; và thực hiện các hoạt động khác nhƣ y tế nội bộ, nhà khách, bảo đảm an ninh trật tự, phục vụ hội họp, nghi lễ, khánh tiết của cơ quan, đơn vị, tổ chức. Thứ ba, chức năng đại diện. Văn phòng là trung tâm, là đầu mối giao tiếp của cơ quan, đơn vị, tổ chức. Văn phòng thực hiện chức năng đại diện thông qua những công việc cụ thể sau: một là, tuyển chọn và bố trí cán bộ ở những nơi thƣờng xuyên phải giao tiếp với khách, công dân hoặc đối tƣợng quản lý; hai là, hƣớng dẫn cán bộ văn phòng về các nguyên tắc và kỹ năng giao tiếp; ba là, tiếp khách và giải quyết các yêu cầu của khách trong phạm vi cho phép; bốn là, tham gia tổ chức các buổi gặp mặt, giao lƣu; năm là, tổ chức các buổi tiệc chiêu đãi khách 52, tr.10-12]. 1.1.2.2. Nhiệm vụ Do đặc điểm riêng ở mỗi loại cơ quan, đơn vị, tổ chức nên văn phòng của các cơ quan, đơn vị, tổ chức khác nhau có thể đƣợc giao những nhiệm vụ
• 21. nhau. Tuy nhiên, về cơ bản văn phòng trong các cơ quan, đơn vị, tổ chức có những nhiệm vụ sau đây: + Xây dựng chƣơng trình và tổ chức thực hiện chƣơng trình công tác cho cơ quan. Văn phòng có nhiệm vụ hàng đầu là xây dựng chƣơng trình công tác tháng, quý, năm và lịch làm việc hàng tuần của lãnh đạo cơ quan. Chƣơng trình, kế hoạch, lịch làm việc là cơ sở để lãnh đạo cơ quan chỉ đạo, điều hành công việc một cách chủ động, có kế hoạch. Chƣơng trình, kế hoạch, lịch làm việc giúp cho hoạt động của từng ngƣời và toàn cơ quan có mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng, không lôi cuốn vào công việc sự vụ. + Công tác văn thƣ – lƣu trữ. Công tác văn thƣ có ý nghĩa đảm bảo cung cấp một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết, phục vụ quản lý Nhà nƣớc của cơ quan đƣợc nhanh chóng, chính xác, có năng suất, chất lƣợng đúng đƣờng lối, chính sách, nguyên tắc và chế độ; bảo đảm giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà và của cơ quan. Công tác văn thƣ là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho công tác quản lý, bao gồm các nội dung: xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản, quản lý và sử dụng con dấu. Thu thập, sƣu tầm, bổ sung tài liệu; phân loại chỉnh lý tài liệu; xác định giá trị tài liệu; thống kê bảo quản tài liệu; xây dựng hệ thống công cụ tra tìm tài liệu, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; đề xuất kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thủ trƣởng. Thực hiện nhiệm vụ tƣ vấn văn bản cho thủ trƣởng và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành. Thực hiện công tác văn thƣ – lƣu trữ, quản lý văn bản trong cơ quan và những văn bản từ bên ngoài gửi đến, giúp thủ trƣởng theo dõi việc giải quyết văn bản theo đúng quy định của Nhà nƣớc.
• 22. thông tin báo cáo phục vụ lãnh đạo UBND quận Bắc Từ Thông tin là đối tƣợng lao động của CBCC trong các cơ quan nhà nƣớc, là công cụ đắc lực của ngƣời quản lý, là căn cứ để ban hành các quyết định, các mệnh lệnh trong quản lý điều hành. Thông tin sau khi thu thập phải đƣợc sử lý, nghĩa là thông tin phải kiểm tra, phân tích đánh giá, xác định đối tƣợng cần khai thác, sử dụng; xử lý về mặt kỹ thuật, bảo quản lƣu trữ. Thông tin đƣợc thu thập qua các kênh: Từ cơ quan Đảng, Nhà nƣớc, Đoàn thể quần chúng, các tổ chức kinh tế, các phƣơng tiện thông tin đại chúng, dƣ luận xã hội , nhân dân dƣới các hình thức: nhƣ văn bản pháp luật, các mệnh lệnh; các ý kiến chỉ đạo của cấp trên; công văn giấy tờ hàng ngày; chế độ thông tin báo cáo; hội nghị, hội thảo; báo chí, truyền hình; đơn thƣ của nhân dân. Văn phòng đƣợc coi nhƣ “cổng gác thông tin” của cơ quan, đơn vị vì mọi nguồn thông tin đến hay đi đều đƣợc thu nhận, xử lý chuyển phát tại văn phòng. Công tác thông tin báo cáo là nhiệm vụ quan trọng của Văn phòng, bao gồm việc thu thập, xử lý, biên tập tin về tình hình các sự kiện, các hoạt động đã và đang xảy ra liên quan đến đối tƣợng bị quản lý, nhằm: Phục vụ cho lãnh đạo giải quyết công việc hàng ngày. Đáp ứng các yêu cầu về thông tin để lãnh đạo UBND quận Bắc Từ Liêm quyết định các chủ trƣơng, biện pháp lớn nhằm thực hiện chức năng nhiệm vụ cơ quan. Kiểm điểm việc thực hiện các quyết định, chỉ thị, chƣơng trình, kế hoạch công tác đề ra. Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan, tổ chức trong công tác thƣ từ tiếp dân, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với cơ quan, tổ chức khác cũng nhƣ với nhân dân nói chung. + Công tác tuyên truyền, thi đua – khen thƣởng.
• 23. và UBND có chức năng là đầu mối tổng hợp công tác thi đua - khen thƣởng trong toàn quận và thực hiện nhiệm vụ về công tác thi đua - khen thƣởng nhƣ tham mƣu cho thủ trƣởng cơ quan và Hội đồng thi đua - khen thƣởng, xây dựng chƣơng trình kế hoạch, nội dung thi đua, khen thƣởng cho từng thời kỳ, từng lĩnh vực, xây dựng quản lý quỹ thi đua khen thƣởng, xem xét thẩm định đề xuất các hình thức khen thƣởng bảo đảm chính xác kịp thời theo đúng quy định của pháp luật. Quản lý cấp phát hiện vật khen thƣởng của các phòng ban. + Công tác quản lý tài chính và công sản Trong công sở Nhà nƣớc cần phải có tài sản để đảm bảo hoạt động ( còn gọi là tài sản công), bao gồm các sở vật chất, trang thiết bị, phƣơng tiện, dụng cụ, vật tƣ.Văn phòng HĐND - UBND quận là bộ phận đƣợc lãnh đạo UBND quận ủy quyền quản lý tài sản công của Nhà nƣớc giao cho Ủy ban đồng thời trực tiếp có nhiệm vụ bảo quản lý, sử dụng các cơ sở vật chất, trang thiết bị tại văn phòng. Thực hiện công tác quản trị, Văn phòng HĐND - UBND có nhiệm vụ bảo đảm điều kiện vật chất kỹ thuật, phƣơng tiện cho CBCC làm việc thuận lợi, bảo đảm kinh phí chi tiêu cho các phòng ban theo đúng kế hoạch đƣợc duyệt. Ngoài ra còn phải lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm; chi trả tiền lƣơng, tiền thƣởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nƣớc và quyết định của thủ trƣởng. Mua sắm trang thiết bị; xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, phƣơng tiện làm việc của các phòng ban; bảo đảm các yêu cầu hậu cần cho hoạt động và công tác của phòng ban. Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe, bảo vệ trật tự an toàn cơ quan, tổ chức phục vụ các cuộc họp, nghi lễ khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân tiếp khách một cách khoa học và văn minh. Xây dựng củng cố tổ chức bộ máy Văn phòng HĐND và UBND .
• 24. tốt các chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, tự bản thân Văn phòng phải xây dựng đƣợc cơ cấu tổ chức hợp lý, phát huy đƣợc tối đa hiệu quả của công tác Văn phòng. Để đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống tổ chức của cơ quan, tổ chức bộ máy Văn phòng cũng phải tuân theo những nguyên tắc tổ chức chung của cơ quan. Tuy nhiên, việc tổ chức bộ máy Văn phòng cũng cần tính đến đặc thù công tác riêng có của văn phòng, khá đa dạng và phức tạp để tổ chức bộ máy Văn phòng sao cho phù hợp, đáp ứng đƣợc yêu cầu, nhiệm vụ của cơ quan. Thƣờng xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức văn phòng, từng bƣớc hiện đại hóa công tác hành chính – văn phòng; chỉ đạo và hƣớng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dƣới hoặc đơn vị chuyên môn khi cần thiết 52, tr.12-14]. 1.1.3. Vị trí, vai trò 1.1.3.1. Vị trí Vị trí đƣợc hiểu là nơi, chỗ mà thực thể tồn tại, hoặc gắn bó với các thực thể khác với tƣ cách là những bộ phận của một thực thể lớn hơn. Nhƣ vậy, vị trí của văn phòng đƣợc hiểu là nơi, chỗ mà văn phòng tồn tại với tính cách là một thực thể, đồng thời khi nói đến vị trí văn phòng tức nói đến mối quan hệ giữa văn phòng và các bộ phận khác trong một cơ quan, đơn vị, tổ chức nhất định. Việc xác định vị trí của văn phòng trong cơ quan, đơn vị, tổ chức gắn liền với việc xem xét các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Trong quá trình hoạt động, trong mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức luôn có mối quan hệ nội bộ với nhau, đồng thời có mối quan hệ ra bên ngoài với các cơ quan, đơn vị, tổ chức khác thông qua hệ thống văn bản đến và đi, các hoạt động thông tin qua lại khác. Xét trong nội bộ cơ quan, đơn vị, tổ chức, văn phòng có vị trí là bộ phận trung gian, thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ giữa các bộ phận, thông
• 25. quản lý, điều hành của ngƣời đứng đầu nói riêng, của bộ máy lãnh đạo, quản lý nói chung. Đây là hoạt động diễn ra thƣờng xuyên, liên tục, đa dạng và phức tạp trong từng cơ quan, đơn vị, tổ chức, thể hiện rõ nét vị trí trung gian của văn phòng. Xét ở phạm vi rộng hơn, các hoạt động nhằm xác lập, duy trì các mối quan hệ bên ngoài ấy đều đƣợc tiến hành thông qua văn phòng, không thể thiếu văn phòng. Do đó, văn phòng đƣợc coi là đầu mối thông tin liên lạc, là bộ phận quan trọng trong hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ chức; đồng thời, là bộ phận có mối quan hệ mật thiết, gắn liền với hoạt động của nhà lãnh đạo, quản lý trong cơ quan, đơn vị, tổ chức. Gắn với chức năng tham mƣu, tổng hợp, văn phòng còn là bộ máy giúp việc đắc lực, là trung tâm thu thập và xử lý hệ thống thông tin phục vụ cho các hoạt động của toàn bộ cơ quan, đơn vị, tổ chức nói chung, cho hoạt động điều hành, quản lý của nhà lãnh đạo, quản lý nói riêng. Nhƣ vậy, có thể xem trong mỗi một cơ quan, đơn vị, tổ chức thì văn phòng có vị trí trung tâm, thực hiện các chức năng cơ bản nhất nhằm đảm bảo cho quá trình thông tin trong nội bộ và quá trình thông tin với bên ngoài đƣợc thông suốt, phục vụ trực tiếp cho sự vận hành của cơ quan, đơn vị, tổ chức. 1.1.3.2. Vai trò Vai trò thƣờng là tính từ tính chất của sự vật, sự việc, hiện tƣợng, dùng để nói về vị trí, chức năng, nhiệm vụ mục đích của sự vật, sự việc, hiện tƣợng trong một hoàn cảnh, bối cảnh và mối quan hệ nào đó. Ở đây, vai trò của văn phòng đƣợc hiểu là tính cần thiết của văn phòng trong cơ quan, đơn vị, tổ chức mà nếu thiếu nó thì thiếu đi cơ chế để vận hành bộ máy một cách trơn tru, thuận lợi hoặc thậm chí không thể vận hành đƣợc. Cụ thể là: Thứ nhất, hoạt động của văn phòng giúp “giải phóng” nhà lãnh đạo, quản lý khỏi các sự vụ không đáng có, để họ tập trung vào các công việc chính, quan trọng, chỉ đạo, điều hành và ra các quyết định một cách chính
• 26. hiệu quả hơn. Thêm nữa, văn phòng là bộ phận tham mƣu trực tiếp cho lãnh đạo trong việc xử lý, giải quyết các công việc hàng ngày, thƣờng xuyên và cả các tình huống phát sinh ngoài dự kiến. Do đó, văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của bộ máy quản lý trong cơ quan, đơn vị, tổ chức. Thứ hai, văn phòng có vai trò điều hòa các hoạt động giữa các bộ phận khác nhau trong cơ quan, đơn vị, tổ chức; đảm bảo hoạt động đồng bộ, thống nhất, liên tục, sự phối hợp nhịp nhàng trong cơ quan, đơn vị, tổ chức. Ở đây, văn phòng đóng vai trò là cầu nối thông tin, hỗ trợ trực tiếp hoạt động của các bộ phận khác nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Ngoài ra, văn phòng còn có vai trò bảo đảm hoạt động cho toàn cơ quan, đơn vị, tổ chức tuân thủ các quy định của pháp luật, giữ vững trật tự, kỷ cƣơng trong quản lý. Văn phòng còn là cầu nối trung gian trong quá trình thông tin giữa các cấp trong nội bộ cũng nhƣ với bên ngoài. Thứ ba, văn phòng đóng vai trò là bộ phận đảm bảo các điều kiện vật chất nhằm phục vụ trực tiếp cho hoạt động của từng bộ phận và của cả cơ quan, đơn vị, tổ chức. Thứ tƣ, văn phòng có vai trò tạo nền nếp làm việc khoa học trong tổ chức, nâng cao năng suất, chất lƣợng lao động của tổ chức thông qua việc giúp lãnh đạo xây dựng quy chế làm việc, quy chế kiểm tra, giám sát việc thực hiện quy chế của tổ chức. Hoạt động này của văn phòng hết sức quan trọng bởi nó góp một phần quan trọng trong việc trực tiếp tạo nên môi trƣờng làm việc chuyên nghiệp trong mỗi tổ chức. Thứ năm, văn phòng đóng vai trò cung cấp kịp thời thông tin phục vụ quản lý bởi đây là đầu mối duy nhất có chức năng thu thập, phân tích, xử lý thông tin để tham mƣu cho nhà lãnh đạo, quản lý. Hoạt động thông tin của văn phòng góp phần trực tiếp vào chất lƣợng, hiệu quả quản lý của nhà lãnh đạo, quản lý trong tổ chức.
• 27. thể thấy văn phòng đóng một vai trò hết sức quan trọng trong tổ chức và hoạt động của bất kỳ cơ quan, đơn vị, tổ chức nào, đặc biệt là trong các cơ quan hành chính nhà nƣớc, là nơi có đặc thù hoạt động mang tính thƣờng xuyên, liên tục và luôn luôn thích ứng với thay đổi nhanh chóng của đời sống xã hội. 1.2. Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện 1.2.1. Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện Theo Luật tổ chức chính quyền địa phƣơng 2015, cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện là cơ quan tham mƣu, giúp Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc về ngành, lĩnh vực ở địa phƣơng và thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn theo sự phân cấp, ủy quyền của cơ quan nhà nƣớc cấp trên. Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra về nghiệp vụ của cơ quan quản lý nhà nƣớc về ngành, lĩnh vực cấp trên (Điều 9). Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh quy định rõ các cơ quan chuyên môn đƣợc tổ chức thống nhất ở các quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, bao gồm: Phòng nội vụ, Phòng Tƣ pháp, Phòng Tài chính – Kế hoạch, Phòng Tài nguyên và Môi trƣờng, Phòng Lao động – Thƣơng binh và Xã hội, Phòng Văn hóa và Thông tin, Phòng Giáo dục và Đào tạo, Phòng Y tế, Thanh tra huyện, Văn phòng HĐND và UBND. 1.2.2.Tổ chứcVăn phòng Hộiđồng nhân dânvà Ủy ban nhân dân cấp huyện Về mặt lý thuyết, văn phòng là bộ phận tham mƣu, tổng hợp, giúp việc cho một cơ quan cụ thể, trên cơ sở đảm bảo phù hợp tính chất, mục đích hoạt động của cơ quan đó. Khi vận dụng lý thuyết này vào tổ chức và hoạt động của chính quyền địa phƣơng cấp huyện theo Luật Tổ chức HĐND và UBND
• 28. văn bản hƣớng dẫn đã lựa chọn mô hình Văn phòng HĐND và UBND là cơ quan chuyên môn giúp việc cho cả 2 cơ quan chính quyền cấp huyện là HĐND và UBND với mục tiêu hạn chế sự phình to của bộ máy; đồng thời mô hình này đƣợc xây dựng cũng một phần từ đánh giá tính chất tƣơng đồng trong hoạt động của HĐND và UBND là thực hiện chức năng hành pháp. Tuy nhiên, thực tế bộc lộ rõ mô hình tổ chức Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện nhiều bất cập cần đƣợc khắc phục, đặc biệt là khi tổ chức thực hiện Luật Tổ chức chính quyền địa phƣơng năm 2015. Theo quy định tại Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Chánh Văn phòng là ngƣời đứng đầu Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện, chịu trách nhiệm trƣớc UBND cấp huyện, Chủ tịch UBND cấp huyện và trƣớc pháp luật về thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện. Các Phó Chánh Văn phòng là cấp phó của ngƣời đứng đầu Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện, là ngƣời giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo một số mặt công tác và chịu trách nhiệm trƣớc Chánh Văn phòng về nhiệm vụ đƣợc phân công. Khi Chánh Văn phòng vắng mặt một Phó Chánh văn phòng đƣợc Chánh Văn phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của phòng. Số lƣợng Phó Chánh Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện không quá 03 ngƣời. Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thƣởng, kỷ luật, miễn nhiệm, cho từ chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng do Chủ tịch UBND cấp huyện quyết định theo quy định của pháp luật. Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện làm việc theo chế độ thủ trƣởng và theo Quy chế làm việc của UBND cấp huyện; bảo đảm nguyên tắc tập trung dân chủ; thực hiện chế độ thông tin, báo cáo của các cơ quan chuyên môn theo quy định.
• 29. căn cứ các quy định của pháp luật và phân công của UBND cấp huyện xây dựng Quy chế làm việc, chế độ thông tin báo cáo của cơ quan và chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện Quy chế đó. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trƣớc UBND, Chủ tịch UBND cấp huyện về việc thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan mình và các công việc đƣợc UBND, Chủ tịch UBND cấp huyện phân công hoặc ủy quyền; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí và chịu trách nhiệm khi để xảy ra tình trạng tham nhũng, lãng phí; gây thiệt hại trong tổ chức, đơn vị thuộc quyền quản lý của mình. Chánh Văn phòng có trách nhiệm báo cáo với UBND, Chủ tịch UBND cấp huyện và sở quản lý ngành, lĩnh vực về tổ chức, hoạt động của cơ quan mình; báo cáo công tác trƣớc HĐND và UBND cấp huyện khi đƣợc yêu cầu; phối hợp với ngƣời đứng đầu cơ quan chuyên môn, các tổ chức chính trị - xã hội cấp huyện giải quyết những vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình. Các bộ phận của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện bao gồm: Bộ phận tổng hợp, bộ phận hành chính – văn thƣ, bộ phận quản trị, kế toán – tài vụ, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Một là, bộ phận tổng hợp. Bộ phận này có nhiệm vụ nghiên cứu, xây dựng chƣơng trình công tác của UBND cấp huyện; tổng hợp, báo cáo định kỳ và đột xuất; đề xuất, dự thảo các đề án, văn bản hành chính giúp Thƣờng trực HĐND, UBND cấp huyện trong việc chỉ đạo các cấp, các ngành, các đơn vịtrên địa bàn quản lý thực hiện các nhiệm vụ kinh tế, văn hóa – xã hội, an ninh, quốc phòng theo chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện. Hai là, bộ phận hành chính – văn thư. Bộ phận này thực hiện các nhiệm vụ bao gồm: Đảm bảo công tác tiếp nhận văn bản đến và xử lý văn bản đi một cách chính xác, nhanh chóng, kịp thời, phục vụ đắc lực cho sự lãnh đạo, điều hành của Thƣờng trực HĐND, UBND và của Văn phòng; Kiểm tra chặt chẽ
• 30. dung văn bản của Thƣờng trực HĐND, UBND cấp huyện và Văn phòng trƣớc khi ban hành; quản lý và sử dụng các loại con dấu theo quy định; Soạn thảo, in ấn tài liệu, văn bản, giấy tờ của cơ quan; Thực hiện công tác lƣu trữ, các quy định về bí mật nhà nƣớc trong xây dựng, ban hành văn bản quản lý nhà nƣớc; Tham mƣu cho Chánh Văn phòng trong việc hƣớng dẫn, giúp đỡ về mặt nghiệp vụ hành chính – văn thƣ đối với Văn phòng của các cơ quan thuộc UBND cấp huyện và Văn phòng HĐND và UBND cấp xã. Ba là, bộ phận quản trị, kế toán – tài vụ. Bộ phận này thực hiện các nhiệm vụ sau:  Tổ chức quản lý toàn bộ cơ sở vật chất do cơ quan Văn phòng quản lý;  Thực hiện các thủ tục về xây dựng cơ bản, sửachữa nhỏ trong cơ quan; mua sắmcác phƣơngtiện, trang thiết bị, vật tƣ hàng hóa theo đúng quy định hiện hành;  Đảm bảo phục vụ tốt các hội nghị, cuộc họp và làm việc thƣờng xuyên cũngnhƣ độtxuất của Thƣờng trực HĐND huyện, UBND huyện, Văn phòng tại trụ sở làm việc của HĐND và UBND huyện;  Phốihợp vớiNhà khách Văn phòngđểtiếp đónphục vụcác cuộchộinghị và các đoàn khách đến làm việc với huyện;  Xây dựngvà chămsóc câycảnh, tổ chức thực hiện côngtác vệ sinh trong cơ quan đảm bảo sạch, đẹp;  Tổ chức thực hiện côngtác bảo vệ cơ quan;bố trí cán bộ, côngchức trực cơ quan trong các ngày Lễ, Tết theo quy định chung.  Lập các dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý và phải đảm bảo kinh phí phục vụcác hoạtđộngcủaThƣờngtrực HĐND, UBNDhuyệnvà củaVăn phòng; quảnlý chặtchẽcác nguồnkinhphí, chitiêu phảiđúngchếđộ quyđịnhvà hết sức tiết kiệm chi; thực hiện chế độ báo cáo quyết toán và kiểm kê tài sản theo đúng quy định;
• 31. theo dõitàisản, thu chi, xuất nhập hàng hóa vật tƣ theo đúng quy định của cơ quantài chính;xây dựng các định mức sử dụng vật tƣ hàng hóa đảm bảo phù hợp vớithực tế sử dụng, tránh để xảy ra lãng phí;  Có kế hoạch kinh phí hàng tháng, quý, năm để mua sắm trang thiết bị, tài sản, vật tƣ hàng hóa phục vụ yêu cầu công tác cơ quan;  Thực hiện chế độ thanhtoáncho các đơnvịbênngoàicơ quanvà cho cán bộ, côngchứcvớitinh thần nhanh nhất, tíchcựcnhấtnhƣngphảiđảm bảo nguyên tắc, chế độ quy định hiện hành;  Quản lý, theo dõi việc sử dụng các nguồn kinh phí đầu tƣ xây dựng cơ bản thuộc Văn phòng.  Quản lý đội xe và đảm bảo hoạt động tốt để phục vụ Lãnh đạo huyện và Văn phòng;  Xe phục vụ phải đúng theo quy định của Nhà nƣớc, thực hiện tiết kiệm xăng dầu và giữ gìn xe tốt, lái xe an toàn;  Mở sổ theo dõilý lịch của xe để có kế hoạch bảo dƣỡng, sửa chữa, thay thế phụ tùng cho xe nhằm có điều kiện phục vụ công tác kịp thời, không bị ách tắc;  Khi có công việc đột xuất của thƣờng trực HĐND, UBND trực tiếp điều hành xe đi công tác thì lái xe có trách nhiệm thông báo cho Chánh hoặc Phó Chánh Văn phòng biết trƣớc khi đi. Bốn là, bộ phận tiếp nhậnvà trả kết quả hồsơ hành chính. Bộ phậnnày có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng quản lý, theo dõi, kiểm tra các đơn vịthực hiện công tác cảicách thủ tục hành chính, áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000, cơ chế mộtcửa, mộtcửaliên thôngđúng quyđịnh và theo Quychếtổ chức vàhoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện.
• 32. phòng HĐND và UBND Bộ phận tổng hợp Bộ phận hành chính – văn thƣ Bộ phận quản trị, kế toán – tài vụ Bộ phận tiếp nhận và trả kết quảhồ sơ hành chính Hình1.1. SơđồtổchứcbộmáyVănphòngHĐNDvàUBNDcấphuyện 1.2.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện Theo quy định của Luật tổ chức chính quyền địa phƣơng 2015 về bộ máy giúp việc của chính quyền địa phƣơng thì Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện là cơ quan tham mƣu, giúp việc, phục vụ hoạt động của HĐND và UBND cấp huyện (khoản 3, Điều 127).  Về vị trí, chức năng Theo quy định tại Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện thực hiện chức năng tham mƣu tổng hợp cho HĐND và UBND về: Hoạt động của HĐND, UBND; tham mƣu cho Chủ tịch UBNDvề chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nƣớc ở địa phƣơng; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND; trực tiếp quản lý và chỉ đạo hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông; hƣớng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức trên tất cả các lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp huyện, chuyển hồ
• 33. cơ quan chuyên môn thuộc UBDN cấp huyện giải quyết và nhận kết quả để trả cho cá nhân, tổ chức (Điều 7).  Về nhiệm vụ, quyền hạn Từ các chức năng trên, có thể thấy, Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện phải thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn sau:  Xây dựng các chƣơng trình, kế hoạch công tác, báo cáo sơ kết, tổng kết, báo cáo kiểm điểm công tác chỉ đạo, điều hành của Thƣờng trực HĐND, UBND và Chủ tịch UBND cấp huyện. Giúp UBND cấp huyện tổ chức theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện, UBND các xã, phƣờng, thị trấn thực hiện chƣơng trình đó;  Giúp Thƣờng trực HĐND và UBND cấp huyện theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện, UBND các xã, phƣờng, thị trấn trong việc chuẩn bị các báo cáo, đề án (bao gồm dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, các dự án kinh tế - xã hội, quốc phòng, an ninh và các dự án khác) và tham gia ý kiến về nội dung trong quá trình soạn thảo các đề án đó để UBND cấp huyện xem xét quyết định;  Đảm bảo việc thu thập, cung cấp thông tin, xử lý thông tin đƣợc thƣờng xuyên, kịp thời, chính xác phục vụ cho công tác Thƣờng trực HĐND, UBND cấp huyện và chỉ đạo điều hành của UBND cấp huyện, Chủ tịch UBND cấp huyện và thực hiện chế độ thông tin báo cáo lên cơ quan Nhà nƣớc cấp trên theo quy định của pháp luật;  Phối hợp với Thanh tra cấp huyện giúp Thƣờng trực HĐND và UBND cấp huyện trong việc tổ chức tiếp nhận và giải quyết đơn thƣ khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật;  Chuẩn bị nội dung và phục vụ các phiên họp của HĐND và UBND cấp huyện; các cuộc họp và làm việc của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND cấp huyện với các cơ quan, đơn vị tổ chức và công dân;  Phối hợp với các cơ quan chức năng, phổ biến và tập huấn triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nƣớc cấp trên, của UBND
• 34. tịch UBND cấp huyện đến các ngành, các cấp và theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các ngành, các cấp trong huyện thực hiện những văn bản quy phạm pháp luật đó;  Quản lý về mặt hành chính bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính; áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000;  Quản lý, thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND và UBND cấp huyện đảm bảo đúng chủ trƣơng, đƣờng lối của Đảng và các quy định của pháp luật;  Quản lý con dấu của thƣờng trực HĐND và UBND cấp huyện, tổ chức quản lý công tác văn thƣ, lƣu trữ, hành chính của Thƣờng trực HĐND và UBND cấp huyện; thực hiện thống nhất chỉ đạo công tác tin học hóa quản lý hành chính nhà nƣớc đối với các phòng, ban và các xã, phƣờng, thị trấn thuộc phạm vi quản lý của cấp huyện;  Quản lý, tổ chức đội ngũ cán bộ công chức, kinh phí, tài sản, vật tƣ, hàng hóa đƣợc giao theo đúng quy định của Nhà nƣớc; đảm bảo các điều kiện về vật chất, kỹ thuật cho các hoạt động của Thƣờng trực HĐND, UBND cấp huyện;  Quản lý các hoạt động của Nhà khách và Hội trƣờng UBND cấp huyện;  Thực hiện những nhiệm vụ và lĩnh vực công tác khác đƣợc Thƣờng trực HĐND và UBND cấp huyện giao. 1.3. Chất lƣợng hoạt động của văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện 1.3.1. Khái niệm chất lượng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện Cho đếnnay, có nhiều quan điểm về khái niệm “chấtlƣợng” xuất phát từ nhữnggóc tiếp cậnkhác nhau,nhữngmụcđíchnghiêncứukhácnhau.Cụthể: Theo quan điểm triết học, chất lƣợng là tính xác định bản chất nào đó của sự vật, hiện tƣợng, tính chất mà nó khẳng định nó chính là cái đó chứ không phải là cái khác hoặc cũng nhờ nó mà nó tạo ra một sự khác biệt với
• 35. khác [57]. Chất lƣợng của khách thể không quy về những tính chất riêng biệt của nó mà gắn chặt với khách thể nhƣ một khối thống nhất bao trùm toàn bộ khách thể. Theo quan điểm này thì chất lƣợng đã mang trong nó một ý nghĩa hết sức trừu tƣợng, rất khó vận dụng một cách chính xác cho tất cả các lĩnh vực nghiên cứu vì nó gây nên nhiều cách giải thích khác nhau. Một quan điểm khác định nghĩa chất lƣợng nhƣ là một sự đạt một mức độ hoàn hảo mang tính chất tuyệt đối. Chất lƣợng là cái gắn liền với đặc tính hoàn hảo nhất, ở mức cao nhất [57 . Nhƣ vậy, theo nghĩa này thì chất lƣợng vẫn chƣa thoát khỏi sự trừu tƣợng của nó. Khái niệm này về chất lƣợng vẫn chƣa cho phép ta có thể định lƣợng đƣợc chất lƣợng. Một quan điểm thứ ba về chất lƣợng theo định nghĩa của W. A. Shemart, gắn liền với hoạt động sản xuất. Theo đó, “chất lƣợng sản phẩm trong sản xuất kinh doanh công nghiệp là một tập hợp những đặc tính của sản phẩm phản ánh giá trị sử dụng của nó” [57]. So với những khái niệm trƣớc đó về chất lƣợng thì ở khái niệm này. Shemart đã coi chất lƣợng nhƣ là một vấn đề cụ thể và có thể định lƣợng đƣợc. Theo quan điểm này thì chất lƣợng sản phẩm sẽ là một yếu tố nào đó tồn tại trông các đặc tính của sản phẩm và vì tồn tại trong các đặc tính của sản phẩm cho nên chất lƣợng sản phẩm cao cũng đồng nghĩa với việc phải xác lập cho các sản phẩm những đặc tính tốt hơn phản ánh một giá trị cao hơn cho sản phẩm. Do vậy, quan điểm về chất lƣợng này Của Shewart ở một mặt nào đó có một ý nghĩa nhất định nhƣng nhìn chung đây là một quan điểm đã tách rời chất lƣợng với ngƣời sử dụng hay thụ hƣởng kết quả của quá trình tạo ra chất lƣợng. Từ đó, các nhà sản xuất lại tiếp tục đƣa ra một quan điểm khác về chất lƣợng. Theo quan điểm này, chất lƣợng sản phẩm là sự đạt đƣợc và tuân thủ đúng những tiêu chuẩn, những yêu cầu về kinh tế và kỹ thuật đã đƣợc đặt ra từ trƣớc trong khâu thiết kế sản phẩm. Điều này đƣợc hiểu là chất lƣợng gắn
• 36. đề công nghệ và đề cao vai trò của công nghệ trong việc tạo ra sản phẩm với chất lƣợng cao. Quan điểm này cho rằng “chất lƣợng là một trình độ cao nhất mà một sản phẩm có đƣợc khi sản xuất” [57]. Từ điển tiếng Việt giải thích: “Chất lƣợng là cái tạo nên phẩm chất, giá trị của một sự vật, sự việc” [28, tr.48]. Theo Giáo sƣ Juran: “Chất lƣợng là sự phù hợp vớinhu cầu” [57]. Theo Giáo sƣ Crosby: “Chất lƣợng là sự phù hợp với các yêu cầu hay đặc tính nhất định” [57]. Theo Giáo sƣ Ishikawa: “Chất lƣợng là sự sự thoả mãn nhu cầu thị trƣờng với chi phí thấp nhất” [57]. Theo điều 3.1.1 của tiêu chuẩn ISO 9000:2005 định nghĩa chất lƣợng là: “mức độ đáp ứng các yêu cầu của một tập hợp có đặc tính vốn có” [57]. Từ các quan niệm trên về khái niệm “chất lƣợng”, có thể rút ra một số đặc điểm của khái niệm này nhƣ sau: Thứ nhất, chất lƣợng đƣợc đo bởi sự thỏa mãn nhu cầu. Nếu một sản phầm vì lý do nào đó mà không đƣợc nhu cầu chấp nhận thì phải bị coi là có chất lƣợng kém, cho dù trình độ công nghệ để chế tạo ra sản phẩm đó có thể rất hiện đại. Đây là một kết luận then chốt và là cơ sở để các nhà sản xuất, quản lý, kinh doanh định ra chính sách, chiến lƣợc kinh doanh của mình. Thứ hai, do chất lƣợng đƣợc đo bởi sự thỏa mãn nhu cầu, mà nhu cầu luôn luôn biến động nên chất lƣợng cũng luôn luôn biến động theo thời gian, không gian, điều kiện sử dụng. Thứ ba, khi đánh giá chất lƣợng của một đối tƣợng, cần xét đến mọi đặc tính của đối tƣợng có liên quan đến sự thỏa mãn những nhu cầu cụ thể. Các nhu cầu này không chỉ từ phía khách hàng mà còn từ các bên có liên quan, ví dụ nhƣ các yêu cầu mang tính pháp chế, nhu cầu của cộng đồng xã hội. Thứ tƣ, nhu cầu có thể đƣợc công bố rõ ràng dƣớidạng các quiđịnh, tiêu chuẩn nhƣng cũng có những nhu cầu không thể miêu tả rõ ràng, ngƣời sử
• 37. thể cảm nhận chúng, hoặc có khi chỉ phát hiện đƣợc trong chúng trong quá trình sử dụng. Thứ năm, chất lƣợng không phải chỉ là thuộc tính của sản phẩm, hàng hóa mà ta vẫn hiểu hàng ngày. Chất lƣợng có thể áp dụng cho một hệ thống, một quá trình. Các định nghĩa, quan niệm trên về khái niệm chất lƣợng đƣợc tiếp cận ở góc độ hẹp, thƣờng đƣợc ngầm hiểu là chất lƣợng sản phẩm, hàng hóa. Ở phạm vi rộng hơn, có thể hiểu “Chất lƣợng là khái niệm dùng để chỉ tổng thể các thuộc tính, phẩm chất gắn liền với các đặc tính cụ thể của một sự vật, sự việc, quá trình và phản ánh giá trị của sự vật, sự việc, quá trình đó”. Nhƣ vậy, chất lượng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện là tổng thể các thuộc tính, phẩm chất gắn liền với quá trình hoạt động và phản ánh toàn bộ các giá trị của quá trình hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện. 1.3.2. Tiêu chí đánh giá chất lượng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện Tiêu chí đánh giá chất lƣợng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện phụ thuộc vào việc phân loại, phƣơng pháp đánh giá chất lƣợng. Theo đó, có thể đánh giá chất lƣợng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện theo tiêu chí về sự tuân thủ các quy định về trình tự, thủ tục trong quá trình hoạt động và kết quả, hiệu quả công việc; đánh giá mức độ hoàn thành các chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng; đánh giá theo mức độ hoàn thành từng nội dung hoạt động cụ thể Mỗi phƣơng pháp đánh giá đều có những ƣu điểm và hạn chế nhất định và đƣợc lựa chọn đƣa vào sử dụng phụ thuộc vào chủ đích của từng nghiên cứu cụ thể. Luận văn này lựa chọn 4 tiêu chí đánh giá chất lƣợng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện căn cứ theo 5 hoạt động cơ bản nhất của Văn phòng là: 1- Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động lãnh đạo, quản lý; 2- Lập chƣơng
• 38. công tác, hoạt động của Văn phòng nói riêng, của UBND cấp huyện nói chung; 3- Tổ chức, phục vụ các cuộc họp, hội nghị; 4- Công tác văn thƣ, lƣu trữ và 5- Hiện đại hóa côngtác văn phòng. Theo đó, hình thành 5 tiêu chí cơ bản để đánh giá chất lƣợng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện nhƣ sau: 1.3.2.1. Hoạt động thu thập, xủ lý và cung cấp thông tin Vấn đề sử dụng thông tin trong quản lý, điều hành hiện nay đã trở thành một đòi hỏi thiết yếu của các tổ chức nói chung và văn phòng HĐND và UBND nói chung. Thông tin có vai trò quan trọng, giúp cho quá trình quản lý, điều hành đƣợc thông suốt, thống nhất. Trong quản lý hành chính nhà nƣớc thì thông tin là cơ sở, căn cứ đề các tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xây dựng, ban hành các văn bản, quyết định hành chính nhà nƣớc. Có nhiểu định nghĩa khác nhau về thông tin. Một cách chung nhất, có thể hiểu: Thông tin là những tin tức đƣợc tiếp nhận về một sự kiện, một vấn đề hay một tình hình của đời sống tự nhiên và xã hội. Thông tin trong quản lý là một tập hợp nhất định các thông báo khác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và môi trƣờng bên ngoài có liên quan, về những thay đổi lớncủa hệ thống quản lý và môi trƣờng xung quanh, nhằm phục vụ cho quá trình quản lý [52, tr. 30]. Về chế độ thông tin, báo cáo, Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện phải tổ chức quản lý, cập nhật thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của HĐND vàUBND, Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND cấp huyện. Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện có vị trí trung gian giữa các đầu mối, bộ phận, tổ chức trong và ngoài HĐND và UBND cấp huyện, vì vậy Văn phòng vừa phải thu nhận thông tin, vừa phải xử lý và truyền tải, cung cấp thông tin đến lãnh đạo HĐND và UBND, các phòng ban của HĐND và UBND đầy đủ, chính xác, kịp thời, nhanh chóng đề giải quyết các công việc, nhiệm vụ một cách khoa học, hợp lý, đạt hiệu lực, hiệu quả cao.
• 39. lập chương trình, kế hoạch công tác, hoạt động Bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào trong quá trình hoạt động cũng phải xây dựng cho mình các chƣơng trình, kế hoạch công tác, hoạt động một cách hợp lý, khoa học để đảm bảo sử dụng, phối hợp một cách tốt nhất các nguồn lực nhằm đạt đƣợc mục tiêu đã đề ra. Hiện nay có nhiều cách hiểu khác nhau về chƣơng trình, kế hoạch. Một cách chung nhất (theo nghĩa rộng), chƣơng trình, kế hoạch công tác là hình ảnh tƣơng lai của đơn vị sau một khoảng thời gian hoạt động nhất định. Ở phạm vi hẹp hơn, chƣơng trình, kế hoạch là sự định hình, dự báo mục tiêu, định hƣớng và phƣơng thức thực hiện các mục tiêu định hƣớng đó của cơ quan, tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định. Nhìn chung, kế hoạch có nội dung chi tiết, cụ thể gắn liền với các điều kiện bảo đảm thực hiện hơn chƣơng trình. Trên thực tế, trong nhiều trƣờng hợp, kế hoạch và chƣơng trình đƣợc hiểu đồng nhất [52, tr. 20]. Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện có trách nhiệm phải xây dựng chƣơng trình, kế hoạch công tác hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm của HĐND và UBND cấp huyện, qua đó đảm bảo cho hoạt động của HĐND, UBND đƣợc liên tục, thống nhất và tạo cơ sở để lãnh đạo HĐND và UBND chỉ đạo, điều hành công việc một cách chủ động, khoa học, hợp lý. Đồng thời, giúp cho lãnh đạo HĐND và UBND thuận lợi và dễ dàng trong kiểm tra, giám sát quá trình hoạt động, thực hiện công việc của toàn cơ quan, cũng nhƣ từng bộ phận, cá nhân cán bộ, công chức. 1.3.2.3. Hoạt động tổ chức, phục vụ các cuộc họp, hội nghị Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nƣớc, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trƣởng cơ quan hành chính nhà nƣớc trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan theo quy định của pháp luật.
• 40. và UBND cấp huyện có nhiệm vụ chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan chuẩn bị chƣơng trình, nội dung, phục vụ các cuộc họp của HĐND và UBND cấp huyện. Việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị là hoạt động quan trọng không thể thiếu và có ý nghĩa rất quan trọng trong điều hành tổ chức. Bên cạnh đó, việc tổ chức cuộc họp còn mang lại những lợi ích thiết thực trên các phƣơng diện sau đây:  Tạo ra sự phối hợp hành động trong công việc, nâng cao tinh thần tập thể và tạo ra năng suất lao động cao;  Phát huy sự tham gia rộng rãi vào các công việc của cơ quan, đơn vị;  Khai thác trí tuệ tập thể, tạo cơ hội cho mọi ngƣời đóng góp những ý kiến sáng tạo của bản thân để xây dựng tổ chức vững mạnh;  Phổ biến những tƣ tƣởng, quan điểm mới, bàn bạc, tháo gỡ những khó khăn; uốn nắn, sửa chữa những lệch lạc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ;  Trong nhiều trƣờng hợp, nếu cuộc họp đƣợc tổ chức tốt có thể đem lại những lợi íchkinh tế đáng kể [52, tr.148-149]. 1.3.2.4. Công tác văn thư, lưu trữ Những công việc nhƣ soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ, quản lý và sử dụng con dấu... đƣợc gọi chung là công tác văn thƣ. Công tác văn thƣ không thể thiếu đƣợc trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức. Các cơ quan nhà nƣớc, đặc biệt là cơ quan hành chính nhà nƣớc muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trƣơng, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tƣợng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Đặc biệt, đối với văn phòng nói chung, văn phòng HĐND và UBND cấp huyện nói riêng là các cơ quan trực
• 41. trực HĐND, UBND cấp huyện tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thƣ lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng. Công tác lƣu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nƣớc bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lƣu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Trongcác cơ quanhànhchínhnhà nƣớc ở nƣớc ta, công tác lƣu trữ đốivới các loại tài liệu, văn bản, giấy tờ thuộc thẩm quyền quản lý của chính quyền cấp huyện đƣợc giao cho Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện thực hiện. 1.3.2.5. Kết quả hiện đại hóa công tác văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin Với xu thế và tốc độ phát triển ngày càng nhanh của các mặt đời sống xã hội, các tiến bộ khoa học công nghệ thì nhu cầu hiện đại hóa công tác văn phòng, gắn với ứng dụng các thành tự khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin càng trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Đồng thời, hiện đại hóa công tác văn phòng còn góp phần quan trọng trong việc hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, hạn chế việc lãng phí thời gian, công sức, chi phí quản lý, điều hành; giúp cho các nhà quản lý thoát khỏi các công việc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện để cán bộ, công chức phát huy tính sáng tạo, chủ động trong công việc. Nội dung hiện đại hóa công tác văn phòng bao gồm: Tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ; Từng bƣớc công nghệ hóa công tác văn phòng; Trang bị các trang thiết bị văn phòng tiên tiến, hiện đại, phù hợp; Cải thiện, nâng cao kỹ thuật nghiệp vụ hành chính.
• 42. tố ảnhhưởng đến chất lượng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện Thứ nhất, các yếu tố từ bên ngoài Một là, trình độ phát triển kinh tế - xã hội. Theo đó, trình độ phát triển kinh tế - xã hội càng cao thì tính chất và mức độ phức tạp trong hoạt động quản lý càng lớn, đòi hỏi phải có những thích ứng liên tục trong quá trình tổ chức, vận hành bộ máy nhà nƣớc trong phạm vi quốc gia lẫn phạm vi địa phƣơng, trong đó bao gồm bộ máy chính quyền cấp huyện. Tuy nhiên, sự phát triển kinh tế - xã hội cũng đem lại thuận lợi về mặt trang bị các phƣơng tiện vật chất, kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của cơ quan nhà nƣớc nói chung, Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện nói riêng một cách trực tiếp hoặc gián tiếp. Hai là, chế độ chính trị và môi trƣờng thể chế trong nƣớc. Đây là yếu tố ảnh hƣởng trực tiếp và quyết định đốivới hoạt động của bộ máy nhà nƣớc nói chung, của chính quyền cấp huyện, Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện nói riêng. Trong một quốc gia có chế độ chính trị ổn định thì hệ quả tất yếu là việc tổ chức và hoạt động của các cơ quan, đơn vị, tổ chức đƣợc đảm bảo, đặc biệt là tính thƣờng xuyên, liên tục và ổn định trong hoạt động quản lý nhà nƣớc. Ngƣợc lại, nếu chế độ chính trị có tính chất bất ổn, có sự biến động lớn, tần suất dày thì đồng thời cũng tạo nên tính mất ổn định trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nƣớc, trong đó có văn phòng HĐND và UBND cấp huyện. Bên cạnh đó, thể chế hay luật pháp cũng có tác động rất lớn đến hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện bởi hoạt động của cơ quan này chỉ có thể thực hiện đƣợc dựa trên các quy định mang tính pháp lý do các cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền ban hành. Nếu môi trƣờng thể chế lành mạnh, hoạt động của Văn phòng sẽ diễn ra một cách thuận lợi; ngƣợc lại, nếu
• 43. chế yếu kém, có nhiều kẽ hở thì hoạt động của Văn phòng dễ bị sai lệch so với các mục tiêu định hƣớng ban đầu. Ba là, các yếu tố về văn hóa, phong tục, tập quán của địa phƣơng. Yếu tố văn hóa, phong tục, tập quán luôn gắn liền với một phạm vi không gian xã hội nhất định, là nơi mà các cá nhân, cộng đồng ngƣời tổ chức các hoạt động sống, lao động, giao lƣu, trao đổi các kiến thức, kinh nghiệm, lối sống, phong tục, tập quán, lễ nghi, tín ngƣỡng, tôn giáo... Những yếu tố này sẽ ảnh hƣởng trực tiếp đến mọi cá nhân, tổ chức trong phạm vi không gian đó, từ đó hình thành nên văn hóa đặc trƣng của địa phƣơng đó, ảnh hƣởng vào môi trƣờng văn hóa công sở ở địa phƣơng đó. Cho nên, mặc dù có những đặc điểm chung của văn hóa công sở nhƣng mỗi công sở ở mỗi địa phƣơng lại có những nét đặc thù riêng ví dụ kiến trúc, bài trí các trang thiết bị. Xa hơn là ảnh hƣớng đến cách thức, phƣơng pháp quản lý, văn hóa giao tiếp, phong cách làm việc... Bốn là, cơ sở hạ tầng kỹ thuật, khoa học công nghệ. Đây là những yếu tố mang tính vật chất tác động đến hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện nói riêng, tác động đến toàn bộ đời sống vật chất và tinh thần của xã hội, của cộng đồng nói chung. Ở những địa phƣơng có hệ thống cơ sở hạ tầng kỹ thuật và khoa học công nghệ phát triển thì nhìn chung mọi hoạt động đều có tính thuận lợi, đƣợc hỗ trợ trực tiếp nhờ các tiện nghi vật chất. Ngƣợc lại, ở những địa phƣơng có hệ thống hạ tầng kém phát triển, không có khả năng áp dụng, triển khai các thành tựu khoa học công nghệ thì hoạt động thƣờng chậm chạp, kém hiệu quả. Thứhai, các yếu tố bên trong Một là, nguyên tắc, cơ cấu tổ chức của cơ quan, của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện. Trong một cơ quan có càng nhiều phòng, ban, nhiều bộ phận thì tính chất công việc càng phức tạp hoặc do các mảng chức năng, nhiệm vụ chƣa đƣợc phân định, phân công một cách khoa học, bài bản. Xét cả về mặt lý luận lẫn thực tiễn đều cho thấy, trong bất kỳ cơ quan, đơn vị, tổ chức nào có cơ cấu tổ chức hợp lý, thống nhất, có nguyên tắc và cơ
• 44. khoa học, rõ ràng thì sẽ tạo nên sự vận hành đồng bộ, hài hòa, cân bằng giữa các bộ phận, đem lại hiệu quả cao trong công việc và ngƣợc lại. Do đó, để thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng HĐND và UBND nói chung, Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện nói riêng cần cơ cấu tổ chức văn phòng hợp lý theo hƣớng tinh gọn, bảo đảm đủ ngƣời, đủ việc, đúng ngƣời đúng việc, đúng chuyên môn, nghiệp vụ, năng lực, sở trƣờng của từng ngƣời. Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện nếu đƣợc tổ chức khoa học, hợp lý, có cơ chế vận hành phù hợp sẽ làm cho quá trình thông tin diễn ra hiệu quả, nhanh chóng, chính xác, kịp thời; đồng thời, các nguồn lực phục vụ cho hoạt độngtham mƣu, cũng nhƣ hoạt động điều hành, quản lý có thể đƣợc huy động, sử dụng một cách hiệu quả khi vận dụng các phƣơng pháp tác động, vận hành, bố trí, sắp xếp khoa học. Hai là, năng lực của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, ngƣời lao động của Văn phòng. Đây là yếu tố cực kỳ quan trọng, quyết định phần lớn thành công trong hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức, bao gồm Văn phòng bởi suy cho đến cùng, con ngƣời là chủ thể của mọi hoạt động có mục đích. Cán bộ, công chức văn phòng vừa phải đáp ứng đƣợc các tiêu chuẩn chung về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, đạo đức công vụ, sức khỏe, đồng thời còn phải có thêm tinh thần, thái độ làm việc hăng hái, năng động, có óc tổ chức, quản lý, bao quát công việc, có khả năng quan sát, đánh giá, xử lý các tình huống trong thời gian ngắn, chịu đƣợc áp lực công việc lớn, có khả năng vận động, thuyết phục mọi ngƣời trong thực thi công vụ, nhiệm vụ. Bên cạnh đó, hoạt động của Văn phòng cũng đòi hỏi khả năng phối hợp hành động giữa các cá nhân trong tổ chức nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng. Ba là, Quy chế hoạt động của Văn phòng. Đây là yếu tố mang tính chất pháp lý, đóng vai trò là thể chế trong nội bộ Văn phòng mà nếu thiếu nó sẽ khó hoặc không có khả năng tiến hành đƣợc các hoạt động của Văn phòng. Quy chế hoạt động của Văn phòng bao gồm các quy định có tính chất bắt
• 45. chế này, cùng với hệ thống thể chế hành chính nhà nƣớc tạo nên sự ràng buộc các bộ phận và các cá nhân trong Văn phòng với nhau trong việc hƣớng đến thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Bên cạnh đó, quy chế hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND còn bao gồm các quy định, quy trình, thủ tục đảm bảo thực hiện các nội dung hoạt động của Văn phòng nhƣ quy chế làm việc của UBND, quy chế thực hiện công tác văn thƣ, lƣu trữ, quy chế quản lý tài sản công Bốn là, cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của Văn phòng. Đây là yếu tố vật chất, ảnh hƣởng đến năng suất, chất lƣợng lao động trong Văn phòng. Muốn đảm bảo chất lƣợng, hiệu quả hoạt động của các cơ quan cũng nhƣ của Văn phòng thì không thể thiếu các trang thiết bị hỗ trợ cho đội ngũ cán bộ, công chức làm việc. Tiểu kết chƣơng 1 Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện là một cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện, có vị trí, vai trò hết sức quan trọng, gắn với các chức năng cơ bản của mình góp phần rất lớn trong việc tạo nên chất lƣợng, hiệu quả hoạt động quản lý, điều hành. Văn phòng HĐND và UBND mang những nét chung của văn phòng, đồng thời cũng còn có những đặc trƣng riêng gắn với yếu tố quyền lực nhà nƣớc, đặc thù của hoạt động hành chính nhà nƣớc với tính chất đa dạng, phức tạp và luôn luôn phải có khả năng thích ứng với quá trình thay đổi liên tục. Việc nghiên cứu các vấn đề lý luận về chất lƣợng hoạt động của văn phòng nói chung, chất lƣợng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện nói riêng có ý nghĩa rất lớn trong việc thiết lập nền tảng để tham chiếu, đánh giá thực tiễn hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện ở từng địa phƣơng cụ thể. Từ đó, có cơ sở tiếp tục nâng cao hiệu quả, chất lƣợng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện ở nƣớc ta.
• 46. CHẤT LƢỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN BẮC TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 2.1. Khái quát về văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm 2.1.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận BắcTừLiêm 2.1.1.1. Vị trí, chức năng Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm là cơ quan chuyên môn thuộc UBND Quận, có chức năng tham mƣu tổng hợp cho HĐND và UBND về hoạt động của HĐND, UBND; tham mƣu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nƣớc ở địa phƣơng; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động HĐND và UBND. Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm có tƣ cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND quận Bắc Từ Liêm, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hƣớng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng UBND thành phố Hà Nội. 2.1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn Thứ nhất, đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của UBND Một là, trình UBND Quận chƣơng trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND Quận. Đôn đốc, kiểm tra các phòng, ban chuyên môn, UBND các phƣờng việc thực hiện chƣơng trình, kế hoạch công tác của UBND và Chủ tịch UBND Quận sau khi đƣợc phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng chuyên môn, UBND phƣờng theo quy định của pháp luật;
• 47. thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của UBND và Chủ tịch UBND Quận theo quy định của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất đƣợc giao theo quy định của pháp luật; Ba là, trình UBND Quận quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chƣơng trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND và UBND Quận; Bốn là, chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ tịch UBND Quận; theo dõi, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, UBND các phƣờng soạn thảo, chuẩn bị các đề án đƣợc phân công phụ trách; Năm là, có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các phòng, ban chuyên môn, UBND phƣờng trƣớc khi trình UBND và Chủ tịch UBND Quận xem xét, quyết định; Sáu là, giúp UBND và Chủ tịch UBND Quận giữ mối quan hệ phối hợp công tác với Quận uỷ, Thƣờng trực Quận ủy, Thƣờng trực HĐND, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Quận, các đoàn thể nhân dân thuộc Quận và các cơ quan, tổ chức của Trung ƣơng, của thành phố Hà Nội đóng trên địa bàn Quận; Bảy là, tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND Quận; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nƣớc cấp trên có liên quan. Giúp UBND Quận phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó tại các phòng chuyên môn, UBND phƣờng; Tám là, quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND, Chủ tịch UBND Quận; công tác công văn, giấy tờ, văn thƣ, hành chính, lƣu trữ, tin học hoá hành chính nhà nƣớc của UBND Quận; Chín là, trình UBND Quận chƣơng trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cải cách hành chính nhà nƣớc thuộc phạm vi của Văn phòng HĐND và UBND Quận;

Khái niệm về văn phòng là gì?

Định nghĩa truyền thống Hay văn phòng là một phòng làm việc cụ thể, là trụ sở làm việc của doanh nghiệp là địa điểm giao tiếp trong và ngoài doanh nghiệp, là nơi làm việc giấy tờ, làm công việc hành chính, nơi giao dịch các loại giấy tờ.

Công tác văn phòng là gì?

Công tác văn phòng là công tác quan trọng không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơ quan. Trong các cơ quan nhà nước văn phòng là đơn vị tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra các quyết định quản lý, điều hành của lãnh đạo.

Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng là gì?

Văn phòng có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc Sở chỉ đạo điều hành và quản lý hoạt động của ngành; tổ chức thực hiện công tác hành chính, quản trị, văn thư - lưu trữ; tin học; làm đầu mối trong các quan hệ đối nội, đối ngoại và tổ chức các hoạt động phục vụ cho sự chỉ đạo, điều hành của Giám đốc Sở.

Nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của văn phòng là gì?

Văn phòng có nhiệm vụ quan trọng hàng đầu là xây dựng chương trình công tác hàng năm, 6 tháng, hàng quý, hàng tháng và lịch làm việc hàng tuần của cơ quan, đơn vị. Văn phòng phải thường xuyên đôn đốc, theo dõi việc thực hiện chương trình.