Agenda sự kiện là gì
Thường thấy khi chúng ta đọc báo, hay xem chương trình truyền hình hoặc đơn giản là trong những công việc cũng thường xuyên thấy mọi người nhắc đến thuật ngữ agenda. Vậy agenda là gì? Show
Agenda là gì?Agenda khi sử dụng từ điển Anh – Việt, thì nó được hiểu là việc phải làm, là chương trình nghị sự, nhật ký công tác, cũng như kế hoạch làm việc và các chương trình làm việc của các doanh nghiệp. Dễ hiểu hơn thì các bạn có thể hiểu Agenda (chương trình nghị sự) là một thuật ngữ thường được sử dụng phổ biến chính là lĩnh vực kinh tế, cụ thể là những vấn đề phát sinh cần phải giải quyết ngay trong cuộc họp hoặc hội nghị. Dưới đây là ví dụ khi bạn sử dụng thuật ngữ agenda đi kèm với các từ khác, giúp các bạn có thể hiểu rõ hơn:
Và vô kể những cụm từ khác khi đi kèm agenda thì sễ có ý nghĩa khác nhau. Tuy nhiên chúng ta sẽ đi tùy từng hoàn cảnh cụ thể để dùng từ phù hợp nhất. Cách tạo agenda hiệu quả
Sự khác nhau giữa agenda và một số thuật ngữ khác là gì ?Agenda nghĩa là Kế hoạch làm việc/Chương trình làm việc tại một buổi họp. Ví dụ: What the first item on the agenda? (Vấn đề đầu tiên trong chương trình nghị sự là gì?). Có khá nhiều từ đồng nghĩa với Agenda. Một số từ đồng nghĩa có thể dẫn tới nhầm lẫn, tham khảo cách phân biệt dưới đây để sử dụng cho đúng ngữ cảnh bạn nhé:
Bên cạnh đó còn có một số từ đồng nghĩa với agenda có thể kể đến như: plan (kế hoạch), outline (đề cương), program (chương trình), schema (lược đồ), calendar (lịch), memo (ghi chú), itinerary (hành trình)…. Tùy vào các trường hợp, ngữ cảnh mà sẽ có cách sử dụng hợp lý. Cách tạo một Agenda chuyên nghiệp là gì?Trước khi tổ chức một chương trình, sự kiện hay cuộc họp, bạn cần phải có sự chuẩn bị agenda một cách cẩn thận để đảm bảo mọi thứ sẽ diễn ra suôn sẻ. Một số việc cần làm để sự chuẩn bị chỉn chu nhất có thể được đề cập dưới đây: Bước 1: Đặt tiêu đề cho AgendaTiêu đề của bản Agenda là gì?, đây có thể nói là một phần quan trọng. Nhưng không vì thế bạn nặng nề đặt tên sao cho hoa mỹ. Thực chất, Agenda chương trình chỉ cần được sáng tạo ngắn gọn, súc tích. Ví dụ, bạn có thể đặt: “Meeting Agenda” hay “Eviroment Agenda”,…. Hoặc bạn dùng cách mô tả khái quát về nội dung biên bản cuộc họp để đặt tiêu đề. Cụ thể như: “2019 Community support group summit Agenda”. Lưu ý khi viết phần này, quý độc giả nên tạo tiêu đề với một font chữ dễ đọc, rõ ràng. Đồng thời, kích thước sẽ lớn hơn một chút so với những nội dung còn lại trong văn bản. Bước 2: Nghiên cứu thông tin trước khi viếtĐể kịch bản chương trình thực sự ý nghĩa, chỉn chu, có nội dung phù hợp ngữ cảnh thì nhất định không thể thiếu bước nghiên cứu thông tin. Càng nắm rõ thông tin về sự kiện, kịch bản sẽ càng truyền đạt đúng ý nghĩa, mục đích của chương trình. Điều này giúp chương trình diễn ra thành công, tốt đẹp. Để xác định được nội dung trong kịch bản sẽ có gì, bạn cần trả lời được các câu hỏi sau:
Hãy xác định rõ cho những việc làm cần thiết trước khi chương trình diễn ra, nó thể hiện một thái độ nghiêm túc cũng như sự chuyên nghiệp của agenda.
Bước 3: Lựa chọn kịch bản theo mục đích sử dụngDựa vào mục đích mà ta sẽ lựa chọn kịch bản agenda chủ yếu như sau: Theo chương trìnhMỗi loại hình chương trình sẽ có tính chất và mục đích khác nhau. Ví dụ chương trình họp báo ra mắt sản phẩm sẽ khác với lễ ra quân khởi động chiến dịch kinh doanh. Sự kiên khai trương với hội nghị tri ân khách hàng cũng không giống nhau. Kể cả sự kiện kỷ niệm 5 năm, 10 năm, 20 năm cũng sẽ khác nhau. Theo mục đích sử dụngBên cạnh phân loại theo loại hình chương trình, mục đích sử dụng cũng dùng để phân loại agenda cụ thể như sau:
Khi đã lựa chọn được kịch bản phù hợp thì bạn cần dành ra từ 1 đến 4 câu để đề cập đến mục đích một cách ngắn gọn. Đồng thời bạn có thể biến tấu với định dạng chữ in đậm hoặc gạch chân. Nó sẽ làm cho bất kỳ ai khi vừa nhìn vào cũng thấy rõ được mục tiêu hay mục đích. Một lưu ý trong phần này là tuyệt đối không viết lan man, bạn cần phải đi thẳng vào trọng tâm vấn đề. Bước 4: Viết lịch trình cuộc họpBản chất của mỗi cuộc họp thường diễn ra trong thời gian dài vì có nhiều vấn đề cần phải thảo luận. Chính vì vậy, vai trò của Agenda vô cùng quan trọng giúp tránh những sai sót. Cũng như những phần trên, bạn nên cách một dòng trước khi viết nội dung này. Thêm nữa, từng đoạn nên được viết trên một dòng riêng.
Bước 5: Dành thời gian cho phần hỏi và giải đáp vướng mắcĐối với phần hỏi đáp, có lẽ các bạn nên linh động dựa theo tình hình hoặc khoảng thời gian còn lại. Trường hợp còn nhiều đoạn trống hãy để mọi người đặt câu hỏi liên quan đến chủ đề thảo luận. Mục đích nhằm giải đáp hết những vướng mắc của cuộc họp. Ngược lại, nếu không còn nhiều thời gian, bạn có thể hạn chế lại số lượng câu hỏi. Tuy nhiên, không vì vậy cách xử lý luôn cứng nhắc, tốt nhất nên xem xét mức độ quan trọng của từng cuộc họp. Bước 6: Rà soát lỗi trước khi phân phát AgendaCho dù bạn đã thạo việc tạo lập Agenda là gì nhiều năm, cũng nên dành thời gian kiểm tra lại nó. Mục đích để rà soát một lượt những nội dung được trình bày còn mắc lỗi nào không. Điều này vừa thể hiện sự chuyên nghiệp, còn thể hiện được sự tôn trọng đối với người đọc. Và đặc biệt, trong cuộc họp sự sai sót không được diễn ra.
Một agenda đạt chuẩn thì cần những gì?Một vấn bản agenda đẹp mắt sẽ tạo thiện cảm với người đọc. Họ sẽ cảm nhận và đánh giá tính chuyên nghiệp, sự trau chuốt, tỉ mỉ của bạn trong khâu chuẩn bị. Thêm vào đó, người đọc cũng sẽ dễ dàng tiếp thu những thông tin quan trọng nhằm có sự thu xếp, chuẩn bị tốt cho cuộc họp. Tham khảo một số tiêu chí để đánh giá bản agendaDưới đây là một số tiêu chí để đánh giá một văn bản agenda là gì chuẩn và đẹp: Tiêu đề ấn tượngTiêu đề thường sẽ được đặt trên cùng, ngắn gọn, súc tích và bao quát. Chẳng hạn như meeting agenda, hidden agenda, HR’ meeting agenda,…hay bạn cũng có thể mô tả chi tiết hơn về nội dung và mục đích cuộc họp. Về cách thức trình bày bạn nên lựa chọn font chữ dễ học, đẹp mắt và size chữ lớn hơn các đề mục còn lại để người đọc dễ phân biệt. Một lời khuyên hữu ích dành cho bạn là nên phối hợp hài hòa giữa màu chữ, font chữ và logo công ty. Tránh làm rối mắt và gây khó chịu cho người xem. Bên cạnh đó cách in đậm, tô màu các ô trong bảng cũng cần tuân thủ quy tắc nhất định để mẫu agenda trông chuyên nghiệp, dễ đọc và thu hút hơn. Thông tin chi tiết, rõ ràngPhần thông tin này được trình bày ngay dưới tiêu đề của chương trình nghị sự. Nêu rõ ngày, tháng, năm và thời gian cuộc họp sẽ diễn ra. Địa điểm cũng cần cụ thể, không nên để tên công ty chung chung nào đó . Chẳng hạn như phải là: phòng số 3, lầu 7, tòa nhà A,…. Nội dung chương trình cụ thểNhững nội dung sẽ được chia một cách cụ thể và sắp xếp theo trình tự thời gian diễn ra. Những đề mục quan trọng sẽ được sắp xếp ở những vị trí ưu tiên, nhằm đảm bảo những đề mục cần giải quyết sẽ được thông qua trong cuộc họp. Vì thông thường một cuộc họp sẽ khá dài, mọi người sẽ không còn giữ được sự tập trung như ban đầu. Bạn cũng có thể thêm một cột điền tên ai sẽ là người phụ trách công việc nào. Điều này cũng giúp gia tăng trách nhiệm của mỗi người với phần công việc được giao, đảm bảo chương trình diễn ra thành công tốt đẹp. Lưu ý ước tính thời gian thực tế cho mỗi đề mục. Ví như thời gian giới thiệu, trình bày vấn đề, giải đáp thắc mắc…Nhằm giúp người chủ trì buổi họp và cả những người tham gia có thể phân bổ thời gian hợp lý cho mỗi chủ đề được thảo luận trong cuộc họp. 5 lưu ý để thực hiện một Agenda hiệu quả là gì?
Hi vọng bài viết trên sẽ giúp bạn nắm rõ khái niệm bản chất agenda là gì? để có thể áp dụng nó vào công việc và cuộc sống của mình. |