Biên bản hủy hóa đơn giá trị gia tăng năm 2024

Biên bản hủy hóa đơn là một phần không thể thiếu trong bộ hồ sơ hủy hóa đơn của doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

Khi nào doanh nghiệp phải hủy hóa đơn?

Theo khoản 2 Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC, có 03 trường hợp hủy hóa đơn bao gồm:

- Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa (hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn);

- Tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn.

Thời hạn hủy hóa đơn trong trường hợp này chậm nhất là ba mươi 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.

Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), tổ chức, hộ, cá nhân phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là mười 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.

- Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.

Thông tư này cũng quy định, các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.

Lưu ý: Những trường hợp sau đây, kế toán không tiến hành hủy hóa đơn mà thực hiện như hướng dẫn dưới đây

- Các hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng trong các vụ án thì không hủy;

- Các hóa đơn GTGT viết sai nhưng chưa kê khai thì kế toán chỉ cần lập biên bản thu hồi;

- Các hóa đơn GTGT viết sai và đã kê khai, kế toàn cần tiến hành lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai, đồng thời xuất hóa đơn điều chỉnh.

Mẫu Biên bản hủy hóa đơn không sử dụng hoặc in thừa (Ảnh minh họa)

Mẫu Biên bản hủy hóa đơn chuẩn và mới nhất

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN HỦY HÓA ĐƠN

Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP về hóa đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.

Hôm nay, ngày … /…/… chúng tôi gồm có:

Ông: …………….. – Giám đốc Công ty………………..

Bà: ……………... – Kế toán trưởng

Bà: ……………… – Nhân viên kinh doanh

Chúng tôi cùng tiến hành lập bên bản về việc huỷ hoá đơn GTGT như sau:

Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy:

1. Tên hóa đơn cần hủy:………………..

2. Ký hiệu mẫu số hóa đơn:………….

3. Ký hiệu hóa đơn:……………

4. Số lượng hóa đơn cần hủy: Từ số ……. Đến số………..

5. Hình thức hủy: (Cắt góc, cắt vụn, đốt bỏ)

Chúng tôi lập biên bản này xác nhận việc hủy hóa đơn với những nội dung trên đã được thực hiện vào lúc …. giờ, ngày …. tháng …. . năm …..

Biên bản đã được đọc lại cho mọi người cùng nghe và thống nhất ký xác nhận.

Giám đốc

Kế toán trưởng

Nhân viên kinh doanh

Biên bản hủy hóa đơn trên phần mềm kế toán

Để kế toán dễ dàng hơn trong việc lập biên bản hủy hóa đơn, hiện nay, nhiều phần mềm kế toán đã tích hợp cả biên bản này trên phần mềm.

Lúc này, doanh nghiệp chỉ cần chọn và điền thông tin cần thiết, phần mềm sẽ tự động lập biên bản, cho phép người bán: ký số và gửi biên bản này tới khách hàng để khách hoàn thành nốt thủ tục xác nhận và ký số.

Thủ tục hủy hóa đơn mới nhất

Đối với hóa đơn của tổ chức (doanh nghiệp, hợp tác xã) hay hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, thủ tục hủy hóa đơn được tiến hành qua các bước sau:

Bước 1: Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.

Bước 2: Tổ chức kinh doanh phải thành lập Hội đồng hủy hóa đơn (các hộ, cá nhân kinh doanh khi hủy hóa đơn sẽ không không phải thành lập Hội đồng khi hủy hóa đơn).

Bước 3: Ký biên bản hủy hóa đơn.

Hồ sơ hủy hóa đơn gồm các giấy tờ sau:

- Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;

- Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết các nội dung sau:

+ Tên hóa đơn

+ Ký hiệu mẫu số hóa đơn

+ Ký hiệu hóa đơn

+ Số lượng hóa đơn hủy (từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục).

Bạn đang tìm kiếm mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử mới nhất ? . Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123 . Cùng Giải pháp số Hà Nội tìm hiểu nhé !

Dựa vào Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, để giải thích về việc hủy hóa đơn, ta có các định nghĩa như sau:

• Hóa đơn: Đây là một tài liệu kế toán được tạo ra bởi tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ để ghi nhận thông tin về giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Hóa đơn có thể được tạo thành dưới hai dạng chính, đó là hóa đơn điện tử và hóa đơn được in bởi cơ quan thuế.
• Hóa đơn điện tử: Đây là loại hóa đơn được tạo thành dưới dạng dữ liệu điện tử và có thể có hoặc không có mã của cơ quan thuế. Hóa đơn này được tạo ra bởi tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ bằng cách sử dụng các phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin giao dịch theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế. Thậm chí, nó có thể bao gồm cả trường hợp mà hóa đơn được tạo ra từ máy tính tiền có kết nối để chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế.
• Hủy hóa đơn: Hành động này đề cập đến việc làm cho hóa đơn hoặc chứng từ không còn giá trị sử dụng. Điều này có nghĩa là sau khi hủy, hóa đơn đó không thể sử dụng để chứng minh giao dịch nữa và được coi như không còn hiệu lực. Trong trường hợp của hóa đơn điện tử, việc hủy hóa đơn điện tử làm cho hóa đơn đó không thể sử dụng, bất kể có mã của cơ quan thuế hay không.

Khi nào cần lập biên bản hủy hóa đơn điện tử

Dựa trên Điều 7 của Thông tư 78/2021/TT-BTC, đề cập đến việc xử lý hóa đơn điện tử và bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế khi xảy ra sai sót trong một số trường hợp cụ thể như sau:

• Trong trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, và sau đó có sự phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ theo quy định tại Điều 9, Khoản 2 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, người bán phải thực hiện việc hủy hóa đơn điện tử đã được lập và thông báo về việc hủy hóa đơn tới cơ quan thuế dựa trên Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA được công bố kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;
• Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã tiến hành điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điểm b, Khoản 2 của Điều 19 trong Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, và sau đó lại phát hiện rằng hóa đơn vẫn tiếp tục chứa sai sót, người bán phải tiếp tục thực hiện các biện pháp xử lý như đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;
• Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT tại Phụ lục IB của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, người bán phải thông báo cho cơ quan thuế về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Trong thông báo này, phải rõ ràng ghi lại căn cứ kiểm tra là thông báo Mẫu số 01/TB-RSĐT của cơ quan thuế, bao gồm thông tin về số và ngày thông báo.

Vậy, biên bản hủy hóa đơn điện tử được lập khi xảy ra các trường hợp sau đây:

• Người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ và sau đó có sự phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ;
• Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập chứa sai sót về các thông tin quan trọng như: mã số thuế; số tiền ghi trên hóa đơn không chính xác, sai sót về thuế suất, số tiền thuế, hoặc thông tin về hàng hóa không tuân thủ quy cách hoặc chất lượng được quy định.

Hủy hóa đơn khác tiêu hủy hóa đơn như thế nào ?

Hiện nay, nhiều người thường nhầm lẫn giữa hai khái niệm “hủy hóa đơn” và “tiêu hủy hóa đơn.” Dưới đây là một số thông tin giúp bạn đọc phân biệt rõ ràng giữa hai thao tác này:

1. Tiêu hủy hóa đơn:
   • Tiêu hủy hóa đơn là quá trình làm cho hóa đơn biến mất hoàn toàn, không còn tồn tại trên hệ thống thông tin và không thể truy cập hoặc tham chiếu thông tin của hóa đơn đó nữa.
   • Thao tác tiêu hủy hóa đơn chỉ diễn ra khi và chỉ khi hóa đơn đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của kế toán.
2. Hủy hóa đơn:
   • Hủy hóa đơn là quá trình làm cho hóa đơn điện tử trở nên không còn giá trị sử dụng nữa, nhưng hóa đơn vẫn tồn tại trên hệ thống thông tin và có thể được rà soát, tra cứu.
   • Thao tác hủy hóa đơn có thể được thực hiện nhiều lần, cho phép sửa chữa hoặc điều chỉnh thông tin trên hóa đơn điện tử mà không cần phải tiêu hủy nó hoàn toàn.

Tóm lại, tiêu hủy hóa đơn là quá trình loại bỏ hóa đơn một cách hoàn toàn và vĩnh viễn, trong khi hủy hóa đơn là việc đánh dấu hóa đơn điện tử là không còn giá trị sử dụng, nhưng vẫn giữ lại thông tin trên hệ thống để theo dõi và kiểm tra sau này.

Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử mới nhất theo Thông tư 78 và Nghị định 123

Dưới đây là mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử mới nhất bạn có thể tham khảo :

BIÊN BẢN HỦY HÓA ĐƠN

Số …./BBHHĐ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—oOo—

Hôm nay, tại địa điểm: ……………………………………, ngày …… tháng …… năm 20…., chúng tôi, gồm có:

BÊN MUA (đại diện bên A):

• CÔNG TY ……….
• Địa chỉ: ……………………………………
• Mã số thuế: ……
• Người đại diện: …………………….. Chức vụ: …………….

BÊN BÁN (đại diện bên B):

• CÔNG TY ……….
• Địa chỉ: ……………………………………
• Mã số thuế: ……
• Người đại diện: …………………….. Chức vụ: …………….

Chúng tôi đã thỏa thuận, đồng tình và cùng tiến hành lập biên bản về việc xin hủy hóa đơn GTGT như sau:

1. Hóa đơn bị hủy số: …………… do ……………………..… phát hành ngày …………….
2. Hàng hóa/dịch vụ ghi trên hóa đơn bao gồm: STT Tên hàng hóa/dịch vụ Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền
3. Tổng cộng: ………………
4. Thuế GTGT: ………………
5. Tổng số: ……………… (Bằng chữ: …………………………………………)
6. Lý do hủy hóa đơn: ………….. (ví dụ: Ghi sai đơn giá sản phẩm)

Chúng tôi lập biên bản này để ghi nhận sự hủy bỏ hóa đơn viết sai trên và cam kết không sử dụng hóa đơn này cho mục đích kê khai thuế GTGT.

Chúng tôi xác nhận rằng thỏa thuận này là do ý nguyện tự nguyện và chịu trách nhiệm hoàn toàn về việc thu hồi và hủy bỏ hóa đơn này.

Biên bản được hai bên xác nhận và lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản và có giá trị pháp lý như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN MUA ĐẠI DIỆN BÊN BÁN

(Ký và đóng dấu) (Ký và đóng dấu)

Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử mới nhất theo Thông tư 78 và Nghị định 123

Cách điền biên bản hủy hóa đơn điện tử

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—oOo—

BIÊN BẢN HỦY HÓA ĐƠN

Số 01/BBHHĐ

Hôm nay, tại Hà Nội, ngày 18 tháng 11 năm 2023, chúng tôi, gồm có:

BÊN MUA (đại diện bên A):

• CÔNG TY TNHH SAO MAI
• Địa chỉ: 32, Lý Thường Kiệt, Hoàn Kiếm, Hà Nội
• Mã số thuế: 123456789
• Người đại diện: Trần Thanh Long – Chức vụ: Phó giám đốc

BÊN BÁN (đại diện bên B):

• CÔNG TY TNHH PHÚC THẮNG
• Địa chỉ: 98 Nguyễn Văn Cừ, Bưởi, Ba Đình, Hà Nội
• Mã số thuế: 12345678
• Người đại diện: Lã Văn Thanh – Chức vụ: Phó giám đốc

Chúng tôi đã thỏa thuận, đồng tình và cùng tiến hành lập biên bản về việc xin hủy hóa đơn GTGT như sau:

1. Hóa đơn bị hủy số: 03 phát hành ngày 9 tháng 10 năm 2023
2. Hàng hóa/dịch vụ ghi trên hóa đơn bao gồm: STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Oto VNĐ 10 400.000.000 VNĐ 4.000.000.000 VNĐ
3. Tổng cộng: 4.000.000.000 VNĐ
4. Thuế GTGT: 10%
5. Tổng số: 4.400.000.000 VNĐ (Bằng chữ: ba tỷ ba trăm triệu đồng)
6. Lý do hủy hóa đơn: Ghi sai đơn giá sản phẩm

Vì vậy, chúng tôi lập biên bản này để ghi nhận sự hủy bỏ hóa đơn viết sai trên và cam kết không sử dụng hóa đơn này cho mục đích kê khai thuế GTGT.

Chúng tôi cam kết thỏa thuận này là toàn toàn tự nguyện và chịu trách nhiệm về việc thu hồi và xóa bỏ hóa đơn này.

Biên bản được hai bên thống nhất và lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản và có giá trị pháp lý như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN MUA

(Ký, ghi rõ họ tên)

ĐẠI DIỆN BÊN BÁN

(Ký, ghi rõ họ tên)

Cách lập biên bản hủy hóa đơn điện tử

Để tránh tốn thời gian khi lập biên bản hủy hóa đơn điện tử, dưới đây là các bước thực hiện thủ tục hủy hóa đơn và một số lưu ý quan trọng:

Các bước thực hiện thủ tục hủy hóa đơn

• Lập bảng kiểm kê cho hóa đơn cần được hủy bỏ: Đầu tiên, bạn cần lập danh sách chi tiết về các hóa đơn cần hủy, bao gồm ký hiệu mẫu số hóa đơn, tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn muốn hủy, và các thông tin liên quan khác.
• Thành lập hội đồng thực hiện hủy hóa đơn (nếu cần): Nếu bạn là một doanh nghiệp, có thể cần thành lập một hội đồng để thực hiện quyết định về việc hủy hóa đơn. Tuy nhiên, nếu bạn là một hộ cá nhân kinh doanh, thì không cần phải lập hội đồng.
• Yêu cầu các thành viên trong hội đồng hủy hóa đơn ký và xác nhận vào biên bản hủy hóa đơn: Tất cả các thành viên trong hội đồng hủy hóa đơn cần ký vào biên bản hủy hóa đơn và cam kết sẽ chịu trách nhiệm trước pháp luật về bất kỳ sai sót nào xảy ra trong quá trình hủy hóa đơn.
• Hồ sơ để thực hiện thủ tục hủy hóa đơn gồm:
  • Biên bản quyết định về việc thành lập hội đồng hủy hóa đơn.
  • Bảng kiểm kê hóa đơn muốn hủy bỏ: đáp ứng đủ các thông tin về ký hiệu mẫu số hóa đơn, tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn muốn hủy, và các thông tin khác liên quan.
  • Biên bản hủy hóa đơn.
  • Giấy thông báo kết quả về việc hủy hóa đơn: Ký hiệu số, số lượng hóa đơn được hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy, và nội dung hủy bao gồm loại nào.

Thực hiện nộp thông báo hủy hóa đơn đến cơ quan thuế

Hiện tại, có hai hình thức thông báo kết quả được ban hành như sau:

• Thực hiện nộp thông báo hủy hóa đơn qua phần mềm HTKK: Bạn có thể sử dụng phần mềm HTKK để nộp thông báo hủy hóa đơn đến cơ quan thuế. Hãy đảm bảo bạn đã thực hiện các bước theo hướng dẫn từ phần mềm.
• Đến trực tiếp cơ quan thuế và liên hệ với phòng ban có trách nhiệm xử lý: Nếu bạn muốn thực hiện thủ tục một cách trực tiếp, bạn có thể đến cơ quan thuế và liên hệ với phòng ban có trách nhiệm xử lý để hoàn thành quá trình hủy hóa đơn.

Lưu ý rằng việc tuân thủ đúng các quy định và thực hiện đầy đủ các bước thủ tục sẽ giúp bạn tránh việc mất thời gian và đảm bảo tính chính xác trong quá trình hủy hóa đơn điện tử.

Thủ tục và biên bản thu hồi hóa đơn

Có hai trường hợp phổ biến khi xử lý thủ tục và thu hồi hóa đơn:

Trường hợp 1: Nếu hóa đơn đã được lập nhưng chưa được giao cho người mua và sau đó phát hiện sai sót trong hóa đơn, người bán có thể thực hiện các bước sau:

• Trực tiếp gạch chéo các liên trên hóa đơn để xác định rõ sự thay đổi và ghi rõ lý do sửa đổi.
• Lưu giữ lại số hóa đơn mà đã lập sai để có thể theo dõi và báo cáo sau này.

Trường hợp 2: Nếu hóa đơn đã được lập, đã được giao cho người mua và sau đó phát hiện sai sót trong hóa đơn, và bên mua hàng yêu cầu trả lại hóa đơn, hai bên có thể thực hiện các bước sau:

• Lập biên bản thu hồi hóa đơn, trong đó ghi rõ các liên của số hóa đơn đã lập sai và lý do thu hồi.
• Lưu giữ lại hóa đơn này tại nơi người bán để có thể theo dõi và báo cáo sau này.
• Đảm bảo rằng biên bản thu hồi hóa đơn được ký và đóng dấu bởi cả người bán và người mua để có giá trị pháp lý.

Dựa vào từng trường hợp cụ thể, việc lập biên bản thu hồi hoặc chỉnh sửa hóa đơn đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định liên quan đến hóa đơn điện tử.

Bài viết trên đây Giải pháp số Hà Nội đã tổng hợp mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123 mới nhất . Hi vọng bài viết hữu ích với bạn !

Hủy hóa đơn giá trị gia tăng như thế nào?

Bước 1: Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy..

Bước 2: Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn (áp dụng với đối tượng là tổ chức). Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức. ... .

Bước 3: Lập và ký vào biên bản hủy hóa đơn. ... .

Bước 4: Thông báo kết quả hủy hóa đơn GTGT cho cơ quan thuế..

Khi nào cần ký biên bản hủy hóa đơn?

Khi xảy ra sai sót về thông tin hoặc khi chấm dứt cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp cần phải hủy hóa đơn điện tử.

Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử khi nào?

Theo đó, biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử không phải văn bản bắt buộc lập mà chỉ lập khi bên bán và bên mua có thỏa thuận về việc lập biên bản trước khi lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế thì cần lập biện bản ghi rõ sai sót của hóa đơn đã lập sau đó lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế hóa đơn có sai sót đó.

Mẫu số hóa đơn là gì?

Mẫu số hóa đơn điện tử là một chuỗi ký tự đại diện cho một loại hóa đơn điện tử cụ thể. Mẫu số hóa đơn điện tử thường bao gồm các thông tin như mã đơn vị phát hành, mã loại hóa đơn, mã số thuế của người bán và mã số thuế của người mua.