Cách làm thông báo phát hành hóa đơn lần 02 năm 2024

1. Vào phân hệ Hóa đơn điện tử, chọn tab Bắt đầu sử dụng và nhấn Khởi tạo mẫu. (Hoặc vào phân hệ Quản lý hóa đơn\tab Mẫu hóa đơn, nhấn Thêm\Thêm mẫu hóa đơn)

2. Khai báo các thông tin cần thiết để tạo mẫu hóa đơn điện tử.

• Loại hoá đơn: chọn một trong các loại hoá đơn sau: 01GTKT, 02GTTT, 03XKNB, 04HGDL, 07KPTQ, 01/ hoặc 02/. Riêng 2 loại hoá đơn 01GTKT và 02GTTT sẽ hiển thị theo phương pháp tính thuế GTGT đã được kế toán khai báo khi tạo dữ liệu kế toán. Cụ thể:

  Nếu chọn tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, thì trên danh sách loại hoá đơn sẽ không hiển thị loại 02GTTT – Hoá đơn bán hàng. Nếu chọn tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, thì trên danh sách loại hoá đơn sẽ không hiển thị loại 01GTKT – Hoá đơn giá trị gia tăng.

• Hình thức hóa đơn: chọn Hóa đơn điện tử.
• Mẫu số hoá đơn: chương trình tự động hiển thị và không cho phép sửa (ví dụ: 01GTKT3/001). Việc hiển thị thông tin mẫu hoá đơn được thực hiện theo nguyên tắc sau:

  6 kí tự đầu tiên lấy theo loại hoá đơn (01GTKT). 1 kí tự tiếp theo hiển thị số liên của hoá đơn (0). 1 kí tự tiếp theo là “/”, dùng để phân biệt giữa Số liên với Số thứ tự mẫu hoá đơn. 3 kí tự tiếp theo là Số thứ tự mẫu hoá đơn.

  Lưu ý: Riêng với loại hoá đơn 01/ hoặc 02/ – Tem, vé, thẻ, có thể tự nhập thông tin Mẫu số hoá đơn, tuy nhiên không được vượt quá 11 kí tự.

• Ký hiệu hoá đơn: phải nhập đúng theo quy định (6 ký tự đối với hoá đơn điện tử). Cụ thể:

  2 ký tự đầu để phân biệt các ký hiệu hóa đơn => ký tự phân biệt là hai chữ cái trong 20 chữ cái in hoa của bảng chữ cái tiếng Việt bao gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y. Ký tự thứ 3 là dấu “/”. 2 ký tự tiếp theo thể hiện năm tạo hoá đơn: Năm tạo hoá đơn được thể hiện bằng hai số cuối của năm thông báo phát hành. 1 ký tự cuối thể hiện hình thức hoá đơn: Hình thức hóa đơn điện tử được ký hiệu là E.

• Dựa trên mẫu: cho phép tạo mẫu hoá đơn dựa trên mẫu do phần mềm cung cấp. => Danh sách mẫu sẽ thay đổi tuỳ thuộc vào loại hoá đơn và hình thức hoá đơn đã chọn ở trên.
• Sử dụng mẫu đặc thù của DN: tích chọn nếu muốn sử dụng theo mẫu hoá đơn của đơn vị, sau đó nhấn Chọn mẫu để chọn mẫu hoá đơn

Lưu ý:

• * Để thiết lập hiển thị mã QR Code trên hóa đơn đặc thù, xem hướng dẫn tại đây.
  • Với các khách hàng đang sử dụng MISA SME.NET đã có sẵn mẫu tự in/đặt in và muốn sử dụng lại các mẫu này để phát hành hóa đơn điện tử thì thực hiện như sau:

Sử dụng mẫu đặt in/tự in đã thiết kế trên phần mềm

1.Mở mẫu hóa đơn đặt/tự in mà doanh nghiệp đang sử dụng và nhấn Xem mẫu.

2. Nhấn Cất thành mẫu mới, lựa chọn thư mục lưu trữ hóa đơn. 3. Đặt tên mẫu hóa đơn và nhấn Save.

4. Mở mẫu hóa đơn điện tử đang khởi tạo, tích chọn Sử dụng mẫu đặc thù của DN và nhấn Chọn mẫu.

5. Nhấn vào biểu tượng

6. Tìm đến thư mục đã lưu trữ mẫu hóa đơn ở trên, chọn mẫu hóa đơn và nhấn Open.

7. Nhấn Đồng ý để hoàn thành việc chọn mẫu.

Lưu ý: Sau khi chọn mẫu đặt in/tự in để sử dụng, kế toán cũng có thể chỉnh sửa lại mẫu hóa đơn nếu muốn.

• Xem mẫu: Cho phép kế toán xem mẫu hóa đơn khởi tạo (Để phóng to, thu nhỏ mẫu hóa đơn đang xem, xem hướng dẫn tại đây).

Trên giao diện xem mẫu có thể thực hiện các chức năng sau:

Thiết kế mẫu hóa đơn

1. Trên giao diện khởi tạo mẫu hóa đơn, nhấn Xem mẫu.

2. Chèn logo của đơn vị (lên góc trên bên trái hoặc phải của hóa đơn).

Lưu ý:

• * Có thể lựa chọn vị trí hiển thị và thay đổi kích thước của logo theo nhu cầu.
  • Trường hợp khi Xem hóa đơn (lúc phát hành HĐĐT) logo bị lệch ra khỏi vị trí khác với vị trí đã chèn lúc khởi tạo mẫu. Xem hướng dẫn khắc phục tại đây.

3. Chèn logo làm nền ở giữa hoặc bất cứ vị trí nào của hóa đơn:

• * Để thay đổi vị trí của logo: Chọn lại thông số Lề trên và Lề trái.
  • Có thể giảm thông số Độ nét để logo không che mất thông tin của hóa đơn.

4. Chèn hình nền của đơn vị:

Lưu ý:

• Có thế nhấn Lấy lại ngầm định để lấy lại thông số vị trí, kích cỡ, độ nét của Logo chìm, Hình nền.
• Để lấy lại mẫu mặc định ban đầu nhấn Lấy mẫu mặc định.
• Có thể sửa mẫu hóa đơn như: thêm cột, sửa tên cột, thêm trường, sửa công thức cho cột theo hướng dẫn tại đây.

Ký điện tử cho hóa đơn mẫu

1. Nhấn Ký điện tử để ký số lên mẫu hóa đơn.

Lưu ý:

Cần thực hiện Thiết lập ký số trước khi ký điện tử. Trường hợp sử dụng chữ ký số eSign, với lần ký số đầu tiên chương trình yêu cầu nhập mã xác thực ký số: Nếu tích chọn “Ghi nhớ mã xác thực (mã pin) cho lần sau” chương trình sẽ yêu cầu nhập mã xác thực mỗi lần thực hiện ký số Nếu không tích chọn: Chỉ cần nhập mã xác thực ở lần ký số đầu tiên

2. Sau đó nhấn In để in ra giấy hoặc nhấn Xuất khẩu để lưu hóa đơn mẫu dưới dạng file PDF hoặc Word.

• Chuyển đổi CT giấy: Kế toán có thế nhấn Chuyển CT giấy để xem và chỉnh sửa mẫu hóa đơn chuyển đổi ra giấy, sau đó nhấn In để in ra giấy hoặc nhấn Xuất khẩu để lưu lại hóa đơn chuyển đổi theo định dạng file PDF hoặc Word. Việc chỉnh sửa mẫu hóa đơn chuyển đổi ra giấy tương tự như việc chỉnh sửa mẫu hóa đơn thông thường.

Lưu ý: Hiện tại mẫu hóa đơn điện tử của phần mềm chỉ đáp ứng những thông tin cơ bản theo mẫu hóa đơn điện tử mà Tổng cục Thuế gợi ý sử dụng. Do đó nếu kế toán sử dụng mẫu đặc thù của doanh nghiệp hoặc sửa mẫu, có lấy các thông tin khác thông tin cơ bản mà Tổng cục Thuế gợi ý thì khi phát hành hóa đơn, các thông tin này sẽ không hiển thị trên hóa đơn điện tử gửi cho người mua.Các thông tin cơ bản hiển thị trên mẫu hóa đơn điện tử mà Tổng cục Thuế gợi ý vui lòng xem chi tiết tại đây.

3. Nhấn Cất để hoàn thành việc tạo mẫu hóa đơn điện tử.

Lưu ý: Có thể lấy được các mẫu hóa đơn/thông báo phát hành hóa đơn đã đã khởi tạo trên phần mềm meInvoice.vn (bản meInvoice Desktop và meInvoice Web) về phần mềm MISA SME.NET để không mất công khởi tạo và phát hành lại. Xem hướng dẫn tại đây.