Cách nhận hóa đơn điện tử từ báo đấu thầu

Công ty CP Khai thác đá Hưng Thịnh (Hà Tĩnh) đang sử dụng điện của Điện lực Kỳ Anh. Trước đây, ngành điện gửi thông báo và hoá đơn tiền điện bản giấy, sau khi nhận được hoá đơn, Công ty thanh toán cho bên cung cấp điện.

Hiện nay khi ngành Điện sử dụng hoá đơn điện tử thay cho hoá đơn giấy, Công ty thấy việc giao hoá đơn điện tử cho khách hàng gặp một số bất cập sau:

Hàng tháng bên mua điện phải vào địa chỉ: cskh.npc.com.vn để tra cứu thông báo tiền điện hàng tháng, sau khi có kết quả thông báo phải chuyển tiền điện theo thông báo, và phải đợi vài ngay sau mới có thể tra cứu được hoá đơn điện tử. Nhưng nếu bên mua chưa thanh toán thì bên mua không thể nhận (tải) được hoá đơn tiền điện.

Qua Hệ thống Tiếp nhận, trả lời kiến nghị của doanh nghiệp, Công ty CP Khai thác đá Hưng Thịnh hỏi, ngành Điện không giao (tải) hoá đơn điện tử cho khách hàng trong trường hợp bên mua chưa thanh toán có đúng với quy định của pháp luật hay không (Công ty không có lịch sử nợ tiền điện)?

Về vấn đề này, Tổng cục Thuế - Bộ Tài chính có ý kiến như sau:

Tại Điểm a, Khoản 2, Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn lập hóa đơn: “Ngày lập hoá đơn đối với hoạt động cung cấp điện sinh hoạt, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình thực hiện chậm nhất không quá bảy (7) ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ…”.

Tại Khoản 1, Điều 4 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn nguyên tắc sử dụng, điều kiện của tổ chức khởi tạo hoá đơn điện tử như sau:

“Trường hợp người bán lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán có trách nhiệm thông báo cho người mua về định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa người bán và người mua (nêu rõ cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử là truyền trực tiếp từ hệ thống của người bán sang hệ thống của người mua; hoặc người bán thông qua hệ thống trung gian của tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để lập hóa đơn và truyền cho người mua)”.

Hóa đơn điện tử có thể gửi trực tiếp hoặc qua trung gian

Khoản 2, Điều 8 Thông tư số 32/2011/TT-BTC hướng dẫn các hình thức gửi hóa đơn điện tử:

- Gửi trực tiếp: Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán, ký điện tử trên hóa đơn và truyền trực tiếp đến hệ thống của người mua theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên.

Trường hợp người mua hàng hóa, dịch vụ là đơn vị kế toán thì người mua ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và truyền hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử cả hai bên cho người bán theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên.

- Gửi thông qua tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử: Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn) truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo, lập hóa đơn điện tử bằng chương trình lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử hoặc người bán hàng hóa, dịch vụ đưa dữ liệu hóa đơn điện tử đã được tạo từ hệ thống nội bộ của người bán vào hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để gửi cho người mua hóa đơn điện tử đã có chữ ký điện tử của người bán thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.

Trường hợp người mua là đơn vị kế toán, khi nhận được hóa đơn điện tử có chữ ký điện tử của người bán, người mua thực hiện ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và gửi cho người bán hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử của người mua và người bán thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử”.

Căn cứ quy định trên, trường hợp người bán lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán có trách nhiệm thông báo cho người mua về định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua.

Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia đã ban hành chi tiết nội dung hướng dẫn thực hiện thanh toán chi phí lựa chọn nhà thầu qua mạng tại địa chỉ http://muasamcong.mpi.gov.vn. Cụ thể như sau:

1. Hướng dẫn thanh toán chi phí lựa chọn nhà thầu qua mạng:

STT

Hình thức thanh toán

Cách thức thực hiện

Cập nhật ngay

trạng thái tài khoản sau khi thanh toán thành công

1

1

Thanh toán điện tử

(Đề nghị nhà thầu ưu tiên áp dụng hình thức thanh toán này)

Khách hàng sử dụng chức năng thanh toán điện tử qua cổng thanh toán Payoo trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia

X

2

Nộp tại Phòng giao dịch Ngân hàng BIDV

Khách hàng nộp chi phí tại phòng giao dịch Ngân hàng BIDV trên cả nướcX

3

Thanh toán qua máy POS

Khách hàng thanh toán bằng thẻ qua máy POS đặt tại phòng 306 nhà G, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, 6B Hoàng Diệu Ba Đình, Hà Nội

X

4

Chuyển khoản qua Ngân hàng

- Tên tài khoản: Trung tâm Đấu thầu qua mạng quốc gia

- Số tài khoản: 21610000386386

- BIDV chi nhành Đống Đa

Khi thanh toán chuyển khoản, yêu cầu ghi nội dung ủy nhiệm chi theo mẫu sau:

ĐKKD-MST (Ghi số ĐKKD hoặc MST của công ty) Nội dung thanh toán chi phí (Duy trì/Nộp HSDT/Nộp HSĐX)

X

Trường hợp nhà thầu không cung cấp thông tin thanh toán theo yêu cầu dẫn tới việc Trung tâm không xác định được đơn vị thanh toán thì nhà thầu phải liên hệ số 1900.6126 trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày chuyển tiền để làm rõ, nếu không nhà thầu sẽ không được cập nhật trạng thái đã thanh toán.

- Chi phí đăng ký tham gia Hệ thống: 550.000 đồng (đã bao gồm VAT), chi phí này đã bao gồm chi phí duy trì tên và hồ sơ năng lực của nhà thầu, nhà đầu tư trên Hệ thống tính đến ngày cuối cùng của năm đăng ký;2. Biểu mức thu chi phí lựa chọn nhà thầu qua mạng căn cứ theo Thông tư số 11/2019/TT-BKHĐT:

- Chi phí duy trì tên và hồ sơ năng lực của nhà thầu, nhà đầu tư trên Hệ thống: 550.000 đồng/năm (đã bao gồm VAT);

- Chi phí nộp hồ sơ dự thầu: 330.000 đồng/gói thầu (đã bao gồm VAT);

- Chi phí nộp hồ sơ đề xuất: 220.000 đồng/gói thầu (đã bao gồm VAT).

3. Kiểm tra thông tin nợ chi phí lựa chọn nhà thầu qua mạng:

- Nhà thầu truy cập chức năng Thanh toán điện tử trên Hệ thống;

- Kiểm tra trạng thái nợ theo Số Đăng ký kinh doanh/Mã số thuế.

4. Hướng dẫn xử lý đối với trường hợp nhà thầu đã thanh toán chi phí nhưng trạng thái thanh toán không cập nhật trên Hệ thống:

- Nhà thầu vui lòng làm theo Hướng dẫn tại mục 3 ở trên để chắc chắn thông tin thanh toán chi phí lựa chọn nhà thầu qua mạng chưa được cập nhật thành công.

- Nhà thầu gọi điện thoại đến tổng đài 1900.6126 trong giờ hành chính từ 8h00 đến 17h00 từ thứ 2 đến thứ 7 hàng tuần để Trung tâm hỗ trợ.

5. Hóa đơn điện tử:

- Sau khi nhà thầu thanh toán thành công chi phí lựa chọn nhà thầu qua mạng, Hệ thống sẽ gửi hóa đơn điện tử vào địa chỉ email của người phụ trách nhà thầu trong vòng 07 ngày sau khi nhà thầu thanh toán thành công.

- Trường hợp không nhận được email hóa đơn điện tử, quý hàng vui lòng kiểm tra trong hòm thư spam theo địa chỉ email người gửi như sau:

+ Đối với các thanh toán từ 15/4/2020: [email protected] hoặc liên hệ tổng đài 1900.6126 để được hỗ trợ.

+ Đối với các thanh toán trước 15/4/2020: [email protected] hoặc nhà thầu lấy hóa đơn điện tử bằng chức năng Tra cứu hóa đơn điện tử trên Hệ thống.

Chú ý: Khách hàng thực hiện nghiệp vụ tra cứu thông tin nợ chi phí và thanh toán chi phí lựa chọn nhà thầu qua mạng bằng cách truy cập vào Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia tại địa chỉ http://muasamcong.mpi.gov.vn bằng trình duyệt Internet Explorer.