Cấu hình mail cho hóa đơn điện tử viettel năm 2024

[Hóa đơn điện tử Vinvoice.viettel.vn] – Sau khi cấu hình thành công ở tab Email, người dùng cần cấu hình biểu mẫu Email để có thể gửi mail hóa đơn điện tử đến Khách mua hàng. Trong bài viết này S-Invoice xin hướng dẫn doanh nghiệp cấu hình biểu mẫu email.

Cách thức cấu hình gửi mail bằng mật khẩu ứng dụng trên trang lập hóa đơn Sinvoice của Viettel sẽ giải quyết được những vấn đề sau:

Không bị vấn đề chặn gửi mail từ google khi hệ thống thực hiện lệnh gửi mail

Không bị trường hợp lỗi không gửi được mail do khách hàng thay đổi mật khẩu gmail, hoặc cài đặt mật khẩu 2 lớp, tắt quyền truy cập ứng dụng không anh toàn

Các bước thực hiện:

Bước 1:

Truy cập vào trang quản trị lập hóa đơn điện tử viettel: https://business-sinvoice.viettel.vn/dang-nhap.html

Vào mục Quản lý thông tin doanh nghiệp --> chọn cấu hình doanh nghiệp

Trong mục cấu hình doanh nghiệp người dùng chọn email

Bước 2: Cấu hình Email

Cấu hình mẫu --> chọn gmail nếu người dùng sử dụng gmail để gửi

Tại mục mật khẩu thay vì sử dụng mật khẩu của gmail, người dùng sử dụng mật khẩu ứng dụng để gửi mail nhằm mục đích:

Không phải cấu hình lại khi đổi mật khẩu mail, có thể sử dụng mật khẩu 2 lớp trên điện thoại, không bị google chặn khi gửi mail….

Bước 3: lấy mật khẩu ứng dụng trên Gmail

Truy cập vào trang quản trị tài khoản google của người dùng:

Tại giao diện quản trị tài khoản google chọn Bảo mật

Để sử dụng mật khẩu ứng dụng thì Tại mục Đăng nhập vào goole bật xác minh 2 bước

Lưu ý: để sử dụng mật khẩu ứng dụng, bắt buộc bật chức năng xác minh 2 bước, nếu tắt xác minh 2 bước thì mật khẩu ứng dụng sẽ mất hiệu lực

Sau bật xong xác minh 2 bước ra lại trang quản trị tìm đến mục bảo mật sẽ thấy xuất hiện mật khẩu ứng dụng như hình dưới: click để tạo mật khẩu ứng dụng:

Tại mục ứng dụng chọn Thư

Mục thiết bị chọn máy tính dùng windows --> Bấm tạo để tạo mật khẩu ứng dụng

Sau khi bấm tạo mật khẩu ứng dụng sẽ xuất hiện mật khẩu như hình dưới, copy mật khẩu đó và dán vào mục mật khẩu trên trang hóa đơn điện tử viettel

Dán mật khẩu ứng dụng vừa tạo vào mục mật khẩu trên mục cấu hình Email trang Sinvoice sau đó nhắc lại mật khẩu ô bên cạnh

Như vậy là bạn đã cài đặt xong mật khẩu ứng dụng gửi mail trên trang lập hóa đơn điện tử Viettel.

Sau khi cài đặt xong cấu hình gửi mail, để thao tác gửi mail trên phần mềm, quý khách tiến hành cài đặt biểu mẫu email theo hướng dẫn: Cài đặt biểu mẫu gửi mail hóa đơn trên phần mềm hddt Viettel.

Lưu ý quan trọng: Để thực hiện thành công thì yêu khách hàng bắt buộc thoát (logout) toàn bộ email đang lưu trên bộ nhớ của trình duyệt (nếu không thoát toàn bộ mail trền trình duyệt thì cấu hình gửi mail sẽ gặp lỗi lưu ý nghiệp vụ này) bằng cách:

+ Hướng dẫn khách hàng thực hiện vào web site mail.google.com thông thường trình duyệt sẽ vào đến ngay hộp thư do đã lưu mật khẩu đăng nhập trên trình duyệt trước đps, sau đó quan sát tại góc trên bên phải màn hình có biểu tượng hình tròn. Nhấp chuột vào biểu tượng đó và chọn mục Sign out off all Accounts sau đó đăng nhập Gmail cần cấu hình trên trình duyệt web và chuyển bước 2.

Biểu tượng hình tròn

/media/images/040520_1.png

Sign out off all Accounts

Bước 2: Cấu hình tham số Gmail.

Bươc 2.1: Cấu hình Cho phép truy cập tài khoản Google

• Từ thanh địa chỉ Web site hướng dẫn khách hàng vào link: https://accounts.google.com/b/0/DisplayUnlockCaptcha và Google thông báo yêu cầu đăng nhập gmail, hướng dẫn khách hàng nhập địa chỉ Email và mật khẩu của Khách hàng.

Lưu ý quan trọng: Khi đăng nhập Gmail để tránh gõ sai mật khẩu Khách hàng tắt bộ gõ tiếng việt (Unikey hoặc Vietkey) và gõ pass đăng nhập ra file word để tránh nhầm lẫn

• Đăng nhập thành công google thông báo “Allow access to your Google account” hoặc “Cho phép truy cập vào tài khoản Google của bạn”, nhấn Continue hoặc Tiếp tục, nếu không hiển thị dòng thông báo đỏ như bên dưới thì thực hiện tiếp bước 2.2
• Khác với email không bảo mật 2 bước Email bảo mật 2 bước sẽ nhận được thông báo như sau tại dòng

Note – Lưu ý “Note: Since your account uses 2-Step Verification, you may need to create an application-specific password to sign in with your application.”

• Vậy TH bảo mật 2 bước khách hàng vào Gmail sau đó tắt xác minh bảo mật 2 bước trước khi thực hiện bước 2.2.

Tắt xác minh bảo mật 2 bước bằng cách:

• Vào Gmail sau đó vào biểu tượng hình tròn góc trên phải của Gmail và chọn Manage your Google Account, hoặc (Quản lý tài khoản Google của bạn).

• Tiếp theo vào Security hoặc bảo mật và vào nhấn chuột đến 2-Step Verification ( Xác minh 2 bước) sau đó Nhập mật khẩu Gmail nhấn Next (Tiếp theo) để tiếp tục. Màn hình tiếp theo chuyển đến xác minh 2 bước và nhấn vào nút Turn Off (Tắt) tiếp tục nhấn Turn Off (Tắt), hình ảnh minh họa phía dưới.

Security

2-Step Verification ( Xác minh 2 bước)

Nhập mật khẩu đăng nhập Gmail

Turn Off (Tắt)

Turn Off (Tắt)

2-Step Verification trạng thái off

Bước 2.2: Thiết lập ứng dụng kém an toàn Mục đích cho phép hệ thống hóa đơn điện tử gửi Email hóa đơn cho người mua (là người mua hàng của Người bán)

• Từ thanh địa chỉ của trình duyệt tạo ra 1 tab mới sau truy cập vào Link https://myaccount.google.com/lesssecureapps và chọn Allow less secure apps: thực hiện chuyển từ trạng thái Off sang On (tuyệt đối không được để đường link tại bước 2.1 và đương link tại bước 2.2 trên cùng 1 tab)

Hình ảnh trạng thái mặc định Off

Hình ảnh trạng thái sau khi chuyểnOn

Lưu ý quan trọng: Trường hợp sau khi nhập vào đường link “https://myaccount.google.com/lesssecureapps” mà không hiển thị nút Off thì tắt bảo mật 2 bước không thành công yêu cầu KH làm lại từ bước 2.1 phần Tắt xác minh bảo mật 2 bước.

Bước 3: Cấu hình thông số mail trên hệ thống hóa đơn điện tử. (phải dùng trình duyệt khác so với trình duyệt đã cấu hình tại bước 1,2)

• Khách hàng vào chức năng Quản lý thông tin doanh nghiệp/Cấu hình doanh nghiệp/

• Tiếp tục Chọn Tab Email và điền các thông số như sau:
• Cấu hình mẫu: Chọn Gmail
• Tên cấu hình: gmail
• Tên đăng nhập: tên email của khách hàng ví du: [email protected]
• Mật khẩu: nhập mật khẩu đăng nhập Gmail.
• Nhắc lại mật khẩu: nhập lại mật khẩu đăng nhập Gmail.
• Trạng thái: Chọn hoạt động.
• Loại bảo mật: STARTTSL hoặc SSL/TSL (ưu tiên chọn STARTTSL).
• Địa chỉ server: smtp.gmail.com
• Cổng: 587

• Nhấn cập nhật để cập nhật các thông số khai báo lên hệ thống.

Quy định của Google đối với tài khoản email:

• Một ngày gửi được tối đa cho 500 người nhận (đối với tài khoản trial) quá số lượng ==> Google sẽ không cho phép gửi email.
• Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra thông tin người nhận gửi đi trong một ngày để đảm bảo gửi được email đến người mua.
• Trường hợp người dùng đã nhập đúng các thông tin nhưng vẫn không cấu hình được gmail.
• Nguyên nhân: Google bảo mật nhiều lớp
• Mỗi một lần người dùng vào gmail từ những nguồn PC/Device khác nhau, google sẽ kiểm tra xác minh lại thông tin người đó là chính chủ đăng ký email qua số điện thoại đã đăng ký
• Để cấu hình thành công email và chắc chắn email sẽ được gửi đến người mua
• Trước đó, người dùng cần vào trình duyệt, đăng nhập vào gmail, hệ thống sẽ gửi thông báo trên màn hình

• Người dùng cần vào điện thoại, lấy mã code google gửi, nhấn Yes tại giao diện trên
• Người dùng nhập vào mã code hệ thống đã gửi, vào gmail check mail như bình thường
• Người dùng quay lại giao diện cấu hình email trên hệ thống hóa đơn điện tử, thực hiện cấu hình lại xem hệ thống còn quay nữa không.
• Máy tính cấu hình email và máy tính xác nhận mã code google phải cùng là 1 mạng (máy tính và điện thoại cùng chung mang internet, điện thoại dùng 3,4G để nhập mã xác thực tỉ lệ thành công thấp.)
• Đối với khách hàng sử dụng Yahoo để gửi đi.

Bước 1: Truy cập link https://login.yahoo.com/account/security

Đăng nhập vào và nhấn chọn Allow apps that use less secure sign in

Bước 2: Cấu hình các thông số trên hệ thống (mở bằng 1 trình duyệt khác với trình duyệt làm tại bước 1)