Chi phí cải tạo văn phòng hạch toán như nào năm 2024

Căn cứ Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Luật Thuế TNDN sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC và Điều 1 Thông tư số 151/2014/TT-BTC) như sau:

“Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

1. Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

2. Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật

3. Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

…

1. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:

…2.2. Chi khấu hao tài sản cố định thuộc một trong các trường hợp sau:

1. Chi khấu hao đối với tài sản cố định không sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ.

…b) Chi khấu hao đối với tài sản cố định không có giấy tờ chứng minh thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp (trừ tài sản cố định thuê mua tài chính).

3. Chi khấu hao đối với tài sản cố định không được quản lý, theo dõi, hạch toán trong sổ sách kế toán của doanh nghiệp theo chế độ quản lý tài sản cố định và hạch toán kế toán hiện hành.

4. Phần trích khấu hao vượt mức quy định hiện hành của Bộ Tài chính về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định….”

2.16. Phần chi phí thuê tài sản cố định vượt quá mức phân bổ theo số năm mà bên đi thuê trả tiền trước.

Ví dụ 10: Doanh nghiệp A thuê tài sản cố định trong 4 năm với số tiền thuê là: 400 triệu đồng và thanh toán một lần. Chi phí thuê tài sản cố định được hạch toán vào chi phí hàng năm là 100 triệu đồng. Chi phí thuê tài sản cố định hàng năm vượt trên 100 triệu đồng thì phần vượt trên 100 triệu đồng không được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế.

Đối với chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê mà trong hợp đồng thuê tài sản quy định bên đi thuê có trách nhiệm sửa chữa tài sản trong thời gian thuê thì chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê được phép hạch toán vào chi phí hoặc phân bổ dần vào chi phí nhưng thời gian tối đa không quá 03 năm.

…”

– Căn cứ khoản 1 Điều 3 Thông tư số 45/2013/TT-BTC ngày 25/4/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định, quy định về tiêu chuẩn và nhận biết tài sản cố định.

“Điều 3. Tiêu chuẩn và nhận biết tài sản cố định:

1. Tư liệu lao động là những tài sản hữu hình có kết cấu độc lập, hoặc là một hệ thống gồm nhiều bộ phận tài sản riêng lẻ liên kết với nhau để cùng thực hiện một hay một số chức năng nhất định mà nếu thiếu bất kỳ một bộ phận nào thì cả hệ thống không thể hoạt động được, nếu thỏa mãn đồng thời cả ba tiêu chuẩn dưới đây thì được coi là tài sản cố định:

1. Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó;

2. Có thời gian sử dụng trên 1 năm trở lên;

3. Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách tin cậy và có giá trị từ 30.000.000 đồng (Ba mươi triệu đồng) trở lên.

…”

Chi phí sửa chữa cải tạo văn phòng đi thuê?

Công văn 5178/CTHN-TTHT Cục Thuế TP Hà Nội có ý kiến như sau:

Trường hợp Công ty thuê văn phòng để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, trong hợp đồng thuê quy định bên đi thuê có trách nhiệm sửa chữa tài sản trong thời gian thuê thì chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê được phép hạch toán vào chi phí hoặc phân bổ dần vào chi phí nhưng thời gian tối đa không quá 03 năm nếu đáp ứng quy định tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Trường hợp Công ty trang bị thêm tài sản cố định (phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh) đáp ứng tiêu chuẩn là tài sản cố định theo quy định tại Thông tư số 45/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính thì chi phí khấu hao tài sản cố định này được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng quy định tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Ví dụ đoàn kiểm tra loại chi phí sửa văn phòng phải phân bổ, khấu hao nhiều kỳ nhưng doanh nghiệp không phân bổ

Theo hướng dẫn tại thông tư 45/2013/TT-BTC, việc phân loại thành sửa chữa tài sản cố định và nâng cấp tài sản cố định được hiểu:

Tìm hiểu khái niệm sửa chữa nâng cấp tài sản cố định, cách hạch toán kế toán sửa chữa lớn/nhỏ tài sản cố định, sự khác biệt giữa sửa chữa & nâng cấp TSCĐ.

Nội dung chính:

I. Căn cứ pháp lý

• Thông tư 45/2013/TT-BTC;
• Thông tư 133/2016/TT-BTC;
• Thông tư 200/2014/TT-BTC.

II. Kế toán sửa chữa nâng cấp tài sản cố định (TSCĐ)

1. Sửa chữa, nâng cấp tài sản cố định (TSCĐ) là gì?

1.1. Sửa chữa tài sản cố định

Hoạt động sửa chữa tài sản cố định là hoạt động bảo dưỡng, duy tu, thay thế sửa chữa khi tài sản xuất hiện những hư hỏng trong quá trình hoạt động, nhằm mục đích đưa tài sản cố định về lại trạng thái hoạt động bình thường theo thiết kế ban đầu. Sau khi sửa chữa, bảo dưỡng, tài sản cố định không có sự thay đổi đáng kể về công suất, năng suất; mức tiêu hao nhiên liệu; tính năng hoạt động; thời gian sử dụng. Ví dụ: Trong quá trình hoạt động sản xuất, máy nghiền phấn của Công ty CP Hảo Hảo bị hỏng phần motor dẫn động số hiệu DXLA 3300 công suất 3.000W – hãng sản xuất: Dongxiang Huawei. Công ty đã tiến hành thay thế motor đã bị hỏng bằng một motor mới có các thông số giống như trên. Sau khi thay thế, máy nghiền phấn đã hoạt động bình thường theo công suất thiết kế ban đầu của nhà sản xuất. - Ngày 31/03/2022, công ty TNHH Phúc Hải tiến hành thay dầu máy định kỳ theo lịch bảo dưỡng cho xe ô tô biển kiểm soát 20F1-590.68. - Vào đầu mùa mưa năm 2022, tòa nhà công ty CP MiLite xuất hiện hiện tượng thấm nước trần và nấm mốc tường, công ty tiến hành duy tu chống thấm trần và tường cho tòa nhà. Sau khi duy tu, không làm thay đổi thời gian tính khấu hao của tòa nhà.

1.2. Nâng cấp tài sản cố định

➤ Đối với tài sản cố định hữu hình, các chi phí được ghi tăng nguyên giá giúp cải thiện trạng thái hiện tại của tài sản so với trạng thái tiêu chuẩn ban đầu cần đáp ứng các tiêu chuẩn:

• Thay đổi bộ phận làm tăng thời gian sử dụng, tăng công suất sử dụng;
• Cải tiến bộ phận làm tăng đáng kể chất lượng sản phẩm;
• Áp dụng quy trình công nghệ sản xuất mới làm giảm chi phí hoạt động.

➤ Đối với tài sản cố định vô hình, các chi phí được ghi tăng nguyên giá của tài sản phải thỏa mãn hai điều kiện sau:

• Chi phí có khả năng làm tăng lợi ích kinh tế tạo ra từ tài sản trong tương lai;
• Chi phí gắn liền với một tài sản cố định vô hình cụ thể và được đánh giá một cách chắc chắn.

Ví dụ: - Tháng 9/2020 Công ty TNHH MTV Tân Cương đã có lắp thêm bộ phận sục rửa vật liệu bằng cát biển kết hợp với dung dịch đánh bóng Custa 300 cho máy đánh bóng kim loại hiệu LEKA – Model X0209. Sau khi lắp đặt bộ phận trên, chi phí hoạt động của máy đã được giảm từ 500.000đ/giờ xuống còn 200.000đ/giờ, chất lượng thành phẩm tăng. \=> Như vậy, chi phí mua lắp đặt bộ phận mới được ghi tăng nguyên giá của máy đánh bóng kim loại trên. - Ngày 14/02/2022, Công ty CP Phổ Nhĩ đã mua bổ sung phân hệ sản xuất và phân hệ tính giá thành cho phần mềm kế toán Mifa 3000. Sau khi mua bổ sung phân hệ, bộ phận kế toán có thể nhập và theo dõi hoạt động sản xuất của công ty trên phần mềm thay vì ghi chép và theo dõi trên sổ sách vật lý, giảm số biên chế kế toán nội bộ từ 30 người xuống còn 3 người. - Ngày 01/06/2020, công ty TNHH Ô Long mua máy phát điện Tesal - Model T020997, nguyên giá: 2.000.000.000đ, thời gian sử dụng: 5 năm, số tiền trích khấu hao hàng tháng: 33.333.333đ. Sau 2 năm sử dụng, ngày 31/05/2022, công ty TNHH Ô Long hoàn thành việc thay pin cho máy phát điện Tesal - Model T020997, tổng giá trị thay thế là 300.000.000đ. Sau khi thay pin, thời gian sử dụng của máy phát điện Tesal - Model T020997 được đánh giá lại là 7 năm, tăng 2 năm so với thời gian sử dụng ban đầu. Sự thay đổi sau khi nâng cấp tài sản cố định được thể hiện như sau:

➢ Nguyên giá của tài sản cố định sau khi nâng cấp: 2.000.000.000 + 300.000.000 = 2.300.000.000đ; ➢ Giá trị còn lại trên sổ kế toán sau khi nâng cấp: 1.200.000.000 + 300.000.000 = 1.500.000.000đ; ➢ Thời gian sử dụng còn lại: 5 – 2 + 2 = 5 năm; ➢ Mức trích khấu hao trung bình hàng tháng sau khi nâng cấp: 1.500.000.000 / (5*12) = 25.000.000đ.

1.3. Điểm khác biệt giữa sửa chữa tài sản cố định và nâng cấp tài sản cố định

➤ Chi phí sửa chữa thường xuyên tài sản cố định. Kể cả các trường hợp sửa chữa lớn, sau khi kết thúc, nếu đánh giá không giúp tăng năng suất, thời gian sử dụng… (theo yêu cầu của trường hợp nâng cấp tài sản cố định) được đưa trực tiếp hoặc phân bổ dần không quá 3 năm vào chi phí kinh doanh.

➤ Chi phí sửa nâng cấp tài sản cố định được cộng vào nguyên giá của tài sản cố định.

➤ Chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê, nếu trong hợp đồng thuê tài sản có điều khoản bên thuê chịu trách nhiệm sửa chữa tài sản trong thời gian thuê thì đơn vị hạch toán tương tự chi phí sửa chữa tài sản cố định của công ty.

\>> Xem thêm: Cách tính khấu hao tài sản cố định.

2. Hạch toán kế toán chi phí sửa chữa tài sản cố định

2.1. Chi phí sửa chữa thường xuyên ➤ Chi phí sửa chữa thường xuyên tài sản cố định và các chi phí sửa chữa lớn không đủ điều kiện tăng nguyên giá được hạch toán vào chi phí trong kỳ:

Nợ TK 627, 641, 642…; Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ; Có TK 111, 112, 334, 154…

2.2. Chi phí sửa chữa lớn, nâng cấp đủ điều kiện ghi tăng nguyên giá ➤ Tại thời điểm phát sinh chi phí nâng cấp, cải tạo tài sản cố định, căn cứ vào hóa đơn chứng từ phục vụ công tác sửa chữa, kế toán tập hợp chi phí trên tài khoản 241- Xây dựng cơ bản dở dang:

Nợ TK 2413 – Chi phí sửa chữa, nâng cấp chưa bao gồm thuế GTGT; Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ; Có TK 111, 112, 152, 331…

➤ Sau khi nghiệm thu hoàn thành công việc:

- Nếu sửa chữa lớn đủ điều kiện ghi tăng nguyên giá, kế toán ghi tăng TSCĐ: Nợ TK 211 – Nguyên giá tăng từ hoạt động nâng cấp; Có TK 2413 – Chi phí sửa chữa tập hợp cho tài sản đủ điều kiện tăng nguyên giá. - Nếu sửa chữa lớn không đủ điều kiện tăng nguyên giá: Hạch toán tại thời điểm hoàn thành nâng cấp, cải tạo tài sản cố định: Nợ TK 242, 627, 641, 642… Có TK 2413

2.3. Chi phí sửa chữa định kỳ có trích trước theo kế hoạch Điều 7 Thông tư 45/2013/TT-BTC quy định: Đơn vị được trích trước chi phí sửa chữa trong trường hợp tài sản cố định có phát sinh chi phí sửa chữa đều đặn định kỳ trong quá trình sử dụng. Trong trường hợp chi phí thực chi sửa chữa tài sản cố định nhỏ hơn số đã trích, đơn vị hạch toán giảm chi phí kinh doanh trong kỳ phần chênh lệch giữa chi phí thực chi và số đã trích. Nếu chi phí thực chi sửa chữa tài sản cố định lớn hơn số đã trích, đơn vị tính phần chênh lệch thêm này vào chi phí hợp lý trong kỳ. ➤ Hạch toán tại thời điểm trích trước theo dự toán, kế toán hạch toán vào chi phí trong kỳ:

Nợ TK 627, 641, 642… – Chi phí bảo dưỡng dự kiến; Có TK 352 – Chi phí dự phòng phải trả.

➤ Hạch toán tại thời điểm sửa chữa định kỳ:

Nợ TK 352; Nợ TK 627, 641, 642… (Chênh lệch do chi thực tế cao hơn trích trước); Nợ TK 1331; Có TK 111, 112, 334, 154…; Có TK 627, 641, 642 (Chênh lệch do chi thực tế thấp hơn trích trước).

Ví dụ: Ngày 10/09/2020, Công ty TNHH Comat phát sinh mua và đưa vào sử dụng Máy quang khắc tia cực tím ASML 3000. Yêu cầu kỹ thuật của máy cần thay vật tư bảo dưỡng mắt kính quang học và bộ phát tia cực tím sau mỗi 6 tháng hoạt động với chi phí dự kiến theo báo giá của hãng là 90.000.000đ/lần. - Ngày 31/12/2020, công ty tiến hành trích trước chi phí bảo dưỡng 45.000.000đ cho chi phí bảo dưỡng năm 2020; - Ngày 15/3/2021, công ty tiến hành bảo dưỡng lần đầu, tổng chi phí thực tế phát sinh là 92.000.000đ. Thuế VAT 10%; - Thời điểm 31/12/2020 công ty trích trước chi phí sửa chữa:

Nợ TK 154: 45.000.000; Có TK 352: 45.000.000.

- Ngày 15/3/2021:

Nợ TK 352: 45.000.000; Nợ TK 154: 47.000.000; Nợ TK 1331: 9.200.000; Có TK 331: 101.200.000I.

III. Câu hỏi thường gặp

1. Những việc cần làm của kế toán sau khi hoàn thành nâng cấp, cải tạo tài sản cố định?

Kế toán cần hạch toán bút toán ghi tăng nguyên giá nâng cấp, cải tạo tài sản cố định. Ngoài ra, kế toán cũng cần nắm được các thay đổi về công suất, thời gian sử dụng, chi phí hoạt động… để điều chỉnh lại sổ sách có liên quan và hạch toán chính xác các bút toán có liên quan đến tài sản cố định được nâng cấp, cải tạo phát sinh trong tương lai.

2. Tiêu chí nào để phân biệt chi phí sửa tài sản cố định và chi phí nâng cấp, cải tạo tài sản cố định?

Để phân biệt chi phí sửa chữa tài sản cố định và chi phí nâng cấp, cải tạo tài sản cố định, cần đánh giá sự thay đổi về các chỉ tiêu: Công suất hoạt động, mức tiêu hao nhiên liệu, thời gian sử dụng còn lại, chi phí hoạt động của tài sản cố định trước sau thời điểm phát sinh chi phí. Nếu có sự thay đổi thì đó là chi phí nâng cấp, cải tạo tài sản cố định.

3. Chi phí thuê đất dài hạn 50 năm giá trị 20 tỷ, đã trả tiền trước cho thời gian thuê có được hạch toán là tài sản cố định không?