Chuyên môn hóa bộ phận trong tổ chức là gì năm 2024

Dù ở lĩnh vực kinh doanh nào, quy mô lớn hay nhỏ thì doanh nghiệp cũng cần có mô hình cơ cấu tổ chức hoàn chỉnh bởi đây chính là nền tảng trong vận hành doanh nghiệp. Mỗi một sơ đồ cơ cấu tổ chức sẽ phù hợp, hiệu quả với từng doanh nghiệp khác nhau, giúp hoạt động quản trị trở nên dễ dàng. Cùng tìm hiểu 12 mô hình tổ chức doanh nghiệp phổ biến nhất trong bài viết hôm nay.

Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là cần thiết để điều hành một công ty thành công vì nó cải thiện quy trình và hiệu quả công việc, thúc đẩy giao tiếp, xác định nhu cầu của công ty và gắn kết nhân viên với các mục tiêu chung. Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp phù hợp sẽ giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn cho tương lai để cải thiện hiệu quả của toàn bộ hệ thống.

Chuyên môn hoá là quá trình nhận diện những công việc cụ thể và phân công các cá nhân hay nhóm làm việc đã được huấn luyện thích hợp đảm nhiệm chúng. Do đó trong tổ chức, một cá hay một nhóm làm việc có thể chuyên sâu vào một công việc hay công đoạn nào đó trong quá trình sản xuất. Ta nghiên cứu sự chuyên môn hoá theo chiều dọc và chuyên môn hoá theo chiều ngang của tổ chức:

Chuyên môn hoá chiều dọc

Đối với các tổ chức lớn, người ta tách biệt rõ ràng về khía cạnh quyền hạn và nhiệm vụ của các cấp bậc từ trên xuống dưới. Việc tách biệt này chính là chuyên môn hoá chiều dọc. Hơn thế nữa phân khoa lao động có thứ bậc là để phân bổ quyền hạn chính thức và thiết lập bộ phận để ra các quyết định quan trọng.

Sự phân bổ quyền hạn chính thức là căn cứ để xác định trách nhiệm đặc trưng cho các nhà quản lý. Những nhà quản lý chóp bu hoặc các chuyên viên điều hành cấp cao lập kế hoạch chiến lược tổng thể cho tổ chức và lên kế hoạch dài hạn. Họ cũng là người đưa ra quyết định cuối cùng cho các tranh chấp bên trong tổ chức và cố gắng súc tiến, cải tiến tổ chức và làm các công việc khác tương tự. Các nhà quản lý cấp trung gian hướng dẫn hoạt động hàng ngày của tổ chức, hình thành chính sách và cụ thể hoá các quyết định quản lý cấp cao thành các công việc cụ thể. Các nhà quản lý cấp thấp giám sát hoạt động của nhân viên cấp dưới để đảm bảo thực hiện chiến lược đã được đưa ra bởi bộ phận quản lý chóp bu và bảo đảm sự ăn khớp với các chính sách của bộ phận quản lý trung gian.

Trong hệ thống quản lý, các cá nhân tuân theo các chỉ dẫn của người giám sát trên lĩnh vực trách nhiệm đã được vạch rõ trong sơ đồ tổ chức. Lý thuyết quản lý truyền thống cho rằng mỗi cá nhân chỉ có một thủ trưởng, mỗi đơn vị có một người lãnh đạo. Đây là tính trực tuyến của cơ cấu, điều này có nghĩa là thống nhất mệnh lệnh. Thống nhất mệnh lệnh là cần thiết để tránh sự rối loạn, để gắn trách nhiệm với những người cụ thể, và để cung cấp những kênh thông tin rõ ràng trong tổ chức. Nếu không như vậy, khi có sự cố xảy ra, các nhà quản lý sẽ cố gắng trốn tránh trách nhiệm và đổ lỗi cho người khác.

Số lượng các cá nhân mà một nhà quản lý có thể giám sát trực tiếp rõ ràng là có giới hạn. Do vậy, chuyên môn hoá chiều dọc cần phải lưu ý khía cạnh này. Các tổ chức có xu hướng mở rộng quy mô kiểm soát, đơn giản vì họ muốn giảm chi phí cho nhân sự làm quản lý. Cho đến nay các nghiên cứu cũng không đưa ra một con số tối đa hoặc tối thiểu nào về quy mô kiểm soát của một người mà chỉ gợi ý một vài mức trung bình. Tuy nhiên, mức kiểm soát có thể rộng nếu:

• Nhiệm vụ tương đối đơn giản
• Nhân viên có kinh nghiệm và được đào tạo tốt
• Nhiệm vụ có thể hoàn thành được mà không cần cố gắng tập thể.

Chuyên môn hoá theo chiều ngang

Chuyên môn hoá theo chiều ngang chính là sự tách biệt rõ ràng về quyền hạn, trách nhiệm và mối quan hệ của các phòng ban, các phân hệ cùng cấp trong một tổ chức. Sự tách biệt rõ ràng để tránh sự trùng lặp gây lãng phí và làm giảm sức manh của tổ chức. Nếu có sự trùng lặp chức năng, nhiệm vụ thì đó chính là nguồn gốc của mâu thuẫn, làm ảnh hưởng tới tính hệ thống của tổ chức và có nguy cơ làm suy yếu, thậm chí tan rã tổ chức. Ngoài việc quy định rõ trách nhiệm, quyền hạn của các phân hệ đồng cấp, cần quy định quan hệ giữa các phân hệ để phát huy sức mạnh tổng thể của tổ chức. Tóm lại, trong hệ thống quản lý, phân công trong hệ thống đồng cấp càng rõ ràng thì hiệu quả quản lý càng cao.

Chuyên môn hoá theo chiều ngang sẽ thiết lập ra hệ thống các phòng ban trong tổ chức, đối với các mô hình cơ cấu tổ chức khác nhau thì có các hệ thông phòng ban khác nhau. Ví dụ, trong mô hình cơ cấu theo chức năng thì sẽ tạo ra một hệ thống các phòng ban có các chức năng đặc thù; trong mô hình cơ cấu theo quá trình sản xuất thì nó tạo ra một hệ thống các phòng ban có các nhiệm vụ khác nhau mà nó tạo thành một quá trình sản xuất;…

Tiêu chuẩn hoá

Tiêu chuẩn hoá là quá trình phát triển các thủ tục của tổ chức mà theo các nhân viên có thể hoàn thành công việc của họ theo một cách thức thống nhất và thích hợp. Quy trình này tác động vào mỗi nhân viên như một cơ mà các công việc không được tiêu chuẩn hóa thì tổ chức không thể đạt được các mục tiêu của nó

Các tiêu chuẩn cho phép các nhà quản lý đo lường thành tích của nhân viên. Đồng thời, cùng với bản mô tả công việc, các tiêu chuẩn công việc là cơ sở để tuyển chọn nhân viên của tổ chức.

Sự phối hợp

Phối hợp là những thủ tục chính thức và phi chính thức để liên kết những hoạt động do các nhóm riêng rẽ trong tổ chức đảm nhiệm. Trong các tổ chức quan liêu, các quy định, quy chế của nó đã đủ để liên kết các hoạt động này. Còn trong những tổ chức có cấu trúc lỏng lẻo đòi hỏi có sự phối hợp một cách linh hoạt trong việc giải quyết những vấn đề của toàn công ty, đòi hỏi sự sẵn lòng chia xẻ trách nhiệm và sự truyền thông một cách hiệu quả giữa các thành viên của tổ chức.

Phối hợp nhằm mục đích sau:

• Xây dựng những luồng thông tin hàng ngang và hàng dọc sao cho không bị tắc nghẽn (thông tin giữa các bộ phận, phòng ban, thông tin giữa các cấp quản lý, thông tin chỉ đạo và thông tin phản hồi).
• Thống nhất mọi hoạt động của các bộ phận.
• Xây dựng các mối liên hệ công tác giữa các bộ phận của doanh nghiệp và trong mỗi bộ phận riêng lẻ.
• Duy trì mối quan hệ chặt chẽ giữa doanh nghiệp với các cơ sở bên ngoài có liên hệ trực tiếp hay gián tiếp.
• Liên lạc với các cơ quan quản lý vĩ mô, với các cơ quan lập pháp lập quy.

Quyền lực

Quyền lực là quyền ra quyết định và điều khiển hoạt động của những người khác. Mỗi tổ chức thường có những cách thức phân bổ quyền lực khác nhau. Trong những tổ chức phi tập trung, một số quyền ra quyết định được uỷ quyền cho cấp dưới và ngược lại, trong những tổ chức tập quyền thì quyền ra quyết định được tập trung vào các nhà quản lý cao cấp.

Ngày nay, các doanh nghiệp thường kết hợp hai khuynh hướng này bằng cách tập trung một số chức năng nào đó, đông thời cũng tiến hành phân tán một số chức năng khác.

Chuyên môn hóa là gì ví dụ?

Chuyên môn hóa là tập trung vào một khía cạnh cụ thể của một cái chung lớn. Nó có thể là một sản phẩm, một công việc, một kỹ năng, hay nhiệm vụ. Ví dụ như, một công ty sẽ tập trung vào sản xuất một vài loại hàng hóa chứ không sản xuất tất cả.

Chuyên môn có nghĩa là gì?

Chuyên môn được định nghĩa là lĩnh vực kiến thức riêng của một ngành bất kỳ. Đi cùng với nó là khái niệm về công việc chuyên môn và trình độ chuyên môn. Công việc chuyên môn là công việc yêu cầu người lao động có kỹ năng làm việc chuyên nghiệp dưới những kiến thức đã được đào tạo bài bản.

Chuyên môn hóa trong công việc là gì?

Chuyên môn hóa là việc tập trung vào một khía cạnh nhất định của một cái chung lớn, chẳng hạn như một công việc, sản phẩm, kỹ năng hay nhiệm vụ. Nói một cách dễ hiểu, chuyên môn hóa sẽ cho phép các chuyên gia chủ yếu tập trung vào những gì họ thực hiện tốt nhất.

Bộ phần hóa là gì?

Bộ phận hóa là các nhóm công nhân viên đảm nhận đầu mục công việc khác nhau. Bộ phận hóa ở các công ty thường có quy mô lớn. Nó giúp đảm bảo điều phối và kiểm soát công việc hiệu quả.