File chứa dữ liệu bị lỗi thì làm sao năm 2024

Bước 2: Chọn định dạng tệp tin Excel Binary Workbook (tập tin nhị phân) bên dưới mục "Specialty Formats". Dung lượng file dạng này sẽ có dung lượng nhỏ hơn so với đuôi .xls tiêu chuẩn.

Bước 3: Nhấn Save để lưu file giảm dung lượng.

Xóa định dạng các hàng và cột trống

Bước 1: Mở file Excel có sẵn. Chọn tất cả hàng, cột trống bằng cách kích chuột vào ô thứ tự hàng rỗng đầu tiên, sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl+⇧(nút mũi tên lên) Shift+↓ (nút mũi tên xuống)

Bước 2: Chọn mục Home =>Chọn mục Clear

Bước 3: Chọn mục Clear All (xóa hết) để xóa các định dạng không cần thiết khỏi những ô không dùng đến

Xem thêm:

• Hướng dẫn khắc phục file Excel bị lỗi 100% thành công
• Mẹo sửa lỗi Excel bị khóa không đánh được chữ hiệu quả nhanh chóng nhất

Xóa các định dạng có điều kiện

Bước 1: Mở file Excel bị nặng => chọn mục Home

Bước 2: Kích chọn Conditional Formatting (định dạng có điều kiện) nằm trong phần "Styles" (mẫu)

Bước 3: Tiếp theo chọn Clear Rules (xóa các quy tắc).

Bước 4: Nhấp chọn Clear Rules from Entire Sheet (xóa quy tắc trong tất cả sheet).

Nén dung lượng ảnh trong file

Bước 1: Mở file Excel bị nặng

Bước 2: Chọn hình ảnh bạn cần nén dung lượng => chọn Format => Chọn Compress Pictures.

Bước 3: Bỏ chọn Apply only to this picture

Bước 4: Chọn vào mục Email (96 ppi): minimize document size for sharing để nén ảnh. Nhấn OK để hoàn tất.

Xóa bỏ các Data Links

Bước 1: Mở file Excel => Chọn mục Data => chọn tiếp Edit Links => Chọn link liên kết mà bạn muốn xóa => Chọn Break Link.

Bước 2: Xác nhận chọn Break Link một lần nữa để xóa bỏ Data Links

Xóa bỏ Named Range trong file

Named Range trong Excel là thao tác đặt tên cho một dãy ô giúp việc viết các công thức dễ dàng hơn. Tuy nhiên nếu bạn đặt Named Range quá nhiều và không sử dụng đến nó cũng gây tăng dung lượng file Excel. Lúc này bạn cần tiến hàng xóa Named Range để giảm nhẹ cho file Excel.

Bước 1: Mở file Excel => Chọn mục Formulas => Tiếp tục chọn Name Manager.

Bước 2: Chọn mục tên bị lỗi => Nhấn chọn Delete

Bước 3: Nhấn chọn OK để xác nhận xóa bỏ

Trên đây là những thông tin mà Phúc Anh chia sẻ cho bạn về tại sao file Excel bị nặng? Nguyên nhân và cách khắc phục file Excel bị nặng. Để tham khảo thêm thông tin về các chương trình khuyến mãi với ưu đãi giá sốc bạn có thể truy cập vào website hoặc đến ngay Showroom Phúc Anh để nhận tư vấn tốt nhất nhé!

Khi bạn mở một sổ làm việc đã bị hỏng, Excel động khởi động chế độ Phục hồi Tệp và tìm cách mở lại và sửa chữa đồng thời sổ làm việc đó.

Excel thể luôn tự động khởi động chế độ Phục hồi Tệp. Nếu bạn không thể mở sổ làm việc vì sổ làm việc đã bị hỏng, bạn có thể thử sửa chữa sổ làm việc theo cách thủ công.

Bạn cũng có thể thử các phương pháp khác để phục hồi dữ liệu sổ làm việc khi sửa chữa sổ làm việc không thành công. Như một biện pháp ngăn chặn, bạn có thể muốn lưu sổ làm việc thường xuyên và tạo một bản sao lưu dự phòng mỗi lần lưu. Hoặc bạn có thể chỉ định Excel tự động tạo tệp phục hồi theo những khoảng thời gian cụ thể. Bằng cách này, bạn sẽ có quyền truy nhập vào một bản sao tốt của sổ làm việc, nếu bản gốc bị xóa một cách ngẫu nhiên hoặc bị hỏng.

Sửa sổ làm việc bị lỗi theo cách thủ công

1. Trên tab Tệp, bấm Mở.
2. Trong Excel 2013 hoặc Excel 2016, hãy bấm vào vị trí đặt bảng tính và bấm Duyệt.
3. Trong hộp thoại Mở, hãy chọn sổ làm việc bị hỏng mà bạn muốn mở.
4. Bấm vào mũi tên bên cạnh nút Mở, rồi bấm vào Mở và Sửa chữa.
5. Thực hiện một trong những thao tác sau:
   • Để khôi phục càng nhiều dữ liệu sổ làm việc càng tốt, hãy bấm Sửa chữa.
   • Để trích xuất các giá trị và công thức từ sổ làm việc khi một nỗ lực sửa chữa sổ làm việc không thành công, hãy bấm Trích xuất Dữ liệu.

Khôi phục dữ liệu từ sổ làm việc bị hỏng

Các phương pháp sau đây có thể giúp bạn thu thập dữ liệu có thể bị mất nếu không. Nếu một phương pháp không thành công, bạn có thể thử phương pháp khác. Bạn cũng có thể thử các giải pháp phần mềm của bên thứ ba để thử phục hồi dữ liệu sổ làm việc nếu bạn không thể phục hồi dữ liệu của mình bằng cách sử dụng các phương pháp này.

Quan trọng: Nếu lỗi ổ đĩa hoặc lỗi mạng khiến bạn không thể mở sổ làm việc, hãy di chuyển sổ làm việc sang ổ đĩa cứng khác hoặc từ mạng sang ổ đĩa cục bộ trước khi bạn dành thời gian thử bất kỳ tùy chọn phục hồi nào sau đây.

• Để khôi phục dữ liệu khi sổ làm việc đang mở trong một Excel, hãy thực hiện một trong những điều sau đây:
  • Hoàn nguyên sổ làm việc về phiên bản được lưu gần nhất Nếu bạn đang chỉnh sửa một trang tính và sổ làm việc bị hỏng trước khi bạn lưu các thay đổi của mình, bạn có thể khôi phục trang tính ban đầu bằng cách hoàn nguyên trang tính về phiên bản đã lưu gần nhất.

    Để hoàn nguyên sổ làm việc về phiên bản được lưu gần đây nhất, hãy làm như sau:

    1. Trên tab Tệp, bấm Mở.
    2. Bấm đúp vào tên sổ làm việc bạn đã mở trong Excel.
    3. Bấm Có để mở lại sổ làm việc.

            Lưu ý: Sổ làm việc trở về phiên bản được lưu gần nhất của sổ làm việc. Bất kỳ thay đổi nào có thể đã khiến sổ làm việc bị hỏng đều đã bị loại bỏ. Để biết thêm thông tin về cách khôi phục các phiên bản trước của sổ làm việc, hãy xem mục Tự động lưu và phục Office tệp.  

  • Lưu sổ làm việc ở định dạng SYLK (Nối kết Biểu tượng) Bằng cách lưu sổ làm việc ở định dạng SYLK, bạn có thể lọc các thành phần bị hỏng. Định dạng SYLK thường được dùng để loại bỏ hỏng máy in. Để lưu sổ làm việc ở định dạng SYLK, hãy làm như sau:
    1. Bấm vào tab Tệp rồi bấm Lưu Dưới dạng.
    2. Trong danh sách Lưu dưới dạng, bấm vào SYLK (Liênkết Biểu tượng), rồi bấm Lưu.

            Lưu ý: Chỉ trang tính hiện hoạt trong sổ làm việc được lưu khi bạn sử dụng định dạng tệp SYLK.  

    3. Nếu một thông báo nhắc bạn rằng loại tệp đã chọn không hỗ trợ các sổ làm việc có chứa nhiều trang tính, hãy bấm OK để chỉ lưu trang tính hiện hoạt.
    4. Nếu có thông báo nhắc bạn rằng sổ làm việc có thể chứa các tính năng không tương thích với định dạng SYLK, hãy bấm Có.
    5. Trên tab Tệp, bấm Mở.
    6. Chọn tệp .slk mà bạn đã lưu, rồi bấm Mở. Lưu ý: Để xem tệp .slk, bạn có thể cần bấm vào Tất cả các Tệp hoặc Tệp SYLK trong danh sách Loại tệp.
    7. Trên tab Tệp, bấm Lưu Dưới dạng.
    8. Trong hộp Lưu dưới dạng, bấm Vào Sổ Excel việc.
    9. Trong hộp Tên tệp, hãy nhập tên mới cho sổ làm việc để tạo một bản sao mà không thay thế sổ làm việc gốc, rồi bấm Lưu. Lưu ý: Vì định dạng này chỉ lưu trang tính hiện hoạt trong sổ làm việc, bạn phải mở sổ làm việc bị hỏng nhiều lần và lưu riêng từng trang tính.
• Để khôi phục dữ liệu khi bạn không thể mở sổ làm việc trong cơ Excel, hãy thực hiện một trong những điều sau đây:
  • Đặt tùy chọn tính toán trong hộp Excel cách thủ công Để mở sổ làm việc, hãy thử thay đổi cài đặt tính toán từ tự động sang thủ công. Vì sổ làm việc sẽ không được tính toán lại, nó có thể mở ra.

    Để đặt tùy chọn tính toán theo cách thủ Excel, hãy làm như sau:

    1. Hãy đảm bảo rằng một sổ làm việc trống mới được mở trong Excel. Nếu sổ làm việc trống mới không mở, hãy làm như sau:
  • Trên tab Tệp, hãy bấm vào Mới.
  • Bên dưới Mẫu sẵn có,bấm vào Sổ làm việc trống.
    1. Trên tab Tệp, bấm Tùy chọn.
    2. Trong thể loại Công thức, dưới Tùy chọn tính toán,bấm Thủ công.
    3. Bấm OK.
    4. Trên tab Tệp, bấm Mở.
    5. Chọn sổ làm việc bị hỏng rồi bấm Mở.
  • Dùng tham chiếu ngoài để nối kết đến sổ làm việc bị hỏng Nếu bạn chỉ muốn truy xuất dữ liệu và không truy xuất công thức hay giá trị được tính toán từ sổ làm việc, bạn có thể sử dụng các tham chiếu bên ngoài để nối kết đến sổ làm việc đã hỏng.

    Để dùng tham chiếu ngoài để nối kết đến sổ làm việc bị hỏng, hãy làm như sau:

    1. Trên tab Tệp, bấm Mở.
    2. Chọn thư mục chứa sổ làm việc đã hỏng, sao chép tên tệp của sổ làm việc bị hỏng, rồi bấm Hủy bỏ.
    3. Bấm vào tab Tệp, rồi bấm vào Mới.
    4. Bên dưới Mẫu sẵn có,bấm vào Sổ làm việc trống.
    5. Trong ô A1 của sổ làm việc mới, nhập =Tên Tệp! A1,trong đó Tên Tệp là tên của sổ làm việc bị hỏng mà bạn đã sao chép ở bước 2, rồi nhấn ENTER.

            Mẹo: Bạn phải chỉ nhập tên của sổ làm việc — bạn không phải nhập phần mở rộng tên tệp.  

    6. Nếu hộp thoại Cập nhật Giá trị xuất hiện, hãy chọn sổ làm việc bị hỏng, rồi bấm OK.
    7. Nếu hộp thoại Chọn Trang tính xuất hiện, hãy chọn trang tính thích hợp, rồi bấm OK.
    8. Chọn ô A1.
    9. Ở tab Trang đầu, trong nhóm Bảng tạm, bấm Sao chép.
    10. Chọn một vùng, bắt đầu trong ô A1, có kích cỡ xấp xỉ giống với phạm vi ô chứa dữ liệu trong sổ làm việc đã hỏng.
    11. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Bảng tạm, bấm Dán.
    12. Với dải ô vẫn được chọn, trên tab Trang đầu, trong nhóm Bảng tạm, bấm lại vào Sao chép.
    13. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Bảng tạm, bấm vào mũi tên bên dưới Dán ,rồi bên dưới Dán Giá trị, bấm vào Giá trị. Lưu ý: Việc dán các giá trị sẽ loại bỏ các nối kết đến sổ làm việc bị hỏng và chỉ để lại dữ liệu.
  • Dùng macro để trích dữ liệu từ sổ làm việc bị hỏng Nếu một biểu đồ được nối kết với sổ làm việc bị hỏng, bạn có thể sử dụng macro để trích xuất dữ liệu nguồn của biểu đồ. Để sử dụng macro, hãy làm như sau:
    1. Nhập mã macro sau đây vào trang tính mô-đun:

            ________0 ________1 ________2  
            ' Calculate the number of rows of data.  
            NumberOfRows = UBound(ActiveChart.SeriesCollection(1).Values)  
            Worksheets("ChartData").Cells(1, 1) = "X Values"  
            0  
            ' Calculate the number of rows of data.  
            NumberOfRows = UBound(ActiveChart.SeriesCollection(1).Values)  
            Worksheets("ChartData").Cells(1, 1) = "X Values"  
            1  
            ' Calculate the number of rows of data.  
            NumberOfRows = UBound(ActiveChart.SeriesCollection(1).Values)  
            Worksheets("ChartData").Cells(1, 1) = "X Values"  
            2  
            ' Calculate the number of rows of data.  
            NumberOfRows = UBound(ActiveChart.SeriesCollection(1).Values)  
            Worksheets("ChartData").Cells(1, 1) = "X Values"  
            3  

    2. Chèn một trang tính mới vào sổ làm việc của bạn và đổi tên nó thành Dữ liệu Biểu đồ.
    3. Chọn biểu đồ mà bạn muốn trích xuất các giá trị dữ liệu cơ sở từ đó.
    4. Lưu ý: Biểu đồ có thể được nhúng vào một trang tính hoặc trên một trang tính biểu đồ riêng biệt.
    5. Chạy macro GetChartValues.
    6. Dữ liệu từ biểu đồ sẽ được đặt trên trang tính ChartData.

Tự động lưu bản sao lưu của sổ làm việc

Tự động lưu một bản sao lưu dự phòng của sổ làm việc giúp đảm bảo rằng bạn sẽ có quyền truy nhập vào một bản sao tốt của sổ làm việc, nếu bản gốc bị xóa ngẫu nhiên hoặc nếu nó bị hỏng.

1. Trên tab Tệp, bấm Lưu Dưới dạng.
2. Trong Excel 2013 hoặc Excel 2016, hãy bấm vào vị trí đặt bảng tính và bấm Duyệt.
3. Bấm vào mũi tên thả xuống bên cạnh Côngcụ , nằm cạnh nút Lưu, rồi bấm vào Tùy chọn Chung.
4. Chọn hộp kiểm Luôn tạo sao lưu.

Để biết thêm thông tin về việc lưu và khôi phục các phiên bản trước đó của sổ làm việc, cũng như thông tin về cách khôi phục sổ làm việc mới (mà trước đó bạn chưa lưu), hãy xem Khôi phục Office.