Hệ thống theo dõi đơn hàng Excel

Bất kể quy mô doanh nghiệp của bạn là gì, bảng tính là một công cụ đơn giản và linh hoạt để theo dõi và quản lý khoảng không quảng cáo

Ngay cả khi bạn điều hành một cửa hàng bán lẻ nhỏ, nhà hàng hoặc doanh nghiệp sản xuất, thì không có lý do gì để dựa vào các phương pháp thủ công (chẳng hạn như bút và giấy). ) nữa không

Với bảng tính, bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng số hóa hệ thống bán hàng và hàng tồn kho của mình. Điều này có nghĩa là ít lãng phí hơn, không có dự trữ hoặc thiếu hụt và dòng tiền tốt hơn

Mặc dù một số công ty lớn thích sử dụng phần mềm kiểm kê chuyên dụng, những chương trình này có thể tốn kém và quá phức tạp đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Excel là một giải pháp hợp lý và đơn giản để quản lý hàng tồn kho. Trên hết, đó là một phần mềm mà hầu hết nhóm của bạn sẽ sử dụng hàng ngày

Không dễ để biết bắt đầu từ đâu khi đối mặt với một bảng tính trống. Vì vậy, ở đây chúng tôi đã tập hợp 10 mẫu Excel tốt nhất để giúp bạn bắt đầu theo dõi mức tồn kho và quản lý khoảng không quảng cáo của công ty bạn

Các công ty đang phát triển thường phải vật lộn với số lượng đơn đặt hàng tăng lên và không có vị trí trung tâm, việc theo dõi những gì đang được giao và những gì vẫn còn mở từ nhà cung cấp là một cơn ác mộng.  

Với một quy trình theo dõi đơn hàng, bạn có thể thấy kết quả như thế này

Không có vị trí trung tâm để theo dõi các đơn đặt hàng, bạn liên tục vào hộp thư đến của mình để cố gắng tìm hiểu trạng thái của các đơn đặt hàng

Và khi khối lượng tăng lên, khối lượng email cũng tăng theo và qua lại với các bên liên quan khác nhau.  

Cách tiếp cận tốt nhất là triển khai hệ thống theo dõi đơn đặt hàng nhưng nếu bạn mới bắt đầu, bạn cũng có thể bắt đầu sử dụng bảng tính để theo dõi đơn hàng.  

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đề cập đến

1. Mẫu từng bước để theo dõi đơn đặt hàng ở một nơi duy nhất.  
2. Cách tốt nhất để theo dõi đơn đặt hàng của bạn. Những thông tin cần nắm bắt và ai sẽ chịu trách nhiệm cập nhật thông tin đơn đặt hàng
3. Làm thế nào để có được khả năng hiển thị tốt hơn trong giao dịch mua hàng của bạn

Vì vậy, trước khi chúng tôi bắt đầu, hãy Tải xuống trình theo dõi đơn đặt hàng.


Và sau đó làm theo để tìm hiểu quy trình từng bước để theo dõi đơn đặt hàng.

Bước 1. Tạo một bản sao của mẫu đơn đặt hàng

Trình theo dõi này là Bảng tính Google

Có hai cách để sử dụng trình theo dõi này

1. Bạn có thể tạo một bản sao và tiếp tục sử dụng bảng tính google

1. Nếu bạn muốn tải xuống máy của mình, hãy chọn tùy chọn Tải xuống và chọn Microsoft Excel

Bước 2. Xem lại các trường trong tab Dữ liệu

Tất cả các trường để theo dõi đơn đặt hàng đều nằm trong tab Dữ liệu

Dưới đây là tổng quan về các lĩnh vực

đơn đặt hàng #.  

Đây là số đơn đặt hàng mà bạn đã chỉ định cho đơn đặt hàng. nó có thể hấp dẫn để làm cho con số này trở nên phức tạp dựa trên những gì được đặt hàng, ai đã đặt hàng.  

Chúng tôi khuyên bạn nên giữ số này dưới dạng số thứ tự đơn giản để dễ theo dõi.  

Ngày tạo ra

Đây là ngày đơn đặt hàng được tạo và cấp cho nhà cung cấp.  

Liên hệ đặt hàng

Đây là tên của người liên hệ đang đặt hàng. Giả sử nếu bạn đang tạo đơn đặt hàng thay cho người dùng khác, bạn muốn theo dõi xem ai đang đặt hàng sản phẩm hoặc dịch vụ.  

Tên đệm

Tên của nhà cung cấp mà đơn đặt hàng được phát hành.  

Số lượng đơn đặt hàng

Số tiền cuối cùng của đơn đặt hàng. Nếu bạn có phí vận chuyển và thuế cho mỗi đơn hàng, thì bạn có hai lựa chọn.  

1. Chỉ cần sử dụng trường này làm tổng số tiền đặt hàng
2. Hoặc tạo các cột bổ sung để theo dõi tổng phụ của đơn đặt hàng, thuế và chi phí vận chuyển.  

Vận chuyển đến địa điểm

Đây là địa chỉ giao hàng của sản phẩm hoặc dịch vụ. Trong trường hợp drop ship, hãy nhập điểm đến cuối cùng.  

Tình trạng đặt hàng.  

Điều này là để theo dõi vòng đời của đơn đặt hàng. Một đơn đặt hàng có thể có trạng thái sau

Cấp. Khi đơn đặt hàng được phát hành lần đầu tiên cho nhà cung cấp, nó sẽ có trạng thái là “Đã phát hành”

công nhận. Đơn đặt hàng chuyển sang trạng thái Đã xác nhận khi nhà cung cấp xác nhận rằng họ đã nhận được đơn đặt hàng và đơn đặt hàng đó đã được chấp nhận

ASN được cung cấp. ASN (Thông báo vận chuyển trước) là thông báo từ nhà cung cấp rằng sản phẩm được yêu cầu đã được vận chuyển. Nhà cung cấp cung cấp thông tin Vận chuyển để bạn có thể theo dõi quá trình giao hàng của đơn hàng.  

Cung cấp một phần. Nếu đơn hàng không được giao đầy đủ thì nó sẽ ở trạng thái được giao một phần. Điều này có thể xảy ra trong trường hợp sản phẩm được đặt hàng lại.  

Đã giao hàng. Khi đơn hàng được giao đầy đủ, trạng thái sẽ thay đổi thành giao hàng.  

đã đóng. Khi đơn hàng được giao đầy đủ và xuất hóa đơn.  

Tình trạng giao hàng

Trường này giúp dễ dàng theo dõi những gì đã được giao và nơi bạn cần liên hệ với nhà cung cấp.  

Các giá trị có thể là Chưa bắt đầu, Đang thực hiện và Đã hoàn thành

Nhận xét nhà cung cấp

Bất kỳ nhận xét cụ thể nào từ nhà cung cấp về đơn đặt hàng này

Thay đổi thứ tự

Một cờ để theo dõi nếu đơn đặt hàng đã được thay đổi kể từ khi nó được cấp cho nhà cung cấp.  

Thay đổi Nhận xét

Trong trường hợp đơn hàng bị thay đổi, thì trường này có thể được sử dụng để theo dõi những gì đã thay đổi kể từ khi đơn hàng được ban hành.  

Bước 3. Xem lại Bảng điều khiển Tóm tắt

Bảng theo dõi đơn hàng cũng có bảng điều khiển tóm tắt để cung cấp cho bạn tổng quan về trạng thái đơn hàng trong nháy mắt

Đây là cách nó trông

Có bốn biểu đồ nhưng bạn luôn có thể thêm nhiều biểu đồ hơn để tùy chỉnh cách bạn muốn theo dõi và báo cáo trạng thái đơn hàng.  

Đặt hàng theo nhà cung cấp

Biểu đồ này hiển thị số lượng đơn đặt hàng của nhà cung cấp. Ví dụ: Dell có 3 đơn đặt hàng

tình trạng giao hàng

Đây là trạng thái giao hàng tổng thể của đơn đặt hàng. Biểu đồ này giúp bạn nhanh chóng theo dõi những gì đã được giao và những gì chưa được giao.  

Tình trạng đơn đặt hàng

Biểu đồ này hiển thị trạng thái chung của các đơn đặt hàng. Ví dụ: có bao nhiêu PO được xác nhận hoặc bao nhiêu PO vừa được phát hành nhưng không được nhà cung cấp xác nhận

Số lượng theo nhà cung cấp

Biểu đồ này tóm tắt tổng số tiền hoặc Chi tiêu với từng nhà cung cấp. Biểu đồ này rất hữu ích để hiểu tổng Chi tiêu của bạn giữa các nhà cung cấp khác nhau.  

Bước 4. Thêm bất kỳ trường bổ sung nào vào bảng tính đơn đặt hàng

Sau khi bạn đã xem xét trình theo dõi, bạn có thể nhận ra rằng bạn cần các trường bổ sung để theo dõi thông tin về đơn đặt hàng của mình

Ví dụ: nếu bạn cần định cấu hình sản phẩm trước khi giao cho khách hàng, thì điều đó có thể cần thêm thông tin như ngày giao hàng cuối cùng

Một số khách hàng muốn theo dõi thông tin như ngày yêu cầu và ngày cam kết để họ có thể theo dõi xem nhà cung cấp có giao hàng đúng như ngày cam kết hay không.  

Điều này có thể giúp theo dõi hiệu suất phân phối theo thời gian.  

Đây chỉ là những ví dụ, nhưng vui lòng tạo một bản sao của mẫu đơn đặt hàng và sau đó tùy chỉnh nó theo nhu cầu của bạn.  

Bước 5. Xác định quyền sở hữu

Thật tuyệt khi bạn có một trình theo dõi để duy trì thông tin về các đơn đặt hàng

Nhưng ai sẽ duy trì nó?

Và đó là lý do tại sao nhiều nhóm không sử dụng hiệu quả bảng tính theo dõi đơn hàng.  

Nếu để mọi người cập nhật sheet thì loạn hết cả lên

Vì vậy, đây là những gì chúng tôi đề nghị

1. Xác định một người chính chịu trách nhiệm cập nhật trình theo dõi.  
2. Bạn có thể xác định một bản sao lưu để nếu một người không có mặt, người khác có thể cập nhật trình theo dõi.  
3. Nếu bạn muốn nhân viên tự theo dõi trạng thái đơn hàng, bạn chỉ cần mở trình theo dõi ở chế độ chỉ xem cho những người còn lại trong nhóm

Nếu bạn có bộ phận thu mua, thì quyền sở hữu sẽ thuộc về bộ phận mua hàng.  

Nếu không, hãy nhờ ai đó từ nhóm điều hành quản lý trình theo dõi cho bạn.  

Giờ đến lượt bạn

Những khách hàng đã chuyển sang quy trình theo dõi đơn đặt hàng trung tâm sẽ thấy tác động ngay lập tức trong các lĩnh vực sau

1. Giảm thời gian theo dõi đơn đặt hàng
2. Tuân thủ phân phối tốt hơn vì bạn có thể theo dõi dữ liệu hiệu suất phân phối
3. Khả năng hiển thị chi tiêu tốt hơn vì bạn có thể thấy những gì đang được mua và bởi ai

Bắt đầu từ hôm nay. Nếu bạn chưa có, hãy nhấp vào liên kết bên dưới để tải xuống mẫu