Hồ sơ kế toán lưu bao nhiêu năm năm 2024

Chứng từ kế toán là một trong những tài liệu, hồ sơ quan trọng mà doanh nghiệp chú ý. Không chỉ cần xác lập một cách đúng đắn, minh bạch, rõ ràng mà việc quản lý các chứng từ kế toán cũng là một nhiệm vụ quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện theo quy định của pháp luật. Vậy hồ sơ kế toán lưu trữ bao nhiêu năm? Cùng CoDX tìm hiểu quy định thời gian lưu trữ chứng từ kế toán chính xác và mới nhất tính đến thời điểm hiện tại nhé!

Chứng từ kế toán là những văn bản, tài liệu ghi chép mà các doanh nghiệp sử dụng để ghi nhận và chứng minh các giao dịch kinh tế, tài chính của họ. Chúng được tạo ra để chứng minh sự xuất hiện, thực hiện của các sự kiện kinh tế quan trọng, như mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, chi trả tiền lương và các giao dịch khác.

Chứng từ kế toán là tài liệu ghi chép các giao dịch kinh tế, tài chính của doanh nghiệp

Trong một chứng từ kế toán chuẩn có thể bao gồm các khoản khấu trừ thuế, biên lai thế, lệ phí, chứng từ nội bộ, sổ cái và bảng cân đối kế toán. Theo luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán được quy định là một loại tài liệu kế toán phản ánh nghiệp vụ kế toán, tài chính phát sinh và hoàn thành, làm căn cứ để ghi sổ kế toán.

2. Loại hồ sơ kế toán nào có thời hạn lưu trữ?

Theo điều 8 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, các loại hồ sơ kế toán có thời gian lưu trữ bao gồm:

Chứng từ kế toán.

Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.

Báo cáo tài chính; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.

Các tài liệu khác có liên quan đến nghiệp vụ kế toán:

• Các loại hợp đồng trong doanh nghiệp, ví dụ như hợp đồng mua bán, hợp đồng lao động,…
• Báo cáo kế toán quản trị.
• Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia.
• Bản báo cáo về kết quả kiểm soát và đánh giá tình hình tài sản
• Văn bản liên quan đến quá trình kiểm định, thanh kiểm tra, giám sát và kiểm toán.
• Bản ghi về việc huỷ bỏ tài liệu kế toán; quyết định tăng vốn từ lợi nhuận và phân phối quỹ từ lợi nhuận.
• Tài liệu liên quan đến quá trình giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chấm dứt hoạt động, và chuyển đổi cấu trúc doanh nghiệp.
• Hồ sơ về quá trình tiếp nhận và triển khai sử dụng kinh phí, vốn, quỹ.
• Hồ sơ về việc tuân thủ các nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí cùng các yêu cầu khác đối với Nhà nước và các cơ quan liên quan.

3. Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán bao nhiêu năm?

Tùy thuộc vào mỗi loại hồ sơ kế toán và mức độ quan trọng của chúng mà có quy định lưu trữ chứng từ kế toán và thời hạn lưu trữ khác nhau. Theo đó, thời gian lưu trữ chứng từ kế toán được quy định theo 3 cấp độ sau: 5 năm, 10 năm và vĩnh viễn.

3.1 Loại hồ sơ kế toán lưu trữ 5 năm

Căn cứ theo quy định tại điều 12 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP, những loại hồ sơ không được sử dụng trực tiếp để ghi số thì có thời gian lưu trữ chứng từ kế toán tối thiểu 5 năm. Cụ thể gồm có:

• Các loại chứng từ kế toán như phiếu thu chi, phiếu xuất nhập kho,…
• Các hồ sơ, tài liệu kế toán dùng cho việc quản lý và điều hành.
• Đối với những trường hợp khác được quy định cụ thể về thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán thì doanh nghiệp cần phải chấp hành quy định một cách nghiêm túc.
  Các loại hồ sơ không được sử dụng trực tiếp để ghi số thì có thời gian lưu trữ tối thiểu 5 năm

3.2 Hồ sơ kế toán lưu trữ tối thiểu 10 năm

Theo quy định tại điều 13 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP, những tài liệu, hồ sơ, chứng từ kế toán có thời hạn lưu trữ tối thiểu 10 năm là:

• Các loại chứng từ kế toán liên quan trực tiếp đến việc ghi chép vào sổ kế toán và lập báo cáo Tài chính của doanh nghiệp; Các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết; Sổ kế toán chi tiết, tổng hợp; Báo cáo theo thời kỳ như báo cáo hàng tháng, quý, và năm; Báo cáo quyết toán; Báo cáo tự kiểm tra kế toán; Biên bản tiêu hủy tài liệu…Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán tính từ khi kết thúc niên độ kế toán.
• Các hồ sơ chứng từ kế toán có liên quan đến quá trình thanh lý và bán nhượng tài sản cố định bao gồm tài liệu về các giao dịch liên quan như báo cáo kết quản kiểm kê và đánh giá tài sản. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán tính từ khi các giao dịch được hoàn thành.
• Các hồ sơ liên quan đến đơn vị Chủ đầu tư bao gồm các tài liệu trong các kỳ kế toán hàng năm và báo cáo quyết toán dự án khi dự án đã hoàn thành. Thời hạn lưu trữ được tính bắt đầu từ thời điểm hoàn tất việc duyệt báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án.
• Hồ sơ liên quan đến các hoạt động thay đổi vốn điều lệ và chủ sở hữu của doanh nghiệp, như quá trình giải thể, phá sản, hoặc cổ phần hóa, đều bao gồm tài liệu liên quan. Thời hạn lưu trữ cho những tài liệu này bắt đầu từ thời điểm hoàn thành các thủ tục liên quan.
• Hồ sơ kế toán liên quan đến việc kiểm tra, kiểm toán và giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền bao gồm tài liệu phản ánh các hoạt động này. Thời hạn lưu trữ cho những tài liệu này bắt đầu từ thời điểm có báo cáo hoặc kết quả thanh tra từ các cơ quan có thẩm quyền.
• Các tài liệu khác không được liệt kê trong quy định tại Điều 12 và Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP.
• Đối với những trường hợp khác được quy định cụ thể về thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán thì doanh nghiệp cần phải chấp hành quy định một cách nghiêm túc.

3.3 Loại hồ sơ kế toán lưu trữ vĩnh viễn

Đặc biệt, đối với những chứng từ mang tính sử sách, giá trị kinh tế, chính trị – xã hội thì cần được lưu trữ vĩnh viễn. Những loại tài liệu có thời gian lưu trữ chứng từ kế toán vĩnh viễn là:

• Sổ kế toán tổng hợp
• Báo cáo Tài chính năm
• Chứng từ và tài liệu kế toán khác.
  Chứng từ mang tính sử sách, giá trị kinh tế, chính trị – xã hội thì cần được lưu trữ vĩnh viễn

4. Quản lý hồ sơ kế toán hiệu quả với CoDX Document

Phần mềm lưu trữ tài liệu CoDX Document với chức năng lưu trữ hồ sơ là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý hồ sơ, duyệt và tìm kiếm các chứng từ kế toán hoàn toàn tự động.

Hơn thế nữa, CoDX Document không chỉ giúp doanh nghiệp tổ chức hồ sơ kế toán một cách có hệ thống mà còn cung cấp khả năng lưu trữ an toàn và dễ dàng truy cập.

Đối với các loại chứng từ kế toán quan trọng như bảng cân đối kế toán, báo cáo lợi nhuận, hóa đơn,và các văn bản khác đều có thể được tải lên và quản lý trên cùng một nền tảng, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc.

Đặc điểm nổi bật của nền tảng quản lý tài liệu lưu trữ điện tử CoDX trong việc lưu trữ hồ sơ kế toán:

• Thiết lập kho lưu trữ tài liệu hồ sơ kế toán số tập trung trên một nền tảng nội bộ chung.
• Cho phép tìm kiếm hồ sơ kế toán theo từ khóa, loại tài liệu, hồ sơ.
• Chia sẻ chứng từ đến 1 hoặc nhiều cá nhân/bộ phận thông qua mail và trang mạng xã hội nội bộ.

PHẦN MỀM LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU HỢP NHẤT CODX DOCUMENT

CoDX - Document là giải pháp quản lý tài liệu linh hoạt giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn trong quá trình số hóa, lưu trữ, tìm kiếm và đồng bộ hệ thống quản lý tài liệu trong doanh nghiệp với 3 nhóm chức năng chính:

• Tạo 1 hệ thống riêng tư an toàn để tạo, sao lưu, truy cập tất cả các hồ sơ, tài liệu, file, folder, thư mục công việc từ mọi thiết bị
• Chia sẻ tài nguyên số linh hoạt và an toàn, mọi lúc - mọi nơi; có cơ chế phân quyền chi tiết theo từng vai trò, từng loại tài liệu và chi tiết đến từng thao tác
• Tìm kiếm và sử dụng dễ dàng - nhanh chóng; có tìm kiếm nâng cao theo NỘI DUNG tài liệu và cho phép nhân viên đánh giá tài liệu

Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý công việc CoDX Document cực “hời”:

• 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
• 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
• 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
• Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
• Không cần tích hợp thanh toán.
• Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Mỗi loại tài liệu sẽ được quy định thời gian lưu trữ chứng từ kế toán khác nhau, do đó doanh nghiệp cần nắm rõ các quy tắc trên để có thể tuân thủ và tránh những sai sót không đáng có. Theo dõi trang tin CoDX để không bỏ lỡ những thông tin quan trọng tương tự.

Hồ sơ kế toán lưu trữ bao lâu?

1. Hồ sơ kế toán lưu trữ bao nhiêu năm? Theo Điều 12, Điều 13 và Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP tài liệu kế toán phải lưu trữ theo các khoảng thời gian 5 năm, 10 năm hoặc vĩnh viễn tùy theo từng loại tài liệu.

Phiếu xuất kho được lưu trữ trong bao lâu?

Căn cứ theo quy định tại điều 12 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP, những chứng từ kế toán phải thực hiện quy định lưu trữ tối thiểu 5 năm là những tài liệu, chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ bao gồm: Chứng từ kế toán như phiếu thu chi, phiếu nhập xuất kho.

Phiếu chỉ có thời hạn lưu trữ bao lâu?

Phiếu thu – chi, xuất nhập kho: 5 nămLưu trữ tối thiểu 5 năm đối với: – Các loại chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.

Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán sẽ được lưu trữ tại doanh nghiệp trong thời gian bao lâu?

Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán: tối thiểu 5 năm, tối thiểu 10 năm, vĩnh viễn. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ Tiêu huỷ và thủ tục tiêu huỷ.