Hồ sơ kế toán phải lưu trữ bao nhiêu năm năm 2024

Mỗi loại tài liệu như Hóa đơn, Hợp đồng lao động, Chứng từ kế toán, Hồ sơ kiểm toán… đều có luật, quy định về thời hạn lưu trữ. Hết thời hạn có thể xử lý bằng cách tiêu hủy. Hãy rà soát những tài liệu mà bạn đang cất giữ liệu đã đủ hạn định chưa để tiến hành xử lý nếu không muốn tốn phí… lưu trữ.

Tên tài liệu nên được xếp theo abc để tiện tra cứu.

1. Báo cáo tài chính, quyết toán thuế: 10 năm

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 13 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP, các chứng từ sau đây thuộc diện lưu trữ 10 năm:

Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

(Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016)

2. Hồ sơ cấp phép nhập khẩu trang thiết bị y tế: 20 năm

Điều kiện chung về sản xuất, kinh doanh, XNK trang thiết bị y tế hiện đang được áp dụng theo Nghị định số 36/2016/NĐ-CP ngày 15/5/2016.

Hồ sơ liên quan đến việc cấp giấy đăng ký lưu hành và XNK trang thiết bị y tế được yêu cầu lưu trữ tối thiểu 20 năm.

(Mục 58 Thông tư số 53/2017/TT-BYT ngày 29/12/2017)

3. Hồ sơ chuyên ngành tài nguyên-môi trường: tối thiểu 5 năm

Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ chuyên ngành tài nguyên – môi trường được quy định tại Phụ lục ban hành kèm Thông tư số 46/2016/TT-BTNMT ngày 27/12/2016.

Tùy thuộc hồ sơ đó thuộc lĩnh vực đất đai, tài nguyên nước, địa chất, khoáng sản, môi trường, khí tượng thủy văn, biến đổi khí hậu, đo đạc, bản đồ, viễn thám hay biển và hải đảo mà có thời hạn lưu trữ khác nhau, từ 5 năm đến vĩnh viễn.

(Thông tư số 46/2016/TT-BTNMT ngày 27/12/2016)

4. Hồ sơ công trình xây dựng: 5 – 10 năm

Theo quy định tại Điều 12 Thông tư số 26/2016/TT-BXD ngày 26/10/2016, đối với bộ hồ sơ hoàn thành công trình (Quyết định chủ trương đầu tư, Giấy phép xây dựng, Báo cáo nghiên cứu khả thi, Báo cáo kinh tế – kỹ thuật, Bản vẽ, thiết kế, Biên bản nghiệm thu…) bắt buộc phải lưu trữ trong thời hạn như sau:

– 10 năm, nếu là công trình thuộc dự án nhóm A,

– 7 năm, nếu là công trình thuộc dự án nhóm B,

– 5 năm, nếu là công trình thuộc dự án nhóm C.

Thời hạn lưu trữ nêu trên tính kể từ khi đưa hạng mục công trình, công trình xây dựng vào sử dụng. Trách nhiệm lưu trữ thuộc về chủ đầu tư, riêng nhà thầu thực hiện lưu trữ hồ sơ liên quan đến phần công việc của mình.

Đối với hồ sơ phục vụ quản lý, vận hành và bảo trì công trình (Hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công, Bản vẽ hoàn công, Quy trình vận hành, khai thác công trình, Quy trình bảo trì công trình, Biên bản nghiệm thu…), thời hạn lưu trữ là trong suốt quá trình khai thác, sử dụng công trình. Trách nhiệm lưu trữ thuộc về chủ sở hữu hoặc người quản lý, sử dụng công trình.

(Thông tư số 26/2016/TT-BXD ngày 26/10/2016)

5. Hồ sơ đấu thầu thuốc: 20 năm

Quy chế đấu thầu thuốc tại các bệnh viện công lập hiện đang được áp dụng theo Thông tư số 11/2016/TT-BYT ngày 11/5/2016.

Các loại thuốc được áp dụng hình thức đấu thầu và đàm phán giá được công bố tại Thông tư số 09/2016/TT-BYT ngày 5/5/2016.

Hồ sơ đấu thầu thuốc được yêu cầu lưu trữ tối thiểu 20 năm.

(Mục 45 Thông tư số 53/2017/TT-BYT ngày 29/12/2017)

6. Hồ sơ địa chính: tối thiểu 5 năm

Thời hạn bảo quản hồ sơ địa chính được quy định tại khoản 3 Điều 30 Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT như sau:

– Bảo quản vĩnh viễn các hồ sơ địa chính dạng số và thiết bị nhớ chứa hồ sơ địa chính số; các tài liệu dạng giấy đã lập gồm: Tài liệu đo đạc địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai, sổ cấp Giấy chứng nhận, bản lưu Giấy chứng nhận; hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất;

– Bảo quản trong thời hạn 5 năm đối với hồ sơ thủ tục đăng ký cho thuê, cho thuê lại, đăng ký thế chấp bằng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất đã đăng ký xóa cho thuê, cho thuê lại, xóa thế chấp; giấy tờ thông báo công khai kết quả thẩm tra hồ sơ thủ tục đăng ký, cấp Giấy chứng nhận; thông báo về việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính và các giấy tờ khác kèm theo.

(Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT ngày 19/5/2014)

7. Hồ sơ dự thầu: 3 năm

Toàn bộ hồ sơ liên quan đến quá trình lựa chọn nhà thầu phải lưu trữ ít nhất 3 năm, tính từ thời điểm quyết toán hợp đồng.

Tuy nhiên, một số chứng từ dưới đây trong hồ sơ dự thầu có thời hạn lưu trữ ngắn:

– Báo cáo đánh giá về nhà thầu không đủ năng lực tài chính đã được trả hồ sơ dự thầu: 10 ngày, tính từ ngày đã chọn được nhà thầu;

– Hồ sơ của các gói thầu đã có quyết định hủy thầu: 12 tháng.

(Điều 10 Nghị định số 63/2014/NĐ-CP ngày 26/6/2014)

8. Hồ sơ kiểm toán: 10 năm

Theo Điều 18 Nghị định số 17/2012/NĐ-CP, các doanh nghiệp kiểm toán phải lưu trữ hồ sơ kiểm toán trong thời hạn tối thiểu là 10 năm kể từ ngày phát hành báo cáo kiểm toán.

Thời hạn này áp dụng thống nhất cho cả tờ khai hải quan giấy và tờ khai hải quan điện tử (Công văn số 1697/GSQL-GQ1 ngày 2/12/2016).

Chứng từ thanh toán lưu trữ bao nhiêu năm?

Căn cứ theo quy định tại điều 13 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP tất cả tài liệu chứng từ kế toán sau sẽ có thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm.

Phiếu xuất kho được lưu trữ trong bao lâu?

Phiếu thu – chi, xuất nhập kho: 5 nămLưu trữ tối thiểu 5 năm đối với: – Các loại chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.

Hợp đồng phải lưu trữ bao lâu?

Do đó, bản chính của văn bản công chứng (hợp đồng, giao dịch được công chứng) và các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng (giấy tờ về quyền nhân thân, giấy tờ về tài sản…) sẽ được lưu trữ ít nhất là 20 năm tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng (văn phòng công chứng hoặc phòng công chứng).

Sơ quỹ tiền mặt lưu bao nhiêu năm?

Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu tài chính - kế toán ngành ngân hàng là ...lawnet.vn › ngan-hang-phap-luat › tu-van-phap-luat › tien-te--ngan-hangnull