Hướng dẫn đóng dấu địa chỉ mới trên hóa đơn năm 2024

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp/ tổ chức đang tiến hành chuyển đổi từ hóa đơn truyền thống sang hình thức hóa đơn điện tử. Một trong những vấn đề nhiều doanh nghiệp còn thắc mắc chính là đóng dấu và chữ ký trên hóa đơn điện tử. PTP-Invoice sẽ đưa ra những căn cứ pháp lý chính thống cũng như trình bày rõ ràng về mục con dấu và chữ ký này để doanh nghiệp nắm rõ hơn về hình thức hóa đơn hiện đại này.

Căn cứ theo Điểm B, Khoản 2, Điều 5 của Thông tư 119/TT-BTC quy định:

“Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký của người mua hoặc dấu của người bán trong các trường hợp sau: hóa đơn điện, hóa đơn nước, hóa đơn dịch vụ viễn thông, hóa đơn dịch vụ ngân hàng; đáp ứng đủ điều kiện tự in hóa đơn theo hướng dẫn tại Thông tư. Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức đơn vị tính”

Theo Điểm E, Khoản 1 và Khoản 2, Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về nội dung, đóng dấu và chữ ký trên hóa đơn điện tử quy định: Hóa đơn điện tử cần có những nội dung: chữ ký điện tử theo đúng quy định pháp luật của bên bán; ngày – tháng – năm khởi tạo và gửi hóa đơn. Trong trường hợp bên mua là một đơn vị kế toán thì cần có chữ ký điện tử của bên mua trên hóa đơn. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài Chính.

Theo những quy định được nêu trong thông tư, những trường hợp sau người mua không nhất thiết phải ký điện tử trên hóa đơn:

• Bên mua không phải là một đơn vị kế toán
• Hoặc bên mua là một đơn vị kế toán, nhưng có đầy đủ những hồ sơ, chứng từ chứng minh được việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa bên bán với bên mua như: + Hợp đồng kinh tế + Phiếu xuất kho + Biên bản giao nhận hàng hóa, + Biên nhận thanh toán, + Phiếu thu,…

Như vậy, câu trả lời cho câu hỏi hóa đơn điện tử có cần dấu đỏ không đã được giải đáp và quy định rõ trong văn bản của Chính phủ và Bộ Tài Chính. Nếu tổ chức/doanh nghiệp có đủ điều kiện tự in hóa đơn theo quy định của pháp luật, và thông báo phát hành hóa đơn không cần chữ ký cũng như con dấu, thì trên hóa đơn điện tử không cần con dấu của người bán và chữ ký của người mua. Bên mua không nhất định phải ký điện tử trên hóa đơn nếu nằm trong những trường hợp được nêu rõ ở trên.

Một số quy định cần biết về đóng dấu và chữ ký trên hóa đơn điện tử

Theo Khoản 3 Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 đã quy địnhvề đóng dấu và chữ ký trên hóa đơn điện tử , đã nêu ra một số trường hợp trên hóa đơn không bắt buộc có những nội dung bắt buộc như chữ ký hoặc con dấu, trừ trường hợp bên mua là một đơn vị kế toán yêu cầu bên bán phải lập hóa đơn có đầy đủ các mục đã quy định.

Vấn đề phát sinh của hóa đơn đầu vào nói riêng là nghiệp vụ mà kế toán viên cần phải xử lý trong quá trình làm việc. Theo dõi ngay bài viết dưới đây để biết được cách xử lý hóa đơn đầu vào khi thay đổi tên công ty hoặc địa chỉ kinh doanh của doanh nghiệp chính xác nhất.

\>>>> Xem thêm nội dung hữu ích:

• Hóa đơn đầu vào bị sai địa chỉ thì xử lý như thế nào?
• Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn đầu vào thiếu mã số thuế
• Hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh cá thể được quy định như thế nào?

Nội dung bài viết

1. Cách xử lý hóa đơn đầu vào xuất sau khi thay đổi tên công ty nhưng không thay đổi MST

Căn cứ vào Khoản 2, Điều 8, Thông tư số 153/2010/TT-BTC hướng dẫn cụ thể việc hóa đơn đã đặt in trong trường hợp doanh nghiệp thay đổi tên nhưng không thay đổi địa chỉ, mã số thuế như sau:

– Tổ chức, cá nhân và hộ kinh doanh đặt in hóa đơn phải in sẵn tên, mã số thuế vào tiêu thức “tên, MST người bán” trên tờ hóa đơn;

– Hóa đơn đã đặt in nhưng chưa sử dụng hết, nếu tiếp tục sử dụng hóa đơn đã đặt in đó khi có sự thay đổi địa chỉ thì tổ chức/cá nhân cần thực hiện đóng dấu địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức địa chỉ đã in sẵn;

Như vậy, nếu doanh nghiệp đổi tên nhưng không thay đổi MST, địa chỉ thì sẽ được áp dụng theo hướng dẫn của thông tư trên. Đồng thời, các tổ chức và đơn vị kinh doanh chỉ cần đóng dấu vào bên cạnh tiêu thức tên đã in sẵn là có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn đã đặt in.

Các công việc cần làm đối với trường hợp này như sau:

– Làm mới con dấu tên công ty mới, có thể đóng dấu ngay vào mục tên cũ;

– Lập bảng thông báo về việc điều chỉnh thông tin nội dung hóa đơn, bao gồm nội dung thay đổi là tên công ty lên cơ quan quản lý thuế trực tiếp;

2. Cách xử lý hóa đơn đầu vào vừa thay đổi tên công ty vừa thay đổi MST, cơ quan thuế

a) Trường hợp doanh nghiệp tiếp tục sử dụng những hóa đơn đã đặt in

Đối với trường hợp này, doanh nghiệp cần xử lý như sau:

– Gửi báo cáo về tình hình sử dụng hóa đơn cần thay đổi địa chỉ, tên công ty đến cơ quan quản lý thuế trực tiếp trước đó;

– Tạo con dấu mới có đầy đủ tên, địa chỉ đã thay đổi và đóng dấu vào bên cạnh mục địa chỉ đã được in sẵn trên hóa đơn;

– Gửi bảng kê khai hóa đơn chưa sử dụng theo mẫy BK01/AC của thông tư 39/2014/TT-BTC;

b) Trường hợp doanh nghiệp không muốn sử dụng hóa đơn đã được in

Đối với trường hợp này, doanh nghiệp bắt buộc phải hủy số hóa đơn GTGT chưa được sử dụng và phải thông báo kết quả hủy cho cơ quan thuế trong vòng 30 ngày kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.

Tiếp đến, doanh nghiệp thực hiện thông báo phát hành hóa đơn GTGT mới với cơ quan thuế đã đăng ký.

Như vậy, có không ít thủ tục pháp lý trong việc đổi tên doanh nghiệp. Hy vọng bài viết trên đây mang đến những thông tin hữu ích cho bạn và doanh nghiệp.

Nếu cần được hỗ trợ thêm về phần mềm hóa đơn đầu vào EasyIN, anh chị vui lòng liên hệ cho EasyIN nhé.

Phần mềm xử lý hóa đơn điện tử EasyIN: Lưu trữ tự động – Quản lý tập trung trên 1 hệ thống – Tiết kiệm 80% thời gian xử lý cho kế toán

• Hệ thống tự động phân tích và kiểm tra hoá đơn đầu vào đúng sai;
• Tự động nhập liệu, upload nhanh chóng và chính xác cùng lúc nhiều hóa đơn;
• Tự động đồng bộ với các phần mềm kế toán giúp tiết kiệm thời gian xử lý công việc;
• Lưu trữ hóa đơn an toàn với công nghệ bảo mật nhiều lớp, dễ dàng quản lý, tra cứu hóa đơn đầu vào;
• Hỗ trợ báo cáo tổng hợp hóa đơn đầu vào – đầu ra, kết xuất báo cáo danh sách hóa đơn đầu vào đơn giản;
• Giao diện thân thiện, có Mobile App giúp tối ưu hoá trải nghiệm người dùng;

Đặc biệt, đội ngũ chuyên môn của EasyIN cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.