Hướng dẫn ghi phiếu nhập kho Informational

1. Bộ phận/nhân viên có nhu cầu làm đề nghị mua CCDC gửi trưởng bộ phận, giám đốc phê duyệt đề nghị mua CCDC.

2. Sau khi nhận được đề nghị mua CCDC, Nhân viên mua hàng tìm kiếm nhà cung cấp, báo giá và đề xuất lựa chọn nhà cung cấp, trình giám đốc phê duyệt.

3. Nhân viên mua hàng lập đơn mua hàng, trình trưởng bộ phận và giám đốc phê duyệt và chuyển đơn mua hàng cho nhà cung cấp để đặt mua hàng.

4. Nhà cung cấp thực hiện giao hàng, khi CCDC về đến kho, nhân viên mua hàng giao cho kế toán hóa đơn chứng từ và đề nghị viết Phiếu nhập kho.

5. Kế toán kho lập Phiếu nhập kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng ký duyệt.

6. Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho kiểm, nhận hàng và ký vào phiếu nhập kho.

7. Thủ kho ghi sổ kho, lưu 1 liên phiếu nhập kho và chuyển 1 liên cho kế toán. Kế toán kho căn cứ vào phiếu nhập kho để ghi sổ kế toán kho.

8. Kế toán mua hàng hạch toán thuế và kê khai hóa đơn đầu vào.

9. Căn cứ vào yêu cầu sử dụng CCDC tại các bộ phận được phê duyệt, kế toán kiểm tra nếu CCDC trong kho còn đủ để xuất sẽ viết phiếu xuất kho.

10. Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt phiếu xuất kho.

11. Căn cứ vào phiếu xuất kho đã duyệt, thủ kho thực hiện xuất kho, ký vào phiếu xuất kho và ghi sổ kho.

12. Kế toán kho nhận phiếu xuất kho và ghi sổ kế toán.

13. Hành chính nhận CCDC, lập biên bản giao nhận các phòng ban, bộ phận trong đơn vị.

14. Sau khi bàn giao xong CCDC, Kế toán trưởng, Giám đốc, người giao, người nhận sẽ ký vào biên bản giao nhận CCDC.

15. Kế toán CCDC nhận lại biên bản giao nhận CCDC để ghi sổ CCDC.

16. Trường hợp CCDC xuất ra được phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh thì cuối mỗi tháng kế toán tiến hành phân bổ giá trị CCDC vào chi phí.

Chứng từ này dùng để phản ánh cho việc nhập và xuất luôn vật tư, nguyên vật liệu vào sản xuất, hay xuất tới luôn công trình. Thay cho việc các bạn phải làm phiếu nhập kho, sau đó làm phiếu xuất kho ra cho sản xuất hay xây lắp. Các bạn có thể sử dụng phiếu nhập xuất thẳng để hạch toán bút toán kép đó.

Khác với phiếu nhập kho, phiếu nhập xuất thẳng trong chi tiết chứng từ ở tài khoản Nợ, các bạn hạch toán luôn vào tài khoản tập hơp chi phí ( ví dụ : TK 154, TK 621…)

Trong trường hợp có các chi phí đi kèm với việc nhập hàng : Chi phí bốc dỡ, chi phí vận chuyển…. Các bạn hạch toán vào tab chi tiết chi phí, và nghiệp vụ hạch toán ghi nhận vào bút toán mua hàng, mà không hạch toán vào tài khoản tập hợp chi phí ( ví dụ : Nợ 152 ,Nợ 153 – Có 331).Tài khoản Nợ trong chi tiết chi phí sẽ hạch toán theo tài khoản hàng hóa mà các bạn đã khai báo trong danh mục mã hàng. Phần mềm sẽ tự động phân bổ vào giá nhập mua và phản ánh lên cả tài khoản tập hợp chi phí.

Một đặc điểm nữa của phiếu nhập xuất thẳng qua kho sẽ tự động ghi nhận đồng thời 1 phiếu nhập kho và 1 phiếu xuất kho trên báo cáo nhập xuất tồn.

VIỆT ĐÀ ĐÀ NẴNG

41 Trần Văn Ơn - Hòa An - Q. Cẩm Lệ - Tp. Đà Nẵng.

0911 44 29 26

VIỆT ĐÀ NGHỆ AN

KĐT Yên Khang - 86 Hồ Học Lãm - Tp. Vinh - Nghệ An.

0911 25 43 33

VIỆT ĐÀ HÀ NỘI

Tầng 4 Ocean Park - 1 Đào Duy Anh - Q. Đống Đa - Tp. Hà Nội.

0848 88 04 88

VIỆT ĐÀ HỒ CHÍ MINH

Tầng 18 - TNG - 190 Nguyễn Công Trứ - Q1, Tp. HCM.

0911 10 14 15

VIỆT ĐÀ CẦN THƠ

Tầng 5 - 153Q Trần Hưng Đạo, An Phú, Ninh Kiều, Tp. Cần Thơ.

0905 454 469

Đối với các doanh nghiệp nói chung và kế toán nói riêng các loại phiếu nhập kho, xuất kho rất là quen thuộc. Tuy nhiên, vẫn còn một số bạn thắc mắc về cách viết các loại chứng từ này.Vậy trong bài viết hôm nay, V-Box sẽ giúp các bạn có được câu trả lời chính xác nhất.

Đây là loại chứng từ được các doanh nghiệp sử dụng trong quá trình nhập hàng và quản lý kho nhằm mục đích theo dõi tình hình tài sản. Phiếu nhập kho sẽ cung cấp những thông tin về nguồn tài sản và biến động tài sản.

Các doanh nghiệp sẽ dựa vào những dữ liệu này để có thể xác định được sổ chi tiết và thẻ kho. Cùng với đó là quản lý chi tiết nguyên vật liệu, các loại hàng hóa hoặc tài sản cố định trong kho của doanh nghiệp.

Tìm hiểu phiếu nhập kho là gì?

Những loại phiếu nhập hàng hóa vào kho được lập ra để giúp doanh nghiệp có thể theo dõi liên tục hoặc định kỳ. Điều này đảm bảo việc kiểm tra chính xác nhất để giúp quá trình quản lý được dễ dàng hơn. Trong một doanh nghiệp, bộ phận thủ kho sẽ có trách nhiệm xác nhận toàn bộ quy trình xuất nhập kho.

Quá trình nhập kho sẽ bao gồm hàng hóa, thiết bị, vật liệu sản xuất,…và được thủ kho xác nhận, sau đó sẽ báo cáo với kế toán kho. Lúc này, kế toán sẽ nhập hàng hóa vào hệ thống để theo dõi và giám sát số lượng hàng hóa nhập.

Tùy vào quy định của từng doanh nghiệp phiếu nhập kho có thể do quản lý hoặc bộ phận kho xử lý. Phiếu nhập hàng hóa và kho sẽ được lập thành 3 liên và sau khi lập phiếu xong, phải cần có chữ ký của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc hoặc người ủy quyền. Quy trình lập phiếu sẽ được giám sát bởi nhân viên kho, thủ kho hoặc là cán bộ quản lý kho hàng.

Vai trò của phiếu nhập kho

Loại phiếu này thường được dùng ở những nhà kho, khu vực quản lý hàng hóa, hoặc nguyên vật liệu, trang thiết bị của toàn bộ hệ thống sản xuất. Đồng thời, phiếu nhập kho còn được dùng trong những trường hợp hàng hóa, nguyên vật liệu hay dụng cụ được mua từ bên ngoài và cần nhập vào kho hàng.

Những mặt hàng mua ngoài, tự gia công, chế biến hoặc nhận góp vốn trước khi đưa vào kho đều cần phải lập phiếu. Bởi loại phiếu này có tác dụng quản lý tất cả hàng hóa, sản phẩm có trong kho để phù hợp với phần mềm quản lý giám sát một cách chính xác.

Phiếu nhập kho thường sẽ được thực hiện bởi thủ kho, ở một số doanh nghiệp kế toán kho sẽ trực tiếp quản lý, viết phiếu và nhập vào phần mềm kế toán. Có thể hiểu rằng, phiếu nhập kho là một loại giấy tờ vô cùng quan trọng để có thể đảm bảo được việc kiểm soát hàng hóa kinh doanh. Đồng thời dựa vào dữ liệu trên phiếu doanh nghiệp mới dễ kiểm soát để có thể kịp thời đưa ra những giải pháp tốt nhất cho toàn bộ hệ thống.

Vai trò của phiếu nhập kho

Những vấn đề thường gặp khi lập phiếu nhập kho

Lập phiếu nhập kho là một trong những quy trình rất quan trọng do đó những người có trách nhiệm luôn hết sức cẩn thận. Trong một số trường hợp, do quá trình kiểm kê, tính toán người thực hiện vẫn có thể xảy ra một số lỗi như:

• Ghi nhận số lượng hàng tồn kho không đầy đủ hóa đơn và chứng từ kèm theo một cách hợp lệ để có thể chứng minh việc nhập hàng hóa hoặc tồn kho là có chứng thực.
• Xác nhận sai giá gốc của hàng hóa tồn kho
• Không thường xuyên đối chiếu sổ sách giữa thủ kho với kế toán kho để có thể kịp thời phát hiện sai lệch và điều chỉnh.
• Bảng tổng hợp số lượng nhập xuất tồn của từng loại mặt hàng bị âm. Nguyên nhân là do chưa nhập hàng mà đã xuất kho hoặc trong quá trình lập phiếu xuất ghi sai mã hàng hóa. Cũng có thể là do kế toán bán hàng trong khi viết hóa đơn cho khách để lấy tiền mặt nhưng lại không biết hàng tồn kho đã hết
• Kế toán kho không thực hiện lập bảng xuất – nhập – tồn theo đúng định kỳ hàng tuần, hàng tháng
• Không lập biên bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho hoặc mua hàng sai quy cách, chất lượng, chủng loại…nhưng vẫn hạch toán nhập kho
• Thực hiện lập phiếu nhập kho không đúng thời điểm hoặc chưa ghi nhận nhập kho nhưng lại hạch toán xuất kh
  Vấn đề thường gặp khi lập phiếu nhập kho

Giải pháp hữu hiệu khi lập phiếu nhập kho

Để có thể hạn chế tối đa những sai sót cũng như đảm bảo quá trình quản lý kho và hàng hóa trở nên dễ dàng, thuận tiện hơn. Đồng thời cũng tối ưu nguồn lực, chủ kinh doanh và nhân viên quản lý kho bạn nên áp dụng những phương pháp sau.

• Thiết kế kho theo từng khu vực
• Lên sơ đồ lưu trữ để dễ dàng kiểm soát hàng hóa
• Sắp xếp theo mã SKU
• Sử dụng thẻ kho hoặc sổ kho để quản lý
• Dán nhãn lô hàng hoặc mã vạch
• Thường xuyên kiểm tra kho
• Áp dụng phần mềm quản lý kho

Trên đây là những thông tin về phiếu nhập kho cũng như cách quản lý hàng hóa trong kho chính xác. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến vấn đề này thì hãy liên hệ với V-Box để được tư vấn nhé.