Hướng dẫn sử dung pivot table khách hàng trên excel
Pivot Table là một trong những công cụ mạnh nhất của excel giúp cho những bảng dữ liệu khổng lồ phức tạp trở nên đơn giản hơn. Trong bài viết này, Cole cùng các bạn tìm hiểu thêm về công cụ Pivot Table và cách dùng Pivot Table cũng như Pivot Table nâng cao Show
I. Pivot Table là gì và ứng dụng pivot table trong excel?Pivot Table là một công cụ trong Excel giúp thống kê, thu gọn và tổ chức lại các cột và hàng dữ liệu đã chọn trong bảng tính hoặc bảng cơ sở dữ liệu để có được một báo cáo mong muốn. Công cụ này không thay đổi tích chất của bảng tính hoặc cơ sở dữ liệu, nó chỉ đơn giản là “xoay” hoặc biến dữ liệu để xem nó từ các góc độ khác nhau. Pivot Table trong Excel đặc biệt hữu ích khi xử lý với lượng lớn dữ liệu, nếu dùng cách tính toán thủ công sẽ tốn rất nhiều thời gian. Một số chức năng xử lý dữ liệu mà Pivot Table trong Excel có thể thực hiện bao gồm:
II. Cách dùng Pivot TableVí dụ chúng ta có bảng thống kê giá trị xuất khẩu hàng hóa bao gồm 213 dữ liệu và 6 trường: Order ID, Product, Category, Amount, Date and Country. Cơ sở dữ liệu 1. Cách tạo Pivot Table
Lưu ý: Dữ liệu của bạn không được có bất kỳ hàng hay cột trống nào. Dữ liệu chỉ được có một đầu đề hàng.
Cách tạo pivot table
2. Sắp xếp các trường dữ liệuTrên màn hình xuất hiện bảng PivotTable Fields nơi bạn có thể sắp xếp trường cơ sở dữ liệu mong muốn. Tại đây sẽ có 2 lựa chọn:
Và 4 vùng để thả các trường dữ liệu được chọn
Áp dụng vào trong ví dụ ở trên, ta kéo các trường sau vào các khu vực tương ứng
Kết quả ta có bảng tổng hợp dữ liệu được thu gọn như ở dưới. Dữ liệu phức tạp trở nên đơn giản hơn nhờ PivotTable 3. Sắp xếp cơ sở dữ liệuTrong bảng thống kê ở ví dụ, ta có banana là sản phẩm xuất khẩu chính với tổng giá trị xuất khẩu lớn nhất. Để sắp xếp sản phẩm có giá trị xuất khẩu lớn nhất nhỏ nhất Banana xuất hiện, ta thực hiện các bước sau:
Kết quả ta có bảng tổng hợp dữ liệu được thu gọn như ở dưới. Dữ liệu phức tạp trở nên đơn giản hơn nhờ PivotTable 4. Lọc dữ liệuVì chúng tôi đã thêm trường Country (Quốc gia) vào vùng Filters (Bộ lọc), nên chúng ta có thể lọc bảng tổng hợp này theo Country (Quốc gia). Ví dụ bạn muốn biết sản phẩm nào được xuất khẩu nhiều nhất sang France (Pháp).
Lọc dữ liệu
Lưu ý: bạn có thể sử dụng bộ lọc tiêu chuẩn (hình tam giác bên cạnh Row Labels (Nhãn Hàng)) để chỉ hiển thị số lượng sản phẩm cụ thể. 5. Thay đổi phép tính tổngTheo mặc định, Excel sẽ tóm tắt dữ liệu của bạn bằng cách tính tổng hoặc đếm các mục. Để thay đổi kiểu tính toán bạn muốn sử dụng, hãy thực hiện các bước sau:
Kết quả ta có 16 trong số 28 đơn đặt hàng đến France (Pháp) là đơn hàng Apple (Táo). III. Pivot Table nâng cao1. Cách chuyển cơ sở dữ liệu từ file excel này sang file excel khácSau đây Cole sẽ hướng dẫn bạn cách lấy dữ liệu từ file excel này sang file excel khác trong PivotTable Excel kết hợp với hàm VLOOKUP
Công thức trong ví dụ dưới đây tra cứu “Apple” trong cột B trong trang tính dữ liệu.
Cú pháp hàm VLOOKUP \=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]) Trong đó:
Pivot Table nâng cao Công thức trong ví dụ đang tìm kiếm giá trị sản phẩm “Apple” nằm trong ô B5 từ một trang tính khác. Data!C3 D42: Có nghĩa là chúng ta đang nhận giá trị tra cứu từ bảng Pivot Table so với apple. 2,0 cho biết rằng giá trị chúng ta đang tìm kiếm một sản phẩm nằm trong cột 2 và 0 có nghĩa là tìm giá trị khớp chính xác với mỗi hàng.
2. Lấy dữ liệu từ file excel khác vbaBước 1: Mô tả quy trình
Bước 2: Câu lệnh VBA mẫu 1 Sub ImportData_Test() ‘Lấy dữ liệu từ 1 Workbook khác 2 Dim owb As Workbook 3 4 Set sh=Sheet1 5 ‘Mở file cần lấy dữ liệu 6 Set owb=Workbooks.Open(“C:\Test\England.xlsm”) 7 ‘C:\Test\ là thư mục chứa file 8 ‘England.xlsm là tên file, dạng file 9 ‘Copy vùng dữ liệu cần lấy: Vùng A1:F100 trong Sheet Data của file cần lấy dữ liệu 10 owb.Sheets(“Data”).Range(“A1:F100”).Copy 11 ‘Dán vào vị trí cần lấy kết quả: ô A1 trong Sheet1 của Workbook kết quả 12 sh.Range(“A1”).PasteSpecial xlPasteValues 13 sh.Range(“A1”).PasteSpecial xlPasteValues 14 ‘Đóng file cần lấy dữ liệu 15 owb.Close False 16 17 End Sub 3. Update dữ liệu trong pivottableBất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện đối với tập dữ liệu sẽ không được bảng tổng hợp tự động chọn. Làm mới bảng tổng hợp hoặc thay đổi nguồn dữ liệu để cập nhật bảng tổng hợp với các thay đổi được áp dụng. Sau đây là các cách làm mới Pivot Table trong Excel Cách thông thường
Làm mới khi mở file Ngoài ra bạn cũng có thể thiết lập để một PivotTable cập nhật tự động khi mở file.
Làm mới Pivot Table bằng đồng hồ bấm giờNếu trang tính của bạn có một pivot table dựa trên xử lý phân tích dữ liệu trực tuyến (OLAP-based) bạn cũng có thể cập nhật tự động dựa vào đồng hồ bấm giờ được kết nối với nó. Ghi chú: Khi bạn tạo pivot table, nếu bạn thêm dữ liệu của nó vào Dữ liệu mẫu, pivot table của bạn được dựa trên xử lý phân tích dữ liệu trực tuyến. |