Hướng dẫn thủ tục xử lý khi mất hóa đơn

Căn cứ Điều 25 Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 05 năm 2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ:

“Điều 25. Xử lý mất, cháy, hỏng hóa đơn trong đơn vị kế toán

1. Tổ chức, cá nhân kinh doanh có hóa đơn bị mất, cháy, hỏng thì phải lập biên bản về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

2. Sau khi lập biên bản tổ chức, cá nhân có hóa đơn bị mất, cháy, hỏng phải có đơn khai báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thời hạn khai báo là ngày sau ngày biên bản được lập xong, nhưng chậm nhất không quá 05 (năm) ngày, kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Bộ Tài chính quy định cụ thể việc xử lý hóa đơn sau mất, cháy, hỏng và trình tự, thủ tục khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn.”

Căn cứ Khoản 1 Điều 24 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ:

“Điều 24. Xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn

1. Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.”

Căn cứ Khoản 4 và Khoản 7 Điều 1 Thông tư số 176/2016/TT-BTC ngày 31 tháng 10 năm 2016 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 10/2014/TT-BTC ngày 17 tháng 1 năm 2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn:

“4. Bổ sung điểm g vào Khoản 3 Điều 11 như sau:

3. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi:

…

7. Làm mất, cháy, hỏng hoá đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) nhưng khách hàng chưa nhận được hoá đơn khi hoá đơn chưa đến thời gian lưu trữ hoặc hóa đơn đã lập theo bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ; trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc do sự kiện bất ngờ, sự kiện bất khả kháng khác thì không bị xử phạt tiền.

…”

“7. Sửa đổi, bổ sung khoản 1, khoản 2 và bổ sung khoản 4 vào Điều 13 như sau:

…

2. Đối với hành vi vi phạm về nộp thông báo, báo cáo gửi cơ quan thuế, trừ thông báo phát hành hóa đơn:

1. Phạt cảnh cáo đối với hành vi nộp thông báo, báo cáo gửi cơ quan thuế, trừ thông báo phát hành hoá đơn từ ngày thứ 1 đến hết ngày thứ 10 kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.

2. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng, trừ thông báo phát hành hóa đơn, chậm sau 10 ngày kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.

3. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng với hành vi không nộp thông báo, báo cáo gửi cơ quan thuế. Hành vi không nộp thông báo, báo cáo gửicơ quan thuế, trừ thông báo phát hành hóa đơn, được tính sau 20 ngày kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.

…”

Căn cứ các quy định nêu trên: Đối với hành vi làm mất hóa đơn đã thông báo phát hành sẽ bị xử phạt theo quy định tại Khoản 4 và Khoản 7 Điều 1 Thông tư số 176/2016/TT-BTC ngày 31 tháng 10 năm 2016 của Bộ Tài chính được trích dẫn ở trên.

Cục Thuế trả lời cho độc giả Lê Thị Nhàn được biết để thực hiện theo đúng quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật đã được trích dẫn tại văn bản này. Nếu có vấn đề gì chưa rõ độc giả Lê Thị Nhàn liên hệ với Cục thuế (Phòng tuyên truyền hỗ trợ Cục Thuế Thừa Thiên Huế), 64 Tố Hữu thành phố Huế, điện thoại 02343829000 để được hướng dẫn thêm./.

Nếu bạn đang lo lắng về vấn đề mất hóa đơn giá trị gia tăng đầu ra, đầu vào. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách xử lý mất hóa đơn đỏ (VAT, GTGT). Mất hóa đơn là vấn đề đau đầu của nhiều doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn giấy. Vậy với các trường hợp cụ thể sẽ có cách xử lý như thế nào? Câu trả lời sẽ được Mifi giải đáp trong bài viết dưới đây.

Cách xử lý khi mất hóa đơn đỏ VAT, GTGT

1. Xử lý mất hóa đơn đỏ đầu ra (HĐ giá trị gia tăng – VAT)

1.1 Hướng dẫn xử lý khi bên bán làm mất hóa đơn đỏ đầu ra

Trong trường hợp bên bán làm mất hóa đơn trước khi khách hàng nhận được, bạn có thể xử lý theo các bước sau:

• Lập báo cáo mất hóa đơn theo mẫu BC21/AC để thông báo cho cơ quan quản lý thuế trực tiếp biết trong thời gian 5 ngày (kể từ ngày xảy ra mất hóa đơn).
• Chủ doanh nghiệp có thể tải mẫu báo cáo trên về nộp trực tiếp hoặc nộp qua mạng.

Báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn mẫu số BC21/AC.

Cách nộp báo cáo mất hóa đơn qua mạng nhanh chóng:

• Bạn đăng nhập vào phần mềm HTKK.
• Sau đó, Click vào mục Hóa đơn.
• Tìm đến mục Báo cáo mất, cháy, hỏng, hóa đơn (BC21/AC).
• Lúc này, bạn có thể làm trực tiếp và nộp báo cáo qua mạng.

1.2 Hướng dẫn làm báo cáo xử lý mất hóa đơn trên phần mềm HTKK

Xử lý tình trạng mất hóa đơn bằng cách đăng nhập vào phần mềm, trên màn hình sẽ hiển thị một tờ khai gồm 10 cột để bạn khai báo.

• Cột 1 đánh thứ tự.
• Cột 2 mẫu hóa đơn. Bạn khai báo mẫu hóa đơn muốn báo cáo mất bằng cách nhấn mũi tên xuống để chọn. Ví dụ, khi mất hóa đơn GTGT, bạn chọn 01/GTKT.
• Cột 3 về tên loại hóa đơn. Sẽ tự động cập nhật.
• Cột 4 mẫu số. Phần mềm cũng sẽ tự động cập nhật nhưng bạn phải xem lại mẫu số này trên liên 1 quyển hóa đơn để điền đầy đủ. Ví dụ: Khi doanh nghiệp báo mất hóa đơn GTGT, mẫu số tự cập nhật là 01GTKT. Tuy nhiên, bạn phải xem lại và điền chính xác mẫu số trên quyển hóa đơn. Chẳng hạn thành: 01GTKT3/001.
• Cột 5 ký hiệu hóa đơn. Phần này bạn xem lại ký hiệu trên liên 1 quyển hóa đơn để điền.
• Cột 6 (Từ số ), 7 (Đến số). Nếu mất 1 hóa đơn, bạn sẽ nhập cùng 1 số cho 2 cột nay. Nếu mất nhiều liên tiếp bạn nhập rõ từ số nào đến số nào. Trong trường hợp, mất nhiều nhưng không liên tiếp, bạn nhấn phím F5 để thêm dòng và nhập bình thường.
• Cột 8 số lượng: Phần mềm tự cập nhật.
• Cột 9 liên hóa đơn: Để khai báo mất hóa đơn liên 2, bạn chỉ cần ghi 2.
• Cột 10 ghi chú: Tại cột này bạn phải chọn đúng trường hợp của doanh nghiệp mình: mất hóa đơn chưa sử dụng, mất hóa đơn chưa viết chưa báo cáo,… Vì mức phạt cho các trường hợp này sẽ khác nhau.
• Cột lý do: Lý do mất hóa đơn của doanh nghiệp là gì, bạn sẽ điền vào cột này.

Sau khi điền hết các thông tin, bạn kết xuất báo cáo ra File XML và gửi qua mạng.

2. Xử lý mất hóa đơn đầu vào (liên 2) khi người mua làm mất

Khi mất hóa đơn đầu vào, nếu không xử lý đúng cách sẽ dẫn đến những ảnh hưởng không đáng có cho doanh nghiệp. Lúc này, người mua làm mất hóa đơn có thể thực hiện như sau:

Bước 1: Lập biên bản ghi nhận lại sự việc làm mất, hỏng hóa đơn.

Người mua phải liên hệ với bên bán để lập biên bản xác nhận mất hóa đơn.

Trong biên bản này cần ghi rõ liên 1 hóa đơn của người bán khai, nộp thuế trong tháng nào. Đại diện hai bên ký và đóng dấu trên biên bản, chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất hóa đơn.

Mẫu biên bản mất hóa đơn GTGT liên 2 đã lập.

Bước 2: Người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, có chữ ký và dấu (nếu có) của người đại diện theo pháp luật trên bản sao để giao cho người mua.

Lúc này để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế, người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có chữ ký và đóng dấu (nếu có) kèm theo biên bản xác nhận mất liên 2 hóa đơn.

Bước 3: Lập báo cáo mất hóa đơn gửi cơ quan thuế.

Bên mua lập báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn (mẫu BC21/AC) gửi cơ quan quản lý thuế trực tiếp của mình.

(Chi tiết cách thực hiện báo cáo mất hóa đơn xem ở mục 1.2 của bài viết này).

3. Xử lý mất, cháy, hỏng hoá đơn đỏ (liên 2) đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba

Trường hợp này sẽ căn cứ vào bên thứ ba do người mua hay người bán thuê để xác định trách nhiệm và xử phạt.

Chẳng hạn, bên thứ ba là đơn vị vận chuyển hàng kèm hóa đơn do người mua thuê, bên thứ 3 làm mất hóa đơn. Khi đó, người mua phải chịu trách nhiệm xử lý mất hóa đơn trong trường hợp này.

Lúc này, người mua và bên thứ ba cần phải lập biên bản ghi nhận sự việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Sau đó, tiến hành làm báo cáo mất hóa đơn cho cơ quan thuế.

4. Các lưu ý khi mất hóa đơn đầu vào, đầu ra

4.1 Mức xử phạt khi mất hóa đơn

Theo quy định tại Thông tư số 176/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính, quy định xử phạt hành chính cụ thể đối với hành vi làm mất hóa đơn như sau:

Phạt mất hóa đơn đầu ra: Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng với các hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn:

• Hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập.
• Hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) nhưng khách hàng chưa nhận được hóa đơn.
• Hóa đơn đã lập theo bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ.

Trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc do sự kiện bất ngờ, sự kiện bất khả kháng khác thì không bị xử phạt tiền.

Phạt mất hóa đơn đầu vào: Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đầu vào đã lập (liên giao cho khách hàng) để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách.

Trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc do sự kiện bất ngờ, sự kiện bất khả kháng khác thì không bị phạt tiền.

Doanh nghiệp sẽ phải chịu phạt hành chính khi làm mất hóa đơn giá trị gia tăng.

Phạt nộp chậm hoặc không làm báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn sẽ được quy định như sau:

• Phạt cảnh cáo đối với hành vi nộp thông báo, báo cáo gửi cơ quan thuế. Trừ thông báo phát hành hóa đơn từ ngày thứ 1 đến hết ngày thứ 5 kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.
• Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng. Trừ thông báo phát hành hóa đơn, chậm sau 10 ngày kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.
• Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng với hành vi không nộp thông báo, báo cáo gửi cơ quan thuế. Trừ thông báo phát hành hóa đơn, được tính sau 20 ngày kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.

4.2 Thủ tục báo mất hóa đơn hoặc cháy, hỏng hóa đơn

Làm báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn là việc doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện để thông báo cho cơ quan quản lý thuế trực tiếp biết theo quy định tại Khoản 1 Điều 24 Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Hồ sơ khai báo: Bạn có thể điền theo mẫu BC21/AC hoặc khai báo qua mạng trên phần mềm HTKK để xử lý mất hóa đơn.

Thời hạn khai báo mất hóa đơn: Ngay khi phát hiện trường hợp trên cần lập ngay báo cáo về vụ việc theo mẫu số 3.8 phụ lục 3 tại Thông tư này. Sau đó, tiến hành nộp ngay cho cơ quan thuế trong vòng 5 ngày kể từ khi phát hiện vụ việc. Nếu ngày thứ 5 rơi vào ngày lễ, chủ nhật hoặc trùng với ngày nghỉ theo luật định thì ngày cuối cùng khai báo là ngày tiếp theo.

Thời hạn xử phạt mất hóa đơn: 1 năm. Ngoài ra, chúng tôi đã cập nhật thông tin chi tiết về các mức phạt mất hóa đơn để các bạn nắm được.

5. Những bất cập khi sử dụng hóa đơn giấy

Dưới đây là những nhược điểm của việc sử dụng hóa đơn giấy trong kinh doanh bắt buộc doanh nghiệp phải thực hiện.

5.1 Vấn đề lưu trữ hóa đơn

Việc lưu trữ hóa đơn giấy diễn ra hoàn toàn thủ công, kế toán viên mất nhiều thời gian để sắp xếp các loại hóa đơn đầu vào, đầu ra đi kèm các phiếu chi, ủy nhiệm chi,…

Do đó, việc mất hóa đơn và phải xử lý khi mất hóa đơn là điều diễn ra khá thường xuyên cho doanh nghiệp.

Mặc dù đã sắp xếp theo thứ tự đã khai trên tờ khai nhưng với lượng hóa đơn lớn, lưu trữ trong nhiều năm cũng gây khó khăn trong việc tra cứu, tìm lại hóa đơn cũ.

Cách thức lưu trữ hóa đơn giấy thủ công, tốn nhiều thời gian.

5.2 Vấn đề về xử lý mất hóa đơn

Vấn đề giải quyết xử lý thất lạc, mất hóa đơn: Thất lạc, mất hóa hơn là tình trạng thường xảy ra khi sử dụng hóa đơn giấy. Lúc này, doanh nghiệp phải làm báo cáo việc mất hóa đơn và sẽ bị xử phạt hành chính.

Vấn đề phạt mất hóa đơn liên 2 trong khi còn giữ liên 1 và liên 3: Khi mất hóa đơn liên 2 đầu vào bạn cũng phải làm báo cáo gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong vòng 5 ngày kể từ ngày mất hóa đơn.

Vấn đề thời gian xuất hóa đơn, vận chuyển, lập báo cáo thuế định kỳ: Để hóa đơn giá trị gia tăng được khấu trừ thuế, doanh nghiệp cần chú ý đến thời điểm xuất hóa đơn.

6. Giải pháp Hóa đơn điện tử an toàn cho Doanh nghiệp

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử: “Từ ngày 01/11/2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế,… bắt buộc phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử”.

Quy định này sẽ tránh việc bị mất hóa đơn đỏ (VAT, GTGT) cho công ty.

“Sử dụng hóa đơn điện tử là xu thế tất yếu vừa hạn chế tình trạng phải xử lý khi mất hóa đơn vừa phù hợp với xu hướng chuyển đổi”.

Với Hóa đơn điện tử an toàn MIFI, doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm về tính năng đáp ứng mọi nghiệp vụ về hóa đơn. Thêm nữa vấn đề bảo mật được đặc biệt chú trọng.

Hóa đơn Điện tử An toàn MIFI lưu trữ dữ liệu tại hệ thống Microsoft Azure.

Giải pháp Hóa đơn Điện tử An toàn MIFI được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây, lưu trữ dữ liệu tại hệ thống Microsoft Azure. Điều này đảm bảo dữ liệu được sao lưu, Backup thường xuyên và ổn định. Tính năng bảo mật xác minh 2 lớp đảm bảo dữ liệu luôn được giữ an toàn.

Do vậy, sử dụng MIFI có thể hạn chế rủi ro mất hóa đơn điện tử cũng như rò rỉ thông tin doanh nghiệp.

Trên đây là hướng dẫn xử lý mất hóa đơn chi tiết dành cho bạn. Hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích cho bạn khi giải quyết các vấn đề hóa đơn cho doanh nghiệp.