Hướng dẫn viết quy trình iso 9001 2015 năm 2024
|
Mặc dù tiêu chuẩn ISO 9001:2015 không có bất cứ một biểu mẫu cụ thể nào cho các quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng. Nhưng các doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ một số nguyên tắc cùng các trình tự nhất định khi xây dựng quy trình ISO. Dưới đây là hướng dẫn viết quy trình ISO 9001:2015 một cách chi tiết nhất, các doanh nghiệp hãy tham khảo. Show
Xem thêm:
Bước 1: Xác định bối cảnh của tổ chứcĐầu tiên, doanh nghiệp cần biết rõ điểm mạnh yếu, các yếu tố bên trong bên ngoài của bản thân cũng như các nhu cầu, mong đợi của các bên quan tâm. Diều này sẽ giúp doanh nghiệp xác định sớm các rủi ro liên quan trong quá trình xây dựng hệ thống quản lý chất lượng. Xây dựng được quy trình quản lý chất lượng phù hợp với bối cảnh của doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, đồng thời đáp ứng tốt các mục tiêu mà trước đó doanh nghiệp đã đặt ra. Bước 2: Thiết lập giới hạn cho các quy trìnhCó 3 loại quy trình phổ biến trong hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015. Mỗi quy trình sẽ có vai trò, tác dụng và văn bản riêng của nó. Doanh nghiệp cần phải quyết định các quy trình cần xây dựng và lưu trữ văn bản để giúp cho người lao động nắm rõ các bước để thực hiện công việc hàng ngày, tránh mơ hồ về các nội dung được đề cập hoặc không đề cập trong quy trình làm ảnh hưởng tới hiệu quả công việc. Bước 3: Thu thập thông tinCác quy trình cấp chứng nhận ISO 9001:2015 cần được mô tả mọi hoạt động thật chi tiết, rõ ràng. Vì vậy, để có thể viết được một quy trình ISO cụ thể, doanh nghiệp cần phải thu thập thông tin đầy đủ bao gồm đầu vào, đầu ra, các hoạt động cụ thể, những người chịu trách nhiệm cho từng hoạt động hay các phương pháp đánh giá hiệu quả của quy trình đó. Bước 4: Xác định cấu trúc của các quy trìnhĐể ghi lại một quy trình ISO 9001:2015 có nhiều cách khác nhau. Doanh nghiệp có thể ghi thành một chuỗi các đoạn văn, thể hiện dưới dạng lưu đồ. Dù thể hiện dưới dạng nào thì cấu trúc của quy trình cũng phải đảm bảo có những nội dung sau: Phạm vi và mục đích, các định nghĩa, thuật ngữ, trách nhiệm của người thực hiện quy trình, các thủ tục, trình tự, các tài liệu tham khảo hay lịch sử các phiên bản của quy trình… Bước 5: Ghi chép, xem xét và phê duyệt các quy trìnhKhi đã có đầy đủ các thông tin cần thiết, xác định rõ mục đích, giới hạn và các quy trình cần phải xây dựng, doanh nghiệp có thể bắt tay vào viết quy trình ISO 9001:2015. Trong quá trình xây dựng quy trình, doanh nghiệp cần diễn đạt thật dễ hiểu, ngắn gọn để các đội ngũ cán bộ nhân viên của doanh nghiệp có thể hiểu rõ quy trình, tránh thêm quá nhiều chi tiết phức tạp sẽ gây ra sự khó hiểu, nhầm lẫn. Sau khi đã hoàn thiện văn bản thể hiện quy trình ISO 9001:2015 cần phải có sự xem xét, đánh giá từ các bên tham gia vào hệ thống quản lý. Điều này sẽ giúp quy trình được hoàn thiện, đảm bảo sự phù hợp và chính xác nhất. Cuối cùng, quy trình cần được phê duyệt bởi các lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp thì chúng mới có hiệu lực. Sau đó chúng sẽ được thông báo và áp dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bước 6: Truyền đạt và đào tạo nội bộ về quy trìnhĐể toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp hiểu rõ được vài trò, quyền hạn của mình cũng như nắm được cách thức để thực hiện công việc hàng ngày, doanh nghiệp cần tổ chức các khóa đào tạo nội bộ về quy trình đã được xây dựng. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động tối ưu nhất. Trên đây là hướng dẫn viết quy trình ISO 9001:2015 một cách vô cùng chi tiết. Hy vọng các bạn đã có thể dễ dàng hơn trong việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng của mình. ————————————————————————————– Mọi chi tiết xin liên hệ với đơn vị chúng tôi qua thông tin sau: GCDRI là cơ quan tư vấn chứng nhận toàn cầu hàng đầu tại Việt Nam, cung cấp nhiều loại dịch vụ toàn diện cho các tổ chức doanh nghiệp trong nhiều ngành khác nhau. Được thành lập với tầm nhìn cung cấp các giải pháp vươn ra thế giới để đáp ứng nhu cầu luôn thay đổi của các doanh nghiệp, GCDRI đã đạt được danh tiếng về sự xuất sắc trong lĩnh vực chứng nhận quốc tế. Được áp dụng rộng rãi trong các tổ chức và doanh nghiệp trên toàn cầu, ISO 9001 định ra các yêu cầu cơ bản cho một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả. Một phần quan trọng của ISO 9001 là việc xác định và thiết kế các quy trình phù hợp với tổ chức. Trong bài viết này, hãy cùng KNA tìm hiểu 6 quy trình bắt buộc của ISO và hướng dẫn viết quy trình ISO 9001 6 QUY TRÌNH BẮT BUỘC CỦA ISO 9001Quy trình kiểm soát tài liệu (Document Control Process)Quy trình kiểm soát tài liệu là 1 trong 6 quy trình bắt buộc của ISO 9001. Nó đảm bảo rằng các tài liệu liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng được quản lý, cập nhật và phân phối một cách hiệu quả. Quy trình này bao gồm các bước như:
Quy trình kiểm soát hồ sơ (Record Control Process)Quy trình kiểm soát hồ sơ đảm bảo rằng các hồ sơ liên quan đến quản lý chất lượng, chẳng hạn như hồ sơ kiểm tra, báo cáo và chứng từ, được duy trì và kiểm soát một cách chính xác. Hướng dẫn viết quy trình ISO 9001 này gồm:
Tổng hợp 6 quy trình ISO 9001Quy trình kiểm soát nội bộ (Internal Audit Process)Quy trình kiểm soát nội bộ là 1 trong 6 quy trình bắt buộc của ISO 9001. Quy trình này giúp đảm bảo rằng các hoạt động và quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng đang hoạt động một cách hiệu quả và tuân thủ các yêu cầu của ISO 9001. Quy trình này bao gồm:
Quy trình kiểm tra và kiểm định (Inspection and Testing Process)Quy trình kiểm tra và kiểm định đảm bảo rằng các sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình sản xuất tuân thủ các yêu cầu chất lượng. Hướng dẫn viết quy trình ISO 9001 này gồm:
Quy trình xử lý phiếu phàn nàn (Complaint Handling Process)Quy trình xử lý phiếu phàn nàn đảm bảo rằng các phàn nàn từ khách hàng được tiếp nhận, xử lý và giải quyết một cách hợp lý và kịp thời. Quy trình này bao gồm:
Quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp (Control of Nonconforming Products Process)Quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp là 1 trong 6 quy trình bắt buộc của ISO 9001. Quy trình này đảm bảo rằng các sản phẩm không đáp ứng yêu cầu chất lượng của ISO 9001 được xử lý một cách chính xác và hiệu quả. Hướng dẫn viết quy trình ISO 9001 này gồm:
HƯỚNG DẪN VIẾT QUY TRÌNH ISO 9001:2015Việc viết quy trình ISO 9001 đòi hỏi sự chi tiết và rõ ràng, nhằm đảm bảo hiểu rõ các bước và trách nhiệm liên quan đến mỗi quy trình. Dưới đây là một số gợi ý để viết quy trình một cách hiệu quả: |
