So sánh phần mềm tính tiền năm 2024
Phần mềm tính lương (Payroll software) là một hệ thống xử lý các dịch vụ trả lương, bao gồm thuế lương, bồi thường, tiền thưởng cuối năm, cuống phiếu lương, thời gian nghỉ, quản lý lợi ích và theo dõi hồ sơ nhân viên. Show
1. Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm tính lương?Thông thường, các doanh nghiệp sẽ bắt đầu từ những mẫu bảng lương đơn giản nhất như file Excel để tính lương. Tuy nhiên có thể dễ dàng nhận thấy số lượng danh sách những file Excel cần thiết để tổng hợp được một bảng lương hoàn chỉnh có thể lên tới hàng chục file: File chấm công; File danh sách nhân sự và mức lương doanh nghiệp trả cho họ; File tính các loại tiền thưởng, phụ cấp; File tính các loại tiền phạt, sự vụ giảm trừ lương; File theo dõi ngày phép; File theo dõi các trường hợp nghỉ phép, nghỉ không lương, nghỉ chế độ,…; File theo dõi gia cảnh và người phụ thuộc; File tính bảo hiểm; File tính thuế TNCN; File theo dõi các trường hợp ứng lương, nợ lương; File theo dõi nhân sự mới, nhân sự nghỉ việc;… Bởi vì phải tổng hợp tất cả dữ liệu từ tất cả các file Excel này, một chuyên viên C&B có thể mất tới 3 ngày để làm xong bảng lương cho 60 nhân sự. Chưa hết, vì các thao tác đều là thủ công nên sai sót thường xuyên xảy ra, lại mất thêm 1-2 ngày nữa để tra soát và chỉnh sửa lại. Rất thời gian và công sức! Thêm vào đó, làm bảng lương bằng Excel tiềm ẩn các mối nguy cơ khác: Không đảm bảo bảo mật; Khả năng tích hợp kém; Dữ liệu phân tán, khó để rà soát tổng thể hay làm báo, cáo toàn diện, gây cản trở việc ra quyết định; Khó hiểu với tất cả những người khác ngoại trừ chủ sở hữu, không thể để lại “thừa kế” cho người sau; Không thể mở rộng khi công ty gia tăng quy mô;… Với một phần mềm chấm công tính lương tốt, dữ liệu sẽ được tự động tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau và hoàn toàn được tính toán tự động. Thời gian làm bảng lương hoàn toàn có thể rút xuống chỉ còn trong một ngày, thậm chí là một buổi! Không có hoặc rất ít sai sót xảy ra, cả phía nhân viên, bộ phận C&B và doanh nghiệp đều đỡ cực hơn trước. Thời đại 4.0, khi công nghệ đã phát triển đến mức có thể dùng trí tuệ nhân tạo để nhận diện khuôn mặt con người, thì tại sao doanh nghiệp vẫn giữ thói quen dùng Excel mà không đơn giản hoá mọi thứ bằng công nghệ? 2. Lấy tiêu chí gì để lựa chọn phần mềm tính lương?Với sự tồn tại của hàng trăm phần mềm chấm công trên thị trường hiện nay, lựa chọn một giải pháp phù hợp để vừa đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp vừa mang lại hiệu quả đầu tư (ROI) là một việc không hề dễ. Danh sách các câu hỏi dưới đây sẽ là gợi ý hữu ích khi bạn cần xem xét một phần mềm chấm công cho doanh nghiệp của mình: 2.1. Cơ bản nhất: Nghiệp vụ tính lương tự động và đầy đủNếu chọn phần mềm tính lương tách biệt hoàn toàn, hãy chắc chắn phần mềm đó có thể tích hợp cùng các hệ thống khác mà doanh nghiệp đang sử dụng như hệ thống chấm công, định vị nhân viên (nếu có), KPI… Nhờ đó, việc chuyển nguồn dữ liệu đầu vào làm cơ sở để tính lương sẽ dễ dàng hơn. Phần mềm cần tự động hóa toàn bộ quy trình thu thập dữ liệu từ phần mềm chấm công và các phòng ban khác; thực hiện tính lương, thưởng; truy xuất bảng lương cho nhân viên. Ngoài ra, phần mềm tính lương tốt đầu tiên phải cung cấp đầy đủ dịch vụ về lương, cần tính chính xác các khoản khấu trừ thuế cho nhân viên, quản lý thời gian nghỉ, tăng ca, thưởng, chấm công, phụ cấp, bảo hiểm thất nghiệp… Mặc dù đối với nhiều người, những việc trên có thể quá sức và tốn nhiều nhân lực, thế nhưng với phần mềm, vấn đề sẽ được giải quyết một cách chính xác và nhanh chóng. 2.2. Tính thân thiện với người dùngMột phần mềm cho dù có “được quảng cáo” là các chức năng rất tốt với nhu cầu của doanh nghiệp thì cũng chưa hẳn là phần mềm hiệu quả và phù hợp nhất. Yếu tố quan trọng hơn để hiện thực hóa giá trị và ROI là mức độ hiệu quả do người dùng đánh giá, mà những đánh giá này liên quan trực tiếp đến khả năng sử dụng hoặc chính là tính thân thiện của phần mềm với người dùng. Do vậy, song song với yếu tố chức năng phù hợp với nhu cầu, bạn cũng cần xem xét đến xếp hạng về mức độ thân thiện của phần mềm khi sử dụng. Bạn cần đảm bảo công cụ mới của doanh nghiệp không cản trở đội ngũ thực hiện các thao tác nghiệp vụ trên đó. Phần mềm nhất định phải được hệ thống rõ ràng, trực quan kèm theo bộ lọc và tìm kiếm đủ mạnh. Sẽ là tốt nhất nếu có thêm thông tin hướng dẫn sử dụng trong hệ thống hoặc doanh nghiệp tham gia một khóa đào tạo ngắn từ nhà cung cấp khi chính thức đưa phần mềm vào sử dụng. 2.3. Sự linh hoạt đáp ứng các quy tắc tính lương của doanh nghiệpMỗi doanh nghiệp có cách thức vận hành không giống nhau. Sự khác biệt về giờ giấc làm việc, cách chia ca kíp, tính làm thêm tăng ca,.. khiến độ phức tạp của chính sách chấm công và trả lương cũng trở nên khác nhau. Thứ hai, phần mềm tính lương còn phải có khả năng tùy chỉnh các công thức bởi vì bất cứ lúc nào quy định nhân sự, quy chế quản lý đều có thể thay đổi theo sự tăng trưởng của doanh nghiệp. Bên cạnh đó tùy từng doanh nghiệp sẽ trả lương theo tuần, theo tháng hoặc theo ngày. Một hệ thống đáp ứng được các đặc điểm của doanh nghiệp nhưng vẫn dễ sử dụng là yếu tố mà bạn nên hướng tới. Dữ liệu về các khách hàng hiện tại sẽ cho bạn biết nhà cung cấp có phù hợp với quy mô và lĩnh vực kinh doanh của mình không. Thông thường, họ sẽ để danh sách khách hàng trên trang chủ, hoặc có thể chủ động yêu cầu thông tin này, thông qua đó bạn có thể nghiên cứu cách các nhà cung cấp làm việc với các doanh nghiệp có sự tương đồng về quy mô và ngành giống bạn, thậm chí là đối thủ. 2.4. Hệ thống báo cáo cho nhà quản lýPhần mềm lương hay Phần mềm quản lý đãi ngộ tốt cũng cần có hệ thống báo cáo lương chi tiết theo các cấp độ cá nhân, bộ phận, công ty (Báo cáo so sánh lương theo kỳ, Báo cáo mức độ sử dụng quỹ lương, tỷ lệ lương cố định – biến đổi, quỹ lương chi trả từng bộ phận…). Các báo cáo nên được thể hiện thông qua dạng biểu đồ một cách trực quan, động, thời gian thực, hiển thị và cảnh báo bằng màu sắc, có thể kết xuất file để in ấn, lưu trữ, khai thác số liệu và phân tích. 2.5. Bảo mật và tính toàn vẹn của dữ liệuTính bảo mật thường được xử lý theo hai cách: xác thực kiểm soát xem người dùng có phải là người dùng hệ thống hợp lệ hay không và ủy quyền xác định những gì người dùng được phép làm. Một số cá nhân được ủy quyền có thể xem và/hoặc chỉnh sửa dữ liệu bảng lương trong hệ thống. Ngoài ra, bảng lương cũng là dữ liệu quan trọng và nhạy cảm của doanh nghiệp vì thế đơn vị cung cấp phần mềm phải có sự uy tín cao. 2.6. Đội ngũ hỗ trợ đáng tin cậyLựa chọn mua một phần mềm thường đi kèm với việc doanh nghiệp không có sẵn một đội ngũ IT đủ mạnh về chuyên môn để nhanh chóng nắm bắt và xử lý các vấn đề kỹ thuật của phần mềm. Nếu được, bạn hãy lựa chọn một nhà cung cấp sẵn sàng hỗ trợ kỹ thuật và nâng cấp phần mềm miễn phí cho khách hàng. Đại đa số các phần mềm SaaS hiện nay đều có tính năng hỗ trợ khách hàng tùy mức độ. 3.1. TancaTanca là một phần mềm nhân sự tập trung chủ yếu vào việc phân ca, chấm công, tính lương nhân viên, ngoài ra còn có các tính năng hỗ trợ tuyển dụng, quản lý tài sản và công việc. Phần mềm này có thể chạy online và offline. Dung lượng cài đặt offline trên máy tính chỉ 10Mb, đối với Online bạn dùng phiên bản Web và App. Tính năng:
Nhược điểm:
Chi phí:Tanca miễn phí 5 tài khoản để người dùng trải nghiệm và tìm hiểu về sản phẩm. Nếu muốn sử dụng cho doanh nghiệp, cần trả phí theo từng tính năng và người dùng. Mỗi module của Tanca được niêm yết một mức giá khác nhau, cố định theo từng tháng hoặc tính theo đầu người. Ví dụ như tính lương với giá 10.000đ /người /tháng hay tính năng chấm công có giá 10.000đ /người /tháng hay tiền. Nếu sử dụng trọn gói tính năng cơ bản và nâng cao, một doanh nghiệp 30 người sẽ phải trả 3,270,000 VND/tháng. 3.2. Base PayrollPhần mềm chấm công tính lương Base Payroll Base Payroll có khả năng đáp ứng nhu cầu đa dạng của hầu hết các doanh nghiệp và tùy chỉnh linh hoạt theo đặc thù riêng. Họ có thể thiết lập các chu kỳ trả lương khác nhau, xây dựng và tự định nghĩa công thức tính lương dựa trên những biến mặc định của hệ thống, biến trung gian hoặc các biến tự tạo một cách không giới hạn. Điều thú vị là mọi thứ tương tự như Excel nên không khó để doanh nghiệp làm quen và sử dụng. Giao diện bảng lương được tạo tự động trên phần mềm Base Payroll Bộ tính năng của phần mềm Base Payroll có thể được tóm tắt như sau:
– Base HRM: sau khi một quyết định tăng lương được phê duyệt hoặc các thay đổi về phúc lợi được nhập vào hồ sơ nhân sự trên Base HRM, hệ thống sẽ tự động cập nhật và mức lương mới sẽ được áp dụng ngay lập tức tại thời điểm đó. Điều này giúp hạn chế sai sót, giảm bớt khối lượng công việc cho bộ phận nhân sự khi phải thay đổi dữ liệu đầu vào nhiều lần ở nhiều hệ thống khác nhau – Base Checkin, Base Timeoff và Base Timesheet: Dữ liệu chấm công của nhân viên trên Base Checkin, số ngày nghỉ phép đã được phê duyệt trên phần mềm Base Timeoff cũng sẽ được tự động tổng hợp ở Base Timesheet và kết nối với Base Payroll để phục vụ cho quá trình tính lương cuối cùng.
Giao diện báo các tự động các chỉ số liên quan tới bảng lương của phần mềm Base Payroll Chi phí:Gói Starter của Base Payroll cho phép tối đa 30 tài khoản với chi phí là 450,000 VNĐ/ tháng. 3.3. XeroĐược thành lập vào năm 2006, Xero là một hệ thống kế toán dựa trên web được thiết kế cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Các tính năng chính:
Nhược điểm:
Chi phí:
3.4. PaycorPaycor là một bộ giải pháp quản trị nguồn nhân lực đám mây, cung cấp chức năng bao gồm toàn bộ vòng đời của nhân viên – từ tuyển dụng và giới thiệu đến quản lý thời gian và chấm công, và tất nhiên trong đó có cả nghiệp vụ tính lương. Kể từ năm 2005, Paycor đã là đối tác chính của hơn 30.000 doanh nghiệp vừa và nhỏ. Mặc dù tập trung vào quản trị nhân sự nhưng nghiệp vụ tính lương của Paycor cũng được đánh giá cao:
Nhược điểm:
Chi phí:Paycor không hiển thị công khai chi phí, cần liên hệ nhà cung cấp. 3.5. TRAXpayrollTRAXPayroll trước đây là một ứng dụng tính lương dễ sử dụng được thiết kế đơn giản nhưng hiện đã được mua lại bởi BambooHR. Các tính năng của TRAXpayroll:
Nhược điểm:
Chi phí:Cả Bamboo HR và TRAXPayroll đều không công bố cơ cấu giá công khai, thay vào đó họ sẽ cung cấp một báo giá tùy theo nhu cầu của khách hàng 3.6. Bamboo PayrollCó mặt ở tất cả 50 tiểu bang của Hoa Kỳ, Bamboo Payroll tích hợp trực quan với BambooHR và ứng dụng di động Bamboo, giúp hợp lý hóa các chức năng nhân sự cho cả người quản lý và nhân viên bằng cách kết hợp liền mạch bảng lương và hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS). Các tính năng chính:
Nhược điểm:
4. Bảng tổng hợp review top 6 phần mềm chấm công tính lương tốt nhất hiện nay (Nguồn: Base.vn)Kết luậnNhững phần mềm nghiệp vụ như tính lương đang được các doanh nghiệp săn đón vì những lợi ích vượt bậc mà chúng mang lại. Bằng việc chuyển giao hoàn toàn một khối công việc đồ sộ và yêu cầu tính chính xác cao như tính lương cho một phần mềm, doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực cho các hoạt động kinh doanh cốt lõi. Những lựa chọn phong phú trên thị trường hiện nay khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc lựa chọn một phần mềm uy tín và phù hợp. Hi vọng bài viết của Base.vn đã đem đến những gợi ý chất lượng cho nhà quản lý. Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books… Để nhận tư vấn 1-1 và tham gia demo trải nghiệm tính năng các phần mềm quản trị vận hành của Base, bạn có thể ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY. |