Gần đây, chúng tôi với tư cách là một cộng đồng dân cư đã thực hiện nhiều nghiên cứu, trong nỗ lực tìm hiểu tại sao các cuộc họp có hiệu quả - hay không.
Thông thường, chúng tôi đã dán nhãn chúng là một truyền thống không hiệu quả; thường được coi là lãng phí thời gian [trừ khi mọi người thực sự đến chuẩn bị] và thật an toàn nếu cho rằng tất cả chúng ta đã đến ít nhất một cuộc họp mà không được chuẩn bị trước. Vì vậy, những gì cho? Tại sao các cuộc họp lại khó quan tâm đến vậy? Tại sao họ lại khó quản lý? Tại sao chúng ta tiếp tục có chúng?
Vấn đề là gì?
Phần lớn, vấn đề về các cuộc họp không hiệu quả xoay quanh các khái niệm về tham gia, chuẩn bị, thông tin, sự can thiệpvà phát triển cụ thể.
Rất khó để thúc đẩy những người không quan tâm đến những gì đang được thảo luận.
Càng khó hơn để tiến về phía trước khi mọi người không có đủ thông tin cần thiết.
Việc tổ chức các cuộc thảo luận mang tính xây dựng trở nên khó khăn khi mọi người không ở trên cùng một trang.
Hầu như không thể vượt lên khi bị sa lầy bởi những điều tầm thường hàng ngày, và nó chắc chắn không dễ dàng đạt được mục tiêu khi các dự án không thể hoàn thành đúng hạn.
Vì vậy, làm thế nào tốt nhất để chúng ta tiến lên phía trước?
Thu hút mọi người tham gia
Hầu hết mọi người đều muốn thảo luận về những điều ảnh hưởng trực tiếp đến họ. Những điều tốt cần đưa ra trong các cuộc họp là thảo luận xung quanh các vấn đề liên quan đến các bộ phận khác nhau, vì các nguồn lực đã được phân bổ cho mục đích duy nhất là thảo luận nhóm.
Hãy dành thời gian để xem xét xem vấn đề này có ảnh hưởng đến nhóm mà bạn sẽ giải quyết tại cuộc họp hay không. Họ sẽ đánh giá cao mong muốn của bạn để bao gồm chúng.
Sắp được chuẩn bị
Điều quan trọng là phải cung cấp cho nhóm của bạn một số cảnh báo khi đưa ra các quyết định quan trọng hoặc các cuộc họp liên quan đến việc chuẩn bị, vì bạn muốn tối đa hóa thời gian với tất cả các bên liên quan. Cố gắng thông báo cho mọi người trong khi những người khác, những người đã chuẩn bị, ngồi và chờ đợi, là một cách tuyệt vời để khiến nhóm của bạn thất vọng và không thích hợp.
Hãy dành thời gian để xem xét những điều sau: Nếu bạn nhận được lời mời tham gia cuộc họp này, bạn có thông tin cần thiết để tham gia một cách tích cực, đầy đủ thông tin và mang tính xây dựng không?
Hiểu điểm
Mọi người sẽ không thể hữu ích nếu họ không biết những gì bạn đang tìm kiếm. Xác định cho nhóm những gì bạn mong đợi từ câu trả lời của họ. Phương pháp dựa trên câu hỏi giúp bạn thu hút nhiều câu trả lời hữu ích hơn từ nhóm của mình, nhưng chỉ khi họ biết câu trả lời của họ đang được sử dụng để làm gì.
Hãy cho biết nếu bạn đang tổ chức cuộc họp để bạn có thể thu thập ý kiến đóng góp cho một quyết định lớn hơn. Nếu bạn cần một người thuyết phục về một ý tưởng mới, hãy nêu điều đó trong chương trình làm việc. Nếu bạn đang tìm kiếm sự đồng thuận vào cuối cuộc họp, hãy viết điều đó ra và nói rõ rằng mục tiêu cuối cùng của cuộc thảo luận là quyết định một điều gì đó.
Hãy dành thời gian để liệt kê những mong đợi của bạn khi bắt đầu cuộc họp, để mọi người biết tại sao bạn lại thu thập chúng.
Quản lý thời gian
Giữ cho một nhóm lớn người có chủ đề là một thách thức trong khi giữ cho họ đúng kế hoạch là điều gần như không thể. Vì lý do này, điều quan trọng là quản lý thời gian của bạn một cách hiệu quả trong mỗi cuộc họp. Điều này có thể được thực hiện thông qua việc sử dụng chương trình làm việc tốt.
Lập dàn ý cho từng phần / câu hỏi / chủ đề trong một khung thời gian. Khung thời gian này sẽ phân bổ một adeqlượng thời gian dành cho thảo luận, sửa đổi và kết luận. Điều quan trọng là phải lập dàn ý trước cuộc họp: thường thì bạn sẽ nhận được phản hồi rằng một số vấn đề nhất định hoặc cần thêm thời gian để thảo luận hoặc có thể được cắt giảm đáng kể.
Hãy dành thời gian để xem xét làm thế nào để dành thời gian của bạn một cách tốt nhất cho cuộc họp này. Bạn muốn dành bao lâu cho mỗi mục thảo luận? Cuộc thảo luận này sẽ chiếm nhiều thời gian hơn có đáng không?
Đạt được mục tiêu
Nếu không có sự tham gia, chuẩn bị, giao tiếp và quản lý thời gian, cơ hội phát triển kinh doanh của bạn là rất mỏng. Các cuộc họp của bạn sẽ đi lang thang; bạn sẽ làm nhân viên của bạn thất vọng; dự án của bạn sẽ rơi và ở lại, trong bãi đậu xe.
Điều quan trọng là phải đặt ra các mục tiêu và luôn nỗ lực để đạt được chúng. Toàn bộ lý do mọi người tổ chức các cuộc họp là để củng cố nỗ lực của họ về một chủ đề nhất định với mục đích hoàn thành một điều gì đó. Đừng để lịch sử các cuộc họp mờ nhạt là lý do khiến bạn không đến được nơi bạn muốn.
Dành thời gian để đặt mục tiêu và thường xuyên xem lại chúng.
Làm thế nào để chúng tôi sửa chữa cuộc họp?
Tại Freeconference đây, khi ai đó không thể họp, đó là trường hợp khẩn cấp. Chúng tôi đang tham gia vào thị trường của các cuộc họp hiệu quả và chúng tôi muốn bạn tối đa hóa thời gian của mình để cộng tác, cho dù từ xa thông qua hội nghị ảo, hoặc trực tiếp tại bàn phòng họp.
Cuộc họp cuối cùng của bạn có hiệu quả hay không, những việc cần làm sau khi kết thúc sẽ quyết định mức độ hiệu quả của cuộc họp tiếp theo. Lời khuyên của chúng tôi là:
Lập một chương trình họp chắc chắn.
Thu hút mọi người.
Chuẩn bị nhân viên của bạn.
Truyền đạt sở thích của bạn.
Đặt mục tiêu và biến chúng thành mục tiêu chung.
Tôn trọng thời gian của họ.
Và đừng quên, một chút biết ơn sẽ giúp bạn đi một chặng đường dài. Cảm ơn họ đã tham gia; cảm ơn họ vì thời gian của họ; cảm ơn họ vì những ý tưởng của họ.
Chúng tôi sẽ không ở bất cứ đâu nếu không có sự cộng tác. Đừng để những phút họp của bạn trôi qua một cách lãng phí. Quay lại việc Làm cho Cuộc họp trở nên Quan trọng.
FreeConference.com nhà cung cấp cuộc gọi hội nghị miễn phí ban đầu, cho phép bạn tự do chọn cách kết nối với cuộc họp của mình ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào mà không bị ràng buộc.
Tạo một tài khoản miễn phí ngày hôm nay và trải nghiệm hội nghị từ xa miễn phí, video không tải xuống, chia sẻ màn hình, hội nghị web và hơn thế nữa.
Bạn có những buổi họp mặt thường xuyên tại nơi làm việc không? Có lẽ bạn đã thử chúng nhưng kết thúc với việc chúng không có hiệu quả. Mặc dù các cuộc "Họp mặt" và "Các cuộc thay đổi công việc" , hầu hết các chuyên gia khuyên bạn nên thường xuyên có một cuộc họp mọi người giữa nhân viên và người quản lý. Hãy cùng tìm hiểu tại sao.
Tại sao cần có cuộc họp thường kỳ một-lần?
Các buổi họp để xem lại hiệu suất công việc, những vướng mắc đã gặp phải, cách giải quyết ra sao. Hay chỉ cần nghe được nguyện vọng của từng thành viên...
Khi Tham dự các cuộc họp KPI hàng quý , bạn mong đợi sự thông báo như là: kết quả của việc đạt được, các mục tiêu của cuộc đánh giá hiệu suất trước đây, hay trong khi đó, người quản lý của bạn có một danh sách các kỳ vọng và thành tích, thât bại của bạn như: liên tục bị trễ, không chính xác trong việc mô tả lỗi, hoặc hiệu suất thấp của bạn. Mà tại thời điểm đó bạn chưa nhận thức được nó Và bạn cảm thấy thất vọng và bị đánh giá thấp.
Với các cuộc họp riêng rẽ thường xuyên, bạn có thể đồng bộ hóa sự mong đợi lẫn nhau và thảo luận về bất kỳ vấn đề nào. Bạn có thể cho và nhận phản hồi kịp thời, để khi bạn có đánh giá KPI tiếp theo, Là một người quản lý, nếu bạn muốn ở trên và cũng như xây dựng mối quan hệ rõ ràng và dễ dàng với các thành viên trong nhóm của bạn thì chắc chắn rằng bạn đã đủ thân quen để hiểu rõ về họ.
8 lý do thường xuyên có cuộc họp thường kỳ.
Lý do #1: Thường xuyên cập nhật được thông tin cá nhân của nhau.
Các cuộc họp cho phép chia sẻ thông tin với mọi người, mặt đối mặt. Họ cung cấp cho tất cả mọi người cơ hội để nghe những thông điệp tương tự cùng một lúc và cung cấp cho tất cả mọi người một cơ hội để tham gia. Nếu bạn là một nhà lãnh đạo hoặc người quản lý, làm cho nó thành một thói quen Một ý tưởng khác là để các nhân viên đứng và báo cáo xoay vòng.
Lý do # 2: Các cuộc họp định kỳ là yếu tố quan trọng cho việc giải quyết vấn đề
Đã bao nhiêu lần bạn phải vật lộn để giải quyết vấn đề một mình, các cuộc họp nhân viên tạo cơ hội cho mọi người chia sẻ các vấn đề , làm việc với những người quan trọng khác để giải quyết chúng nhanh hơn, và Thậm chí nếu các cuộc họp của nhân viên chỉ là các cuộc họp giải quyết vấn đề, họ sẽ tiết kiệm cho tổ chức của bạn rất nhiều thời gian và tiền bạc.
Lý do số 3: Các cuộc họp định kỳ giúp bạn đạt được mục tiêu và đảm bảo mọi người tuân thủ các chính sách quy luật hơn.
Các cuộc họp nhân viên tạo cơ hội để chia sẻ các mục tiêu và ý tưởng và đạt được nó . Là nơi để xem sét đánh giá theo tiêu chuẩn chung đã đề ra. Có phải họ làm việc? có phải họ bị theo dõi? [trong trường hợp câu trả lời là không], họ cần phải được sửa đổi, chỉnh sửa, hoặc cập nhật? cuộc họp nhân viên là một thời gian tuyệt vời để tìm hiểu và thảo luận với tư cách một nhóm.
Lý do số 4: Các cuộc họp định kỳ đóng vai trò quan trọng.
Một cuộc họp thường niên là cơ hội cho ban lãnh đạo để tiếp xúc nhân viên chia sẻ cơ hội và động lực cho họ. Một số người kêu rằng: họ chỉ gặp mặt ông chủ của mình khi có việc gì đó đã sảy ra, họ không có cơ hội nói những gì họ suy nghĩ. Không được nghe trực tiếp nhưng quyết định của cấp trên v.v... Nếu tổ chức cuộc họp thường niên thì tất cả các vấn đề trên được giải quyết nhanh chóng.
Lý do số 5: Các cuộc họp định kỳ là cơ hội để cung cấp, phản hồi hiệu suất
Tại tổ chức độc giả của tôi, có rất nhiều phàn nàn, chỉ trích, và bàn tán sau lưng của người dân. Khi có một vấn đề, các cuộc đàm phán giữa các nhân viên, kể cả khách hàng và tình nguyện viên, về các vấn đề TRỪ người mà họ đang gặp vấn đề đó. Thiết lập một cách chính xác, thảo luận phản hồi trong nhóm. Tạo giải pháp cho các giải pháp vấn đề cải thiện và thực hiện tốt chúng.
Lý do số 6: Các cuộc họp định kỳ là cơ hội đào tạo tuyệt vời
Nhiều người không tận dụng lợi thế của các cuộc tụ họp nhân viên thường xuyên của họ như một cơ hội để học tập. Nhiều người trong số các tổ chức thành công nhất mà tôi làm việc với thường xuyên mang lại kết quả từ các chuyên gia để thảo luận về một chủ đề quan trọng. Đây không chỉ là những cơ hội này cho mọi người học các kỹ năng mới, mà còn giúp quản lý hiểu được chiều sâu và trình độ của các kỹ năng hiện có của nhân viên.
Lý do số 7: Các cuộc họp định kỳ cung cấp một cơ hội để đổi mới thành một nhóm
Các thành viên trong nhóm có thể chia sẻ hy vọng chia sẻ ước mơ và đề xuất, và cả nhóm có thể làm việc cùng nhau để thảo luận ý tưởng của họ thành hiện thực.
Lý do số 8: Các cuộc họp định kỳ là cơ hội để gắn kết và kỷ niệm
Các cuộc họp nhân viên cũng là cơ hội để kỷ niệm những thành công cá nhân , và để có một chút vui vẻ! chỉ cải thiện sự gắn kết, nhưng cống hiến cho nhiệm vụ của đội với nhau.
Tài liệu liên quan: //www.amy-castro.com/8-reasons-regular-staff-meetings-must/