Hạch toán trong trường hợp doanh nghiệp bù trừ công nợ với nhà cung cấp thế nào? Bài viết dưới đây, đội ngũ giảng viên của lớp học kế toán thực tế tại Kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn chi tiết các bạn cách hạch toán bù trừ công nợ.
>>> Xem thêm: Bù trừ công nợ có được khấu trừ thuế GTGT không?
1. Các chứng từ cần có để việc bù trừ công nợ là hợp lệ
- Hợp đồng mua bán hàng hóa [Trong điều khoản hợp đồng ghi rõ hình thức thanh toán bù trừ công nợ]
- Biên bản giao hàng, xuất kho
- Hóa đơn GTGT
- Biên bản đối chiếu công nợ hai bên [Có xác nhận của hai bên]
- Biên bản bù trừ công nợ [Có xác nhận của hai bên]
- Chứng từ thanh toán: Phiếu chi, Phiếu thu [Nếu phần chênh lệch dưới 20 triệu đồng; Giấy báo nợ / Giấy báo có của ngân hàng nếu phần chênh lệch từ 20 triệu đồng trở lên]
2. Cách hạch toán bù trừ công nợ
a. Khi Bán hàng hóa:
Ghi nhận doanh thu và giá vốn hàng bán
+ Doanh thu:
Nợ TK 131 [chi tiết]
Có TK 511
Có TK 3331
+ Giá vốn:
Nợ TK 632:
Có TK 155, 156
b. Khi mua hàng
Nợ TK 152, 153, 156…
Nợ TK 133
Có TK 331
c. Bù trừ công nợ
Nợ TK 331
Có TK 131
d. Xử lý phần chênh lệch
+ Nếu sau khi bù trừ, doanh nghiệp còn phải thanh toán:
Nợ TK 331
Có TK 111, 112
+ Nếu sau khi bù trừ, khách hàng phải thanh toán cho doanh nghiệp:
Nợ TK 111, 112
Có TK 131
Ví dụ:
Công ty Nam Hồng bán 10 máy tính cho Công ty Lạc Việt với tổng giá trị 110 triệu đồng [thuế GTGT 10%]; 20/9, Công ty Lạc Việt bán cho Công ty Nam Hồng 20 bộ bàn ghế văn phòng với tổng giá 132 triệu đồng [Thuế GTGT 10%]. Hợp đồng kinh tế giữa 2 công ty ghi rõ phương thức thanh toán bù trừ. Ngày 25/9, hai công ty làm biên bản bù trừ công nợ.
Kế toán tại Công ty Nam Hồng sẽ hạch toán như sau:
+ Khi bán hàng:
Nợ TK 131/LV: 110.000.000
Có TK 5111: 100.000.000
Có TK 3331: 10.000.000
+ Khi mua hàng
Nợ TK 153: 120.000.000
Nợ TK 133: 12.000.000
Có TK 331/LV: 132.000.000
+ Thanh toán bù trừ:
Nợ TK 331/LV: 110.000.000
Có TK 131/LV: 110.000.000
+ Thanh toán phần còn thiếu:
Nợ TK 331/LV: 22.000.000
Có TK 112: 22.000.000
KẾ TOÁN LÊ ÁNH
Chuyên đào tạo các khóa học kế toán thực hành và làm dịch vụ kế toán thuế trọn gói tốt nhất thị trường
[Được giảng dạy và thực hiện bởi 100% các kế toán trưởng từ 13 năm đến 20 năm kinh nghiệm]
Trung tâm Lê Ánh hiện có đào tạo các khoá học kế toán và khoá học xuất nhập khẩu thực tế cho người mới bắt đầu và khoá học chuyên sâu, để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.88.55 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.
Mục lục bài viết
- Việc xuất hóa đơn như vậy có sai không?
- Điều kiện để bù trừ công nợ
- Thế nào là hóa đơn hợp lệ, hợp pháp
- Hóa đơn hợp lệ là gì ?
- Hóa đơn hợp pháp là gì?
- Điều kiện của hóa đơn GTGT hợp pháp
- Hóa đơn điện tử hợp pháp
Khi bên B làm xong thành phầm sẽ xuất Hóa đơn bán ra cho bên A. bên A hạch toán mua vào hàng hóa như vậy là đúng hay sai thưa luật sư? Thực tế bên A chi tiền cho bên B sản xuất Phân bón. Nhưng xuất hóa đơn bán ra thì sẽ có khoản 131 và 331. Vậy có cấn trừ công nợ được không ạ? Mong sớm nhận được phản hồi của Công ty luật Minh Khuê và có cơ hội được mời công ty Minh Khuê tư vấn cho Công ty tôi. Trân Trọng!
Câu hỏi được biên tập từ chuyên mụcTư vấn pháp luật thuếcủa Công ty Luật Minh Khuê.
>> Luật sư tư vấn pháp luật thuế gọi:1900.6162
Trả lời:
1. Cơ sở pháp lý
- Thông tư 26/2015/TT-BTCHướng dẫn về thuế giá trị gia tăng và quản lý thuế tại Nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 2 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
- Thông tư 200/2014/TT-BTChướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp
2. Nội dung phân tích
Việc xuất hóa đơn như vậy có sai không?
Khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC quy định:
"Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động [trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất]"
Như vậy, khi công ty A chuyển nguyên liệu sang cho công ty B để công ty B sản xuất thì công ty A tiến hành xuất hoá đơn bán hàng cho công ty B. Sau khi công ty B sản xuất ra thành phẩm thì công ty B bán hàng cho công ty A và công ty B tiến hành xuất hóa đơn cho công ty A.
Việc xuất hóa đơn như vậy không sai so với quy định của pháp luật và mục đích muốn thuêcông ty B sản xuất hàng hóa cho công ty A.
Điều kiện để bù trừ công nợ
Về vấn đề cấn trừ công nợ: Khoản 10 Điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC quy định:
"a] Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào theo phương thức thanh toán bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra, vay mượn hàng mà phương thức thanh toán này được quy định cụ thể trong hợp đồng thì phải có biên bản đối chiếu số liệu và xác nhận giữa hai bên về việc thanh toán bù trừ giữa hàng hóa, dịch vụ mua vào với hàng hóa, dịch vụ bán ra, vay mượn hàng. Trường hợp bù trừ công nợ qua bên thứ ba phải có biên bản bù trừ công nợ của ba [3] bên làm căn cứ khấu trừ thuế."
Như vậy, bên A và bên B có thể áp dụng hình thức thanh toán bù trừ giữa hàng hóabán ra với hàng hóa mua vào [bù trừ công nợ] nhưng phương thức thanh toán này phải được quy định cụ thể trong hợp đồng và phải có biên bản đối chiếu số liệu và có xác nhận về việc thanh toán bù trừ thì hình thức thanh toán này được coi là hình thức thanh toán qua ngân hàng.
Thế nào là hóa đơn hợp lệ, hợp pháp
Hóa đơn hợp lệ là gì ?
Hóa đơn hợp lệ là loại hóa đơn phù hợp với thông lệ được quy định bởi pháp luật. Theo đó, nội dung của hóa đơn hợp lệ phải đảm bảo được lập theo nguyên tắc hóa đơn.
- Thứ nhất, hóa đơn hợp lệ cần phải thể hiện đầy đủ yêu cầu về nội dung cơ bản sau:
- Nội dung hóa đơn phải đúng nghiệp vụ và nội dung kinh tế phát sinh.
- Nội dung hóa đơn hợp lệ không được sửa chữa hay tẩy xóa.
- Hóa đơn hợp lệ chỉ được dùng cùng một màu mực và dùng mực không phai để đảm bảo cho các yêu cầu về lưu trữ chứng từ.
- Hóa đơn hợp lệ phải có nội dung được thống nhất trên các liên có cùng một số.
Thứ hai,hóa đơn hợp lệcần xuất đúng thời điểm theo quy định của pháp luật. Muốn biết chi tiết xuất hóa vào thời điểm như thế nào cho hợp lệ bạn có thể tham khảo ở Điều 4Thông tư 68/2019/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành.
Thứ ba, hóa đơn hợp lệ cần phải có đầy đủ các tiêu thức hóa đơn:
- Hóa đơn cần ghi rõ ngày tháng năm lập hóa đơn, họ tên người mua, người bán bán, địa chỉ công ty mua, địa chỉ công ty bán, mã số thuế hay hình thức thanh toán,...
- Hóa đơn phải ghi rõ số thứ tự, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT [nếu có] hay tổng số tiền thanh toán,...
- Hóa đơn hợp lệ cần có cả chữ ký của bên mua và bên bán. Nếu không có chữ ký của giám đốc thì cần có giấy ủy quyền rồi người được ủy quyền sẽ đóng dấu treo vào phía trên góc bên trái của hóa đơn và ký tên.
Lưu ý rằng, các hóa đơn hợp lệ sẽ là căn cứ để xác định được chi phí có bị trừ đi hay không khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
Ngoài đáp ứng các yêu cầu trên, trong một số trường hợp ngoại lệ, hóa đơn hợp lệ còn cần đáp ứng các yêu cầu khác:
- Hóa đơn không vượt định mức cho phép trong sản xuất.
- Hóa đơn không vượt mức khống chế như: chi phí quảng cáo, tiếp thị, chi hỗ trợ tiếp thị, chiết khấu thanh toán,...
- Những hóa đơn có giá trị lớn hơn 20 triệu phải chuyển khoản qua ngân hàng để được khấu trừ thuế GTGT. Khi đó, chi phí mới được tính là hợp lý, hợp lệ khi tính thuế TNDN.
Hóa đơn hợp pháp là gì?
Hóa đơn hợp pháp là loại hóa đơn đã được doanh nghiệp làm thủ tục phát hành hóa đơn và vẫn còn giá trị sử dụng. Loại hóa đơn hợp pháp này phải do Bộ Tài chính phát hành và do cơ quan thuế cấp cho cơ sở kinh doanh.
Những hóa đơn do các doanh nghiệp tự in theo mẫu quy định và có được cơ quan thuế chấp nhận cho sử dụng là hóa đơn hợp lệ. Ngoài ra, các loại hóa đơn, tem vé đặc thù khác tuân thủ đúng theo quy định của Bộ Tài chính cũng được coi là hóa đơn hợp lệ. Hiểu đơn giản hơn thì những hóa đơn không thuộc diện bất hợp pháp thì sẽ là hóa đơn hợp pháp.
Lưu ý rằng, nếu bạn và doanh nghiệp vẫn chưa biết hóa đơn nào là bất hợp pháp thì có thể tham khảo ngay những loại hóa đơn bất hợp pháp dưới đây:
- Hóa đơn giả: Được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn đã được phát hành bởi tổ chức cá nhân khác, hoặc in và khởi tạo trùng với số của cùng một ký hiệu hóa đơn.
- Hóa đơn chưa có giá trị sử dụng: Chưa được thông báo phát hành hóa đơn.
- Hóa đơn hết giá trị sử dụng: Khi tổ chức, doanh nghiệp thông báo không tiếp tục sử dụng hóa đơn; Hóa đơn bị mất sau khi làm thông báo phát hành và được báo mất với cơ quan thuế quản lý trực tiếp; tổ chức, doanh nghiệp ngừng sử dụng mã số thuế.
Điều kiện của hóa đơn GTGT hợp pháp
Với những hóa đơn GTGT hợp pháp, để đảm bảo tính hợp pháp, hóa đơn phải đáp ứng các yêu cầu sau:
- Không nằm trong diện những hóa đơn được quy định là bất hợp pháp.
- Hóa đơn GTGT đặt in đã làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn và còn giá trị sử dụng.
- Hóa đơn GTGT hợp pháp phải có thông báo phát hành trước khi sử dụng
Hóa đơn điện tử hợp pháp
Hóa đơn điện tử hợp pháp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:
- Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;
- Không bắt buộc có chữ ký số;
- Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn [hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn] được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.
Hóa đơn điện tử hợp pháp cần đáp ứng những nội dung sau:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử, số hóa đơn;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua [nếu người mua có mã số thuế];
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
- Tổng số tiền thanh toán;
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua [nếu có];
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan [nếu có].
Mẫu hóa đơn điện tử hợp pháp phải có thời điểm lập hóa đơn điện tử đúng theo quy định của pháp luật. Cụ thể, Nghị định 119/2018/NĐ-Cp đã quy định rõ về thời điểm lập hóa đơn điện tử:
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
- Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
Bộ Tài chính căn cứ quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng, pháp luật quản lý thuế để hướng dẫn cụ thể thời điểm lập hóa đơn đối với các trường hợp khác.
Trên đây là ý kiến tư vấn của chúng tôi về câu hỏi của quý khách hàng. Việc đưa ra ý kiến tư vấn nêu trên căn cứ vào các quy định của pháp luật về thuế
Trường hợp trong nội dung tư vấn có điều gì gây nhầm lẫn, chưa rõ ràng hoặc thông tin nêu trong nội dung tư vấn khiến quý khách chưa hiểu hết vấn đề hoặc/ và có sự vướng ngại, thắc mắc, chúng tôi rất mong nhận được ý kiến phản hồi của quý khách hàng.
Trân trọng./.
Bộ phận tư vấn pháp luật thuế - Công ty luật Minh Khuê