Ví dụ về chức năng kiểm tra trong quản lý giáo dục
|
Giới thiệu về cuốn sách này Page 2Giới thiệu về cuốn sách này Loading Preview Sorry, preview is currently unavailable. You can download the paper by clicking the button above.
TRƯỜNG CAO ĐẲNG GIAO THÔNG VẬN TẢI TPHCMKHOA KỸ THUẬT ĐIỆN – ĐIỆN TỬQUẢN TRỊ HỌCĐề Tài: CHỨC NĂNG KIỂM TRA TRONG QUẢN TRỊGVHD: Lê Đức ĐịnhNhóm 6Thành viên nhóm1.2.3.4.5.6.7.8.Cáp Nhật Minh (Trưởng nhóm)Ngô Minh ThôngNguyễn Hữu Vũ HiểnNguyễn Hữu LuyếnNguyễn Đăng KhoaNguyễn Ngọc ThànhPhạm Phú KhánhHứa Ngọc TườngTp. Hồ Chí Minh, tháng 3 năm 2017Chức năng kiểm tra trong quản trị họcGVHD: Lê Đức ĐịnhMỤC LỤCLỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................2I.1.2.3.II.1.2.3.III.1.2.NỀN TẢNG...............................................................................................3Khái niệm kiểm tra.......................................................................................3Hình thức kiểm tra.......................................................................................4Vai trò và mục đích kiểm tra........................................................................5a. Vai trò.....................................................................................................5b. Mục đích.................................................................................................6TIẾN TRÌNH VÀ NGUYÊN TẮC.................................................................6Tiến trình kiểm tra.......................................................................................6a. Xác định các tiêu chuẩn và phương pháp thực hiện..............................6b. Đo lường kết quả thực hiện và đối chiếu lại tiêu chuẩn........................7c. Điều chỉnh những sai lệch......................................................................7Nguyên tắc khi tổ chức công tác kiểm tra...................................................8Bảy nguyên tắc quản trị của giáo sư Koontz và O’Donnell..........................8MỘT SỐ HOẠT ĐỘNG KIỂM TRA TẠI VIỆT NAM..................................11Co.opmart..................................................................................................12Metro.........................................................................................................12KẾT LUẬN........................................................................................................13TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................................................15Lời nói đầu12Chức năng kiểm tra trong quản trị họcGVHD: Lê Đức ĐịnhKiểm tra là hoạt động cần thiết trong mỗi người. Bất cứ hoàn cảnh, thời đại nào cũngđều có sự hiện diện của chức năng kiểm tra. Mỗi ngành nghề, mỗi con người đều có phươngpháp thực hiện khác nhau. Nó mang đến yếu tố quyết định cho sự thành công hay thất bại củamỗi cá nhân, doanh nghiệp, hay sản phẩm. Kiểm tra là một tiến trình đo lường kết quả thựchiện, so sánh với những điều đã được hoạch định, đồng thời sửa chữa những sai lầm để đảmbảo việc đạt được mục tiêu theo như kế hoạch hoặc các quyết định đã được đề ra.Trong quá trình phát triển của một doanh nghiệp, chúng ta không thể không nhắc đến chứckiểm tra trong quản trị. Đây là một quá trình hết sức cần thiết, không thể thiếu trong mỗi doanhnghiệp. Sau khi tiến hành các chức năng hoạch định, tổ chức, lãnh đạo thì mô hình hoạt độngcủa doanh nghiệp vẫn chưa hoàn hảo. Do vậy, nhà quản trị cần phải đo lường thực hiện các kếhoạch dựa trên thực tế nhằm phát hiện ra những sai lệch và đề ra các biện pháp điều chỉnh đểthực hiện các mục tiêu kế hoạch đề ra. Đây được gọi là chức năng kiểm tra trong quản trị. Kiểmtra là cách duy nhất để nhà quản trị biết được họ có đạt được mục tiêu của tổ chức đề ra haykhông, cũng như lý do tại sao đạt được hoặc không đạt được.Ở Việt Nam, kiểm tra trong quản trị của các doanh nghiệp nay không phải là điều gì mới mẻnhững cũng không nhiều nhà quản trị hiểu sâu về vấn đề này, chính vì vậy, nhóm 6 xin phépnghiên cứu đề tài: “Chức năng kiểm tra trong quản trị”. Đồng thời làm rõ vấn đề, đưa ra nhữnglập luận, ý kiến để trình bày về vấn đề.I.1.Nền tảngKhái niệm kiểm tra:Kiểm tra là một tiến trình đo lường kết quả thực hiện so sánh với những tiêu chuẩn đãhoạch định, trên cơ sở đó phát hiện những sai lệch và nguyên nhân của sự sai lệch đó,13Chức năng kiểm tra trong quản trị họcGVHD: Lê Đức Địnhđồng thời đề ra các giải pháp cho một chương trình hành động nhằm khắc phụ sai lệchđể đảm bảo cho doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã định.Theo Henri.Fayol: “Kiểm tra là việc kiểm chứng xem mọi việc có thực hiện theo kế hoạchđã được vạch ra và theo những chỉ thị, những nguyên tắc đã được ấn định hay không”.Theo Kenneth A. Merchant: “Kiểm tra bao gốm tất cả các hoạt động mà nhà quản trịthực hiện nhằm đảm bảo chắc chắn rằng các kết quả thực tế sẽ đúng như kết quả dựkiến trong kế hoạch”.Theo Harold Koontz: “Kiểm tra là đo lường và chấn chỉnh hoạt động các bộ phận cấpdưới để tin rằng các mục tiêu và kế hoạch thực hiện mục tiêu đó đã và đang được hoànthành”.Theo RobertJ. Mockler: “Kiểm tra quản trị là một nỗ lực hệ thống phản hồi thông tinnhằm so sánh những thành tựu thực hiện với những định mức đã đề ra, xác định mứcđộ sai lệch và thực hiện điều chỉnh để đảm bảo nguồn nhân lực đã và đang sử dụng cóhiệu quả nhất để đạt mục tiêu của đơn vị”. Khái niệm của RobertJ. Mockler chính xác và đầy đủ hơn.Khi triển khai một kế hoạch, cần phải kiểm tra để dự đoán những tiến độ để phát hiệnsự chệch hướng khỏi kế hoạch và để ra biện pháp khắc phục. Trong một số trường hợp,kiểm tra vừa tạo điều kiện đề ra mục tiêu mới hình thành kế hoạch mới, cải thiện cơ cấutổ chức nhân sự và thay đổi kỹ thuật điều khiển.Những công cụ kiểm tra trong quản trị là những tỷ lệ, tiêu chuẩn, con số thống kê và cácsự kiện cơ bản khác, có thể được biểu diễn bằng các loại hình đồ thị, biểu bảng nhằmlàm nổi bật những dữ kiện mà các nhà quản trị quan tâm.Tóm lại, kiểm tra là chức năng của mọi nhà quản trị, từ nhà quản trị cấp cao đến các nhàquản trị cấp cơ sở trong doanh nghiệp. Mặc dù quy mô của đối tượng kiểm tra và tầmquan trọng của sự kiểm tra thay đổi tùy theo cấp bậc của nhà quản trị, tất cả nhà quảntrị đều có trách nhiệm thực hiện các mục tiêu đã đề ra, do đó chức năng kiểm tra là chứcnăng cơ bản đối với mọi nhà quản trị.2.Hình thức kiểm traCó 3 loại hình kiểm tra: Kiểm tra lường trước, kiểm tra trong khi thực hiện (kiểm tra đồngthời) và kiểm tra sau khi thực hiện (kiểm tra phản hồi).14Chức năng kiểm tra trong quản trị họcGVHD: Lê Đức Định Kiểm tra lường trước: thời điểm thực hiện trước khi hoạt động xảy ra, dự báo, dựđoán tình huống để ngăn chặn các vấn đề, nguy cơ đe dọa đến nhà quản trị. Mụcđích thực hiện kế hoạch chính xác, dự trù những tình huống, sự việc từ hoạch định,tránh sai lầm ngay từ đầu thông qua những thông tin từ bên trong và bên ngoàidoanh nghiệp. Kiểm tra lường trước là kiểm tra ít tốn chi phí nhưng hiệu quả cao.Nhà quản trị ở cấp bậc càng cao thì kiểm tra lường trước càng quan trọng.Ví dụ: Vào mùa đông tới thì điều kiện thời tiết có thể lạnh gấp đôi trung bình nhưngnăm trước, vì vậy công ty bán áo lạnh mùa đông phải thay đổi chất liệu, kiểu áo,… đểphù hợp với nhu cầu của khách hàng.Hệ thống các đầu vào để kiểm tra lường trước về tiền mặt, hoặc dự trữ hàng hóa. Kiểm tra đồng thời: trực tiếp theo dõi các diễn biến trong quá trình thực hiện kếhoạch, nhận định những trở ngại và đề ra giải pháp kịp thời để đảm bảo thực hiện kếhoạch đúng tiến độ.Ví dụ: Công ty X ra mẫu nước ngọt mới, được chiết xuất từ thảo mộc và trà xanh đểmang hương vị tự nhiên, và thực hiện chiến dịch cho khách hàng dùng thử kèm theođó là bán hàng. Trong quá trình này, nhà quản trị phải theo dõi, tiếp thu đánh giá,cảm nhận của khách hàng về sản phẩm. Nếu quá nhiều khách hàng phàn nàn vềhương vị cũng như mẫu mã quá tệ, thì nhà quản trị phải lên kế hoạch điều chỉnh tứckhắc để tiếp tục chiến dịch này. Kiểm tra phản hồi: sau khi kế hoạch đã được triển khai và đạt được những thànhquả, đo lường kết quả thực tế đạt được so với chỉ tiêu ban đầu nhằm đánh giá lạitoàn bộ kế hoạch thực hiện và rút ra những bài học về thành công và sai lầm.Ví dụ: Sau khi công ty X ra mẫu nước ngọt và đặt chỉ tiêu là phải bán được với sốlượng 30.000 chai ở khu vực Quận 9, Tp Hồ Chí Minh. Thực hiện xong chiến dịch, thìkết quả thu được là đã bán được vượt chỉ tiêu 10.000 chai. Như vậy có sự phản hồisản phẩm tốt đến từ khách hàng nên nhà quản trị sẽ tiếp tục đẩy mạnh và cải tiếndòng sản phẩm này tới khu vực Quận 9.15Chức năng kiểm tra trong quản trị họcGVHD: Lê Đức ĐịnhSơ đồ thể hiện mối quan hệ giữa 3 hình thức kiểm traPhản hồiĐầu vào3.Quá trìnhĐầu raKiểm tra lường trướcKiểmtratrađồngthờithờiKiểmđồngKiểm tra phản hồiDự đoán các vấn đề cóthể phát sinh để tìmra cách ngăn ngừatrướcĐiềuĐiềuchỉnhchỉnhnhữngnhữngsaisaisótthựcsót khingaykhi hiệnxuất hiệnĐánh giá lại toàn bộkế hoạch thực hiện vàđề ra biện pháp điềuchỉnh trong tương laiVai trò và mục đích kiểm tra:a. Vai trò: Kiểm tra giúp các nhà quản trị đánh giá mức độ thực hiện kế hoạch, tìm kiếm nguyênb.nhân và biện pháp khắc phục.Kiểm tra giúp các nhà quản lý kịp thời đưa ra các quyết định cần thiết để đảm bảothực thi quyền lực quản lý và hoàn thành các mục tiêu đề ra.Kiểm còn giúp các tổ chức theo sát và ứng phó với sự thay đổi của môi trường, cáchiểm họa khó lường trước.Kiểm tra là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản trị, tạo rachất lượng tốt hơn cho mọi hoạt động, tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổimới.Mục đích:Đảm bảo kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu của tổ chức.Đảm bảo các nguồn lực được sử dụng một các hiệu quả.Làm sáng tỏ và dễ dàng đề ra chỉ tiêu chính xác hơn.Xác định, dự đoán những biến động, và những chiều hướng chính.Đơn giản hóa các vấn đề ủy quyền, chỉ huy, quyền hành và trách nhiệm.Giúp nhà quản trị phác thảo các tiêu chuẩn tường trình, báo cáo rõ rang, cụ thể, loạibớt những vấn đề không cần thiết.Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục để cải tiến chất lượng công việc,tiết kiệm thời gian công sức của mọi người.16Chức năng kiểm tra trong quản trị họcGVHD: Lê Đức Định Phát hiện kịp thời các sai sót để đưa ra các biện pháp hoặc thông báo cho các bộphận chịu trách nhiệm xử lý.II.Quy trình1. Tiến trình kiểm tra:Có 3 bước căn bản:Xác định các tiêu chuẩn&phương pháp thực hiệnĐo lường kết quả thực hiện&đối chiếu lại với tiêu chuĐiều chỉnh các sai lệcha. Xác định các tiêu chuẩn và phương pháp thực hiện:Tiêu chuẩn là những chỉ tiêu của nhiệm vụ mà nhà quản trị cần phải xác định để thựchiện. Mỗi hoạt động tổ chức có mỗi loại tiêu chuẩn khác nhau, vì vậy các tiêu chuẩn phải hợp lývà có khả năng thực hiện trên thực tế. Xây dựng một hệ thống tiêu chuẩn vượt quá khả năngthực hiện rồi sau đó phải điều chỉnh hạ thấp bớt các tiêu chuẩn này là một điều nên tránh ngaytừ đầu. Các phương pháp đo lường việc thực hiện cần phải chính xác, dù là tương đối. Một tổchức đặt ra mục tiêu “phải là hàng đầu” nhưng không hề chọn một phương pháp đo lường việcthực hiện nào cả, thì chỉ là xây dựng tiêu chuẩn suông mà thôi. Nó có ý nghĩa quan trong đối vớihiệu quả của công tác kiểm tra: tiêu chuẩn không phù hợp sẽ phản ánh không chính xác thực tếvà ngược lại, nếu phù hợp thì việc đo lường sẽ thuận lợi và kết quả phản ánh đúng quá trìnhthực hiện kế hoạch.Nếu nhà quản trị biết xác định tiêu chuẩn một cách thích hợp, đồng thời nắm vững kỹ thuậtnhận định xem thực sự cấp dưới đang làm gì, đang đứng ở vị trí nào thì dễ dàng đánh giá kếtquả thực hiện công việc. Tuy nhiên trong điều kiện hội nhập kinh tế thế giới, cùng với sự pháttriển công nghệ không ngừng, sự đa dạng hóa các mẫu loại sản phẩm là những vấn đề tháchthức để kiểm tra.Một số yêu cầu khi đề ra tiêu chuẩn: Phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp.17Chức năng kiểm tra trong quản trị họcGVHD: Lê Đức ĐịnhLuôn luôn có nhiều yếu tố phụ gia.Xác định một số tiêu chuẩn kiểm tra định lượng.Tiêu chuẩn kiểm tra phải mang tính bao trùm.Mỗi tiêu chuẩn kiểm tra đều có một định mức riêng phù hợp.Dễ dàng cho việc đo lường.b. Đo lường kết quả thực hiện và đối chiếu lại với tiêu chuẩn:Nếu các tiêu chuẩn được đưa ra một cách thích hợp và có các phương thức để xác địnhmột cách chính xác rằng cấp dưới đang làm gì, các nhà quản trị có thể đánh giá thành quả thựctế của những nhân viên dưới quyền của họ. Tuy nhiên, sự đánh giá đó không phải bao giờ cũngthực hiện được. Có nhiều hoạt động khó có thể nêu ra các tiêu chuẩn chính xác, và có nhiềuhoạt động khó cho sự đo lường. Ví dụ, nếu người ta có thể đo lường (định lượng) số sản phẩmcủa một phân xưởng sản xuất một cách tương đối dễ dàng, thì ngược lại rất khó để kiểm tranăng suất công việc (định tính) thực sự của một nhân công trong xí nghiệp. Gặp trường hợp này,các nhà quản trị thường dùng những tiêu chuẩn gián tiếp, ví dụ thái độ làm việc của nhân công,môi trường làm việc cũng ảnh hưởng tới khả năng tạo ra thành phẩm hay là uy tín, kinh nghiệmlàm việc của nhân công đó.Vậy nên, tiêu chuẩn định lượng dễ đo lường hơn định tính. Ngoài ra phương pháp vàcông cụ đo lường quyết định hiệu quả đo lường. Đo lường sớm, thường xuyên sẽ sớm nhận rasai lệch so với mục tiêu đã đề ra. Bên cạnh đó đo lường phải nằm trong phạm vi chấp nhậnđược.Các yêu cầu khi đo lường kết quả: Kết quả phải mang tính hữu ích. Có mức độ tin cậy cao. Kết quả thu được không lạc hậu.c. Điều chỉnh những sai lệch:Nếu những tiêu chuẩn đặt ra phản ánh được cơ cấu tổ chức và hoạt động của doanhnghiệp thì hiệu quả công việc cũng như việc kiểm định dựa trên cơ sở những tiêu chuẩn đó. Khikhám phá ra sự sai lệch, người quản trị cần phải tập trung phân tích sự kiện, tìm hiểu nguyênnhân sai lệch. Nếu biết rõ nguyên nhân thì nhà quản trị ít gặp trở ngại gì khi thực hiện các biệnpháp thích hợp để điều chỉnh.Khắc phục những sai lầm trong công việc có thể là điều chỉnh sai lệch bằng cách tổ chứclại bộ máy trong xí nghiệp, phân công lại các bộ phận, đào tạo lại trình độ chuyên môn của nhânviên, tuyển thêm lao động mới kèm theo tiêu chuẩn về trình độ chuyên môn, thay đổi tác phonglãnh đạo của các nhà quản trị các cấp, hoặc thậm chí có thể phải điều chỉnh mục tiêu.18Chức năng kiểm tra trong quản trị họcGVHD: Lê Đức ĐịnhỞ các trung tâm thương mại, siêu thị, chuỗi cửa hàng bách hóa, … nhờ hoạt động kiểmtra thường xuyên, nhà quản trị có thể nắm được số hàng tồn kho, số lượng hàng bán được,doanh số, lợi nhuận, và những sai lệch ngay khi chúng mới xuất hiện.Bên cạnh đó, ở các xí nghiệp sản xuất thường có hệ thống kiếm tra hữu hiệu để có thểbáo cáo sản lượng sản phẩm bất cứ lúc nào, số giờ lao động đã được thực hiện. Nhờ đó, nhàquản trị biết được kế hoạch được thực hiện theo đúng tiến độ hay bị chậm trễ trong quá trìnhsản xuất để có những điều chỉnh kịp thời, đưa ra những biện pháp khắc phục hợp lý.Yêu cầu khi thực hiện việc điều chỉnh những sai lệch: Xét lại những tiêu chuẩn: xem lại tiêu chuẩn có cùng hướng với mục tiêu hay không(trường hợp này ít khi xảy ra) Xét lại những chiến lược: trong một số trươngf hợp, hoàn cảnh bị biển đổi thì có ảnhhưởng gì đến chiến lược.Xem lại cấu trúc hệ thống, sự trợ lực: Sự thực hiện không đầy đủ có thể bắt nguồn từcấu trúc hệ thống hay sự trợ lực tài nguyên.Xét lại những hoạt động: phần lớn do quản đốc chức năng thiết kế và thực thi.Sự tương quan: cần quan tâm đến các yếu tố khác nhau. Tương tự như khi điều chỉnhmục tiêu thì cần tới tiêu chuẩn chiến lược khác nhau.Kiểm soát tiến trình thiết kế chiến lược: đây là hoạt động kiểm soát quan trọng để chắcchắn rằng hoạt động đúng.Nhận định, đánh giá và rút kinh nghiệm:-Trước khi kết thúc quá trình kiểm tra, nhà quản trị thường có những nhận định, đánh giátổng hợp về các vấn đề như:Trình bày quá trình kiểm tra đối tượng.Trình bày tổng quá quá trình hoạt động của đối tượng được kiểm tra.Những mặt ưu điểm của đối tượng trong hoạt động.Trình bày và phân tích những sai phạm quá giới hạn cho phép của đối tượng.Những biện pháp khắc phục điều chỉnh.2.-Nguyên tắc khi tổ chức công tác kiểm tra:Chính xác.Kịp thời.Tiết kiệm.Linh hoạt.Dễ hiểu.Chuẩn mực kiểm tra hợp lý.Dựa vào kế hoạch, mục tiêu đề ra.19Chức năng kiểm tra trong quản trị học-GVHD: Lê Đức ĐịnhChọn mẫu tiêu biểu.Kiểm tra gắn liền với khắc phục – phòng ngừa.3. Bảy nguyên tắc kiểm tra của giáo sư Koontz và O’DonnellTheo giáo sư Koontz và O’Donnell đã liệt kê 7 nguyên tắc mà các nhà quản trị nên tuân theo khixây dựng cơ chế kiểm tra:•Kiểm tra phải được thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức và căn cứtheo cấp bậc của đối tượng được kiểm traCơ sở để tiến hành kiểm tra thường dựa vào kế hoạch. Vì vậy, việc kiểm tra phải đượcthiết kế theo kế hoạch hoạt động tổ chức. Hơn thế nữa, kiểm tra cần được thiết kế căn cứ theocấp bậc của đối tượng được kiểm tra.Ví dụ như công tác kiểm tra các hoạt động và nội dung hoạt động của Chủ Tịch hội đồngquản trị sẽ khác với công tác kiểm tra thành quả của trưởng phòng. Sự kiểm tra hoạt động bánhàng sẽ khác với sự kiểm tra hoạt động kế toán. Doanh nghiệp nhỏ đòi hỏi cách thức kiểm trakhác với doanh nghiệp lớn, hay tập đoàn.•Công việc kiểm tra phải được thiết kế theo đặc điểm cá nhân của các nhà quản trịĐiều này sẽ giúp nhà quản trị nắm được những gì xảy ra, cho nên việc quan trọng lànhững thông tin thu thập được trong quá trình kiểm tra phải được nhà quản trị thông hiểu.Những thông tin hay những cách diễn đạt thông tin kiểm tra mà nhà quản trị không hiểu được,thì họ sẽ không thể sử dụng, cho nên việc kiểm tra không còn ý nghĩa.•Sự kiểm tra phải được thực hiện tại những điểm trọng yếuKhi xác định rõ được mục đích của sự kiểm tra, chúng ta cần phải xác định nên kiểm traở đâu? Trên thực tế, các nhà quản trị phải lựa chọn và xác định phạm vi cần kiểm tra. Nếukhông xác định được chính xác khu vực trọng điểm, như kiểm tra trên một khu vực quá rộng, sẽlàm tốn kém thời gian, lãng phí vật chất, và việc không đạt được hiệu quả cao.Tuy nhiên, nếu chỉ đơn thuần dựa vào những điểm khác biệt thì chưa đủ. Một số sai lệchso với tiêu chuẩn có ý nghĩa tương đối nhỏ, và một số khác có tầm quan trọng lớn hơn. Chẳnghạn, nhà quản trị cần phải lưu tâm nếu chi phí về lao động trong doanh nghiệp tăng 10% so vớikế hoạch nhưng sẽ không đáng kể lắm nếu chi phí về tiền điện thoại tăng 25% so với mức dựtrù. Hậu quả trong việc kiểm tra, nhà quản trị nên quan tâm đến những yếu tố có ý nghĩa quantrọng đối với hoạt động của doanh nghiệp, và những yếu tốt đó được gọi là các điểm trọng yếudoanh nghiệp.•Kiểm tra phải khách quan110Chức năng kiểm tra trong quản trị họcGVHD: Lê Đức ĐịnhQuá trình kiểm tra bao gốm nhiều yếu tố chủ quan của nhà quản trị, nhưng việc xem xétcác bộ phận cấp dưới có đang làm tốt công việc hay không thì không phải là sự phán đoán chủquan.Nếu như thực hiện việc kiểm tra với những định kiến có sẵn sẽ không cho chúng ta đượcnhận xét đánh giá đúng mức về đối tượng được kiểm tra, kết quả kiểm tra sẽ bị sai lệch và sẽlàm cho tổ chức gặp phải những tổn thất lớn.Vì vậy, kiểm tra cần phải được thực hiện với thái độ khách quan trong quá trình thựchiện nó. Đây là một yêu cầu rất cần thiết để đảm bảo kết quả và các kết luận kiểm tra đượcchính xác.Ví dụ như đánh giá kết quả làm việc của nhân viên Hạnh và Nam. Nếu nhà quản trị cócảm tình với Hạnh và không thích Nam thì việc đánh giá sẽ không công bằng, và dễ đi đến sailầm.•Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với tình trạng của doanh nghiệpĐể cho việc kiểm tra có hiệu quả cao, cần xây dựng một quy trình và các nguyên tắc kiểmtra phù hợp với nét văn hóa của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp có phong cách lãnh đạo dânchủ, nhân viên được độc lập trong công việc, được phát huy sự sáng tạo của mình thì việc kiểmtra không nên thiết lập một các trực tiếp và quá chặt chẽ. Ngược lại, nếu các nhân viên cấp dướiquen làm việc với các nhà quản trị có phong cách độc đoán, nhưng thường xuyên chỉ đạo chặtchẽ, chi tiết và nhân viên cấp dưới có tính ỷ lại, không có khả năng linh hoạt, thì không thể ápdụng cách kiểm tra về tính tự giác.Chẳng hạn như trong môi trường rất nhiều nhân viên mang khái niệm làm hưởng lươngtheo thời gian, thì nhà quản trị phải thực hiện biện pháp kiểm tra thường xuyên để đảm bảolượng hàng được hoàn thành đúng thời hạn. Còn trong môi trường nhân viên làm việc theo sảnphẩm, thì nên nới lỏng hoặc kiểm tra theo 1 khuôn khổ khác để tạo sự thoải mái và tự do để đạtnhững sản phẩm tốt.•Việc kiểm tra cần phải tiết kiệm và bảo đảm tính hiệu quả kinh tếCác kỹ thuật và cách tiếp cận kiểm tra được coi là có hiệu quả khi chúng có khả năng làmsáng tỏ nguyên nhân, điều chỉnh những sai lệch tiềm tàng, nhằm giảm chi phí một cách tối ưu.Yêu cầu này đòi hỏi lợi ích của kiểm tra phải tương xứng với chi phí. Mặc dù nguyên tắc này đơngiản nhưng thường khó trong việc thực hành. Thông thường các nhà quản trị tốn kém rất nhiềucho công tác kiểm tra, nhưng kết quả thu hoạch là không tương xứng.•Việc kiểm tra phải đưa đến hành động111Chức năng kiểm tra trong quản trị họcGVHD: Lê Đức ĐịnhViệc kiểm tra chỉ được coi là đúng dắn nếu những sai lệch so với kế hoạch được tiếnhành điều chỉnh, thông qua việc làm lại kế hoạch, sắp xếp lại tổ chức; điều động và đào tạo lạinhân viên, hoặc thay đổi phong cách lãnh đạo, … Nếu tiến hành kiểm tra, và nhận ra những sailệch mà không thực hiện việc điều chỉnh, hay đưa ra những biện pháp chậm trễ thì việc kiểm tralà hoàn toàn vô ích.Ví dụ: Sau khi tiếp nhận thông tin về sự phàn nàn của khách hàng từ phong cách làmviệc đến thái độ của nhân viên, thì nhà quản trị phải chấn chỉnh ngay bằng nhiều biện pháp,như tìm hiểu nguyên do từ nhiều khía cạnh để đưa ra biện pháp tốt nhất. Đào tạo lại nghiệp vụcủa nhân viên để phù hợp với thị trường thay đổi không ngừng. Quan tâm đến suy nghĩ củanhân viên để tạo sự thoải mái khi làm việc tại công ty. Kiểm tra là chức năng quản trị rất quan trọng, có liên quan mật thiết với các chức nănghoạch định, tổ chức nhân sự. Về cơ bản, kiểm tra là một hệ thống phản hồi, là bước saucùng của tiến trình quản trị. Với quan niệm quản trị học hiện đại, vai trò của kiểm tra baotrùm toàn bộ tiến trình này.III.Hoạt động kiểm tra tại Việt NamMột số hoạt động kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm (VSATTP) ở các siêu thị Việt Nam1. Co.opmartLựa chọn nguồn hàng và giám sát chất lượng:Theo ông Nguyễn Thành Nhân, Phó Tổng giám đốc Co.opmart cho biết, lượngtiêu thụ mặt hàng rau củ quả từ 1.900-2.100 tấn mỗi năm, mặt hàng thủy sảnhơn 200 tấn. Vì vậy, để kiểm soát chất lượng một cách hiệu quả, Co.opmart đặcbiệt chú trọng đến khâu lựa chọn nhà cung cấp mặt hàng.Co.opmart ưu tiên cho các sản phẩm hàng Việt Nam chất lượng cao, có chứngnhận của Bộ Y tế về VSATTP, có chứng chỉ ISO hoặc HACCP (hệ thống phân tíchmối nguy và điểm kiểm soát hạn sử dụng để đảm bảo ATTP và duy trì đúng tiêuchuẩn vệ sinh).Riêng mặt hàng rau củ quả, Co.opmart ưu tiên chọn hàng của hợp tác xã cóchứng nhận VietGAP, GlobalGap về quy trình sản xuất. Ký hợp đồng bao tiêunông sản và tiến hành đầu tư vốn cho các hợp tác xã đầu tư về kỹ thuật, trangthiết bị cũng như giống và phân bón.Áp dụng các hệ thống kiểm soát tiên tiến:112Chức năng kiểm tra trong quản trị họcGVHD: Lê Đức ĐịnhĐể đảm bảo về số lượng cũng như chất lượng, Co.opmart chủ động hợp tác vớidự án “xây dựng kiểm soát chất lượng nông sản thực phẩm (FAPQDC)” do chínhphủ Canada tài trợ.Quy trình này bắt đầu với việc đào tạo tập huấn nông dân áp dụng các quy trình,tiêu chuẩn đảm bảo VSATTP (GlobalGAP, VietGap, Metro Requirements…) chođến xây dựng chuỗi lạnh khép kín để đảm bảo sản phẩm ở trong điều kiện nhiệtđộ phù hợp nhất.2. MetroLựa chọn nguồn hàng và kiểm soát chất lượng:Chiến lược của Metro là sử dụng nông sản Việt Nam là chủ yếu, và làm cầu nối đểxuất khẩu nông sản Việt Nam vào hệ thống Metro tại 29 quốc gia.Metro có lượng tiêu thụ 55-60 tấn rau và gần 8 tấn thủy hải sản mỗi ngày. Đểkiểm soát chất lượng một khối lượng hàng hóa lớn như vậy thì phải thực hiệnđầy đủ, chính xác, khách quan về tất cả quy trình giám sát chất lượng.Đối với hải sản tươi sống, khi hàng được giao, Metro kiểm tra tất cả lô sản phẩmvà cương quyết từ chối nhận với những lô hàng không đáp ứng yêu cầu vềVSATTP. Bên cạnh đó, việc trưng bày hàng hóa theo từng khu vực riêng biệt làmột ưu điểm khác giúp sản phẩm luôn được bảo quản trong trạng thái tốt nhấtvề chất lượng và tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng tìm kiếm sản phẩm.Áp dụng các hệ thống kiểm soát tiên tiến:Để đảm bảo VSATTP tại các trung tâm thương mại, Metro đã áp dụng hệ thốngHACCP. HACCP đã trở thành một phương pháp được công nhận và chấp nhậntrên toàn thế giới trong vòng 30 năm qua. Tuy nhiên, HACCP không phải là mộtchương trình duy nhất, mà được gắn kết đồng bộ với những hoạt động kiểm soáthằng ngày khác để giúp kiểm tra VSATTP chặt chẽ hơn. Ví dụ như:Để bảo quản các thực phẩm tươi sống, rau củ quả và thực phẩm đã qua chế biến,Metro đã sử dụng hệ thống kiểm soát chuỗi cung ứng lạnh (kiểm soát nhiệt độtrên toàn chuỗi cung ứng) để phân phối nhiệt độ chính xác, phù hợp cho từngloại thực phẩm. Ngoài ra, Metro đẩy mạnh kiểm tra về vận chuyển hay chế biến.Nếu không đúng phương pháp thì dẫn đến nhiều môi nguy về VSATTP.Kết Luận113Chức năng kiểm tra trong quản trị họcGVHD: Lê Đức ĐịnhKiểm tra là một tiến trình đo lường kết quả thực hiện so sánh với những điều đã đượchoạch định đồng thời sửa chữa những sai lầm để đảm bảo việc đạt được mục tiêu theo như kếhoạch đã được đề ra.Kiểm tra là chức năng của mọi nhà quản trị, từ nhà quản trị cấp cao đến các nhà quản trịcấp cơ sở trong cùng một đơn vị. Mặc dù quy mô của mỗi đối tượng kiểm tra và tầm quan trọngcủa sự kiểm tra thay đổi tùy theo cấp bậc của nhà quản trị, tuy nhiên tất cả mọi nhà quản trịđều có trách nhiệm thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Do đó, chức năng kiểm tra là một chứcnăng cơ bản với mọi cấp quản trị.Đối với doanh nghiệp, kiểm tra là chức năng quan trọng không thể thiếu ở bất kì doanhnghiệp nào. Có thể nói, kiểm tra có tầm quan trọng rất lớn trong việc phát triển của doanhnghiệp. Kiểm tra giúp doanh nghiệp đánh giá các tiêu chuẩn đề ra, những mục tiêu mà cácdoanh nghiệp đã đạt được hay chưa đạt được. Đồng thời, kiểm tra giúp các doanh nghiệp nhậnbiết được những sai lệch, nguyên nhân dẫn đến những sai lệch trong quá trình hoạt động từ lúcbắt đầu đến khi kết thúc quá trình hoạt động đó. Từ đó, các doanh nghiệp sẽ khắc phục nhữngnguyên nhân đó và đưa ra các biện pháp hay chính sách phù hợp cho công ty. Chính vì vậy, kiểmtra được áp dụng hầu hết trong công tác quản lý của các doanh nghiệp. Tại Việt Nam, chức năngkiểm tra này là cần thiết và quan trọng hơn hết.114Chức năng kiểm tra trong quản trị họcGVHD: Lê Đức ĐịnhTÀI LIỆU THAM KHẢOTài liệu sách1. Giáo trình Quản Trị Học – PGS-TS Nguyễn Minh Tuấn, Ths. Phạm Đình Tịnh, năm 2012.2. Quản Trị Học – PGS. TS Vũ Thế Phú, năm 2006Tài liệu Internet:1.2.3.4.5.6.http://text.123doc.orghttps://voer.edu.vnhttps://www.wattpad.comhttp://baigiang.violet.vnhttp://tailieu.vnhttps://vi.wikipedia.org115 |
