Bài tập về lập kế hoạch mua sắm vật tư năm 2024
|
Địa chỉ Diên Điền, Diên Khánh, Khánh Hòa Điện thoại Cấp cứu:0258.3776.115 - 0258.246.5081; Chịu trách nhiệm nội dung: BS Lê Thị Minh Nguyệt E.mail [email protected]; [email protected]
© 2018 Bản quyền thuộc Trung tâm Y Tế huyện Diên Khánh Lập kế hoạch mua hàng là quá trình tổ chức và thiết lập các bước cụ thể để đáp ứng nhu cầu về hàng hóa của một tổ chức doanh nghiệp. Hoạt động này bao gồm việc xác định những mặt hàng cần mua, đánh giá các nhà cung cấp tiềm năng, xác định ngân sách và thời gian cần thiết, đặt các yêu cầu và tiêu chuẩn, cũng như thiết lập quy trình và các phương pháp đánh giá hiệu quả. Hoạt động lập kế hoạch mua hàng không chỉ đơn thuần là việc mua sắm hàng hóa mà còn đóng vai trò giúp tổ chức tăng cường quản lý rủi ro, đảm bảo chất lượng hàng hóa và dịch vụ, cũng như tạo điều kiện cho quá trình sản xuất và kinh doanh diễn ra một cách hiệu quả nhất. Ngoài ra, hoạt động trên còn giúp tối ưu hóa mối quan hệ với các nhà cung cấp, xây dựng sự tin cậy và ổn định trong chuỗi cung ứng, từ đó tạo nên lợi thế cạnh tranh cho tổ chức. 6 yếu tố chính của một kế hoạch mua hàngMục tiêu mua sắm: Mục tiêu mua sắm là cốt lõi của kế hoạch mua hàng nhằm xác định mục đích và kết quả mong muốn của quá trình. Các mục tiêu có thể bao gồm việc giảm chi phí, tăng cường chất lượng, nâng cao hiệu quả hoặc đảm bảo giao hàng kịp thời. Phạm vi công việc: Xác định phạm vi của dự án mua hàng và liệt kê các hàng hóa cần thiết để hoàn thành dự án/phục vụ cho hoạt động sản xuất và mục đích kinh doanh. Việc xác định phạm vi giúp tổ chức tránh được những biến động không mong muốn trong quá trình mua hàng và đảm bảo rằng tất cả các yếu tố cần thiết được xem xét. Phương pháp mua sắm: Mô tả quy trình mua sắm, bao gồm cách tiếp cận để tìm kiếm nguồn cung ứng, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp. Các phương pháp mua sắm có thể bao gồm việc sử dụng đấu thầu, đàm phán trực tiếp hoặc xây dựng mối quan hệ dài hạn với các nhà cung cấp. Ngân sách và thời gian: Dự trù và ước tính ngân sách cho các hoạt động mua sắm và xác định thời gian cụ thể cho từng giai đoạn trong quy trình. Việc xác định ngân sách và thời gian giúp đảm bảo rằng quá trình mua hàng được thực hiện một cách hiệu quả và kịp thời, tránh gây lãng phí không cần thiết. Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp: Liệt kê các tiêu chí để đánh giá các nhà cung cấp tiềm năng, bao gồm chất lượng, giá cả, thời gian giao hàng và danh tiếng. Dựa vào đó, tổ chức có thể chọn lựa những nhà cung cấp phù hợp nhất với nhu cầu của mình. Điều khoản và Điều kiện hợp đồng: Bao gồm tất cả các điều khoản và điều kiện sẽ chi phối quá trình mua sắm, bao gồm điều khoản thanh toán, bảo hành và hình phạt nếu không tuân thủ. Các bước lập kế hoạch mua hàng hiệu quảBước 1: Xác định mục tiêu mua sắm Bước đầu tiên trong quy trình cần làm là hiểu rõ nhu cầu về hàng hoá của doanh nghiệp để xác định rõ mục tiêu của quá trình mua sắm. Hoạt động này nhằm đảm bảo rằng các nhà quản lý có thể đưa ra các quyết định mua hàng chính xác, bao gồm việc chọn lựa sản phẩm, xác định số lượng cần mua và quyết định thời điểm mua hàng. Để có thể xác định được mục tiêu mua sắm, doanh nghiệp cần kết hợp cùng hoạt động nghiên cứu thị trường để hiểu rõ hơn về hoạt động của chính mình cũng như phân tích khả năng cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường. Thông qua hoạt động này, doanh nghiệp có thể dự báo chính xác hơn về nhu cầu hàng hóa trong tương lai và chọn lựa nhà cung cấp phù hợp. Cùng với việc xác định mục tiêu, tổ chức cũng cần lựa chọn ra phương pháp mua hàng phù hợp trong đó có 2 phương pháp phổ biến bao gồm mua hàng theo nhu cầu và mua hàng theo lô lớn.
Bước 2: Xây dựng đội ngũ, chính sách mua hàng Việc xây dựng đội ngũ cần được tập hợp từ các thành viên có năng lực và kinh nghiệm trong lĩnh vực mua hàng, các thành viên này sẽ thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau, từ xác định nhu cầu hàng hóa, tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp, đàm phán giá cả, quản lý đơn hàng đến kiểm soát chất lượng. Đặc biệt, khả năng giao tiếp của đội ngũ mua hàng cũng rất quan trọng để có thể đàm phán, hợp tác và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình mua hàng. Đối với hoạt động thiết lập chính sách mua hàng, chúng là tập hợp các quy định, nguyên tắc và hướng dẫn cần phải tuân thủ trong quá trình mua sắm hàng hóa. Các chính sách này cần được xây dựng sao cho rõ ràng, công bằng và minh bạch, đồng thời phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động của tổ chức. Trong quá trình xây dựng chính sách mua hàng, các yếu tố quan trọng cần được xem xét bao gồm tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp, quy trình đàm phán giá cả, điều kiện thanh toán, chính sách bảo hành và chính sách đổi trả. Bước 3: Xây dựng giải pháp triển khai hiệu quả Tại bước này cần tiến hành nghiên cứu thị trường kỹ lưỡng để đánh giá và lựa chọn những nhà cung cấp phù hợp nhất. Điều này đòi hỏi phải xác định rõ các tiêu chí như chất lượng sản phẩm, giá cả, độ tin cậy trong việc giao hàng và dịch vụ hậu mãi. Khi tiếp cận với các nhà cung cấp tiềm năng, việc đánh giá nhà cung cấp là bước đóng vai trò vô cùng quan trọng. Hoạt động này bao gồm xác định các tiêu chuẩn đánh giá như chất lượng sản phẩm/hàng hóa/nguyên vật liệu, khả năng đáp ứng yêu cầu, thời gian giao hàng và giá cả cạnh tranh. Quản lý nhà cung cấp cũng là một khía cạnh quan trọng khác mà doanh nghiệp cần lưu ý. Đây là hoạt động bao gồm việc duy trì mối quan hệ tốt đẹp, giám sát và đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp. Ngoài ra, kiểm soát chất lượng nhà cung cấp cũng là một yếu tố khác không kém phần quan trọng để đảm bảo rằng nhà cung cấp tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng đã được thiết lập. Bước 4: Đánh giá lại chiến lược mua hàng Sau khi lập kế hoạch mua hàng, tổ chức cần tiến hành đánh giá lại chiến lược mua hàng đã thực hiện, nhìn nhận lại một cách khách quan quy trình mua hàng và kế hoạch đã đề ra trước đó để nhận xét và rút ra các kinh nghiệm cho các lần thực hiện sau. Mỗi lần lập kế hoạch mua hàng và triển khai mua hàng đều là một cơ hội để học hỏi và cải thiện quy trình mua hàng, từ đó đảm bảo quá trình mua hàng được thực hiện một cách hiệu quả hơn. Để đánh giá lại hiệu quả mua hàng, doanh nghiệp cần xây dựng các chỉ tiêu đánh giá như tỷ lệ đúng hạn giao hàng, chất lượng sản phẩm, chi phí mua hàng và mức độ hài lòng của khách hàng, …. Ngoài ra, việc dự báo chi phí cũng là một phần quan trọng của việc đánh giá lại chiến lược mua hàng. Dựa vào nhu cầu và kế hoạch mua hàng, các nhà quản lý cần ước tính chi phí cho từng giai đoạn và tổng chi phí của toàn bộ quá trình mua hàng. Từ đó, tổ chức có thể lập kế hoạch tài chính và kiểm soát chi phí một cách hiệu quả, từ đó cải thiện hiệu suất và tính khả thi của quy trình mua hàng. Nhận thức được tầm quan trọng và vai trò của hoạt động lập kế hoạch mua hàng là vậy, tuy nhiên trên thực tế, đa phần các doanh nghiệp vẫn đang gặp phải nhiều vấn đề trong hoạt động mua hàng nói chung. Theo một nghiên cứu của Deloitte, khoảng 29% doanh nghiệp cho biết họ gặp khó khăn trong việc đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ các chính sách trong quy trình mua hàng. Môi trường kinh doanh và sản xuất đang thay đổi nhanh chóng qua từng ngày, từng giờ trước sự phát triển mạnh mẽ của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0. Khi mà các phương pháp quản lý thủ công truyền thống đang dần trở nên cũ kỹ, thiếu hiệu quả trong bối cảnh ngày nay thì sự ra đời của các giải pháp công nghệ thông minh được xem là lời giải cho bài toán trên. Thấu hiểu được nhu cầu ngày càng cao về việc tối ưu hiệu quả của quy trình mua hàng nói chung và hoạt động lập kế hoạch mua hàng nói riêng, VTI Solutions mang đến giải pháp Phần mềm Quản lý mua hàng thông minh PMS-X hàng đầu Việt Nam với khả năng hỗ trợ lập kế hoạch và quản lý các hoạt động mua sắm nguyên vật liệu, vật tư để đáp ứng nhu cầu sản xuất theo đặc thù từng lĩnh vực của doanh nghiệp. Xem thêm: Phần mềm quản lý mua hàng 4.0 – PMS Là Gì?
Đặc biệt, PMS-X là giải pháp phù hợp với các doanh nghiệp chưa có ERP quản lý mua sắm cùng với đó là khả năng tùy chỉnh đặc biệt theo nhu cầu của từng doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực sản xuất. Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và nhận ngay bộ demo miễn phí cho Giải pháp Quản lý mua sắm thông minh toàn diện hàng đầu Việt Nam! |
