Các bước mời thầu mua sắm hàng hóa

Đấu thầu là một phần trong hoạt động mua sắm giữa các doanh nghiệp và cơ quan Nhà nước. Có thể hiểu nôm na đấu thầu là quá trình chủ đầu tư lựa chọn nhà thầu đáp ứng các yêu cầu của mình. Trong đó, bên mua sẽ tổ chức đấu thầu để bên bán (các nhà thầu) cạnh tranh nhau. Cụ thể, đấu thầu là gì và có những hình thức đấu thầu nào? Các đặc điểm của đấu thầu? Các nguyên tắc trong hoạt động đấu thầu? Các phương thức đấu thầu mới nhất? Quy định của pháp luật mới nhất về đấu thầu? Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây mà ACC chia sẻ để biết thêm thông tin chi tiết về vấn đề này.

“Đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu để kí kết và thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ tư vấn, dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp; lựa chọn nhà đầu tư để kí kết và thực hiện hợp đồng dự án đầu tư theo hình thức đối tác công tư, dự án đầu tư có sử dụng đất trên cơ sở bảo đảm cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế.”

Như vậy, ta có thể thấy, đấu thầu là quá trình chủ đầu tư lựa chọn nhà thầu đáp ứng các yêu cầu của mình. Trong đó, bên mua sẽ tổ chức đấu thầu để bên bán (các nhà thầu) cạnh tranh nhau. Mục tiêu của bên mua là có được các hàng hóa và dịch vụ thỏa mãn các yêu cầu của mình về kĩ thuật, chất lượng và chi phí thấp nhất. Mục đích của nhà thầu là giành được quyền cung cấp mua hàng hóa, dịch vụ đó với giá đủ bù đắp các chi phí đầu vào và đảm bảo mức lợi nhuận cao nhất có thể. Như vậy, bản chất của đấu thầu đã được xã hội thừa nhận như 1 sự cạnh tranh lành mạnh để được thực hiện 1 việc nào đó, một yêu cầu nào đó.

2. Hồ sơ mời thầu gì?

Hoạt động đấu thầu được thực hiện trong nhiều lĩnh vực khác nhau như thương mại, xây dựng, điện ảnh, y tế, công nghệ viễn thông, du lịch,…. Đấu thầu mua sắm hàng hóa là loại đấu thầu tồn tại trên thực tế. Trên phương diện kinh tế, đấu thầu mua sắm hàng hóa là một quan hệ kinh tế khách quan, ra đời do nhu cầu tất yếu của nền kinh tế thị trường, khi sản xuất và trao đổi hàng hóa diễn biến trong trạng thái cung lớn hợp cầu. Khi một chủ thể nào đó có như cầu mua sắm hàng hóa thì có nhiều người có khả năng đáp ứng nhu cầu đó, vì vậy, bên mua phải tổ chức đấu thầu để lựa chọn một trong số người nào có khả năng cung cấp hàng hóa thỏa mãn điều kiện với giá cả hợp lý nhất.

Mời thầu là việc bên mua sắm hàng hóa, sử dụng dịch vụ đưa ra lời đề nghị mua hàng, dịch vụ kèm theo những điều kiện cụ thể của việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho gói thầu.

Hồ sơ mời thầu là một trong những yếu tố căn bản quyết định chất lượng và hiệu quả của gói thầu. Do đó, công việc lập hồ sơ mời thầy còn gọi là “đầu bài thầu” được đặc biệt coi trọng. Đối với những gói thầu mà bên mời thầu chưa có đủ kinh nghiệm, ví dụ như doanh nghiệp chế biến thủy sản thuê xây dựng nhà xưởng của mình thì bên mời thầu có thể lập tổ chuyên gia hoặc thuê tư vấn để giúp lập hồ sơ mời thầu.

3. Thành phần của Hồ sơ dự thầu mua sắm hàng hoá

Thành phần của Hồ sơ dự thầu mua sắm hàng hoá bao gồm những thành phần quy định tại Chương I Thông tư 05/2015/TT-BKHĐT Quy định chi tiết lập hồ sơ mời thầu mua sắm hàng hóa do Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành, cụ thể:

- Đơn dự thầu theo quy định tại Mục 12 CDNT;

- Thỏa thuận liên danh đối với trường hợp nhà thầu liên danh theo Mẫu số 03 Chương IV - Biểu mẫu dự thầu;

- Bảo đảm dự thầu theo quy định tại Mục 19 CDNT;

- Tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ của nhà thầu theo quy định tại Mục 4 CDNT;

- Tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ của người ký đơn dự thầu theo quy định tại Mục 20.3 CDNT;

- Tài liệu chứng minh năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu theo quy định tại Mục 17 CDNT;

- Đề xuất về kỹ thuật và các tài liệu chứng minh sự phù hợp của hàng hóa và dịch vụ liên quan theo quy định tại Mục 16 CDNT;

- Đề xuất về giá và các bảng biểu được ghi đầy đủ thông tin theo quy định tại Mục 12 và Mục 14 CDNT;

- Đề xuất phương án kỹ thuật thay thế theo quy định tại Mục 13 CDNT;

- Các nội dung khác theo quy định tại BDL.

4. Trình tự thủ tục đấu thầu hàng hóa, dịch vụ

Bước 1: Mời thầu

Để tiến hành mời thầu bên mời thầu phải chuẩn bị các công việc sau:

Thứ nhất, sơ tuyển nhà thầu: theo Điều 217 Luật thương mại, bên mời thầu có thể tổ chức sơ tuyển các bên mời thầu nhằm lựa chọn những bên dự thầu có khả năng đáp ứng các điều kiện mà bên mời thầu đưa ra.

Việc sơ tuyển nhà thầu là nhằm bảo đảm rằng thư mời thầu sẽ được giới hạn trong phạm vi những nhà thầu có đủ năng lực, kinh nghiệm thực hiện gói thầu.

Thứ hai, chuẩn bị hồ sơ mời thầu. Khoản 1 Điều 218 Luật thương mại quy định, hồ sơ mời thầu bao gồm các nội dung sau: thông báo mời thầu, phương pháp đánh giá, so sánh, xếp hạng và lựa chọn nhà thầu, những chỉ dẫn khác liên quan đến việc đấu thầu.

Để đảm bảo tính minh bạch và cơ hội cạnh tranh tối đa cho các nhà thầu thì hồ sơ mời thầu cần phải rõ ràng.

Trường hợp bên mời thầu sửa đổi một số nội dung trong hồ sơ mời thầu, bên mời thầu phải gửi hồ sơ đã sửa đổi bằng văn bản đến tất cả các bên dự thầu trước thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ dự thầu ít nhất là mười ngày để các bên dự thầu có điều kiện hoàn chỉnh thêm hồ sơ dự thầu của mình (khoản 3 Điều 228 Luật thương mại).

Bên mời thầu có thể thu lệ phí phát hành hồ sơ mời thầu. Chi phí về việc cung cấp hồ sơ cho bên dự thầu do bên mời thầu quy định (Điều 218 Luật thương mại).

Thứ ba, thông báo mời thầu. Để đảm bảo tính cạnh tranh trong đấu thầu mà tất cả các gói thầu khi tổ chức đấu thầu phải thông báo công khai và rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng đối với trường hợp đấu thầu rộng rãi hoặc gửi thông báo mời đăng ký dự thầu đến các nhà thầu đủ điều kiện trong trường hợp đấu thầu hạn chế ( Điều 219 Luật thương mại). Thủ tục đấu thầu hàng hóa dịch vụ như vậy.

Bước 2: Dự thầu

Sau khi thông báo mời thầu, những nhà thầu quan tâm đến gói thầu hoặc đã ở trong danh sách sơ tuyển sẽ làm thủ tục dự thầu. Nhà thầu là những thương nhân có khả năng cung cấp dịch vụ, hàng hóa cho gói thầu ( Điều 214 Luật thương mại).

Hồ sơ dự thầu phải được nộp trực tiếp cho bên mời thầu hoặc được gửi bằng đường bưu điện theo địa chỉ ghi trong hồ sơ mời thầu trước thời điểm đóng dấu.

Khi dự thầu, bên dự thầu có thể phải nộp một khoản tiền bảo đảm dự thầu theo yêu cầu của bên mời thầu để bảo đảm hiệu lực của hồ sơ dự thầu. Bên mời thầu có thể yêu cầu bên dự thầu nộp tiền đặt cọc, ký quỹ hoặc bảo lãnh dự thầu do bên mời thầu quy định. Tỷ lệ tiền đặt cọc, ký quỹ dự thầu do bên dự thầu quy định nhưng không quá 3% tổng giá trị ước tính của hàng hóa, dịch vụ đấu thầu ( khoản 2 Điều 222 Luật thương mại). Trong trương hợp đặt cọc, ký quỹ thì tiền này được trả lại cho bên dự thầu không trúng thầu trong thời hạn bảy ngày làm việc, kể từ ngày công bố kết quả đấu thầu.

Bên dự thầu không được nhận lại số tiền này trong trường hợp rút hồ sơ dự thầu sau thời điểm hết hạn nộp hồ sơ dự thầu, không ký hợp đồng hoặc từ chối thực hiện hợp đồng trong trường hợp trúng thầu. Bên nhận bảo lãnh cho bên dự thầu có nghĩa vụ bảo đảm dự thầu cho bên được bảo lãnh trong phạm vi giá trị tương đương với số tiền đặt cọc, ký quỹ.

Bước 3: Mở thầu

Mở thầu là việc tổ chức mở hồ sơ dự thầu tại thời điểm đã được ấn định hoặc trong trường hợp không có thời điểm được ấn định trước thì thời điểm mở thầu là ngay sau khi đóng thầu.

Những hồ sơ dự thầu nộp đúng hạn phải được bên mời thầu mở công khai. Các bên dự thầu có quyền tham dự mở thầu.

Những hồ sơ dự thầu nộp không đúng hạn không được chấp nhận và được trả lại cho bên dự thầu dưới dạng chưa mở. Các bên dự thầu không được sửa đổi hồ sơ dự thầu sau khi đã mở thầu.

Những hồ sơ dự thầu đúng hạn phải được bên mời thầu mở công khai. Các bên dự thầu có quyền tham dự mở thầu.

Khi mở thầu bên mời thầu và các bên dự thầu phải ký vào biên bản mở thầu.

Bước 4: Đánh giá và so sánh hồ sơ dự thầu

Hồ sơ dự thầu được đánh giá và so sánh theo từng tiêu chuẩn làm căn cứ để đánh giá toàn diện. Các tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu do bên mời thầu quy định.

Trong quá trình đánh giá và so sánh các hồ sơ dự thầu, bên mời thầu có thể yêu cầu bên dự thầu làm rõ các vấn đề có liên quan đến hồ sơ dự thầu. Yêu cầu của bên mời thầu và ý kiến trả lời của bên dự thầu phải được lập thành văn bản. Trường hợp bên mời thầu sửa đổi một số nội dung trong hồ sơ mời thầu, bên mời thầu phải gửi nội dung đã sửa đổi bằng văn bản đến tất cả các bên dự thầu trước thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ dự thầu ít nhất là mười ngày để các bên dự thầu có điều kiện hoàn chỉnh thêm hồ sơ dự thầu của mình.

Bước 5: Xếp hạng và lựa chọn nhà thầu

Căn cứ vào kết quả đánh gá hồ sơ dự thầu, bên mời thầu phải xếp hạng và lựa chọn các bên dự thầu theo phương pháp đã được ấn định. Trong trường hợp có nhiều bên tham gia dự thầu có số điểm, tiêu chuẩn trúng thầu ngang nhau thì bên mời thầu có quyền lựa chọn nhà thầu.

Bước 6: Thông báo kết quả thầu và kí kết hợp đồng

Ngay sau khi có kết quả đấu thầu, bên mời thầu có trách nhiệm thông báo kết quả đấu thầu cho bên dự thầu.

Các bên có thể thỏa thuận bên trúng thầu phải dặt cọc, ký quỹ hoặc bảo lãnh để bảo đảm thực hiện hợp đồng. Số tiền này do bên mời thầu quy định nhưng không quá 10% giá trị hợp đồng. Biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng có hiệu lực cho đến thời điểm bên trúng thầu hoàn thành nghĩa vụ hợp đồng.

Trừ trường hợp có thỏa thuận khác. Bên trúng thầu không được nhận lại tiền ký quỹ, đặt cọc nếu từ chối thực hiện hợp đồng sau khi hợp đồng được giao kết. Sau khi nộp tiền đặt cọc, ký quỹ bảo đảm thực hiện hợp đồng, bên trúng thầu được hoàn trả tiền đặt cọc, ký quỹ dự thầu.

Bài viết trên là những thông tin chi tiết và cụ thể về hồ sơ đấu thầu mua sắm hàng hóa. Nếu có những câu hỏi và thắc mắc cần giải đáp xoay quanh các vấn đề pháp lý, hãy liên hệ Công ty Luật ACC để được tư vấn và hỗ trợ về những vấn đề này. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.