Cách chia sẻ màn hình trên Teams

Sử dụng Microsoft Teams để học và làm việc online nhưng bạn đã biết cách chia sẻ màn hình trên Microsoft Teams chưa? Bài viết sẽ hướng dẫn bạn 3 cách chia sẻ màn hình trên Microsoft Teams cùng với ưu điểm và nhược điểm của từng cách nhé!

Video hướng dẫn 3 cách chia sẻ màn hình trên Microsoft Teams

Các bạn click đúp vào video để xem toàn bộ màn hình nhé!

Sử dụng phần mềm Microsoft Teams để tối ưu cho việc chia sẻ màn hình trong bài thuyết trình

Nếu bài thuyết trình của bạn có dùng video hoặc âm thanh, bạn nên sử dụng phần mềm Microsoft Teams được cài đật trên máy tính để việc truyền âm thanh tới người theo dõi tốt nhất!

Cách làm như sau, tại giao diện của buổi học:

1. Bấm nút Chia sẻ nội dung
2. Bấm vào nút gạt Bao gồm Âm thanh của máy tính
3. Chọn tuỳ chọn chia sẻ màn hình như bình thường

Lúc này các video, file nhạc mà bạn dùng trong khi thuyết trình khi chạy mọi người đang theo dõi sẽ nghe được âm thanh cực kỳ rõ nét như là bạn mở trực tiếp từ máy tính bình thường. Nếu bạn không bật tính năng “Bao gồm âm thanh của máy tính”, âm thanh sẽ phát từ loa máy tính của bạn, qua micro bạn đang sử dụng rồi mới truyền đến người nghe khiến chất lượng kém hơn rất nhiều!

Tuỳ chọn thứ nhất: Chia sẻ toàn bộ màn hình máy tính

Cách chia sẻ màn hình trên Microsoft Teams đầu tiên là: Chia sẻ toàn bộ màn hình máy tính.

Cách làm như sau:

1. Bấm nút Chia sẻ nội dung
2. Lựa chọn sử dụng tính năng Bao gồm âm thanh của máy tính nếu cần
3. Bấm Màn hình

Vậy là xong, tuỳ chọn này sẽ chia sẻ toàn bộ màn hình máy tính của bạn. Tất cả mọi thao tác, cửa sổ hiển thị trên màn hình, bạn nhìn thấy gì thì những người đang theo dõi bạn cũng nhìn thấy y hệt.

Đây là tuỳ chọn tốt nhất trong 3 cách chia sẻ màn hình trên Microsoft Teams vì nó hiển thị đầy đủ mọi thứ. Tuy nhiên đây cũng chính là nhược điểm mà bạn cần lưu ý! Vì hiển thị tất cả mọi thứ, bạn sẽ cần chuẩn bị các nội dung thuyết trình trước để tránh mở phải những nội dung không liên quan.

Tuỳ chọn thứ hai: Chia sẻ duy nhất 1 cửa sổ phần mềm đang mở

Cách chia sẻ màn hình trên Microsoft Teams thứ hai là: Chia sẻ duy nhất một cửa sổ phần mềm đang mở.

Cách làm như sau:

1. Bấm nút Chia sẻ nội dung
2. Lựa chọn sử dụng tính năng Bao gồm âm thanh của máy tính nếu cần
3. Bấm Cửa sổ
4. Bấm chọn cửa sổ của phần mềm bạn muốn chia sẻ trong danh sách hiển thị của Teams

Xong, tuỳ chọn này sẽ chỉ hiển thị duy nhất hình ảnh của cửa sổ phần mềm mà bạn chọn tới những người đang theo dõi bất chấp màn hình của bạn có thể hiển thị khác!

Ưu điểm của tuỳ chọn này là mang lại sự riêng tư cho bạn trong quá trình thuyết trình hơn việc chia sẻ toàn bộ màn hình. Bạn có thể chuyển đổi qua lại giữa nhiều cửa sổ phần mềm khác nhau mà không phải lo những người đang theo dõi nhìn thấy. Họ chỉ thấy duy nhất cửa sổ phần mềm bạn chọn mà thôi!

Nhược điểm của tuỳ chọn này là sẽ không hiển đầy đủ một vài hộp thoại hay tính năng của phần mềm đang được chia sẻ. Bạn hãy xem video để thấy rõ hơn nhược điểm này nhé!

Tuỳ chọn thứ ba: Chia sẻ trực tiếp file PowerPoint

Cách chia sẻ màn hình trên Microsoft Teams thứ ba là: Chia sẻ trực tiếp file PowerPoint

Cách làm như sau:

1. Bấm nút Chia sẻ nội dung
2. Lựa chọn sử dụng tính năng Bao gồm âm thanh của máy tính nếu cần
3. Tại phần PowerPoint trực tiếp, bấm Duyệt từ máy tính
4. Chọn file PowerPoint trên máy tính, bấm Open và đợi Teams tải file này lên

Xong, lúc này Teams sẽ mở file PowerPoint của bạn theo giao diện dành cho người thuyết trình hoàn toàn khác với màn hình của những người đang theo dõi.

Điều lưu ý đầu tiên khi bạn sử dụng tính năng này, những người theo dõi có thể sử dụng các phím mũi tên để xem trước file của bạn. Nếu bạn không muốn mọi người xem trước, hãy bấm vào nút hình con mắt ở bên trái nút Dừng chia sẻ.

Điều lưu ý thứ hai khi bạn sử dụng cách chia sẻ màn hình trên Microsoft Teams này là: mỗi người theo dõi đều có thể chiếm quyền kiểm soát việc trình chiếu file PowerPoint bằng cách bấm vào nút Take control trên màn hình của họ. Để lấy lại quyền trình chiếu, bạn hãy bấm vào nút Kiểm soát.

Điều lưu ý thứ ba là: nếu bạn có chèn video theo dạng chèn link Youtube hay link trên mạng vào slide của file PowerPoint thì video này sẽ không chạy trên màn hình của những người đang theo dõi dù bạn bấm chạy trên màn hình của mình.

Tổng kết lại, trong 3 cách chia sẻ màn hình trên Microsoft Teams:

• Tuỳ chọn đầu tiên chia sẻ toàn bộ màn hình luôn là 1 tính năng tối ưu cho việc hiển thị đầy đủ mọi thứ trong quá trình thuyết trình.
• Tuỳ chọn thứ 2 chia sẻ một cửa sổ phần mềm giúp bạn có được sự riêng tư hơn trong quá trình nói, bạn có thể chuyển qua lại giữa các phần mềm khác nhau mà không ai biết. Tuy nhiên hãy nhớ là một vài hộp thoại và tính năng có thể sẽ không hiển thị với mọi người đang theo dõi buổi trình bày của bạn.
• Tuỳ chọn thứ 3 chia sẻ trực tiếp file PowerPoint sẽ phù hợp với những trường hợp bạn làm việc nhóm, cần có sự tham gia thảo luận, góp ý của mọi người vì tính năng chiếm quyền thuyết trình sẽ cực kỳ hữu ích. Nhưng nếu đây là bài thuyết trình vấn đề của bạn thì bạn không nên dùng tuỳ chọn thứ 3 này mà hãy dùng 2 tuỳ chọn phía trên nhé!

Bài viết đã hướng dẫn các bạn 3 cách chia sẻ màn hình trên Microsoft Teams. Bên cạnh đó là ưu điểm và nhược điểm của từng cách chia sẻ màn hình! Hy vọng điều này sẽ giúp ích cho các bạn trong việc học và làm việc online! Các bạn có thể xem thêm các bài hướng dẫn sử dụng Microsoft Teams khác tại đây!

Trường Trung cấp Công nghệ và Quản trị Đông Đô đang đào tạo kết hợp giữa học online và học trực tiếp tại lớp tùy theo môn học! Các bạn quan tâm có thể tham khảo thông tin tuyển sinh của trường tại đây!