Cách hạch toán chi phí lương trên quỹ tiền mặt năm 2024

Bạn đang gặp vướng mắc về cách hạch toán tiền lương, BHXH và kinh phí công đoàn thì đọc ngay bài viết dưới đây nhé, NewCA sẽ lên bài viết chi tiết hướng dẫn bạn.

Để hạch toán chính xác và chi tiết chi phí tiền lương cho từng bộ phận, doanh nghiệp cần xác định được chi phí đó thuộc bộ phận nào? Ví dụ bộ phận văn phòng, bộ phận sản xuất hay bộ phận bán hàng…

Ngoài ra, cần xác định được doanh nghiệp đang áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133 hay Thông tư 200. Do một số tài khoản chi tiết sẽ khác nhau ở hai thông tư này.

Dựa vào bảng tính lương kế toán hạch toán như sau:

Theo thông tư 133:

• Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
• Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang
• Nợ TK 6421 – Chi phí bán hàng
• Nợ TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
• Có TK 334 – Phải trả người lao động

Theo thông tư 200:

• Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang
• Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp
• Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6231)
• Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung (6271)
• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6411)
• Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421)
• Có TK 334 – Phải trả người lao động (3341, 3348).

\>>> Xem thêm: Tìm hiểu về phần mềm kế toán tại NewCA

Cách hạch toán các khoản bảo hiểm trích theo lương

Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH Và Công văn 2159/BHXH-BT của BHXH Việt Nam áp dụng từ ngày 1/6/2017 thì tỷ lệ trích các khoản theo lương được thể hiện như bảng bên dưới đây:

– Tổng tiền bảo hiểm doanh nghiệp phải nộp = 21,5% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm:

• Nợ TK 241, 622, 623, 627, 641, 642: Tổng tiền bảo hiểm + Kinh phí công đoàn doanh nghiệp phải nộp
• Có TK 3383 (BHXH): 17,5% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm
• Có TK 3384 (BHYT): 3% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm
• Có TK 3386 (BHTN): 1% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm
• Có TK 3382 (KPCĐ): 2% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm (nếu có)

– Tổng tiền bảo hiểm nhân viên phải nộp = 10,5% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm:

• Nợ TK 334: Tổng tiền bảo hiểm nhân viên phải nộp
• Có TK 3383 (BHXH): 8% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm
• Có TK 3384 (BHYT): 1,5% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm
• Có TK 3386 (BHTN): 1% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm

Cách hạch toán kinh phí công đoàn

– Với kinh phí công đoàn, thì hạch toán chi tiết theo từng bộ phận, tính vào chi phí của doanh nghiệp:

Nợ TK: 154, 241, 622, 623 727, 641, 642…

Có 3382: (Tổng tiền lương tham gia BHXH (X) 2%)

– Khi nộp tiền kinh phí công đoàn:

Nợ TK 3382. (Tổng tiền lương tham gia BHXH (X) 2%)

Có TK 111, 112

Lưu ý: Đó là cách hạch toán kinh phí công đoàn của doanh nghiệp phải nộp cho Liên đoàn lao động Quận, huyện.

Nếu là Đoàn phí công đoàn của các nhân viên trong công ty tham gia Tổ chức công đoàn cơ sở (Tức là số tiền đoàn phí của các đoàn viên đóng bằng 1% số tiền lương tháng tham gia BHXH) thì Doanh nghiệp không phải hạch toán đoàn phí công đoàn vào sổ sách kế toán mà sẽ theo dõi riêng bên ngoài sổ sách kế toán.

– Nếu Công đoàn cơ sở tại doanh nghiệp sử dụng 65% tổng số thu Kinh phí công đoàn thì các bạn theo dõi qua TK 3388 – Phải trả, phải nộp khác.

Nợ TK 3382.

Có TK 3388.

Lưu ý: Đó là tiền kinh phí công đoàn bị truy thu, còn nếu là khoản tiền bị phạt thì sẽ không được đưa vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp. Quy định tại khoản 2 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/06/2015 quy định về thuế TNDN:

2.36. Các khoản tiền phạt về vi phạm hành chính bao gồm: vi phạm luật giao thông, vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh, vi phạm chế độ kế toán thống kê, vi phạm pháp luật về thuế bao gồm cả tiền chậm nộp thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế và các khoản phạt về vi phạm hành chính khác theo quy định của pháp luật.

Kết luận

Trên đây NewCA đã tổng hợp và lên bài viết hướng dẫn bạn cách hạch toán tiền lương, BHXH và kinh phí công đoàn. Bên cạnh đó, để giúp kế toán tổng hợp, quản lý tài chính chuyên nghiệp và hiệu quả, NewCA có phần mềm kế toán CyberBook trực tuyến giúp tối ưu hóa quy trình kế toán, quản lý tài chính của doanh nghiệp một cách vẹn toàn và hiệu quả.

Đăng ký tìm hiểu và tư vấn miễn phí phần mềm kế toán CyberBook tại đây hoặc liên hệ với NewCA theo thông tin bên dưới.

Tiền lương, tiền thưởng, các khoản giảm trừ vào lương được hạch toán như thế nào? Tỷ lệ trích các khoản theo lương và quy định trích nộp bảo hiểm như thế nào? Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn chi tiết và ví dụ minh hoạ về những vấn đề trên theo Thông tư 200 mới nhất hiện nay.

1. Hạch Toán Chi Phí Tiền Lương

1.1 Căn cứ tính lương nhân viên:

Cuối tháng, kế toán phải tiến hành tính lương cho nhân viên căn cứ theo:

• Bảng chấm công của từng bộ phận gửi lên.
• Hợp đồng lao động của nhân viên.
• Quy chế về tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp của doanh nghiệp.

TẢI MIỄN PHÍ: Mẫu Bảng chấm công và Bảng tính – thanh toán tiền lương nhân viên.

1.2 Hạch toán chi phí tiền lương, tiền thưởng:

Trước khi hạch toán chi phí tiền lương, kế toán phải xác định chi tiết tiền lương đó chi trả cho bộ phận nào và hạch toán theo thông tư nào để hạch toán cho chính xác các khoản mục chi phí của doanh nghiệp.

1. Tính tiền lương và các khoản phụ cấp phải trả cho nhân viên

Nợ TK 241, 622, 623, 627, 641, 642: Tổng lương và phụ cấp

Có TK 334: Tổng lương và phụ cấp

1. Tiền thưởng trả cho nhân viên
2. Xác định tiền thưởng cho nhân viên được trích từ quỹ khen thưởng:

Nợ TK 3531: Tiền thưởng phải trả nhân viên

Có TK 334: Tiền thưởng phải trả nhân viên

• Chi trả tiền thưởng cho nhân viên:

Nợ TK 334: Tiền thưởng chi trả cho nhân viên

Có TK 111, 112: Tiền thưởng chi trả cho nhân viên

1. Tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho nhân viên
2. Hàng tháng, căn cứ vào kế hoạch, kế toán tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép cho nhân viên:

Nợ TK 622, 623, 627, 641, 642: Số tiền lương nghỉ phép trích trước

Có TK 335: Số tiền lương nghỉ phép trích trước

• Tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho nhân viên:

Nợ TK 335: Tiền lương nghỉ phép thực tế phát sinh

Có TK 334: Tiền lương nghỉ phép thực tế phát sinh

2. Hạch Toán Các Khoản Trích Theo Lương Bảo Hiểm

2.1 Tỷ lệ trích các khoản theo lương

Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH Và Công văn 2159/BHXH-BT của BHXH Việt Nam áp dụng từ ngày 1/6/2017:

Các khoản trích theo lương

Trích vào Chi phí của DN

Trích vào lương của NLĐ

Tổng

Bảo hiểm xã hội (BHXH)

17,5%

8%

25,5%

Bảo hiểm y tế (BHYT)

3%

1,5%

4,5%

Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)

1%

1%

2%

Tổng

21,5%

10,5%

32%

Kinh phí công đoàn (KPCĐ)

2%

2%

• Như vậy hàng tháng, doanh nghiệp phải đóng cho cơ quan Bảo biểm xã hội là 32% trên tổng quỹ lương phải trả nhân viên (BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN).
• Doanh nghiệp phải đóng cho Liên đoàn lao động của Quận/ Huyện là 2% trên quỹ lương phải trả nhân viên (KPCĐ) nếu có thành lập công đoàn.

2.2 Tính vào chi phí của doanh nghiệp

• Kế toán phải xác định chi phí chi tiết theo từng bộ phận nhé.

Tổng tiền bảo hiểm DN phải nộp = 21,5% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm

Nợ TK 241, 622, 623, 627, 641, 642: Tổng tiền bảo hiểm + KPCĐ doanh nghiệp phải nộp

Có TK 3383 (BHXH): 17,5% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm

Có TK 3384 (BHYT): 3% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm

Có TK 3386 (BHTN): 1% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm

Có TK 3382 (KPCĐ): 2% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm (nếu có)

2.3 Trừ vào lương nhân viên

Tổng tiền bảo hiểm nhân viên phải nộp = 10,5% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm

Nợ TK 334: Tổng tiền bảo hiểm nhân viên phải nộp

Có TK 3383 (BHXH): 8% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm

Có TK 3384 (BHYT): 1,5% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm

Có TK 3386 (BHTN): 1% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm

3. Hạch Toán Các Khoản Giảm Trừ Vào Lương Khác

3.1 Tạm ứng lương

• Trong kỳ, nếu có nhân viên tạm ứng lương, kế toán phải xác định số tiền lương tạm ứng thực tế phát sinh để trừ vào lương phải trả cho nhân viên và hạch toán:

Nợ TK 334: Số tiền tạm ứng thực tế phát sinh

Có TK 111, 112: Số tiền tạm ứng thực tế phát sinh

3.2 Thuế thu nhập cá nhân phải nộp

• Trong kỳ, nếu có nhân viên phát sinh thuế thu nập cá nhân phải nộp, kế toán tiến hành xác định số thuế phải khấu trừ và trừ vào lương phải trả cho nhân viên:

Nợ TK 334: Số thuế TNCN khấu trừ

Có TK 3335: Số thuế TNCN khấu trừ

• Nộp thuế thu nhập cá nhân thay nhân viên:

Nợ TK 3335: Số thuế TNCN phải nộp

Có TK 111, 112: Số thuế TNCN phải nộp

4. Hạch Toán Chi Trả Lương Nhân Viên

• Khi hạch toán chi trả lương cho nhân viên, kế toán phải dựa vào Bảng thanh toán tiền lương, phiếu chi lương hoặc chứng từ thanh toán qua ngân hàng.

Tiền lương thực trả = Tổng tiền lương, phụ cấp, tiền thưởng - Tiền bảo hiểm phải nộp – Các khoản giảm trừ vào lương (tạm ứng, thuế TNCN)

Nợ TK 334: Số tiền lương thực trả

Có TK 111, 112: Số tiền lương thực trả

• Nếu trường hợp phát sinh trả lương cho nhân viên bằng hàng hóa, sản phẩm, kế toán phải xuất hóa đơn ghi nhận doanh thu bán hàng nội bộ và hạch toán:

Nợ TK 334: Số tiền lương phải trả nhân viên

Có TK 5118: Doanh thu khác (giá bán hàng hóa)

Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp

5. Hạch Toán Nộp Tiền Bảo Hiểm

• Quy định trích nộp bảo hiểm:

Theo điều 7, Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định:

“1. Đóng hằng tháng

Hằng tháng, chậm nhất đến ngày cuối cùng của tháng, đơn vị trích tiền đóng BHXH bắt buộc trên quỹ tiền lương tháng của những người lao động tham gia BHXH bắt buộc, đồng thời trích từ tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc của từng người lao động theo mức quy định, chuyển cùng một lúc vào tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH mở tại ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước.

…

3. Đóng theo địa bàn

3.1. Đơn vị đóng trụ sở chính ở địa bàn tỉnh nào thì đăng ký tham gia đóng BHXH tại địa bàn tỉnh đó theo phân cấp của BHXH tỉnh.

3.2. Chi nhánh của doanh nghiệp hoạt động tại địa bàn nào thì đóng BHXH tại địa bàn đó.”

- Hàng tháng, doanh nghiệp trích tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ (nếu có) trên tổng quỹ tiền lương phải trả nhân viên, kế toán hạch toán:

Nợ TK 3383 (BHXH): 25.5% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm

Nợ TK 3384 (BHYT): 4.5% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm

Nợ TK 3386 (BHTN): 2% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm

Nợ TK 3382 (KPCĐ): 2% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm (nếu có)

Có TK 111, 112: Tổng số tiền bảo hiểm + KPCĐ phải nộp

6. Hạch Toán Tiền BHXH Phải Trả Nhân Viên

• Trong kỳ, nếu có phát sinh nhân viên được hưởng chế độ ốm đau, thai sản thì doanh nghiệp phải tính tiền BHXH phải trả cho nhân viên, kế toán hạch toán:

Nợ TK 3383 (BHXH): Số tiền chế độ được hưởng

Có TK 334: Số tiền chế độ được hưởng

Sau khi doanh nghiệp nộp hồ sơ hưởng chế độ ốm đau, thai sản của nhân viên lên Cơ quan Bảo hiểm xã hội và nhận được tiền BHXH chuyển về, kế toán hạch toán: