Cách hạch toán nghiệp vụ thuê nhà làm văn phòng năm 2024

Hạch toán là quá trình quan sát – đo lường – tính toán – ghi chép các hoạt động kinh tế để giám sát và quản lý các hoạt động đó một cách chặt chẽ.

Có 3 loại hạch toán cơ bản, bao gồm:

• Hạch toán nghiệp vụ
• Hạch toán thống kê
• Hạch toán kế toán

Theo khoản 2 điều 4 thông tư 96/2015/TT-BTC:

Trường hợp DN thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế GTGT, thuế TNCN) và DN nộp thuế thay cho cá nhân thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ tổng số tiền thuê tài sản bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân.

Xem thêm: Tư thế ngồi đúng cho dân văn phòng

ĐIỀU KIỆN HỢP THỨC HÓA CHI PHÍ THUÊ

1. Thuê của Công ty: Hoá đơn, chứng từ thanh toán, hợp đồng, phụ lục hợp đồng ...
2. Thuê của cá nhân:
3. Nếu trên hợp đồng ghi: Cá nhân tự đi nộp thuế thì cần: Hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán.
4. Nếu trên hợp đồng ghi: Bên Thuê nộp thuế thay chủ nhà thì cần: Hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán, chứng từ nộp tiền thuế thay.

(Trường hợp này sẽ không có hóa đơn, vì Cơ quan thuế sẽ không cấp hóa đơn bán lẻ nữa)

Chú ý: Nếu giá trị > 20.000.000:

• Nếu thuê của Công ty (có hóa đơn) -> bắt buộc phải chuyển khoản.
• Nếu thuê của Cá nhân (ko có hóa đơn) -> không bắt buộc chuyển khoản.

Xem thêm: Các hình thức kinh doanh mới

CÁCH HẠCH TOÁN CHI PHÍ THUÊ

1. Thanh toán trước (dựa vào chứng từ thanh toán, hợp đồng thuê nhà ...):

Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán

Có TK 111, TK 112,...

Chú ý: Nếu là khoản trả trước thì hạch toán như trên.

Nhưng nếu là khoản đặt cọc để đảm bảo thực hiện hợp đồng thì các bạn hạch toán như sau:

1. Trả tiền thuê hàng tháng (hoặc nhận được hóa đơn hàng tháng):

Nợ TK 154, TK 627, TK 641, TK 642 ...

(Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào các bạn đưa vào chi phí đó )

Có TK 331, TK 111, TK 112,...

3. Nếu trả tiền sau (hoặc nhận được hóa đơn sau):

VD: Công ty bạn thuê văn phòng của công ty A từ tháng 1 - 6. Nhưng chưa thanh toán, đến tháng 6 mới thanh toán, thì lúc này Công ty A mới xuất hóa đơn.

• Hoặc công ty bạn thuê nhà của cá nhân từ tháng 1 - 6. Nhưng đến tháng 6 mới thanh toán
• Hàng tháng hạch toán:

Nợ TK 154, TK 627, TK 641, TK 642 ... (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào các bạn đưa vào chi phí đó )

Có TK 335 - Chi phí phải trả (Phát sinh chi phí nhưng thực tế chưa chi trả)

• Khi thanh toán (hoặc khi nhận hóa đơn)

Nợ TK 335 - Chi phí phải trả

Có TK 111, TK 112 (Nếu là khi thanh toán)

Có TK 331 -Phải trả cho người bán (Nếu là khi nhận được hóa đơn)

4. Nếu trả tiền thuê trước nhiều kỳ

VD: Thuê nhà từ tháng 1 - 6, thanh toán 1 lần vào tháng 1 (hoặc nhận được hóa đơn) , thì hạch toán như sau:

Nợ TK 242 - Chi phí trả trước (Tổng số tiền).

Nợ TK 133 - Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (Nếu có hóa đơn GTGT -> Thuê nhà của Công ty)

Có TK 331, TK 111, TK 112

• Định kỳ phân bổ khoản chi phí trả trước đó (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì để đưa vào TK chi phí tương ứng. VD: Thuê nhà làm văn phòng (mục đích quản lý) thì đưa vào 642, 6422, thuê nhà để làm nhà xưởng (sản xuất) thì đưa vào 154, 627..., thuê nhà để bán hàng (bán hàng) thì đưa vào 641, 6421...hạch toán như sau:

Nợ TK 154, TK 627, TK 641, TK 642 ...

Có TK 242 - Chi phí trả trước

VD: Ngày 1/1/2020 Công ty TNHH Kiểm toán ABC ký hợp đồng thuê nhà với Bà A (Cá nhân): Thời gian là 12 tháng, mỗi tháng 10.000.000 chưa bao gồm thuế, tổng cộng là 120.000.000 và trên hợp đồng ghi rõ là: Bên Công ty sẽ phải nộp các loại thuế thay chủ nhà, mục đích thuê làm văn phòng.

• Cùng ngày hôm đó Công ty đã thanh toán trước cho Bà A: 10.000.000.
• Đến ngày 5/1/2020 sau khi đã hoàn thành các thủ tục pháp lý, Công ty thanh toán nốt cho chủ nhà: 110.000.000.
• Cùng ngày hôm đó công ty đi nộp thuế thay chủ nhà, số tiền thuế phải nộp là: 13.633.332 (Trong đó gồm: Thuế môn bài = 300.000. Thuế GTGT 5% = 6.666.666. Thuế TNCN 5% = 6.666.666)

Lưu ý: Nếu tổng giá trị thuê nhà 1 năm < 100tr thì sẽ được miễn thuế môn bài, GTGT, TNCN. Nếu > 100tr thì nộp 3 loại thuế trên.

Nếu bạn gặp khó khăn hay thắc mắc về vấn đề tiền thuê văn phòng hạch toán như thế nào? Thì hãy tham khảo bài viết dưới đây để biết được cách hạch toán tiền thuê văn phòng sao cho chính xác và đúng quy định.

Khi hạch toán tiền thuê văn phòng nên lưu ý thêm những bài viết sau:

Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng hợp lý

Hạch toán doanh thu cho thuê văn phòng

Hạch toán tiền đặt cọc thuê văn phòng

Hạch toán chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn

1, Cần làm gì để ghi nhận khoản tiền thuê nhà là chi phí hợp lý

Tóm tắt nội dung

Tiền thuê văn phòng là khoản tiền bạn phải trả hàng tháng, hàng quý cho đơn vị cho thuê văn phòng. Để có thể ghi nhận khoản tiền thuê văn phòng là chi phí hợp lý, hợp lệ, thì cần :

Thuê văn phòng là bất động sản của cá nhân cần có: hợp đồng thuê nhà, Phụ lục hợp đồng (nếu có) và các chứng từ thanh toán đi kèm. Sẽ cần thêm chứng từ nộp thuế thay trong trường hợp công ty bạn nộp thuế thay chủ nhà

Nếu thuê nhà qua pháp nhân là công ty cần: Hợp đồng thuê nhà, hóa đơn, chứng từ thanh toán,

Nếu trên hợp đồng ghi bên thuê nộp thuế thay thì phải có thêm: Chứng từ nộp tiền thuế.

Trong đó những những yếu tố bạn cần lưu ý là:

• Hợp đồng minh bạch, rõ ràng
• Nắm vững ( hoặc nhờ tư vấn từ chuyên gia) về các điều khoản quy định về luật dân sự, luật thuê văn phòng, tiền thuế.
• Với những hợp đồng có giá trị lớn, tiền thuế là yếu tố cần được xem xét 1 cách kỹ lưỡng.
• Trong trường hợp giá trị hợp đồng lớn hơn 20 triệu đồng/ tháng (có hóa đơn) thì cần thanh toán chuyển khoản qua Ngân hàng

Tiền thuê văn phòng là khoản tiền bạn phải cho đơn vị cho thuê văn phòng

2, Cách hạch toán tiền thuê văn phòng như thế nào theo cách thức thuê văn phòng

Tùy vào nhu cầu và thỏa thuận và điều kiện của của cá nhân hoặc công ty sẽ có cách thức thuê văn phòng khác nhau, từ đó cách thanh toán tiền văn phòng khác nhau. Trong mỗi trường hợp thuê văn phòng trả trước, trả trước nhiều kỳ, trả hàng tháng tiền thuê văn phòng hạch toán sẽ khác nhau cụ thể như sau:

2.1, Cách hạch toán tiền thuê văn phòng như thế nào nếu thanh toán trước

Mỗi trường hợp thuê văn phòng tiền thuê văn phòng hạch toán sẽ khác nhau

Trong trường hợp thuê văn phòng trả trước, sẽ dựa vào hợp đồng thuê nhà và các chứng từ thanh toán để xác định được cách hạch toán tiền thuê văn phòng như thế nào cho hợp lý.

Với trường hợp trả trước không có đặt cọc, cách hạch toán tiền thuê văn phòng sẽ được quy định vào:

• Nợ TK 331:
• Nợ có 111, 112

Có nghĩa là người hay công ty thuê văn phòng sẽ phải trả cho bên chủ cho thuê tiền thuê theo đúng như điều khoản mà hợp đồng đã quy định.

Còn trong trường hợp trả trước có đặt cọc sẽ xảy ra các trường hợp khác nhau và hạch toán chi phí sẽ tính theo các trường hợp khác nhau:

Tiền thuê văn phòng hạch toán như thế nào khi hạch toán tiền đặt cọc bên đặt

Khi đặt tiền đặt cọc

• Nợ TK 244
• Nợ TK 1386
• Có TK 111, 112

Khi nhận lại tiền đặt cọc:

• Nợ TK 111, 112
• Có TK 244
• Có TK 138

Trường hợp Doanh nghiệp vi phạm hợp đồng bị phạt trừ vào số tiền đã đặt cọc

• Nợ TK 811
• Có TK 244
• Có TK 1386

Trường hợp sử dụng khoản tiền đặt cọc để thanh toán cho người bán

• Nợ TK 331 (Phải trả cho người bán)
• Có TK 344
• Có Tk 3386

Cách hạch toán tiền thuê văn phòng khi hạch toán nhận tiền đặt cọc bên nhận

Khi nhận tiền đặt cọc

• Nợ TK 111, 112
• Có TK 344
• Có Tk 3386

Khi trả lại tiền đặt cọc

• Nợ TK 344
• Nợ TK 3386
• Có TK 111, 112

Ngoài ra còn có các trường hợp tiền cọc bị mất do vi phạm hợp đồng sẽ có những quy định riêng tùy theo mức vi phạm.

Tham khảo thêm “Hạch toán tiền đặt cọc thuê văn phòng” chi tiết tại đây!

2.2,Cách hạch toán tiền thuê văn phòng đối với thanh toán hàng tháng

Cách hạch toán tiền thuê văn phòng theo tháng sẽ khác.

Theo quy định với tiền nhà thanh toán hàng tháng được hạch toán như sau:

• Nợ TK 154, 642, 627,… (Tùy vào mục đích sử dụng văn phòng là gì thì khi hạch toán sẽ đưa vào chi phí đó)
• Có TK 331, 112, 111

2.3, Cách hạch toán tiền thuê văn phòng như thế nào đối với thanh toán trả sau

Trong trường hợp sau thời gian hết hạn hợp đồng mới thanh toán, hoặc xuất hóa đơn thì hạch toán tiền thuê văn phòng sẽ được tính như sau:

Đối với việc hạch toán hàng tháng,

• Nợ TK 627, 641, 642, 154,…
• Có TK 335

Khi bạn hạch toán khi thanh toán hay khi nhận được hóa đơn:

• Nợ TK 335
• Có TK 112, 112 – Đối với khi bạn thanh toán
• Có TK 331 – Đối với khi bạn nhận được hóa đơn

2.4, Cách hạch toán tiền thuê văn phòng thanh toán trước nhiều kỳ

Cách thức hạch toán được tính như sau:

• Nợ TK 242: Đây là tổng số bạn cần thanh toán.
• Nợ TK 133: Đối với công ty thuê nhà, thì sx bao gồm cả thuế GTGT
• Có TK 331, 112, 111.
• Đối với khoản tiền trả trước phân bố định kỳ thì sẽ đưa vào chi phí tương ứng. Trong trường hợp thuê văn phòng này thì đưa vào TK 6422, 642.

3, Cách hạch toán tiền thuê văn phòng như thế nào khi không có hóa đơn ?

Trong nhiều trường hợp, các doanh nghiệp khi đặt trụ sở chính tại nhà của các cá nhân, sẽ không được cấp hóa đơn lẻ của cơ quan thuế cho các cá nhân cho thuê tài sản. Vì thế, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị hồ sơ để hợp lý chi phí thuê nhà làm văn phòng theo quy định tại Thông tư 96 năm 2015. Trong trường hợp này sẽ phải hạch toán như sau:

3.1, Trường hợp tổng chi phí thuê văn phòng nhỏ hơn 100 triệu/năm (hoặc 8.4 triệu/tháng)

Những cá nhân cho thuê tài sản có số tiền thuê nhà dưới 100 tr/năm (hoặc dưới 8,4 tr/tháng) thì: Không phải khai, nộp thuế GTGT, TNCN và cơ quan thuế không cấp hóa đơn lẻ . Do đó sẽ không có hóa đơn.

Như vậy, trong trường hợp này các chủ cho thuê văn phòng không phải nộp thuế GTGT hay thuế TNCN, mà chỉ phải nộp thuế môn bài.

Chi phí thuê văn phòng sẽ được hạch toán theo quy định dù không có hóa đơn.

Hồ sơ chứng từ thuê nhà đầy đủ, hợp lý, hợp lệ.

• Hợp đồng thuê nhà (Từ ngày 1/7/2015 thì không bắt buộc phải công chứng, Theo văn bản số 4528/TCTPC ngày 02/11/2015 của Tổng cục Thuế)
• Chứng từ thanh toán tiền thuê nhà (Không nhất thiết phải chuyển khoản cũng được theo điểm 2.4 khoản 2 điều 4 Thông tư 96, vì không có hóa đơn).
• Chứng từ nộp thuế môn bài của chủ nhà. Cái này doanh nghiệp có thể nộp thay chủ nhà hoặc chủ nhà tự đi nộp thuế, sau đó sẽ được cơ quan Thuế cấp cho chứng từ nộp thuế để gửi lại doanh nghiệp. Lưu ý: Phải nộp thuế
• Bảng kê 01/TNDN (ban hành kèm theo Thông tư số 78/2014/TTBTC): Lập khi nào trả tiền thuê nhà, và lưu tại DN (Trên đó phải có chữ ký của GĐ hoặc người được ủy quyền)

3.2: Trường hợp tổng tiền thuê văn phòng của doanh nghiệp lớn hơn 100 tr/năm (hoặc 8.4tr/tháng)

Trong trường hợp này, người cho thuê nhà phải nộp cả 03 loại Thuế, bao gồm Thuế môn bài, thuế GTGT và thuế TNCN để có hóa đơn chứng từ đầy đủ.

Hồ sơ thuê văn phòng gồm có:

• Hợp đồng thuê văn phòng công chứng hoặc không (Từ ngày 1/7/2015 thì không bắt buộc phải công chứng, Theo văn bản số 4528/TCT-PC ngày 02/11/2015 của Tổng cục Thuế)
• Giấy chứng minh phô tô công chứng của cá nhân cho thuê
• Tờ khai thuế cho thuê tài sản Mẫu 01/TTS (Ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC ngày 15/6/2015 của Bộ Tài chính).
• Chứng từ nộp tiền thuế của chủ nhà hoặc chứng từ nộp thuế thay chủ nhà (nếu trong hợp đồng 2 bên thỏa thuận doanh nghiệp sẽ thay chủ nhà nộp thuế).
• Chứng từ thanh toán tiền thuê nhà (có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, do không có hóa đơn GTGT)

3.3 Trường hợp thuê nhà phục vụ cho mục đích làm kho

Khi đó, công ty sẽ chỉ chỉ trích ra 5% thuế GTGT, 5% thuế TNCN, thuế môn bài để nộp vào ngân sách nhà nước.

Thuế là một khoản tiền không hề nhỏ đối với thương vụ làm ăn. Với vấn đề thuê văn phòng, thuế đóng vai trò quan trọng. Vì vậy, trong cách hạch toán thiền thuê văn phòng, thì khoản thuế là một vấn đề quan trọng nhất.

Tham khảo thêm “Hạch toán chi phí cho thuê văn phòng” chi tiết tại đây!

Để rõ hơn về thuế, bạn cần tham khảo đầy đủ trong các văn bản quy định. Sau khi đã nắm chắc thông tin sẽ có cách tính hợp lý. Vấn đề thuế cần rất rõ ràng trên hợp đồng thuê văn phòng. Hợp đồng phải thể hiện được rõ ai là người chịu thuế, bên thuê hay bên cho thuê. Sau khi đã thỏa thuận cuối cùng, hợp đồng được ký, các bên có liên quan có trách nhiệm thi hành. Ngoài ra khi hạch toán tiền thuê văn phòng, bạn cần lưu ý có những trường hợp đặc biệt như khi nào được miễn thuế môn bài, hay phần trăm nộp thuế của từng trường hợp là bao nhiêu. Khi hạch toán.

Như vậy tùy từng hoạt động của cá nhân, công ty mà sẽ có những quy định khác nhau. Vậy nên bạn sẽ cần phải tìm hiểu sự tư vấn của người có chuyên môn và tham khảo một số văn bản về thuế.