Flowchart là gì & tại sao nó lại quan trọng
Bạn đã biết lưu đồ Flowchart là gì? Cách vẽ Flowchart sao cho chuyên nghiệp nhất trong doanh nghiệp hay chưa? Trong bài viết dưới đây, 123job sẽ chia sẻ cho bạn Flowchart là gì, cách vẽ Flowchart chuẩn nhất, và phân tích các Flowchart thông dụng.
Show
Flowchart được biết đến là lưu đồ hay sơ đồ luồng, hỗ trợ công việc cho nhiều đối tượng, ngành nghề khác nhau. Vậy nên, thuật ngữ Flowchart đã sớm xuất hiện và trở nên phổ biến trong kinh doanh. Thế nhưng, liệu bạn đã hiểu rõ Flowchart là gì? Cách vẽ cũng như ứng dụng lưu đồ vào các quy trình ra sao? Trong bài viết dưới đây, 123job sẽ cùng bạn khám về toàn bộ khía cạnh của Flowchart. I. Flowchart là gì?Bạn đã hiểu hết về Flowchart hay chưa?Flowchart được biết đến là một lưu đồ hay sơ đồ quy trình, là phương tiện thiết kế đồ họa trực quan hóa các chuỗi nhiệm vụ trở nên đơn giản nhất, bao gồm các bước, điều kiện thay đổi kết quả… Flowchart có một số lợi điểm lớn trong doanh nghiệp như:
II. Cách vẽ lưu đồ Flowchart chuyên nghiệp nhất cho doanh nghiệpNghe sơ qua, bạn có thể thấy cách vẽ Flowchart được thiết lập khá dễ dàng, nhưng trong thực tế, để xây dựng đượcFlowchart thành sơ đồ tư duy, khoa học và hiệu quả thì lại không hề đơn giản. Dưới đây, 123job sẽ hướng dẫn bạn 3 cách vẽ sơ đồ quy trình nghiệp vụ chuyên nghiệp, đồng thời là các yếu tố trong quy trình được phân tích cụ thể, giúp bạn lĩnh hội nhanh hơn. 1. Xem xét lại việc bạn có thật sự cần lưu đồ Flowchart hay không?Trong kinh doanh, lưu đồ Flowchart chỉ thực sự cần khi doanh nghiệp của bạn muốn tiếp tục hoạt động, tăng số lượng nhân sự, mở rộng mô hình kinh doanh… Một số doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay, vẫn áp dụng việc quản lý quy trìnhtrực tiếp bằng lời nói. Nhưng các doanh nghiệp dẫn đầu, lại chọn một hướng đi trái ngược, đó chính là sử dụng lưu đồ Flowchart. Flowchart cho phép bạn “văn bản hóa” trình tự các bước thành một lưu đồ hoàn chỉnh và “số hóa” quy trình đó trước khi tham gia các chuyển đổi kế tiếp. Bạn cần thêm những hướng dẫn liên quan vào Flowchart để dễ dàng hơn trong việc vận dụng lưu đồ. 2. Thu thập thông tin đầy đủ và chính xác về quy trìnhBạn có thể tạo cuộc họp với các nhân viên để thu thập thông tin đầy đủ nhất cho FlowchartNếu bạn đang là người tham gia trực tiếp vào tất cả các quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp, bạn cần thu thập đầy đủ những thông tin liên quan, để có cách vẽ Flowchart chuẩn nhất. Thậm chí đối với những quy trình ngắn hạn trong 1-2 ngày, hay tối thiểu nhất các bước, bạn vẫn cần mọi thông tin để có Flowchart chính xác về quy trình. Có thể kể đến như:
Để hiểu và nắm rõ các bước chuyên sâu được thực hiện bên trong và toàn bộ khả năng có thể xảy ra của một quy trình, bạn nên tham khảo các ý kiến của nhân viên làm việc tại đó. Bạn có thể chọn cách trò chuyện với từng người, hoặc mở các cuộc họp, với kỹ năng giao tiếp tốt bạn hãy khuyến khích họ chia sẻ những ý tưởng thú vị. 3. Bắt đầu vẽ lưu đồ FlowchartKhi trong tay bạn đã thu thập đủ các thông tin cụ thể nhất về quy trình thực tế, hãy cùng bắt đầu tiến hành xây dựng một lưu đồ Flowchart hoàn hảo. Dưới đây là các ký hiệu cơ bản nhất về quy tắc vẽ Flowchartquy trình nghiệp vụ: Các ký hiệu cơ bản nhất khi bạn vẽ lưu đồ FlowchartVới các ký hiệu đó, bạn có thể bắt tay vẽ lưu đồ Flowchart hiệu quả cho một quy trình, theo 3 cách khác nhau.
Đây là cách đơn giản nhất bạn có thể áp dụng khi vẽ Flowchart, bạn cần chuẩn bị bút, giấy trắng và bắt đầu vẽ “xương sống” của bản đồ. Bạn có thể sử dụng thêm các dụng cụ thủ công như thước, compa… để có được lưu đồ Flowchart đẹp và sang trọng hơn. Sau khi hoàn thiện, bạn có thể chụp ảnh và lưu lại, hoặc giữ bản cứng để photocopy ra nhiều hơn, việc còn lại chính là phát cho nhân viên để họ thực hiện quy trình theo Flowchart.
Bạn hoàn toàn có thể tạo lưu đồ Flowchart dưới dạng bản mềm kỹ thuật số, sử dụng công nghệ thông tin giúp bạn thực hiện hiệu quả các chỉnh sửa, lưu trữ và chia sẻ cho nhân viên dễ dàng hơn. Xây dựng ở mức độ cơ bản nhất, bạn có thể dùng Paint, Microsoft Powerpoint hoặc những phần mềm, ứng dụng đồ họa chuyên dụng như Adobe Photoshop, Adobe Illustrator… Chúng sẽ giúp bạn có Flowchartđạt tới độ thẩm mỹ cao, trình độ sản phẩm được chuyên nghiệp hơn và áp dụng với các doanh nghiệp cần số lượng lớn Flowchart vào quy trình.
Nhiệm vụ quan trọng, được quan tâm nhất trong phần mềm vẽ Flowchart (Business Process Management Software - BPMS) là hình thành và tự động hóa các quy trình từ khi bắt đầu đến lúc kết thúc, phân tích và thực hiện các cải cách, giám sát những quy trình đó để tối ưu hóa khi cần thiết. Như vậy, bạn không phải vẽdưới dạng bản cứng hay mềm nữa, mà có thể thiết lập sẵn trong cài đặt của phần mềm vẽ Flowchart. Các thông tin về mỗi bước sẽ có mô tả cụ thể, khi đến bước nào, nhân viên trong quy trình đó sẽ được thông báo mình cần phải làm gì. Giải pháp tự động hóa và quản lý trong phần mềm BPMS là một “ngôi sao sáng”, nếu bạn muốn lựa chọn cho ý tưởng kinh doanh của mình. Phần mềm BPMS giúp nhân viên dễ dàng nhận biết việc mình cần làm từ lưu đồ FlowchartIII. Ví dụ minh họa về 3 lưu đồ Flowchart trong doanh nghiệp1. Lưu đồ quy trình onboarding cho nhân viên mớiMột nhân viên mới rất cần onboarding để có thể làm quen với công việc dễ dàng hơn và hiểu về văn hóa doanh nghiệp. Ở mỗi lĩnh vực, cách triển khai quy trình onboarding là khác nhau, vậy nên, bài viết sẽ cung cấp cho bạn những bước cơ bản nhất:
2. Lưu đồ quy trình phê duyệt các công vănNhư bạn đã biết, cácFlowchart quy trình phê duyệt thường được chuyển giao qua lại giữa các email, đây là cách thức có rất nhiều trở ngại và cần độ chính xác tuyệt đối. Trong quá trình chỉnh sửa bạn có thể gây rơi vãi thông tin, sai lệch các giá trị cốt lõi, thất lạc hoặc bỏ quên trong một vài hòm thư nào đó. Dưới đây là các bước khái quát nhất, bạn có thể áp dụng để Flowchart quy trình phê duyệt các công văn hiệu quả hơn:
3. Lưu đồ quy trình ứng phó với vấn đề phát sinhDù doanh nghiệp với quy mô nào, cũng cần có Flowchart để ứng phó với những rủi ro tiềm ẩn và sẵn sàng phát sinh trong mọi hoàn cảnh. Đôi khi bạn có thể phân tích thị trường và dự đoán trước các sự cố sẽ xảy ra, nhưng đó chưa phải tất cả. Vậy nên, hãy trang bị chắn chắn cho mình một lưu đồ Flowchart cho quy trình ứng phó với các vấn đề phát sinh. Một quy trình bao gồm:
IV. Nên hay không nên lạm dụng lưu đồ FlowchartNhiều người đặt ra câu hỏi, vậy trong mọi hoàn cảnh có nhất thiết phải sử dụng lưu đồFlowcharthay không? Câu trả lời sẽ là không nên lạm dụng Flowchart quá nhiều. Thực tế Flowchart chỉ dừng lại ở việc đưa các thông tin cần thiết, có liên quan trong quy trình vào một sơ đồ bằng bản vẽ cụ thể, để lưu và truyền đạt lại cho nhân viên. Các chức năng tiến hành những bước trong quy trình hằng ngày, hay theo dõi tiến độ, đồng thời phát hiện các lỗi sai tồn đọng để kịp thời xử lý, chúng ta thấy rõ ràng Flowchart chưa làm được điều đó. Bạn không nên quá lạm dụng lưu đồ Flowchart trong hoạt động của doanh nghiệpMột ví dụ điển hình để chứng minh điều 123job vừa đưa ra: Nếu khách hàng phàn nàn việc không nhận được bản cứng hợp đồng, để bắt đầu thực thi dịch vụ, nhưng 7 ngày trôi qua, doanh nghiệp của bạn vẫn chưa thể phản hồi. Vấn đề nghiêm trọng nhất chính là quản lý thời gian, khi bạn nhận ra rằng 7 ngày là khoảng thời gian quá dài so với tiến độ kỳ vọng. Và sự ngỡ ngàng của bạn chính là “nút thắt” bạn cần giải quyết trong vấn đề này. Nhưng nếu áp dụng xử lý tình huống bằng Flowchart, bạn sẽ mở một cuộc họp khẩn, gọi tất cả ban lãnh đạo và bắt đầu đề xuất giải pháp. Quả thật là một cách thứ xử lý mất quá nhiều thời gian và công sức. Vậy nên, bạn hãy nắm bắt chuyên sâu nhất về lưu đồFlowchart để có những áp dụng hiệu quả, tránh những xử lý chậm trễ các quy trình trong doanh nghiệp. V. Kết luậnHầu hết, mọi người đều có thể xây dựng được lưu đồ Flowchart một cách dễ dàng, vẽ chúng thành hình kèm theo những hướng dẫn cụ thể. Tuy nhiên, làm sao để ứng dụng Flowchart vào quy trình thực tế, vẫn là một bài toán khó. Hy vọng, trong bài viết trên đây, 123job đã chia sẻ cho bạn “cẩm nang” hữu ích nhất về lưu đồ Flowchart. Chúc bạn thành công! Bài viết nhiều người đọc123job.vn - Dream jobs, great places to work, high salary 123job.vn - Trao cơ hội cho hàng triệu người với những công việc mơ ước với môi trường làm việc chuyên nghiệp và mức lương tốt nhất. Với sứ mệnh: Cung cấp các thông tin việc làm, review công ty hấp dẫn, dịch vụ tư vấn tuyển dụng xác thực và chất lượng cho nhà tuyển dụng và người lao động, chúng tôi luôn tận tâm tận lực, không ngừng sáng tạo nhằm đem lại chất lượng dịch vụ hàng đầu, giúp tất cả mọi người có được một công việc phù hợp nhất. Tự hào: Là trang tuyển dụng uy tín, là cầu nối của hàng triệu người tìm việc và nhà tuyển dụng. Giá trị cốt lõi:
Nếu bạn đang muốn kết nối với những nhà tuyển dụng uy tín hàng đầu Việt Nam, đừng ngần ngại hãy TẠO CV NGAY để tăng gấp 5 lần cơ hội có được công việc với mức lương tốt nhất nhé! Chủ đề nổi bậtDành cho người tìm việcDành cho nhà tuyển dụng
|