Hướng dẫn dùng outlook 2023

Outlook được biết đến là một phần mềm của Microsoft, là công cụ quản lý thông cá nhân phổ biến được sử dụng rộng rãi tại các tổ chức và doanh nghiệp trên toàn thế giới. Vậy bạn đã hiểu rõ về Outlook chưa? Nếu chưa, hãy theo dõi bài viết này để tìm hiểu thêm về Outlook là gì cũng như cách cài đặt và sử dụng nó nhé!

Outlook là gì?

Mục lục

Outlook là một phần mềm của Microsoft dùng để quản lý thông tin cá nhân, bao gồm các tính năng như email, lịch, quản lý công việc, quản lý liên lạc, ghi chú, tạp chí và duyệt web.

Outlook có thể được sử dụng như một ứng dụng độc lập hoặc kết hợp với các ứng dụng khác để phục vụ nhiều người dùng trong một tổ chức. Ví dụ, bạn có thể chia sẻ hộp thư và lịch biểu, trao đổi thư mục công cộng, sử dụng danh sách SharePoint và lên kế hoạch cuộc họp.

Tuy nhiên, Microsoft Outlook không phải là một phần mềm miễn phí. Bạn sẽ cần mua phiên bản hoàn chỉnh hoặc trả phí để sử dụng khi cần thiết.

Outlook có những ưu điểm gì?

Không gian lưu trữ rộng mở và tốc độ truy cập nhanh

Người dùng thường ưa chuộng tính năng email trên Outlook vì phần mềm này cung cấp nhiều tiện ích. Outlook cho phép truy cập nhanh, không hạn chế không gian lưu trữ và tổ chức email theo nhiều tiêu chí như dung lượng, thời gian nhận/gửi giúp việc thực hiện tra cứu dễ dàng và tối ưu hơn.

Ưu điểm nổi bật của Outlook

Ngoài ra, Outlook hỗ trợ gửi email kèm các tập tin có dung lượng lớn thông qua tích hợp OneDrive và Skype Drive. Người dùng cũng có khả năng khôi phục lại các email đã xóa (trong phạm vi và thời gian cho phép) ngay cả khi đã hoàn tất thao tác xóa email trong thùng rác.

Khả năng chống spam và có tính bảo mật cao

Outlook được trang bị khả năng chống spam cao bằng cách cho phép người dùng chặn email theo địa chỉ hoặc tên miền cụ thể. Điều này giúp ngăn chặn các email không mong muốn hoặc gây phiền nuisance.

Một tính năng hữu ích khác của Outlook là khả năng tạo địa chỉ email chỉ sử dụng một lần. Điều này hữu ích khi bạn cần gửi email một lần duy nhất hoặc sử dụng cho hoạt động Email Marketing. Việc tạo địa chỉ email một lần giúp bạn tránh nhận các email từ các hệ thống spam.

Outlook cho khả năng chống spam và bảo mật cao

Với Outlook, bạn có thể dễ dàng tạo, xóa và thay đổi địa chỉ email cũng như đăng nhập bằng mật khẩu tạm thời. Điều này mang lại sự linh hoạt và tiện lợi cho việc quản lý địa chỉ email của bạn.

Kết nối đa dạng

Outlook tích hợp một số mạng xã hội phổ biến như Facebook, Twitter và LinkedIn, mang lại lợi ích cho người dùng email. Điều này cho phép người dùng có thể dễ dàng kiểm tra email và duyệt các kênh mạng xã hội cùng một lúc. Ngoài ra, Outlook cũng tích hợp Skype để người dùng có thể trò chuyện thông qua Skype một cách thuận tiện.

Outlook cho khả năng kết nối đa dạng

Thêm vào đó, Outlook cung cấp khả năng sử dụng HTML và CSS. Điều này cho phép người dùng thể hiện sự sáng tạo bằng cách tạo email với giao diện đẹp mắt và sinh động hơn thông qua việc soạn thảo email theo chế độ HTML. Outlook cũng cho phép phân nhóm thư đến và lọc thư riêng của cá nhân hoặc doanh nghiệp, giúp người dùng dễ dàng quản lý hộp thư.

Hướng dẫn cài đặt và sử dụng Outlook cho người mới bắt đầu

Trước tiên, bạn cần tải Outlook về thiết bị của mình

Sau đó thiết lập tài khoản: Outlook của bạn có thể sẵn sàng bắt đầu nhận và gửi email, sử dụng lịch, tạo danh bạ và làm việc với các tác vụ của Outlook.

Tiến hành tạo tài khoản Outlook

Khi bạn thiết lập Outlook, bạn sẽ được yêu cầu cung cấp tên, địa chỉ email và mật khẩu của mình. Thông thường, việc này đã đủ để hoàn tất quá trình cài đặt. Tuy nhiên, nếu quá trình cài đặt tự động không thành công, Outlook có thể yêu cầu bạn cung cấp thêm một số thông tin bổ sung, ví dụ như tên máy chủ thư của bạn. Nếu bạn không biết thông tin này, nhà cung cấp dịch vụ email của bạn có thể cung cấp cho bạn các chi tiết cần thiết.

Tạo thư email mới

Từ bất kể thư mục nào, hãy chọn Email mới.

Tạo Email mới trong giao diện Outlook

Trả lời hoặc chuyển tiếp email

Trên ngăn đọc hoặc ruy băng, chọn trả lời, trả lời tất cả hoặc cũng có thể là chuyển tiếp.

Thao tác trả lời hoặc chuyển tiếp Email

Trong hộp đến, CC hoặc BCC, thực hiện các thao tác sau:

• Để thêm người nhận, bấn chọn hộp thích hợp, rồi nhập tên người nhận.
• Để loại bỏ người nhận, bấm chọn hộp thích hợp, chọn tên người nhận rồi chọn Delete.

Lên lịch họp

Trong thư mục lịch, hãy chọn cuộc họp mới.

Lên lịch họp trong Outlook

Như vậy, chỉ với vài thao tác đơn giản bạn đã có thể bắt đầu và làm quen dần với việc sử dụng Outlook.