Sắp xếp thứ tự giải quyết công việc hợp lý theo phương pháp eisenhower
|
Bất kể bạn làm nghề gì thì cũng cần phải quản lý và phân phối thời gian một cách hợp lý cho từng công việc nhằm đảm bảo được hiệu quả tối ưu. Không ngoại lệ, Dwight Eisenhower cũng làm nghề tổng thống và ông cũng có hàng tá công việc cần phải xử lý mỗi ngày để quyết định vận mệnh cho cả một quốc gia. Để làm được điều đó, ông đã áp dụng một sơ đồ phân chia thứ tự công việc để có thể giải quyết nhiều vấn đề, từ quân đội, xã hội, xây xa lộ, chương trình không gian của NASA cho tới việc đi chơi xả stress, ăn với gia đình,… Nhìn chung, sơ đồ phân chia thứ tự công việc của tổng thống Eisenhower trông như sơ đồ SWOT trong việc ra quyết định với ma trận 4 ô vuông, 2 cột và 2 dòng. Sơ đồ này hiệu quả tới mức mà các đời tổng thống sau này đã học hỏi và áp dụng theo. Sơ đồ này được dùng để nhận định xem công việc nào là quan trọng và khẩn cấp để làm ngay lập tức, công việc nào tuy quan trọng nhưng không gấp thì để làm sau, cái nào không quan trọng cũng không gấp thì loại luôn cho đỡ rối,… Chi tiết hơn các cách phối hợp như bên dưới.
Ma trận Eisenhower có thể được áp dụng cho cả những nhiệm vụ dài hạn lẫn những công việc thường nhật mà bạn gặp mỗi ngày. Đây là một cách để bạn sắp xếp những công việc mà bạn sẽ đối mặt theo một trình tự nhất định để sử dụng thời gian một cách hiệu quả nhất. Thú vị hơn, theo quan điểm của Eisenhower thì: “Điều quan trọng thường hiếm khi cấp bách và điều khẩn cấp thì thường hiếm khi quan trọng.” Bạn có thể có hoặc không đồng ý với quan điểm này nhưng để sử dụng được sơ đồ của Eisenhower, điểm mấu chốt là bạn phải phân loại được công việc theo các chỉ tiêu mức độ quan trọng và sự cần kíp. Việc này không giới hạn bởi những công việc trong sự nghiệp ở công ty của bạn mà còn là việc so sánh mức độ quan trọng, ý nghĩa giữa nó với những chuyện cá nhân. Thí dụ như nộp báo cáo, trả lời mail, về ăn cơm với bạn gái, đọc sách, nghiên cứu, chơi game,… Tuy nhiên, chỉ cần làm được điều đó, bạn sẽ loại bỏ được những thứ vô nghĩa đối với cuộc đời bạn, dành thời gian cho những thứ quan trọng để đưa bạn tới chiến thắng. Và tựu chung lại, sơ đồ Eisenhower giúp bạn luôn đặt câu hỏi về những thứ mà bạn gặp phải để có thể sử dụng thời gian một cách hiệu quả hơn, giải quyết được những việc quan trọng, đồng thời mạnh dạn xóa bỏ những công việc vô lý. Tham khảo Jamesclear, MC
Ai cũng có quỹ thời gian 24 giờ/ ngày nhưng có người vừa thảnh thơi mà vẫn thành công, có người lại tất bật từ sáng sớm đến tối muộn mà vẫn còn rất nhiều việc cần phải hoàn thành. Nếu bạn vẫn đang loay hoay sắp xếp thứ tự ưu tiên trong công việc và cuộc sống thì hãy cùng tìm hiểu nhanh ma trận quản lý công việc của Eisenshower – Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ để đạt được hiệu suất công việc và cân bằng cuộc sống. Liên tục trễ hạn dự án, muộn giờ làm hoặc chưa biết thu xếp đầu việc hợp lý không chỉ ảnh hưởng tới người khác mà còn cản trở con đường thăng tiến sự nghiệp. Vì vậy, quản lý thời gian luôn là yếu tố hàng đầu đánh giá tính cách, sự chuyên nghiệp của mỗi người. Trong đó, cụm “quan trọng” và “khẩn cấp” thường xuyên được đề cập. Để tránh nhầm lẫn, chúng ta cần hiểu đúng về hai khái niệm này. Cụ thể, công việc quan trọng là những công việc mang tính lâu dài, hướng đến mục tiêu, giá trị cần đạt được, có thể không cần thực hiện trong ngày một ngày hai. Công việc khẩn cấp là những nhiệm vụ mang tính cấp bách, cần thực hiện ngay lập tức dù có khi bạn chưa sẵn sàng cho việc đó. Nếu việc “quan trọng” cho phép chúng ta có thời gian bình tĩnh, sắp xếp kế hoạch để thực thi thì việc “khẩn cấp” đòi hỏi phản ứng nhanh chứ không chờ đợi nhìn hay phân tích tổng thể. Không phải ai cũng có thể nhận ra được đâu là nhiệm vụ “quan trọng” hay “khẩn cấp”, khiến cho hiệu suất công việc giảm, gây mất cân bằng trong cuộc sống lẫn sự nghiệp. Vì vậy, quản lý thời gian nói chung và ma trận Eisenhower ngày càng được lan truyền rộng rãi như mô hình nhắc nhớ chúng ta phân biệt giữa những gì quan trọng và những gì là khẩn cấp, hướng tới tạo lập kế hoạch và xây dựng thói quen thành đạt. Tổng thống Eisenhower, vị Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ đã phục vụ hai nhiệm kỳ liên tiếp từ năm 1953 đến năm 1961. Khi được hỏi về cách phân bổ thời gian để hoàn tất công việc với cương vị là Tổng thống của cường quốc hàng đầu thế giới, câu trả lời của ông chính là phương pháp mang tên ông: Ma trận Eisenhower hay còn gọi là Eisenhower Box. Ma trận này là một hình vuông chia thành bốn hộp, gồm các trục tọa chia những việc cần thực hiện thành 4 loại để ưu tiên các nhiệm vụ theo mức độ quan trọng và khẩn cấp.  Cung 1 bao gồm nhiệm vụ vừa khẩn cấp vừa quan trọng. Chúng đòi hỏi bạn đặt vào đây các đầu mục nhỏ cần hoàn thành để đạt được mục tiêu dài hạn, các vấn đề cần được giải quyết tức thì, công việc sắp đến deadline và những nhiệm vụ trong cuộc sống. Ví dụ về việc vừa khẩn cấp vừa quan trọng: - Một số email có thể là một lời mời làm việc, một email cho một cơ hội kinh doanh mới đòi hỏi phải hành động ngay lập tức. - Gửi báo cáo công việc có deadline trong ngày. - Người thân trong cấp cứu. - Bài luận cuối khóa. - Xe sắp hết nhiên liệu. - Bạn nhận được một cuộc gọi nói về hành vi khác lạ của con/cháu... Ở cung này, bạn nên dành thời gian để sắp xếp cụ thể. Ví dụ, xe sắp hết xăng bạn không thể đợi hết mới nạp lại mà cần phải chủ động tìm kiếm các chặng gần nhất, còn khoảng bao nhiêu phần trăm nữa thì tiếp nhiên liệu là được... Chúng ta thường sẽ không bao giờ có thể loại bỏ hoàn toàn các nhiệm vụ cấp bách và quan trọng, nhưng chúng ta có thể làm tốt hơn hoặc giảm rủi ro đáng kể của chúng với sự chủ động của mình.
Cung 2 thường bao gồm những hoạt động không có thời gian cố định nhưng vẫn quan trọng trong mục tiêu dài hạn, cần thực hiện và hoàn thành chúng: xây dựng các mối quan hệ, lập kế hoạch cho tương lai, đầu tư cho bản thân (thư giãn, cải thiện sức khỏe...). Ví dụ về những việc không khẩn cấp nhưng quan trọng: Theo Stenphen Covey (tác giả cuốn sách 7 Thói quen của người thành đạt), chúng ta nên dành phần lớn thời gian vào các hoạt động ở cung này, vì đây là những việc giúp chúng ta hạnh phúc lâu dài và hướng tới sự thành công. Đặt cung 2 lên ưu tiên, bạn có thể ngăn chặn được những vấn đề phát sinh của cung 1, giảm thời gian dành cho cung 3, 4 và sống hiệu quả hơn. Tuy nhiên, ở đây vẫn tồn tại thách thức khiến chúng ta không đầu tư đủ thời gian và năng lượng vào cung phần tư 2: vì chúng ta không biết thực sự những gì quan trọng với chính mình. Đơn cử, nếu bạn không có ý tưởng nào dành riêng cho cuộc đời của mình, bạn sẽ không biết đang dành phần lớn thời gian làm những công việc hiện tại có giúp ích được cho một mục tiêu cụ thể nào không. Cứ thế bạn cứ cặm cụi làm bất cứ điều gì lôi cuốn ở hiện tại hoặc trong tình huống khẩn cấp nhất. Điều này nếu được nhìn nhận sớm sẽ giúp bạn tìm ra giá trị cốt lõi và theo sát mục tiêu. Bằng không, rất khó để bạn có thể có động lực để thực hiện một ý nghĩ/dự án nào đó mà không có deadline. Ở cung 2, bạn không bị áp lực, nên thường tự nhủ với mình “để mai tính” hoặc “từ từ cũng được” và dành thời gian cho những việc trước mắt, điều này dẫn bạn vào lối mòn lúc nào cũng bận rộn nhưng lại không có thời gian dành cho chính mình, và không biết một ngày nghỉ ngơi thực sự bao giờ mới đến. Để khắc phục tình trạng bạn quá tập trung vào những việc khẩn cấp, không có thời gian để tập trung vào cung 2, bạn cần chủ động lập kế hoạch, có ý chí và kỷ luật để không trì hoãn việc thực hiện những kế hoạch đã đề ra. Cung 3 bao gồm những hoạt động đòi hỏi sự chú ý của chúng ta ngay lập tức nhưng không giúp chúng ta đạt được mục tiêu. Hầu hết các nhiệm vụ ở cung 3 sẽ ngắt quãng và cản trở bạn: cuộc họp, các hoạt động thú vị bên ngoài hoặc các nhiệm vụ nhỏ nhặt phát sinh, thời gian lãng phí. Ví dụ:
Theo Covey, nhiều người dành phần lớn thời gian cho cung này, nhưng lại nhầm lẫn mình đang thực hiện nhiệm vụ của cung 1. Bởi vì nhiệm vụ ở cung này thường là đem tới lợi ích cho người khác và làm cho chúng ta cảm thấy quan trọng, có cảm giác thỏa mãn. Đôi lúc chúng không hoàn toàn mang tính tiêu cực nhưng cần được cân bằng với cung 2. Nếu không, bạn sẽ có cảm giác đang thực hiện được rất nhiều nhưng thực sự không có điều nào là cần cho mục tiêu dài hạn của bạn. Hãy học cách nói lời từ chối, khẩn cấp nhưng cần có sự suy xét kỹ để không đi quá xa với mục tiêu ban đầu hoặc làm lỡ việc thực sự cần ưu tiên hơn bạn nhé. Cung phần 4 giúp bạn có thể thư giãn sau những giờ phút căng thẳng. Nếu bạn dành quá nhiều thời gian vào đây sẽ khiến bạn sa đà vào những hoạt động mất thời giờ, còn nếu bạn biết tiết chế phù hợp và sắp xếp cố định, bạn sẽ giải trí hiệu quả, giải tỏa mệt mỏi. Ví dụ:
Những việc không quan trọng, không khẩn cấp khá đơn giản để bạn nhận diện, loại bỏ và sắp xếp lại. Áp dụng ma trận Eisenhower sẽ giúp bạn không rơi vào “cạm bẫy” của việc quản lý thời gian để sống và làm việc khoa học hơn. Bạn có thể tải bản ma trận Eisenhower trên điện thoại/thiết bị thông minh hoặc in ra giấy để tiện sắp xếp, theo dõi. Hãy thử sắp xếp công việc của mình vào ma trận khoa học và hay ho này ngay từ hôm nay nhé. >>> Xem thêm: |
