Vị trí quan trọng nhất trong phòng hành chính nhân sự là gì?
Phòng nhân sự gồm những bộ phận nào?Nguồn lực con người là tài nguyên quý giá của doanh nghiệp, việc quản lý con người cần sự phối hợp thực hiện của nhiều bộ phận khác nhau trong phòng nhân sự. Show Phòng nhân sự là một phần không thể thiếu của một doanh nghiệp, là nơi phỏng vấn, kiểm tra để tuyển dụng nhân viên mới, là phòng ban phụ trách chăm lo cho đời sống nơi công sở và đưa ra các quyết định liên quan đến phúc lợi của người lao động. Tóm lại, đúng như tên gọi của mình Human Resources, phòng nhân sự quản lý tất cả những gì liên quan đến nguồn lực con người. Con người là một trong những tài nguyên quan trọng bậc nhất của mọi tổ chức doanh nghiệp. Cùng với vốn, lao động là yếu tố đầu vào cơ bản cho bất kỳ quá trình sản xuất kinh doanh nào. Ngoài ra, con người cũng có hành vi và tâm lý phức tạp bậc nhất chứ không phải là những cỗ máy được lập trình sẵn và dễ dàng kiểm soát. Vì vậy việc chiêu mộ nhân tài để củng cố cho đội ngũ lao động của công ty; quản lý con người để đảm bảo cho mỗi cá nhân cảm thấy hài lòng với quyền lợi của mình, thấy thoải mái nhất ở nơi làm việc cũng như phối hợp làm việc với nhau hiệu quả là mục tiêu cuối cùng của phòng nhân sự. Với trọng trách nặng nề và khối lượng công việc lớn như vậy, doanh nghiệp cần phải chuyên môn hóa các vị trí trong phòng nhân sự để chia thành các bộ phận nhỏ hơn cùng thực hiện một chức năng nhất định, từ đó tối ưu hiệu quả quản lý. Một phòng nhân sự điển hình gồm các bộ phận chính là: 1. Bộ phận tuyển dụng trong phòng nhân sựBộ phận tuyển dụng là bộ phận tìm kiếm và tuyển mộ nhân sự cho doanh nghiệp. Họ sẽ không ngồi đợi ứng viên tới ứng tuyển mà sẽ thực hiện cả công việc của headhunter, những chuyên gia săn đầu người. Bộ phận này sẽ vừa lên kế hoạch tuyển dụng vừa trực tiếp thực thi các chiến dịch tuyển dụng. Vì thế họ sẽ phải rất tỉ mỉ từ khâu chuẩn bị cho đến khâu tiến hành. Công việc cụ thể của bộ phận tuyển dụng bao gồm: Lập kế hoạch và triển khai công tác tuyển dụng đáp ứng nhu cầu hoạt động, phát triển của doanh nghiệp. Trong thời kỳ trước đây, các công việc trên được đảm nhiệm chủ yếu bởi cán bộ tuyển dụng. Ở thời đại 4.0 như hiện nay, nhà tuyển dụng có sự hỗ trợ của các ứng dụng công nghệ giúp hiệu quả làm việc tăng rõ rệt. Phần mềm quản lý tuyển dụng là cánh tay đắc lực giúp doanh nghiệp:
2. Bộ phận lương thưởng và phúc lợi (C&B) trong phòng nhân sựTrong các bộ phận của phòng nhân sự, C&B là một trong những bộ phận mà mọi công ty dành sự quan tâm nhiều nhất. Nhân viên của Bộ phận này sẽ xây dựng và quản lý hệ thống tiền lương, phúc lợi, khen thưởng và các chính sách khác của công ty. Tất cả những công việc này nhằm đảm bảo tính công bằng về quyền lợi của các nhân viên trong công ty và phù hợp với các quy định của Nhà nước. Bộ phận C&B được coi là người nắm cán cân thu nhập của mọi nhân viên trong công ty, chính sách tiền lương lại là một trong những mảng quan trọng của nhân sự, vì vậy phòng C&B cần có khả năng xử lý và phân tích các số liệu hiệu quả. Ngoài việc nắm cán cân thu nhập, C&B còn đảm nhiệm các chính sách phúc lợi của nhân viên. C&B là người sẽ chịu trách nhiệm các vấn đề về chế độ lương, thưởng, đãi ngộ, chính sách phúc lợi, thủ tục pháp lí, lịch làm việc của nhân viên do đó cần nắm vững kiến thức về luật lao động, luật bảo hiểm, cùng các công văn, nghị định có liên quan. Các nhiệm vụ cụ thể của C&B: Tương ứng với những nhiệm vụ kể trên, cán bộ C&B cũng có những công cụ hỗ trợ đắc lực giúp việc lập bảng lương, tính lương và chi trả cho cán bộ nhân viên nhanh chóng, chính xác hơn. Phần mềm tính lương và quản lý chính sách phúc lợi cho nhân viên phổ biến nhất hiện nay là AMIS Nhân sự. Ưu điểm của phần mềm này là tính lương chính xác, tự động gửi phiếu lương trên di động cho nhân viên, xem toàn bộ báo cáo lương thưởng, chính sách, phúc lợi tức thì. Đặc biệt, phần mềm còn kết nối phần mềm kê khai BHXH điện tử, tính và nộp thuế TNCN chính xác cho từng nhân viên. 3. Bộ phận hành chính trong phòng nhân sựBộ phận Hành chính có thể coi là quản gia của công ty. Họ sẽ chịu trách nhiệm về tất tần tật những giấy tờ, thủ tục, hồ sơ liên quan đến nhân viên, tài sản của công ty. Bộ phận này thực hiện tất cả công việc liên quan đến hành chính nhân sự (văn phòng phẩm, sắp xếp lịch họp, cuộc hẹn, trực điện thoại) và cũng có thể kiêm một số nhiệm vụ của các bộ phận khác: Quản lý hợp đồng lao động cho nhân viên, hồ sơ nhân viên, định biên nhân sự; Để đảm nhiệm tốt các công việc kể trên, bộ phận hành chính thường sử dụng các ứng dụng số kể sau để số hóa các thông tin, đồng thời nâng cao hiệu quả công tác hành chính nhân sự. Các phần mềm bao gồm:
4. Bộ phận đào tạo và phát triển (T&D) trong phòng nhân sựBộ phận đào tạo và phát triển (L&D) có nhiệm vụ cải thiện hiệu suất của nhóm và cá nhân bằng cách bồi dưỡng kiến thức và mài giũa các kỹ năng cho nhân viên. Đào tạo và phát triển là một trong những chức năng nhân sự quan trọng. Hầu hết các tổ chức xem đào tạo và phát triển là một phần không thể thiếu trong hoạt động phát triển nguồn nhân lực. Đào tạo là nhằm cải thiện hoặc phát triển năng lực hoặc kỹ năng bổ sung trong một nhân viên trong công việc hiện đang giữ để tăng năng suất và hiệu quả công việc. Bộ phận đào tạo và phát triển cũng tạo ra các cơ hội để giúp nhân viên phát triển xa hơn trong sự nghiệp. Phát triển nhân viên có tính chất dài hạn, có lợi cho nhân viên trong lộ trình phát triển sự nghiệp của họ, trong khi đào tạo có mục đích ngắn hạn hơn đó là cải thiện ngay lập tức công việc hiện tại. Bộ phận đào tạo và phát triển có một số vai trò như: Trên đây là những bộ phận chính và các công việc cần đảm nhiệm của từng bộ phận trong phòng nhân sự. Để giúp anh chị có thêm tài liệu, kinh nghiệm thực chiến trong công tác tuyển dụng, đào tào hay quản trị nhân sự nói chung. MISA AMIS xin gửi anh chị bộ tài liệu quản trị nhân sự 4.0 và newsletter hàng tuần cập nhật xu hướng nhân sự mới. Nếu có quan tâm, hãy đăng ký nhận tài liệu miễn phí tại đây.
|