Cách viết email phần hỏi bạn bè
Trước hết, chúng ta cùng nhau tìm hiểu các phần căn bản của email, một email thông thường bao gồm các phần như sau:
1, Bắt đầu vớiGREETING, chúng ta có thể sử dụng các cụm từ sau để dung chào hỏi trong email:
Cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ) Ex:Dear Mrs.Price
Ví dụ: Hi Kelly, Dear Kelly.
2, Tiếp theo làOPENING COMMENT, thông thường đây là những câu câu hỏi thăm về tình hình sức khỏe hoặc tình hình hiện tại của người nhận Ex: How are you?
Ví dụ: + Khi một người gửi một email bày tỏ sự quan tâm của họ về công ty bạn đang làm chúng ta có thể viết Ex: Thank you for contacting ABC Company(Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty ABC) + Khi một người trả lời 1 bức thư mà bạn gửi cho người đó : Ex: Thank you for your prompt reply(Cảm ơn vì đã hồi đáp) Ex: Thank for getting back to me(Cảm ơn đã hồi đáp) Những câu cảm ơn trên sẽ làm người đọc cảm tháy thoải mái hơn và cảm giác sự mở đầu mang cảm giác lịch sự
Ex: I hope you are doing well. (Hy vọng cô vẫn khỏe) 3, Phần tiếp theo của email làINTRODUCTION. Trong phần này, chúng ta sẽ nêu rõ lý do vì sao chúng ta viết email, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà chúng ta có cách mở đầu khác nhau. Các bạn có thể mở đầu bằng cụm từ sau đây:
Ex: - I am writing to ask for the information about the English courses.
- I am writing to clarify some points of the contract.(Tôi viết email này để làm rõ một số điểm trong hợp đồng.) Ngoài ra các bạn có thể dùng các từ cho cấu trúc trên như:I am writing to + complain/ explain/ confirm/ apologize. Để đa dạng cách viết, ta có thể dùng I would like to thay cho I am writing to. Đặc biệt, trong trường hợp không cần trang trọng quá, các bạn có thể dùng I just want to Chú ý: các câu trong phần này phải thực sự ngắn gọn và rõ mục đích vì nó nằm trong phần đầu của email. Phải luôn nhớ rằng người đọc muốn đọc bức thư 1 cách nhanh chóng và gọn gàng. Bạn cũng phải chú ý tới ngữ pháp, các vấn đề chính tả vì sự chính xác trong phần này ảnh hưởng đến cái nhìn và cách đánh giá của người nhận thư về bạn 4,Đến phầnMAIN POINT, bởi đây là email nên chúng ta cần nêu vấn đề ngắn gọn, súc tích càng tốt. Nếu bạn muốn đề cập đến những vấn đề tế nhị như từ chối một lời đề nghị hay thông báo cho một nhân viên anh ta bị thôi việc, hãy viết về điều này ở những đoạn văn tiếp theo thay vì mở đầu thư. Dưới đây là một vài cách thông báo những tin tức không mấy dễ chịu thuộc loại này:
Khi bạn viết cho họ mà bạn muốn đề cập những việc đã trao đổi trong lá thư trước đó, hãy dùng những mẫu câu sau:
Bạn cũng có thể dùng những mẫu câu lịch sự sau để hỏi về vấn đề nào đó:
5, Sau đấy, các bạn có thể dùng các câuCONCLUDING SENTENCEđểkết thúc email như sau:
- Nếu bạn bắt đầu bằng Dear Mr, Dear Mrs, Dear Miss, hay Dear Ms, bạn nên kết thúc thư bằng cụm sau: Yours sincerely, Yours faithfully,(kính thư) - Hoặc bạn có thể dùngPlease do not hesitate to contact međể thay thế choFeel free to contact me 6, Phần cuối cùngSIGNING OFFbao gồm 2 phần, đó là họ tên người gửi và những dòng chữ đi kèm như sau: Trường hợp không trang trọng:
Trường hợp trang trọng:
Lưu ý:
Một số từ viết tắt thường được sử dụng trong email
Email Mẫu An invitation to a friend No. 513, Dear Rosemary, My parents and I are so happy at his return and success that we have decided to give a party to all our friends. The party will be held on the 5th of next month at our home at 6 oclock in the evening. I am therefore writing to you to ask you to attend the party. I am sure we will enjoy being together for a few hours on that day. Please write to me to say that you will be coming. Yours sincerely, |