Công văn giải trình chậm khai bảo hiểm xã hội

Việc chậm nộp bảo hiểm xã hội trong doanh nghiệp hiện do rất nhiều nguyên nhân gây ra như: Do kế toán sơ suất, bỏ sót không nộp BHXH cho nhân viên, do kế toán nghỉ việc, kế toán nghỉ thai sản... Trong những trường hợp này, doanh nghiệp phải gửi công văn giải trình chậm nộp lên cơ quan BHXH.

Cùng loại

Đối tác của chúng tôi

Mạng lưới

Hiện nay, các quy định về pháp luật bảo hiểm xã hội (BHXH) chỉ có nội dung về giải trình BHXH mà không có mẫu công văn giải trình BHXH. Nên khi có yêu cầu giải trình từ phía BHXH thì doanh nghiệp phải tự soạn thảo công văn giải trình. Mời bạn đọc tham khảo mẫu công văng giải trình BHXH dưới đây.

Trường hợp cơ quan BHXH tiến hành thanh tra, kiểm tra phát hiện thấy dấu hiệu bất thường tại doanh nghiệp. Cụ thế:

• Khi chênh lệch số người lao động tham gia BHXH với số người lao động thực tế.
• Khi doanh nghiệp chậm tham gia BHXH.
• Khi doanh nghiệp chậm đóng (nợ) BHXH.
• Khi truy thu BHXH.

Cơ quan BHXH yêu cầu giải trình các vấn đề này. Giải thích, sự sai lệch so với các thông tin thể hiện trên sổ sách kế toán, báo cáo thuế và quyết toán thuế TNCN.

Ngoài ra, khi doanh nghiệp gặp phải những trường hợp trên, để giảm nhẹ mức phạt hoặc không bị phạt, doanh nghiệp chủ động thực hiện công văn giải trình gửi cơ quan BHXH xem xét.

2. Nội dung trong công văn giải trình BHXH

Công văn giải trình BHXH thông thường sẽ có những nội dung như sau:

• Quốc hiệu – tiêu ngữ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
• Ngày tháng năm làm công văn và tên công văn giải trình.
• Các thông tin của doanh nghiệp làm giải trình bảo hiểm xã hội: Tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, mã số thuế, số điện thoại, fax…
• Thông tin người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp: Họ và tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ, giới tính, số CMND/ thẻ CCCD/ hộ chiếu, chức vụ.
• Lý do viết công văn giải trình bảo hiểm xã hội: Ghi thông tin về ngày tháng và lý do phải viết công văn giải trình bảo hiểm xã hội.
• Trình bày diễn biến vụ việc: Trình bày một cách chi tiết, cụ thể về vụ việc. Nếu có những người lao động liên quan đến vụ việc thì cần phải cung cấp nhiều nhất những thông tin về họ.
• Giải thích rõ ràng, cụ thể những nguyên nhân gây ra vụ việc trong công văn giải trình.
• Đưa ra những yêu cầu cụ thể với cơ quan BHXH cũng như mong muốn cơ quan bảo hiểm xã hội giải quyết vụ việc đã tường trình…
• Đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký tên và đóng dấu.

Khi gửi công văn giải trình BHXH, doanh nghiệp phải gửi thêm các hồ sơ, giấy tờ có liên quan. Tùy thuộc vào vấn đề phải giải trình mà hồ sơ gửi kèm sẽ có những sự khác biệt nhất định.

Có rất nhiều các vấn đề phát sinh khi thực hiện đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) cho người lao động. Các mẫu công văn gửi bảo hiểm xã hội doanh nghiệp thường phải làm là những mẫu công văn nào. Bảo hiểm xã hội điện tử eBH sẽ giúp các bạn tìm hiểu rõ hơn về các mẫu công văn này.

Các mẫu công văn gửi BHXH doanh nghiệp thường phải làm.

1. Công văn truy thu bảo hiểm xã hội

Căn cứ theo Công văn 2055/BHXH-QLT hướng dẫn hồ sơ truy đóng BHXH ban hành ngày 02/10/2017. Trường hợp tự đề nghị truy thu trong các trường hợp:

• Trường hợp khi có phát sinh người lao động đã làm việc nhiều tháng mà đơn vị chưa báo tăng, nay đề nghị truy thu.
• Đơn vị lập hồ sơ đề nghị truy thu cho thời gian còn lại. Cơ quan BHXH sẽ tổ chức, đối chiếu kiểm tra hoặc quyết định thanh tra theo đề nghị truy thu của đơn vị.

Công văn truy thu Bảo hiểm xã hội.

2. Công văn xin hoãn thanh tra bảo hiểm xã hội

Công văn xin hoãn thanh tra, kiểm tra bảo hiểm xã hội được thực hiện trong trường hợp:

Doanh nghiệp khi nhận được Quyết định thanh kiểm tra thuế thường sẽ bất ngờ, lúng túng vì chưa chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, phần thì sổ sách kế toán còn chưa hoàn thiện. Hoặc do kế toán/ người làm hồ sơ BHXH nghỉ sinh, đi công tác, tai nạn… chưa thể giải trình xin hoãn kiểm tra thanh tra BHXH.

Căn cứ theo hướng dẫn tại Điều 62, Thông tư 156/2013/TT-BTC hướng dẫn thi hành luật thuế, ban hành ngày 06/11/2013. Doanh nghiệp tiến hành gửi công văn xin hoãn kiểm tra, thanh tra BHXH cho cơ quan thuế nêu rõ lý do và thời gian để xem xét quyết định hoãn kiểm tra, thanh tra BHXH.

Mẫu công văn xin hoãn kiểm tra, thanh tra bảo hiểm xã hội.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị hoãn thời gian kiểm tra, cơ quan thuế thông báo cho doanh nghiệp biết về việc chấp nhận hay không chấp nhận việc hoãn thời gian kiểm tra.

3. Công văn giải trình bảo hiểm xã hội

Mẫu công văn giải trình bảo hiểm xã hội là mẫu công văn mà các doanh nghiệp thường xuyên phải làm. Khi cơ quan BHXH tiến hành thanh tra, kiểm tra phát hiện thấy dấu hiệu bất thường tại doanh nghiệp số người tham gia bảo hiểm không bằng số người lao động và yêu cầu giải trình về vấn đề này thể hiện trên sổ sách kế toán, báo cáo thuế và quyết toán thuế TNCN.

Mẫu công văn giải trình Bảo hiểm xã hội.

4. Mẫu công văn giải trình nộp chậm bảo hiểm xã hội

Mẫu công văn giải trình nộp chậm bảo hiểm xã hội được lập trong trường các trường hợp như:

• Cơ quan thuế yêu cầu giải trình về việc chậm nộp BHXH
• Doanh nghiệp tự giải trình để giảm nhẹ mức phạt hoặc không bị phạt về việc nộp chậm BHXH cho người lao động hoặc chưa kịp đăng ký BHXH cho người lao động mới.

Nội dung giải trình của công văn phải nêu rõ lý do nộp chậm hoặc chưa đăng ký tham gia bảo hiểm cho người lao động.

Mẫu công văn giải trình nộp chậm bảo hiểm xã hội.

Mẫu công văn chậm đăng ký bảo hiểm xã hội.

Các công văn sau khi được lập và ghi rõ nội dung được ký tên đóng dấu gửi đến cơ quan Bảo hiểm xã hội có thẩm quyền để xem xét giải quyết. Sau thời gian quy định cơ quan bảo hiểm sẽ có công văn trả lời doanh nghiệp về đề nghị của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có thể gửi công văn bằng nhiều hình thức như gửi trực tiếp, gửi qua đường bưu điện hoặc gửi bằng văn bản điện tử. Việc gửi bằng văn bản điện tử mang đến nhiều lợi thế như nhanh chóng, tiết kiệm thời gian chi phí.

Trên đây là chia sẻ từ Bảo hiểm xã hội điện tử eBH về các mẫu công văn gửi bảo hiểm xã hội doanh nghiệp thường phải làm, hy vọng sẽ hữu ích cho quý doanh nghiệp. Để được tư vấn và hướng dẫn các nghiệp vụ liên quan đến bảo hiểm xã hội và đăng ký sử dụng phần mềm BHXH hãy gọi cho chúng tôi theo đường dây nóng 1900558873 hoặc 1900558872 để được hỗ trợ tốt nhất.