Công việc hành chính nhân sự là làm gì năm 2024

Hành chính nhân sự là vị trí không thể thiếu trong doanh nghiệp đảm nhiệm các công việc đối nội: thực hiện các chế độ cho người lao động trong công ty như: tiền lương, bảo hiểm xã hội, hợp đồng lao động, quan hệ lao động, tuyển dụng đào tạo và phát triển quan hệ nội bộ công ty . Nhằm ổn định nguồn nhân sự và phát triển văn hóa doanh nghiệp theo mong muốn của ban lãnh đạo công ty.

Về mặt đối ngoại: Hỗ trợ ban lãnh đạo công việc về quan hệ khách hàng, lễ tân, tiếp khách, hội họp. Ngoài ra nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp chính là người duy trì và ổn định nề nếp về việc lưu trữ sổ sách, văn phòng phẩm, tiếp khách…

Do chịu áp lực từ nhiều phía đây được xem là công việc “làm dâu trăm họ” người làm hành chính nhân sự tổng hợp thực sự cần nhiều kỹ năng nghiệp vụ và kỹ năng bổ trợ công việc này.

Nhân viên hành chính nhân sự có tầm quan trọng rất lớn với một tổ chức, vì vậy đây là một nghề có nhiều triển vọng. Khối lượng công việc mà hành chính nhân sự sẽ đảm nhiệm sẽ tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp, tuy nhiên bạn cần nắm được những mô tả chi tiết về công việc của nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp.

II. Mô tả công việc của nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp

công việc của nhân viên hành chính nhân sự

Ngoài công việc như quản lý, giám sát các sự kiện nội bộ của công ty, hành chính nhân sự là bộ phận có nhiệm vụ công việc liên quan đến 2 mảng “hành chính” và “nhân sự“. Tùy theo mô hình doanh nghiệp sẽ đảm nhiệm những công việc hành chính nhân sự khác nhau dưới đây la mô tả công việc của nhân viên hành chính nhân sự

2.1. Công việc hành chính

Mảng này bao gồm việc quản lý nhân viên, thực thi các chính sách của ban lãnh đạo, điều tra nội bộ,…Một nhân sự hành chính có thể làm những đầu việc như:

• Tổ chức sắp xếp và lưu trữ hồ sơ nhân sự
• Cập nhật thông tin nội bộ
• Chuẩn bị các tài liệu nhân sự, như hợp đồng lao động và hướng dẫn tuyển dụng vị trí mới
• Sửa đổi các chính sách của công ty
• Giải đáp các câu hỏi của nhân viên về vấn đề liên quan đến ban nhân sự
• Sắp xếp chỗ ở cho chuyến du lịch và xử lý các biểu mẫu chi phí
• Tham gia vào các sự kiện nhân sự

Cụ thể gồm:

Thực hiện công tác chuẩn bị, tổ chức cuộc họp, hội thảo và tiếp khách

• Đón tiếp khách tới công ty, tiếp nhận công văn đi đến, xử lý các tính huống khi tiếp khách. Giám sát việc vệ sinh, trang trí nơi làm việc của các phòng ban nhằm đảm bảo hình ảnh của doanh nghiệp. Tiếp nhận các cuộc gọi đi đến của khách hàng….
• Tất cả các cuộc họp, hội thảo.. trừ các cuộc họp của nội bộ thì tất cả đều phải thông qua bộ phận Hành chính nhân sự. Bộ phận này sẽ có trách nhiệm sắp xếp, chuẩn bị hậu cần nhằm đảm bảo diễn ra đúng kế hoạch đã lên từ trước. Đặc biệt, với những cuộc hội thảo, hội nghị quy mô lớn vượt quá phạm vi công ty, hành chính nhân sự tổng hợp sẽ phải đảm nhiệm bao gồm gửi thư mời, chuẩn bị địa điểm, nội dung, công tác hậu cần,…

Thực hiện quản lý chấm công và giờ làm việc cho nhân viên

• Để phục vụ cho việc chi trả lương thưởng hàng tháng đúng đủ và kịp thời, thì Công việc nhân viên hành chính nhân sự cần làm lúc này là giám sát thời gian làm việc của nhân viên, nhằm kịp thời phát hiện ra các trường hợp vi phạm đến thời gian làm việc như: Các chế độ nghỉ, nghỉ phép tháng năm, hay làm không đủ giờ quy định…

Quản lý văn bản công văn, hồ sơ con dấu

• Nhân viên hành chính sẽ phải thực hiện các việc soạn thảo các văn bản, hợp đồng, quy chế liên quan đến nhân sự như: thông báo, nội quy, văn bản, biên bản kỷ luật, khen thưởng…theo đúng pháp luật.
• Lưu trũ hồ sơ, văn bản hợp lệ theo quy định của doanh nghiệp tránh tình trạng mất mát những giấy tờ quan trọng ngoài ra cần quản lý con dấu trong văn bản theo đúng quy định pháp luật.

Thu mua văn phòng phẩm, cung cấp cho các phòng ban

• Nhân viên hành chính nhân sự cũng sẽ phụ trách các vấn đề liên quan đến thu mua, sửa chữa trang thiết bị máy móc, văn phòng phẩm nhằm đảm bảo hoạt động cho các phòng ban. Bộ phận này cũng phụ trách lên kế hoạch, thực hiện bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa trang thiết bị định kỳ.

Tổng hợp lưu trữ hồ sơ văn bản giấy tờ của công ty

• Nhân viên hành chính sẽ đảm nhiệm các công việc sao chép, in ấn tài liệu, hồ sơ theo sự phê duyệt của ban giám đốc hoặc bộ phận quản lý có thẩm quyền. Đảm bảo hồ sơ chứng từ của công ty xắp xếp theo tiêu chí “5S”.
• Quan trọng hơn nữa biên bản các cuộc họp và quản lý, khai thác cơ sở vật chất của doanh nghiệp đều được phòng hành chính bảo mật và lưu trữ đầy đủ.

Xây dựng kế hoạch về phúc lợi cho người lao động

• Kế hoạch nghỉ dưỡng, chương trình sự kiện, tổ chức sinh nhật, du xuân đầu năm tạo sự gắn kết giữa người lao động với doanh nghiệp. Nhân viên hành chính sẽ đề xuất, lấy ý kiến thống nhất để lên kế hoạch về địa điểm, thời gian du lịch, nghỉ dưỡng và trình ban giám đốc phê duyệt. Sau đó, lập danh sách các nhân sự tham gia và liên hệ, tìm kiếm đối tác chuyên tổ chức tour để tiến hành đặt vé, phòng khách sạn, tiệc, … và thông báo rõ về thời gian, địa điểm, cho từng phòng ban để sắp xếp các công việc.
• Xuyên suốt quá trình thực hiện, bộ phận nhân sự tổng hợp cũng cần liên tục theo dõi, phản ánh và giải quyết các vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng, hợp lý nhất.

Lập kế hoạch tổ chức khen thưởng, kỷ luật,tổng kết, liên hoan

• Một công việc hành chính nhân sự tổng hợp phải đảm nhiệm đó là đảm bảo đời sống tinh thần cho người lao động trong công ty. Khen thưởng và kỷ luật kịp thời.Tùy theo chính sách của mỗi doanh nghiệp sẽ có những chương trình như tặng quà, tổ chức sinh nhật tháng cho nhân viên; khen thưởng, tuyên dương các cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc, liên hoan, tổng kết cuối năm, …
• Các nhân viên phụ trách sẽ lập kế hoạch và dự toán ngân sách để thực hiện và xin xét duyệt từ ban lãnh đạo. Song song với đó cũng cần đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đầy đủ, suôn sẻ, phối hợp nhịp nhàng.

2.2 Nhóm công việc liên quan tới nhân sự

Công việc của nhân viên hành chính nhân sự sẽ đảm nhận các đầu việc về tiền lương, phúc lợi (C&B) như sau:

• Nhóm công việc tuyển dụng, đào tạo
• Nhóm công việc lương thưởng phúc lợi
• Nhóm công việc liên quan đến hành chính
• Nhóm công việc liên quan đến Bảo hiểm xã hội, Hợp đồng lao động

Công việc của người làm nhân sự là tạo và duy trì một môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ, đảm bảo duy trì và ổn định chính sách phúc lợi của nhân sự trong công ty, đối tượng công việc chính bao gồm các nghiệp vụ về: tuyển dụng đào tạo, tiền lương, bảo hiểm, cơ chế phúc lợi, quan hệ lao động bao gồm:

1. Tuyển dụng và tuyển chọn: Người làm nhân sự thực hiện các quy trình tuyển dụng nhằm tìm kiếm và lựa chọn ứng viên phù hợp cho các vị trí trong tổ chức. Công việc này bao gồm xác định nhu cầu nhân sự, đăng tuyển, sàng lọc hồ sơ, tiếp nhận và đánh giá ứng viên.
2. Đào tạo và phát triển: Người làm nhân sự định hình và triển khai các chương trình đào tạo và phát triển nhằm nâng cao năng lực và kỹ năng của nhân viên. Điều này có thể bao gồm đào tạo mới, huấn luyện kỹ thuật, phát triển lãnh đạo và các chương trình phát triển cá nhân khác.
3. Quản lý hiệu suất: Người làm nhân sự tham gia vào việc đánh giá và quản lý hiệu suất của nhân viên trong tổ chức. Điều này có thể bao gồm thiết lập mục tiêu, theo dõi tiến trình công việc, đánh giá hiệu suất và cung cấp phản hồi.
4. Quản lý quan hệ lao động: Người làm nhân sự đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật lao động, xử lý các vấn đề liên quan đến mức lương, phúc lợi, chính sách nhân sự và các quyền lợi của nhân viên. Họ cũng giải quyết các vấn đề và tranh chấp lao động, đảm bảo môi trường làm việc tốt và tạo sự hài lòng cho nhân viên.
5. Quản lý thông tin nhân sự: Người làm nhân sự quản lý thông tin liên quan đến nhân viên trong tổ chức, bao gồm hồ sơ nhân viên, thông tin về lương, hợp đồng lao động và các tài liệu khác liên quan đến quản lý nhân sự.
6. Thực hiện chế độ phức lợi cho người lao động: Nhân viên hành chính nhân sự đảm nhận chấm công, tính lương, theo dõi bảng lương chế độ của người lao động, thực hiện các chính sách về tiền lương, thực hiện chi trả lương theo chế độ. Quản lý thông tin hợp đồng lao động: theo dõi các loại hợp đông, ký mới hợp đồng lao động, sử các vấn đề liên quan tới hợp đồng, nghiệp vụ về bảo hiểm: lập sổ bảo hiểm xã hội, theo dõi chế độ bảo hiểm xã hội, khai báo tăng giảm chế độ bảo hiểm xã hội cho người lao động… Các chế độ khác liên quan tới thuế TNCN cần biết.

Để làm được những đầu việc liên quan tới nghiệp vụ nhân sự đòi hỏi nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp cần có kiến thức tổng hợp về luật cơ bản như: Luật lao động 2019; Luật bảo hiểm xã hội 2014; Luật dân sự 2015 những văn bản pháp lý liên quan trong khi thực hiện. Ngoài ra nhân viên hành chính nhân sự cần biết kỹ năng tin học văn phòng, cách quản lý sắp xếp công việc.

III. Lương nhân viên nhân sự là bao nhiêu, cơ hội và thách thức

3.1 Lương của nhân viên hành chính nhân sự

Thu nhập của nhân viên hành chính nhân sự có thể thay đổi tùy thuộc vào nhiều yếu tố năng lực, thành phố, công ty, kinh nghiệm và trình độ học vấn, tuy nhiên bạn có thể tham khảo mức lương cơ bản của nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp:

• Nhân viên hành chính: mức lương trung bình cho nhân viên hành chính là khoảng từ 6.000.000 vnđ đến 12.000.000 vnđ mỗi tháng
• Lương nhân viên C&B, mức lương trung bình cho vị trí này là 8.000.000 vnđ – 16.000.000 vnđ với vị trí nhân viên khi làm việc từ 0 – 2 năm kinh nghiệm.
• Đối với nhân viên tiếp nhận vị trí tuyển dụng đào tạo, mức lương trung bình cho nhân viên hành chính là khoảng từ 8.000.000 vnđ-15.000.000 vnđ / tháng
• Mức lương áp dụng với vị trí nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp giao động từ 8.000.000 vnđ- 15.000.000 vnđ / tháng

Thực tế lương của nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp sẽ thay đổi theo mô tả công việc và quy mô đào tạo. Mức lương này sẽ có điều chỉnh theo từng thời điểm, khu vực và yêu cầu công việc. Bạn nên tham khảo thông tin tuyển dụng từ các trang web tuyển dụng uy tín như: topcv, vietnam work, vieclam24h… Yếu tố quan trọng nhất để quyết định mức lương của bạn chính là năng lực và thái độ của bạn, ngoài ra còn phù hợp với quy mô và văn hóa doanh nghiệp. Vì vậy, không thể áp dụng mưc lương tham khảo với một doanh nghiệp bất kỳ.

3.2 Cơ hội và thách thức khi làm nghề hành chính nhân sự

Cơ hội khi làm nghề hành chính nhân sự

IV. Cần những kỹ năng gì để làm tốt công việc của nhân viên hành chính nhân sự

Để trở thành một nhân viên hành chính nhân sự có chuyên môn, được trọng dụng bạn cần định hướng rõ về mục tiêu nghề nghiệp và luôn trau dồi những kỹ năng, chuyen môn nghiệp vụ để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của doanh nghiệp.

Làm nhân viên hành chính nhân sự cần những kỹ năng gì

2.1. Kỹ năng giao tiếp tốt

Là bộ phận giao tiếp nhiều, làm nhiệm vụ kết nối giữa các bộ phận khác trong một công ty; không chỉ giao tiếp trong doanh nghiệp, hành chính nhân sự còn phải kết nối với nhân sự bên ngoài. Vì vậy, giao tiếp là một trong những kỹ năng hàng đầu mà nhân viên nhân sự cần phải làm tốt.

2.2. Kỹ năng xử lý tình huống linh hoạt

Bất kể vị trí nào trong một tổ chức đều cần kỹ năng xử lý tình huống linh hoạt, đặc biệt là hành chính nhân sự. Bởi lẽ, hành chính nhân sự là cầu nối giữa nhân viên và quản lý, là đại diện cho doanh nghiệp. Nhân viên nhân sự cần xử lý tình huống hợp lý và khéo léo để có cách giải quyết vấn đề tốt nhất.

2.3. Kỹ năng tin học văn phòng

Vị trí hành chính nhân sự luôn phải làm việc với excel, word để thống kê, báo cáo cho cấp trên, hàng ngàn hồ sơ, văn bản. Nếu có kỹ năng tin học văn phòng tốt, bạn sẽ tránh bị rơi vào trường hợp quá tải, tốn nhiều thời gian.

2.4. Kỹ năng tổ chức

Trong công việc hàng ngày, kỹ năng tổ chức vô cùng cần thiết với nhân viên nhân sự bởi vị trí này liên quan đến giấy tờ, văn bản, hồ sơ lao động, hợp đồng,… đòi hỏi nhân viên cần có kỹ năng tổ chức, sắp xếp để có thể quản lý một cách dễ dàng, tránh các sai sót.

2.5 Kỹ năng chịu áp lực

Áp lực là điều khó tránh khỏi trong công việc, đặc biệt với vị trí hành chính nhân sự là đầu mối dung hòa lợi ích của công ty và người lao động, trung tâm giải quyết mâu thuẫn về quyền lợi, chế độ cho người lao động. Không phải trường hợp nào HR cũng được làm đúng luật mà phải cân đối theo chỉ đạo từ cấp trên.

V. Bạn có thể trở thành nhân viên hành chính nhân sự chuyên nghiệp

Không phải ai cũng được đào tạo nghiệp vụ và kỹ năng chuyên môn tại giảng đường, trong khi các doanh nghiệp luôn cần nhân sự biết nghiệp vụ. Nắm bắt được nhu cầu ngày càng cao của người mới bắt đầu, VinaTrain tổ chức khóa học hành chính nhân sự với mục tiêu giúp học viên học để làm được việc, VinaTrain cam kết đem đến những bài giảng thực tế giúp người học dễ dàng hiểu bài và áp dụng được vào thực tế doanh nghiệp.

4.1. Giới thiệu khóa học hành chính nhân sự tại VinaTrain

Khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội, Hồ Chí Minh và đào tạo Online được chia thành 2 nhóm khóa học cho quản lý và khóa học nghề nhân sự:

Công việc hành chính nhân sự làm những gì?

Nhân viên hành chính nhân sự sẽ thực hiện các công việc như tiếp nhận công văn, đơn thư - giấy tờ đề nghị, các loại văn bản, tài liệu được chuyển đến công ty và có quyền giải quyết trong thẩm quyền được chỉ rõ, sau đó các thông tin cần được lưu trữ trong kho dữ liệu của công ty.

Nhân viên hành chính làm những công việc gì?

Nhân viên hành chính là người chịu trách nhiệm hỗ trợ và thực hiện các công việc văn phòng như quản lý tài liệu, lịch trình, tiếp nhận cuộc gọi, phối hợp sự kiện và hỗ trợ các bộ phận khác trong tổ chức. Họ đóng vai trò quan trọng trong duy trì hoạt động hàng ngày của công ty, đảm bảo sự suôn sẻ và hiệu quả.

Nhân sự là làm những công việc gì?

Nhân sự (Human Resources – HR) là một bộ phận của doanh nghiệp – chuyên phụ trách tìm kiếm, sàng lọc, tuyển dụng ứng viên, đào tạo và quản lý các chương trình phúc lợi cho nhân viên.

Công việc của HCNS là gì?

Nhân viên HCNS sẽ thực hiện các công việc như: quản lý, sắp xếp văn bản, hồ sơ một cách khoa học. Thực hiện lưu trữ văn bản, hồ sơ (bản cứng, bản mềm). Quản lý và cập nhật tất cả các dữ liệu trong máy tính như: thư đi, thư đến, hợp đồng lao động, hợp đồng của khách hàng,…