Đánh giá việc áp dụng văn phòng điện tử năm 2024

Trong thời kỳ chuyển đổi số hiện nay, tại rất nhiều doanh nghiệp, văn phòng điện tử đang ngày càng trở nên thịnh hành và dần thay thế cho văn phòng truyền thống bởi rất nhiều ưu thế nổi trội. Vậy văn phòng điện tử là gì? Và đâu là lý do khiến mô hình này phát triển mạnh mẽ đến vậy. Để biết câu trả lời hãy cùng VDI tìm hiểu bài viết dưới đây nhé.

Mục Lục

1. Văn phòng điện tử là gì?

Văn phòng điện tử (e-office) được hiểu đơn giản là không gian làm việc ảo. Ở không gian này sẽ được ứng dụng các công nghệ, phần mềm hiện đại về quản lý nhân sự, lưu trữ thông tin, xử lý hồ sơ,…. Các công việc này trước đây làm hoàn toàn thủ công nhưng giờ đây dưới sự hỗ trợ đắc lực của công nghệ đã giúp con người làm việc năng suất và hiệu quả hơn.

Một số phần mềm văn phòng điện tử nổi bật: CloudOffice, OrientSoft, SINNOVA, Zoho Office, Microsoft Office Online,…

2. Ưu điểm vượt trội của văn phòng điện tử

2.1 Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí

Văn phòng điện tử được tích hợp nhiều tính năng, nên mọi người có thể không cần đến trực tiếp văn phòng mà vẫn có thể làm việc được từ xa, từ đó tiết kiệm được rất nhiều thời gian đi lại và chi phí về xe cộ.

Việc đầu tư thuê mặt bằng, cơ sở vật chất, máy móc,… là thiết yếu khi sử dụng văn phòng truyền thống tuy nhiên lại rất tốn kém và nhiều chi phí phát sinh đi kèm như bảo trì máy móc, chi phí thuê mặt bằng,…. Các thiết bị có ở văn phòng truyền thống như: máy photocopy, giấy in đã được thay thế bởi workspace (bộ phần mềm ứng dụng văn phòng trực tuyến).

2.2 Tăng năng suất, hiệu quả công việc

Các công việc đơn giản được tối ưu hoàn toàn. Một ví dụ đơn giản như việc bàn giao tài sản. Nếu như trước đây các biên bản bàn giao được làm thủ công viết bằng tay sau đó lưu trữ trong các tập hồ sơ, khi có sự thay đổi về tài sản sẽ rất mất thời gian tìm lại, làm mới giấy tờ cũng như không tránh được việc thất lạc. Nhưng bây giờ mọi thứ đã được đẩy hoàn toàn lên hệ thống.

Các cấp quản lý thông qua “văn phòng ảo” sẽ giao nhiệm vụ, kiểm tra, theo dõi tiến trình làm việc của nhân sự. Do vậy, kể cả khi làm việc từ xa, hiệu quả công việc vẫn luôn được đảm bảo đúng quy trình, tiến độ.


2.3 Môi trường làm việc chuyên nghiệp

Với nền tảng công nghệ hiện đại, môi trường làm việc ngày càng trở nên tinh gọn, công việc được triển khai kịp thời, minh bạch, nhanh chóng là một bước tiến đột phá so với văn phòng truyền thống nhiều thủ tục giấy tờ qua nhiều khâu bước rườm rà, mất thời gian.

2.4 Tính bảo mật cao

Việc bảo mật thông tin luôn được doanh nghiệp đặt lên hàng đầu bởi hầu hết các dữ liệu đều được lưu trữ trên “văn phòng ảo” nếu thông tin của doanh nghiệp bị rò rỉ ra ngoài đặc biệt là thông tin nội bộ hay thông tin của khách hàng sẽ ảnh hưởng rất lớn tới uy tín và sự bảo mật của công ty.

Mỗi cá nhân sẽ được cấp User riêng với các tính năng bảo mật nhiều lớp như: mã OTP qua điện thoại, face ID,…


2.5 Kho lưu trữ dữ liệu

Mọi giấy tờ, văn bản đều được lưu trữ trên phần mềm mà không bị giới hạn về không gian. Từ đó nhân viên dễ dàng quản lý, tìm kiếm thông tin khi cần sử dụng khác hoàn toàn với việc lưu trữ bằng giấy hay ổ cứng máy tính có rất nhiều rủi ro bị mất, đánh cắp thông tin.

3. Quy trình xây dựng văn phòng điện tử

3.1 Chuẩn hóa quy trình

Bước nền để xây dựng văn phòng điện tử là cần hệ thống lại tất cả hoạt động của công ty từ hệ thống sổ sách, chứng từ, thông tin đến quy trình công việc của toàn bộ nhân sự. Đồng thời làm rõ công việc, trách nhiệm, quyền hạn,… của từng cá nhân, phòng ban.

3.2 Xác định mô hình

Hiện nay có rất nhiều công ty cung cấp phần mềm giúp doanh nghiệp hình thành “văn phòng không giấy”. Tuy nhiên mỗi nhà cung cấp sẽ có một ưu điểm, hạn chế nhất định và sẽ phù hợp với từng ngành nghề, từng loại hình doanh nghiệp. Vậy nên việc cần thiết là phải phân tích, lựa chọn một phần mềm phù hợp với những yêu cầu mà doanh nghiệp của mình đặt ra để đạt hiệu quả công việc cao nhất.

3.3 Triển khai

Sau khi tìm được nhà cung cấp với phần mềm văn phòng phù hợp. Cả nhà cung cấp và doanh nghiệp sử dụng dịch vụ cần cùng nhau lên kế hoạch xây dựng một bản thảo chi tiết nhất. Bởi với những hỗ trợ từ nhà cung cấp sẽ nhận được những sự giúp đỡ kịp thời và phù hợp nhất.

3.4 Đào tạo

Khi bắt đầu áp dụng một mô hình làm việc mới chắc chắn rằng nhân sự của công ty sẽ gặp khó khăn trong quá trình tiếp cận và thích nghi nên cần có lịch đào tạo để họ bắt kịp được với sự thay đổi này.

3.5 Đánh giá

Khi đưa mô hình “văn phòng ảo” vào sử dụng, sẽ có nhiều những bất cập cần sửa đổi và bổ sung. Việc lấy ý kiến, nhận xét từ nhân sự là cần thiết để mô hình ngày càng hoàn thiện. Giúp hoạt động của doanh nghiệp ngày càng tối ưu hơn. Bởi đây chính là mục đích của việc chuyển đổi từ “văn phòng truyền thống” sang “văn phòng không giấy”.

4. Xu hướng sử dụng “văn phòng không giấy”

Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 với nhiều phát minh, công nghệ tiên tiến ra đời đã giúp cuộc sống con người thêm tiện nghi hơn. Việc giữ những thói quen cũ, những mô hình làm việc cũ không còn phù hợp đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự thích nghi, chuyển mình để không bị cuốn vào quy luật đào thải khắc nghiệt.


Đại dịch Covid-19 xuất hiện và hoành hành cũng chính là lúc chúng ta nhận thấy rõ nhất vai trò của văn phòng điện tử. Các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn đều cho nhân viên của mình làm việc từ xa để công việc không bị ngưng trệ. Mô hình này không chỉ là phương thức thích nghi khi đại dịch diễn ra mà nó đã cho các doanh nghiệp thấy rằng đây là một bước tiến vượt trội giúp họ tối ưu hóa các chi phí, tăng năng suất công việc.

“Văn phòng không giấy” đang dần cho thấy đây là một xu thế tất yếu của thời đại. So với văn phòng truyền thống thì văn phòng điện tử giúp các doanh nghiệp tăng năng suất công việc lên 60-70%. Đây là con số đã thể hiện được sự vượt trội của mô hình này. Vậy nên không có lý do gì để chúng ta không chuyển đổi sang mô hình văn phòng ảo, bắt lấy cơ hội giúp doanh nghiệp mình bứt phá.

Phát triển cũng cần đi đôi với bảo vệ môi trường, việc xây dựng “Văn phòng xanh” cũng làm giảm chất thải, đồng thời có tác động tốt đến môi trường sống của con người.

5. Kết luận

Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu thêm về văn phòng điện tử và sự nổi bật của chúng trong thời đại 4.0. Sự xuất hiện của mô hình chính là giải pháp hữu hiệu phục vụ cho quá trình làm việc của con người. Hãy là những doanh nghiệp đón đầu xu hướng để bắt kịp với sự phát triển của thời đại.

Xem thêm: Công nghệ số – giải pháp bứt phá, cơ hội thay đổi cho các ngành

6. FAQs- Các câu hỏi thường gặp

1. Sử dụng văn phòng điện tử có tốn kém không?

Để có thể sử dụng “văn phòng ảo”, các doanh nghiệp cần phải trả phí để có thể truy cập vào ứng dụng. Mức phí này tùy thuộc vào quy mô, độ hoàn thiện của dịch vụ mà người dùng sẽ ký kết hợp đồng với nhà cung cấp.

2. Văn phòng điện tử có thể thay thế hoàn toàn văn phòng truyền thống hay không?

Với những ưu điểm nổi trội thì chắc chắn “văn phòng ảo” sẽ chiếm ưu thế trước văn phòng truyền thống tuy nhiên có thể bị thay thế hoàn toàn hay không thì câu trả lời là không. Bởi dù hiệu quả công việc tăng tới 70% nhưng mỗi người cũng cần có những buổi trao đổi, thảo luận trực tiếp.