Hướng dẫn sử dụng phần mềm ivan năm 2024

"Tôi đã sử dụng qua nhiều phần mềm bhxh khác nhau, thấy rất bất tiện và không ổn định. Khi chuyển sang Bhxh BKAV Ivan dùng theo mẫu excel có sẵn nên rất tiện."

"Trước đây bên tôi phải thuê ngoài lo mảng kê khai BHXH khá tốn kém. Từ khi dùng phần mềm bhxh Bkav Ivan tôi đã tự kê khai."

"Kế toán bên tôi phải vất vả quản lý hàng nghìn lao động trong nhà máy, hiện giờ quản lý bằng excel và chia nhau trên nhiều máy tính nên tiện hơn."

– B1: Chọn hình thức: Token (NNT cần cắm USB vào máy tính và cài đặt phần mềm chữ ký số CyberSign Client)

– B2: Hệ thống hiển thị phần mềm chữ ký số CyberSign Client

– B3: Chọn chứng thư số của đơn vị, mã số thuế trên chứng thư số phải trùng với mã số thuế đang đăng nhập trên hệ thống

– B4: Nhấn “Xác nhận” để lưu thông tin chứng thư số muốn thêm vào hệ thống, hoặc nhấn Hủy để hủy thao tác.

Lưu ý: Chứng thư số khi thêm mới vào sẽ có trạng thái là Khóa

Bước 3: Chọn “Thông tin đơn vị” màn hình hiển thị thông tin, chọn “Ngừng IVAN”

– Phần mềm hiển thị bảng thông tin, đơn vị điền các ô còn trống và chọn “Ký & gửi BH”

Bước 4: Tra cứu Lịch sử giao dịch hồ sơ ngừng thành công, phần mềm hiện thị chọn nút “Đăng ký IVAN”

• Trên bảng Đăng ký ivan, đơn vị kiểm tra thông tin, chọn thông tin chứng thư số => Ký & gửi BH

Bước 5: Nhập mã xác nhận

– Sau khi đăng ký BHXH sẽ gửi mã xác nhận về địa chỉ email đã đăng ký => NSD truy cập email, nhập mã xác nhận theo hướng dẫn của BHXH gửi.

Bước 6: Chọn phần “Lịch sử giao dịch”, người dùng nhấn tra cứu tất cả để theo dõi kết quả trên phần mềm

Sau khi tra cứu kết quả hoàn thành đăng ký ivan, người dùng load lại trang để hệ thống thay đổi trạng thái chứng thư số thành hoạt động, và hiển thị nút chức năng điều chỉnh ivan và ngừng ivan

2. Đối với đơn vị chưa có mã đơn vị BHXH

Bước 1: Đăng nhập tài khoản

(1) Chọn “Chưa có mã đơn vị” đối với MST đăng ký lần đầu

(2) Chọn “Đăng ký cấp mã đơn vị lần đầu” đối với đơn vị đăng ký cấp thêm mã.

Sau đó chọn Thêm chứng thư số

– Nếu tích chọn mục (2) => Ký & gửi BH: Hệ thống CyberLotus sẽ tự động hỗ trợ nhận mail, kích hoạt gateway và hoàn thành đăng ký. Đơn vị chờ BH tiếp nhận hồ sơ và cấp mã đơn vị.

Sau khi nhận được mã qua mail, đơn vị đăng nhập phần mềm để sử dụng.

Tại popup chọn xác nhận để hủy trạng thái hỗ trợ qua mail CyberLotus.

– Nếu không chọn mục (2) => Ký & gửi BH: BHXH sẽ gửi mã xác nhận về địa chỉ email đã đăng ký => NSD truy cập email, nhập mã xác nhận kích hoạt gateway theo hướng dẫn của BHXH gửi.

– Theo dõi qua email: NSD sẽ nhận được email thông báo BHXH đã tiếp nhận hồ sơ đăng ký giao dịch điện tử của đơn vị.

Theo dõi kết quả của hồ sơ tại menu Đơn vị/ Lịch sử giao dịch

Sau 2-3 ngày BH cấp mã đơn vị qua email, NSD đăng nhập phần mềm chọn mục đơn vị chưa có mã và nhập mã đơn vị, hoàn tất và sử dụng phần mềm để kê khai.

Chức năng Đơn vị trong phần mềm CyberCare hỗ trợ người dùng quản lý thông tin đơn vị sử dụng bảo hiểm xã hội điện tử cũng như thực hiện các thủ tục đăng ký, điều chỉnh và gia hạn IVAN. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách đăng ký và điều chỉnh IVAN khi sử dụng CyberCare.

Giao diện chức năng Đơn vị của CyberCare

Trong trường hợp đơn vị chưa đăng ký sử dụng giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH với cơ quan BHXH thì cần đăng nhập hệ thống và thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Vào chức năng Đơn vị → Chọn nút Đăng ký IVAN trên thanh công cụ.

Bước 2: Hệ thống hiển thị cửa sổ Đăng ký sử dụng IVAN → Nhập đầy đủ các trường thông tin bắt buộc → Nhấn tải phần mềm ký số CyberSign và thực hiện cài đặt phần mềm (nếu đã cài đặt CyberSign thì bỏ qua bước này) → Nhấn Thêm chứng thư để thực hiện ký số điện tử.

Bước 3: Nhấn Lưu để lưu lại thông tin, hoặc nhấn “Ký và gửi BH” để hoàn tất thủ tục đăng ký sử dụng IVAN với BHXH. Hoặc nhấn “Trở lại” để hủy bỏ hành động và trở lại màn thông tin đơn vị.

Bước 4: Kiểm tra email, nhận mail “Xác nhận đăng ký tham gia giao dịch điện tử về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế của BHXH” và thực hiện xác thực theo hướng dẫn trong email.

2. Điều chỉnh IVAN

Đơn vị đã đăng ký sử dụng giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH với cơ quan BHXH nhưng cần thay đổi, điều chỉnh thông tin thì thực hiện đăng nhập hệ thống, sau đó làm theo từng bước:

Bước 1: Vào chức năng Đơn vị → Nhấn Điều chỉnh IVAN

Bước 2: Hệ thống hiển thị cửa sổ Điều chỉnh IVAN → Nhập đầy đủ các trường thông tin cần điều chỉnh → Nhấn tải phần mềm ký số CyberSign và thực hiện cài đặt phần mềm (nếu đã cài đặt thì bỏ qua bước này) → Nhấn Thêm chứng thư để thực hiện ký số điện tử.

Bước 3: Nhấn Lưu để lưu lại thông tin. Hoặc nhấn “Ký và gửi BH” để hoàn tất thủ tục Điều chỉnh thay đổi thông tin đăng ký sử dụng IVAN với BHXH. Hoặc nhấn “Trở lại” để hủy bỏ hành động và trở lại màn thông tin đơn vị.

Bước 4: Kiểm tra email, nhận mail “Xác nhận thay đổi, bổ sung thông tin tờ khai đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử” và thực hiện xác thực theo hướng dẫn trong email.

\>> Hướng dẫn sử dụng CyberCare: Các thao tác với chức năng Người lao động

3. Ngưng sử dụng IVAN

Trong trường hợp đơn vị muốn ngưng sử dụng IVAN thì vào mục Đơn vị trên thanh menu chính của CyberCare và tiến hành như sau:

Tìm và chọn nút Ngưng IVAN trên thanh công cụ → Hệ thống hiển thị cửa sổ Đăng ký ngừng sử dụng dịch vụ IVAN → Kiểm tra thông tin đơn vị, chọn ngày ngừng IVAN và nhập lý do ngừng → Nhấn Lưu để lưu lại thông tin, hoặc nhấn “Ký và gửi BH” để hoàn tất thủ tục ngưng sử dụng IVAN với BHXH, hoặc nhấn “Đóng” để hủy bỏ thao tác → Kiểm tra email, nhận mail “Xác nhận ngừng giao dịch điện tử về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế” và thực hiện xác thực theo hướng dẫn trong email.

4. Ngưng sử dụng IVAN khác

Tiến trình thực hiện ngưng sử dụng IVAN khác thực hiện theo hướng dẫn:

Bước 1: Vào chức năng Đơn vị → Nhấn Ngưng IVAN khác

Bước 2: Hệ thống hiển thị cửa sổ Đăng ký ngừng sử dụng dịch vụ IVAN → Kiểm tra thông tin đơn vị, chọn ngày ngừng IVAN và nhập lý do ngừng.

Bước 3: Nhấn Lưu để lưu lại thông tin, hoặc nhấn “Ký và gửi BH” để hoàn tất thủ tục ngưng sử dụng IVAN với BHXH. Hoặc nhấn “Đóng” để hủy bỏ thao tác.

Bước 4: Kiểm tra email, nhận mail “Xác nhận ngừng giao dịch điện tử về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế” và thực hiện xác thực theo hướng dẫn trong email.

4.1 Kiểm tra lịch sử giao dịch

Để tra cứu kết quả đăng ký hoặc xem lại quá trình thay đổi, bổ sung thông tin đăng ký, ngừng sử dụng IVAN, người dùng vào nút Lịch sử GD trong chức năng Đơn vị → Hệ thống hiển thị cửa sổ Lịch sử giao dịch chứa toàn bộ thông tin Đăng ký, điều chỉnh, ngưng IVAN.

Khi cần xem chi tiết giao dịch của 1 lần giao dịch, nhấn icon “+” ở cột Hành động để mở hộp thoại tra cứu: