Căn cứ Khoản 2, Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC về các khoản chi được trừ khi xác nhận thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp [TNDN]:
“2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:
2.7. Phần chi trang phục bằng hiện vật cho người lao động không có hóa đơn, chứng từ. Phần chi trang phục bằng tiền cho người lao động vượt quá 5 [năm] triệu đồng/người/năm.
Trường hợp doanh nghiệp có chi trang phục cả bằng tiền và hiện vật cho người lao động để được tính vào chi phí được trừ thì mức chi tối đa đối với chi bằng tiền không vượt quá 5 triệu đồng/người/năm, bằng hiện vật phải có hóa đơn, chứng từ.
Đối với những ngành kinh doanh có tính chất đặc thù thì chi phí này được thực hiện theo quy định cụ thể của Bộ Tài chính”.
Căn cứ quy định nêu trên, trường hợp công ty chi trang phục bằng tiền mặt cho người lao động với mức là 8 triệu đồng/người/năm thì công ty chỉ được tính vào chi phí được trừ tương ứng với mức 5 triệu đồng/người/năm khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Trang phục của Người lao động [NLĐ] là do công ty hỗ trợ bằng tiền hoặc cấp bằng hiện vật nhằm mục đích tất cả NLĐ trong công ty đều mặc giống nhau [đồng phục], mỗi đối tượng trong công ty có trang phục riêng. Ví dụ: nhân viên bảo vệ có trang phục riêng, nhân viên văn phòng nữ loại riêng, nhân viên văn phòng nam loại riêng... Việc hỗ trợ bằng tiền hay hiện vật đều phải tuân thủ theo quy định của công ty. Bên cạnh đó, phụ cấp trang phục là một loại phụ cấp theo lương cho người lao động, vậy khoản phụ cấp này được quy định thế nào tại thời điểm này? Theo điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi bổ sung Điểm 2.6 khoản 2 điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC [ có hiệu lực thi hành từ quyết toán năm 2015] quy định những khỏan chi không được tính vào chi phí được trừ, trong đó có: “2.7. Phần chi trang phục bằng hiện vật cho người lao động không có hóa đơn, chứng từ. Phần chi trang phục bằng tiền cho người lao động vượt quá 05 [năm] triệu đồng/người/năm. Trường hợp doanh nghiệp có chi trang phục cả bằng tiền và hiện vật cho người lao động để được tính vào chi phí được trừ thì mức chi tối đa đối với chi bằng tiền không vượt quá 05 [năm] triệu đồng/người/năm, bằng hiện vật phải có hóa đơn, chứng từ. Đối với những ngành kinh doanh có tính chất đặc thù thì chi phí này được thực hiện theo quy định cụ thể của Bộ Tài chính. “ Theo điểm b.2.1 khoản b điều 8 Thông tư 111/2013/TT-BTC về những khoản chi phí hợp lý được trừ khi xác định thu nhập từ kinh doanh và tiền lương tiền công có quy định: “Đối với tiền trang phục trả cho người lao động không vượt quá 5.000.000 đồng/người/năm. Trường hợp chi trang phục cả bằng tiền và hiện vật cho người lao động thì mức chi tối đa để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế không vượt quá 5.000.000 đồng/người/năm. Đối với những ngành kinh doanh có tính chất đặc thù thì chi phí này được thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính”
Như vậy có thể hiểu, những khoản chi về trang phục không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động nếu các khoản chi đó nằm trong mức khống chế như sau: - Khoản chi bằng tiền mặt không vượt quá 5 triệu đồng/người/năm - Khoản chi bằng hiện vật thì không khống chế mức chi [phải có hóa đơn chứng từ rõ ràng] - Nếu doanh nghiệp chi bằng tiền và hiện vật thì khoản chi bằng tiền không vượt quá 5 triệu đồng/người/năm và bằng hiện vật không bị khống chế. Theo đó việc hỗ trợ bằng tiền hay hiện vật đều được tính vào chi phí được trừ nhưng hồ sơ như thế nào, có hợp lý hay không, có thực không thì sau đây tôi sẽ đưa ra nhưng hồ sơ cần thiết để các bạn tham khảo. - Thứ nhất: Công ty phải có quy định mà theo đó bắt buộc NLĐ mặc trang phục khi đến công ty làm việc, quy định rõ đối tượng nào phải mặc, đối tượng nào không phải mặc, đối tượng nào thì trang phục như thế nào...tức là các nhóm đối tượng được quy định riêng về trang phục. Như vậy, điều đầu tiên là phải có nội quy, quy định về trang phục cho NLĐ, cho từng nhóm đối tượng cụ thể. - Thứ hai: Công ty phải có quy chế về hỗ trợ trang phục bằng tiền hay hiện vật; quy chế phải chi tiết, cụ thể về mức hỗ trợ Ví dụ: Cấp bằng hiện vật: + Công nhân: Được cấp 5 bộ trang phục/người/năm, mỗi năm cấp 2 lần, trị giá mỗi bô 400.000đ-600.000đ + Bảo vệ: Được cấp 3 bộ/người/năm, trị giá mỗi bộ từ 300.000đ-500.000đ Như vậy, quy chế cấp bằng hiện vật phải thể hiện rõ và chi tiết cho các nhóm đối tượng và mức hộ trợ. Khi áp dụng quy chế trên thì NLĐ phải mặc trang phục và công ty ký hợp đồng may trang phục, có hóa đơn may trang phục; có nhập kho, xuất kho các trang phục do công ty tự trang bị. Ví dụ: Cấp bằng tiền mặt Cũng tương tự như trên, quy định rõ nhóm đối tượng, mỗi loại đối tượng được hỗ trợ bao nhiêu: + Công nhân: 2,5 triệu/người/năm + Nhân viên văn phòng: 4 triệu/người/năm + Trưởng/phó phòng: 5 triệu/người Khi cấp bằng tiền thì chỉ cần lập danh sách hỗ trợ, quyết định của giám đốc vì đã có quy chế ở trên. NLĐ phải ký vào danh sách hỗ trợ bằng tiền. - Thứ ba: Đây là điều quan trọng nhất, khi cơ quan thuế đến kiểm tra, thu thập thông tin theo thẩm quyền trong quá trình thanh tra mà không thấy có ai trả lời là có trang phục, màu gì... hoặc không có bất kỳ NLĐ nào mặc trang phục trong thời gian làm việc thì tất cả hồ sơ trên đều không ý nghĩa, Thuế sẽ loại chi phí trang phục ra khỏi chi phí được trừ. Do vậy khi hỗ trợ bằng tiền và hiện vật thì đều phải có sản phẩm cụ thể, đó là NLĐ được hỗ trợ phải mặc trang phục thực sự mà công ty đã quy định. Kết luận: - Với tiền chi trang phục:
- Nếu chi bằng tiền: thì mức chi vượt quá 5.000.000đ/ năm sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác đinh thuế TNDN, và người lao động phải chịu thuế TNCN
- Nếu chi bằng hiện vật: thì vượt quá 5.000.000đ/ năm vẫn được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN, nhưng người lao động phải chịu thuế TNCN phần vượt trên 5.000.000 đ/ năm
- Hồ sơ cần thiết: · Hợp đồng lao động · Thoả ước lao động tập thể · Quy chế tài chính · Hoá đơn GTGT · Danh sách nhân viên nhận hỗ trợ trang phục