Mục đích của việc cập nhật dữ liệu là gì
Cơ sở dữ liệu được thiết kế đầy đủ không chỉ giúp đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu nhưng dễ dàng duy trì và Cập Nhật. Cơ sở dữ liệu Access không phải là một tệp trong cùng một cảm giác với tài liệu Microsoft Word hoặc một bộ trang chiếu Microsoft PowerPoint. Thay vào đó, đó là một tập hợp các đối tượng — bảng, biểu mẫu, báo cáo, truy vấn, v.v. — có thể làm việc cùng nhau để hoạt động đúng cách. Show
Người dùng nhập dữ liệu chủ yếu thông qua các điều khiển. Những điều bạn làm với điều khiển đã cho tùy thuộc vào kiểu dữ liệu được đặt cho trường bảng bên dưới, tập hợp bất kỳ thuộc tính cho trường đó và các thuộc tính được đặt cho điều khiển. Cuối cùng, hãy cân nhắc việc sử dụng các kỹ thuật cơ sở dữ liệu bổ sung như xác thực, giá trị mặc định, danh sách, tra cứu và Cập Nhật xếp tầng. Để biết thêm thông tin về việc cập nhật dữ liệu từ điểm người dùng-của-xem, hãy xem các cách thêm, chỉnh sửa và xóa bỏcác bản ghi. Trong bài viết này
Thiết kế cơ sở dữ liệu ảnh hưởng đến mục nhập dữ liệuThông tin mà bạn giữ trong một cơ sở dữ liệu được lưu trữ trong bảng, chứa dữ liệu về một chủ đề cụ thể, chẳng hạn như tài nguyên hoặc liên hệ. Mỗi bản ghi trong bảng chứa thông tin về một mục, chẳng hạn như một liên hệ cụ thể. Bản ghi được tạo từ các trường, chẳng hạn như tên, địa chỉ và số điện thoại. Bản ghi thường được gọi là hàng và một trường thường được gọi là một cột. Những đối tượng này phải tuân theo một tập hợp các nguyên tắc thiết kế hoặc cơ sở dữ liệu sẽ hoạt động kém hoặc không hoàn toàn. Kết quả là các nguyên tắc thiết kế đó sẽ ảnh hưởng đến cách bạn nhập dữ liệu. Xem xét những yếu tố sau:
Để biết thêm thông tin, hãy xem cơ bản về thiết kế cơ sở dữ liệu và tạo một bảng và thêm trường. Đầu Trang Đặt giá trị mặc định cho một trường hoặc điều khiểnNếu một số lượng lớn các bản ghi chia sẻ cùng một giá trị cho một trường đã cho, chẳng hạn như một thành phố hoặc quốc gia/khu vực, bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách đặt giá trị mặc định cho điều khiển sẽ ràng buộc với trường đó hoặc trường đó. Khi bạn mở biểu mẫu hoặc bảng để tạo bản ghi mới, giá trị mặc định của bạn sẽ xuất hiện trong điều khiển hoặc trường đó. Trong bảng
Trong một biểu mẫu
Đầu Trang Sử dụng quy tắc xác thực để giới hạn dữ liệuBạn có thể xác thực dữ liệu trong cơ sở dữ liệu Access trên máy tính khi bạn nhập nó bằng cách dùng quy tắc xác thực. Quy tắc xác thực có thể được đặt trong dạng xem thiết kế bảng hoặc biểu dữ liệu bảng. Có ba loại quy tắc xác thực trong Access:
Để biết thêm thông tin, hãy xem hạn chế nhập dữ liệu bằng cách sử dụng quy tắc xácthực. Đầu Trang Làm việc với danh sách giá trị và trường tra cứuCó hai kiểu dữ liệu danh sách trong Access:
Theo mặc định, Access sẽ hiển thị dữ liệu danh sách trong điều khiển hộp tổ hợp, mặc dù bạn có thể xác định điều khiển hộp danh sách. Hộp tổ hợp sẽ mở ra để trình bày danh sách, sau đó đóng lại sau khi bạn thực hiện một vùng chọn. Một hộp danh sách, theo độ tương phản, vẫn mở ra mọi lúc. Để chỉnh sửa danh sách, bạn cũng có thể chạy lệnh sửa mục danh sách hoặc bạn có thể sửa dữ liệu trực tiếp trong thuộc tính nguồn hàng của bảng nguồn. Khi bạn cập nhật dữ liệu trong trường tra cứu, bạn cập nhật bảng nguồn. Nếu thuộc tính loại nguồn hàng của hộp danh sách hoặc hộp tổ hợp của bạn được đặt thành danh sách giá trị, bạn có thể chỉnh sửa danh sách các giá trị trong khi biểu mẫu được mở trong dạng xem biểu mẫu — tránh cần chuyển sang chế độ xem thiết kế hoặc dạng xem bố trí, hãy mở trang thuộc tính và chỉnh sửa thuộc tính nguồn hàng cho điều khiển mỗi khi bạn cần Để chỉnh sửa danh sách các giá trị, hộp cho phép sửa danh sách giá trị thuộc tính cho hộp danh sách hoặc hộp tổ hợp phải được đặt là có. Để biết thêm thông tin, hãy xem tạo danh sách lựa chọn bằng cách sử dụng hộp danh sách hoặc hộptổ hợp. Ngăn không cho chỉnh sửa danh sách giá trị trong dạng xem biểu mẫu
Xác định một biểu mẫu khác để sửa danh sách giá trịTheo mặc định, Access cung cấp một biểu mẫu tích hợp sẵn cho mục đích chỉnh sửa danh sách giá trị. Nếu bạn có một biểu mẫu khác mà bạn muốn sử dụng cho mục đích này, bạn có thể nhập tên của biểu mẫu trong thuộc tính biểu mẫu sửa mục danh sách , như sau:
Kiểm tra trường tra cứu trong một biểu mẫu
Kiểm tra trường tra cứu trong bảng
Đầu Trang Xóa dữ liệu khỏi danh sách giá trị hoặc trường tra cứuCác mục trong danh sách giá trị nằm trên cùng một bảng như các giá trị khác trong một bản ghi. Ngược lại, dữ liệu trong trường tra cứu nằm trong một hoặc nhiều bảng khác. Để loại bỏ dữ liệu khỏi danh sách giá trị, hãy mở bảng và sửa các mục. Việc loại bỏ dữ liệu khỏi danh sách tra cứu cần thêm các bước bổ sung và những bước đó sẽ thay đổi tùy theo việc truy vấn cho danh sách tra cứu sẽ lấy dữ liệu ra khỏi bảng hay truy vấn khác. Nếu truy vấn cho danh sách tra cứu được căn cứ trên một bảng, bạn phải xác định bảng đó và trường có chứa dữ liệu xuất hiện trong danh sách đó. Sau đó, bạn mở bảng nguồn rồi chỉnh sửa dữ liệu trong trường đó. Nếu truy vấn cho danh sách tra cứu được căn cứ trên một truy vấn khác, bạn phải mở truy vấn thứ hai đó, tìm bảng nguồn và trường nơi truy vấn thứ hai lấy dữ liệu rồi thay đổi các giá trị trong bảng đó. Loại bỏ dữ liệu khỏi một danh sách giá trị
Loại bỏ dữ liệu khỏi trường tra cứu
Đầu Trang Kiểu dữ liệu ảnh hưởng đến cách bạn nhập dữ liệuKhi bạn thiết kế bảng cơ sở dữ liệu, bạn chọn kiểu dữ liệu cho mỗi trường trong bảng đó, một quy trình giúp đảm bảo mục nhập dữ liệu chính xác hơn. Xem kiểu dữ liệuThực hiện một trong những thao tác sau: Sử dụng dạng xem biểu dữ liệu
Sử dụng dạng xem thiết kế
Kiểu dữ liệu ảnh hưởng đến mục nhập dữ liệuKiểu dữ liệu mà bạn đặt cho mỗi trường bảng cung cấp mức độ điều khiển đầu tiên trên loại dữ liệu được phép vào một trường. Trong một số trường hợp, chẳng hạn như trường văn bản dài, bạn có thể nhập bất kỳ dữ liệu nào bạn muốn. Trong các trường hợp khác, chẳng hạn như trường AutoNumber, thiết đặt kiểu dữ liệu cho trường này sẽ ngăn bạn nhập bất kỳ thông tin nào. Bảng sau đây liệt kê các kiểu dữ liệu Access cung cấp và mô tả cách chúng ảnh hưởng đến mục nhập dữ liệu. Để biết thêm thông tin, hãy xem kiểu dữ liệu cho cơ sở dữ liệu trên máy tính của Access và sửa đổi hoặc thay đổi thiết đặt kiểu dữ liệu cho một trường.
Đầu Trang Cách các thuộc tính của trường bảng ảnh hưởng đến cách bạn nhập dữ liệuNgoài các nguyên tắc thiết kế kiểm soát cấu trúc của cơ sở dữ liệu và các kiểu dữ liệu kiểm soát những gì bạn có thể nhập vào một trường đã cho, một số thuộc tính trường cũng có thể ảnh hưởng đến cách bạn nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu Access. Xem thuộc tính cho trường bảngAccess cung cấp hai cách để xem các thuộc tính cho một trường bảng. Trong dạng xem biểu dữ liệu
Trong dạng xem thiết kế
Mục nhập dữ liệu tác động thuộc tínhBảng sau đây liệt kê các thuộc tính có tác động lớn nhất đến mục nhập dữ liệu và giải thích cách chúng ảnh hưởng đến mục nhập dữ liệu.
Đầu Trang Sử dụng các bản cập nhật xếp tầng để thay đổi giá trị khóa chính và ngoạiĐôi khi, có thể bạn sẽ cần cập nhật giá trị khóa chính. Nếu bạn sử dụng khóa chính đó làm khóa ngoại, bạn có thể tự động cập nhật thay đổi của mình thông qua mọi phiên bản con của khóa ngoại. Với vai trò là một lời nhắc, khóa chính là giá trị nhận dạng duy nhất từng hàng (bản ghi) trong bảng cơ sở dữ liệu. Khóa ngoại là cột khớp với khóa chính. Thông thường, khóa ngoại sẽ nằm trong các bảng khác và các khóa đó cho phép bạn tạo mối quan hệ (liên kết) giữa dữ liệu trong các bảng. Ví dụ: giả sử bạn sử dụng một số ID sản phẩm làm khóa chính. Một số ID sẽ nhận dạng duy nhất một sản phẩm. Bạn cũng có thể dùng số ID đó làm khóa ngoại trong bảng dữ liệu đơn hàng. Bằng cách đó, bạn có thể tìm thấy mọi đơn hàng liên quan đến từng sản phẩm, vì vào bất cứ thời điểm nào, khi có người đặt đơn hàng cho sản phẩm đó, ID sẽ trở thành một phần của đơn hàng. Đôi khi, các số ID đó (hoặc các loại khóa chính khác) thay đổi. Khi các số ID thay đổi, bạn có thể thay đổi giá trị khóa chính của mình và tự động xếp tầng thay đổi đó thông qua mọi bản ghi con liên quan. Bạn sẽ cho phép hành vi này bằng cách bật tính toàn vẹn tham chiếu và xếp tầng cập nhật giữa hai bảng. Hãy nhớ những quy tắc quan trọng sau đây:
Để biết thêm thông tin về việc tạo mối quan hệ. xem hướng dẫn về mối quan hệ bảng và tạo, sửa hoặc xóa bỏ mối quan hệ. Các quy trình sau đây đi theo bàn tay và giải thích cách tạo mối quan hệ trước tiên, rồi bật Cập Nhật xếp tầng cho mối quan hệ đó. Tạo mối quan hệ
Bật cập nhật xếp tầng trong khóa chính
Đầu Trang Tại sao số ID đôi khi dường như bỏ qua một sốKhi bạn tạo một trường được đặt thành kiểu dữ liệu số tự động, Access sẽ tự động tạo một giá trị cho trường đó trong mọi bản ghi mới. Giá trị được tăng dần theo mặc định, sao cho mỗi bản ghi mới sẽ nhận được số tuần tự sẵn dùng tiếp theo. Mục đích của kiểu dữ liệu số tự động là cung cấp một giá trị phù hợp để dùng làm khóa chính. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Thêm, đặt, thay đổi hoặc loại bỏ khóa chính. Khi bạn xóa một hàng khỏi bảng có chứa một trường được đặt là kiểu dữ liệu số tự động, giá trị trong trường AutoNumber cho hàng đó sẽ không được tự động tái sử dụng. Vì lý do đó, số mà Access sẽ tạo ra có thể không phải là số bạn mong đợi để xem và các khoảng trống có thể xuất hiện trong trình tự số ID — đây là theo thiết kế. Bạn chỉ nên dựa vào tính độc đáo của các giá trị trong trường AutoNumber, chứ không phải trình tự của họ. Đầu Trang Cập nhật hàng loạt dữ liệu bằng cách sử dụng truy vấnChắp thêm, Cập Nhật và xóa bỏ các truy vấn là các cách mạnh mẽ để thêm, thay đổi hoặc loại bỏ các bản ghi với số lượng lớn. Ngoài ra, các cập nhật hàng loạt sẽ dễ dàng hơn và hiệu quả hơn để thực hiện khi bạn sử dụng các nguyên tắc thiết kế cơ sở dữ liệu tốt. Sử dụng truy vấn chắp thêm, Cập Nhật hoặc xóa có thể là bộ bảo vệ thời gian vì bạn cũng có thể sử dụng lại truy vấn. Quan trọng Sao lưu dữ liệu của bạn trước khi bạn sử dụng các truy vấn này. Có một bản sao lưu trên tay có thể giúp bạn nhanh chóng khắc phục mọi lỗi mà bạn có thể vô tình thực hiện. Chắp thêm truy vấn Sử dụng để thêm nhiều bản ghi vào một hoặc nhiều bảng. Một trong những mục đích sử dụng thường xuyên nhất của một truy vấn chắp thêm là để thêm một nhóm các bản ghi từ một hoặc nhiều bảng trong cơ sở dữ liệu nguồn vào một hoặc nhiều bảng trong cơ sở dữ liệu đích. Ví dụ: giả sử bạn có được một số khách hàng mới và cơ sở dữ liệu có chứa bảng thông tin về những khách hàng đó. Để tránh nhập dữ liệu mới đó theo cách thủ công, bạn có thể chắp thêm dữ liệu đó vào những bảng phù hợp thuộc cơ sở dữ liệu của mình. Để biết thêm thông tin, hãy xem Thêm bản ghi vào bảng bằng cách dùng truy vấn chắp thêm. Truy vấn cập nhật Sử dụng để thêm, thay đổi hoặc xóa bỏ phần (nhưng không phải tất cả) trong nhiều bản ghi hiện có. Bạn có thể nghĩ đến truy vấn cập nhật dưới dạng hình thức mạnh mẽ của hộp thoại Tìm và Thay thế. Bạn nhập tiêu chí chọn (được xem là chuỗi tìm kiếm) và tiêu chí cập nhật (được xem là chuỗi thay thế). Không giống như hộp thoại, truy vấn cập nhật có thể chấp nhận nhiều tiêu chí, cho phép bạn cập nhật số lượng lớn các bản ghi cùng lúc và cho phép bạn thay đổi các bản ghi trong nhiều bảng. Để biết thêm thông tin, hãy xem tạo và chạy truy vấn Cập Nhật. Xóa truy vấn Khi bạn muốn xóa bỏ rất nhiều dữ liệu hoặc xóa một tập dữ liệu một cách thường xuyên, một xóa sẽ hữu ích vì các truy vấn giúp bạn có thể chỉ định các tiêu chí để tìm kiếm nhanh chóng và xóa dữ liệu. Để biết thêm thông tin, hãy xem các cách thêm, chỉnh sửa và xóa bản ghi. Đầu Trang |