Quy trình mua thuốc và kiểm soát chất lượng
|
You're Reading a Free Preview Show
You're Reading a Free Preview Đối với nhà thuốc, SOP hay Standard Operating Procedure là hệ thống quy trình quan trọng để đảm bảo công việc. Vậy trong nhà thuốc, SOP đóng vai trò như thế nào? Hãy cùng Sapo.vn tìm hiểu ngay trong những chia sẻ dưới đây. 1. SOP là gì?SOP (standard operating procedure) là hệ thống quy trình thao tác chuẩn được xây dựng với mục đích hướng dẫn và đảm bảo chất lượng công việc. Việc áp dụng quy trình thao tác chuẩn SOP sẽ giúp hạn chế tối đa các sai sót. Đồng thời, xây dựng các tài liệu chuẩn SOP cũng giúp việc đào tạo nhân viên hiệu quả hơn, giúp người mới có thể làm quen và bắt nhịp nhanh hơn với công việc. Quy trình SOP đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hệ thống với khả năng mang lại nhiều lợi ích:
2. Quy trình SOP cho nhà thuốc chuẩn GPPĐối với nhà thuốc, quy trình thao tác chuẩn SOP chính là các văn bản thể hiện trình tự các thao tác của hoạt động nào đó trong nhà thuốc. Trên thực tế, quy trình này cho nhà thuốc thường bao gồm các quy trình như mua thuốc, kiểm soát chất lượng, bán thuốc theo đơn, không theo đơn hay xử lý các vấn đề khiếu nại hay thu hồi,... Các nhà thuốc đạt chất lượng cần có các quy trình thao tác chuẩn như sau:
Bước 1: Tiếp đón và chào hỏi khách hàngViệc tiếp đón khách hàng phải đảm bảo tuyệt đối nguyên tắc tôn trọng và có thái độ hòa nhã khi tiếp xúc. Đồng thời, mọi thông tin của khách mua hàng phải được giữ bí mật. Bước 2: Kiểm tra đơn thuốc
Đối với đơn thuốc không hợp lệ, nhân viên bán thuốc cần phải hỏi lại người kê đơn hoặc có thể từ chối bán. Khi này, nhà thuốc phải giải thích rõ lý do cho người mua. Bước 3: Nhập dữ liệu và thu tiềnTheo quy định, mọi nhà thuốc hiện nay đều phải kết nối cơ sở dữ liệu Dược quốc gia. Do đó, khi nhận đơn thuốc, nhân viên bán hàng cần thực hiện nhập đơn thuốc vào các phần mềm quản lý nhà thuốc trên máy tính. Nếu nhà thuốc hết các loại thuốc kê trong đơn thì phải thông báo lại cho bệnh nhân, yêu cầu kê lại đơn hoặc lựa chọn thuốc có tác dụng tương đương khi bệnh nhân yêu cầu. Tuy nhiên, chỉ dược sĩ đại học mới được phép thực hiện thay thế thuốc. Khi đơn thuốc đã được bán ra, nhà thuốc thực hiện in hóa đơn bán hàng và thu tiền theo hóa đơn để kết thúc quy trình SOP. Trong trường hợp khách hàng không mua thuốc, cần thực hiện xuất hủy đơn bán hàng và trả lại đơn thuốc.
Bước 4: Lấy thuốc theo đơnThực hiện lấy thuốc cho khách theo đơn, ghi rõ cách dùng, liều dùng cũng như lưu ý khi sử dụng và dán bên ngoài túi thuốc. Túi đựng cần đảm bảo tiêu chuẩn để không ảnh hưởng đến thuốc. Đối với các loại thuốc đã thay thế cần ghi rõ tên thuốc, số lượng thuốc đã thay thế nếu có. Bước 5: Hướng dẫn sử dụng và giao hàng cho kháchNhà thuốc cần đảm bảo giải thích và hướng dẫn cho khách hàng về từng loại thuốc, tác dụng, liều dùng cũng như chống chỉ định cụ thể của từng loại thuốc để khách hàng biết cách sử dụng và theo dõi chính xác. Cuối cùng là thực hiện giao hàng và cảm ơn khách hàng. 3. Những lưu ý khi thực hiện quy trình thao tác chuẩn SOP là gì?Khi thực hiện thao tác chuẩn SOP, nhà thuốc cần tuân thủ:
Đặc biệt, khi soạn thảo quy trình thao tác chuẩn, văn phong cũng cần tuân thủ các quy tắc:
Nhà thuốc đạt chất lượng cũng cần có tối thiểu các quy trình thao tác chuẩn như sau:
Ngoài ra, một nhà thuốc đạt chất lượng sẽ cần đáp ứng đủ các yêu cầu về nhân sự, cơ sở vật chất cũng như tài liệu chuyên môn. Quy trình chuẩn SOP sẽ giúp xây dựng một nhà thuốc chất lượng, đạt chuẩn, từ đó tạo lòng tin cho người tiêu dùng. Trên đây là những yếu tố quan trọng cần nắm vững về quy trình chuẩn SOP là gì cũng như những lưu ý khi thực hiện quy trình thao tác chuẩn trong nhà thuốc mà Sapo muốn gửi đến bạn. Xem thêm: 5 tiêu chuẩn thực hành tốt GPs trong ngành Dược Bất cứ ngành nghề nào cũng cần một quy trình thao tác chuẩn. Kinh doanh nhà thuốc cũng không ngoại lệ. Hãy tìm hiểu quy trình thao tác chuẩn SOP dành cho nhà thuốc và lý do các nhà thuốc cần tới nó nhé. Quy trình thao tác chuẩn (SOP) là tên gọi viết tắt của Standard operating procedure. Đây là hệ thống quy trình các thao tác chuẩn, được xây dựng với mục đích hướng dẫn và duy trì chất lượng công việc. Từ đó, giúp hạn chế những sai sót không mong muốn. Đồng thời còn giúp người mới bắt nhịp nhanh chóng với công việc, cũng như hạn chế sai sót đối với cả những người quen việc. Quy trình thao tác chuẩn SOP được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Cụ thể như: y tế, hàng không, giáo dục kỹ thuật, quân sự, du lịch, nhà hàng, khách sạn.… Trong đó quy trình SOP tại các nhà thuốc GPP luôn nhận được sự quan tâm đặc biệt từ các đơn vị kinh doanh nhà thuốc, quầy thuốc tây.  2. Mục đích cuối cùng của quy trình SOPDù là trong lĩnh vực nào, quy trình SOP cũng hướng đến các lợi ích thiết thực như:
3. Quy trình các SOP nhà thuốc GPPTương tự các SOP nhà máy GMP, các SOP nhà thuốc GPP là văn bản trình bày trình tự các thao tác của một hoạt động nào đó trong nhà thuốc. Thường bao gồm các quy trình: mua thuốc và kiểm soát chất lượng, bán thuốc theo đơn, bán thuốc không kê đơn, xử lý thuốc bị khiếu nại hoặc thu hồi,… Như những mục đích chung hướng đến, các SOP nhà thuốc GPP cũng mang lại những lợi ích thiết thực. Đặc biệt là giúp việc bán thuốc tại nhà thuốc được thuận lợi, nhanh chóng, chính xác và hạn chế tối đa những sai sót. Một nhà thuốc đạt chất lượng cần có tối thiểu các quy trình thao tác chuẩn sau đây:
4. Nội dung quy trình SOP cho nhà thuốc GPPTrước khi thực hiện thao tác theo SOP, các dược sĩ cần ghi nhớ: – Phải luôn luôn tôn trọng khách hàng. Có thái độ hòa nhã khi tiếp xúc. – Những thông tin của khách hàng phải được giữ bí mật. Bước 1. Tiếp đón và chào hỏi khách hàngBước 2. Kiểm tra đơn thuốc. Ở bước này chúng ta cần kiểm tra:+ Tính hợp lệ của đơn thuốc + Đơn thuốc có đúng theo mẫu đã quy định? + Có đủ tên, chữ ký, địa chỉ, dấu phòng khám/ bệnh viện của bác sĩ + Hiệu lực đơn thuốc: không quá 5 ngày + Các mục khác ghi đúng quy định: + Kiểm tra thông tin bệnh nhân và chuẩn đoán bệnh + Kiểm tra tên thuốc, nồng độ, hàm lượng, số lượng, cách dùng, liều dùng, cách phối hợp + Chỉ thực bước tiếp theo khi đơn thuốc hợp lệ. Đối với các đơn thuốc không hợp lệ, nnhân viên bán thuốc cần hỏi lại người kê đơn hoặc từ chối bán. Trong trường hợp từ chối bán, bạn phải giải thích rõ ràng cho người mua lý do. Bước 3. Nhập dữ liệu vào máy tính và thu tiềnNhân viên bán hàng nhập đơn thuốc vào máy tính. Nếu nhà thuốc hết mặt hàng thuốc kê trong đơn thì phải thông báo cho bệnh nhân để yêu cầu bác sĩ kê lại đơn thuốc; hoặc nhà thuốc chọn thuốc tương đương khi bệnh nhân có yêu cầu. Cần lưu ý là chỉ có dược sĩ đại học mới được thực hiện việc thay thế thuốc + In hóa đơn bán hàng + Thu tiền theo hóa đơn Trường hợp khách hàng muốn thay đổi số lượng, điều chỉnh số lượng thuốc bán trong máy tính và in lại hóa đơn Trường hợp khách hàng không mua thuốc, cần xuất hủy đơn bán hàng và trả lại đơn thuốc Bước 4. Lấy thuốc theo hóa đơnLấy thuốc theo hóa đơn, cho vào các túi đựng phù hợp, ghi rõ tên thuốc, nồng độ, hàm lượng, cách dùng, thời gian dùng của từng thuốc theo đơn đã kê Ghi vào đơn: Tên thuốc, số lượng thuốc đã thay thế (nếu có) Ghi rõ số lượng thuốc đã bán vào đơn Bước 5. Hướng dẫn cách dùngHướng dẫn, giải thích cho khách hàng về tác dụng, chỉ định, chống chỉ định, tác dụng phụ, liều lượng và cách dùng của từng loại thuốc. Bước 6. Giao hàng cho kháchGiao hóa đơn và đơn thuốc cho khách + Giao hàng cho khách + Cảm ơn khách hàng Trên đây là quy trình chuẩn SOP chung và phù hợp với hầu hết các nhà thuốc, quầy thuốc. Hãy bắt đầu tạo quy trình chuẩn cho hiệu thuốc của bạn với phần mềm quản lý nhà thuốc Moss Pharma. Không chỉ giúp quản lý nhà thuốc từ xa, phần mềm nhà thuốc còn giúp chuẩn hóa quy trình hoạt động của nhà thuốc. Nhanh chóng, tiết kiệm, chính xác! 5. Gợi ý nguồn hàng chất lượng dành riêng cho nhà thuốcVới mục tiêu khẳng định thương hiệu, cũng như mong muốn mang đến những sản phẩm bảo vệ sức khỏe tốt nhất đến cộng đồng. Công ty TNHH TM Dược Quyết Thắng – Đơn vị sản xuất thực phẩm chức năng đạt chuẩn GMP. QTPharma đặt triết lí kinh doanh: An toàn – Chất lượng – Hiệu quả lên hàng đầu. Chúng tôi hiện đang xây dựng các chương trình hợp tác với mức giá tốt nhất cùng nhiều chương trình ưu đãi hấp dẫn dành cho quý đối tác là Nhà thuốc, Quầy thuốc. 1. Hỗ trợ về truyền thông: QTPharma đẩy mạnh Marketing thương hiệu giúp sản phẩm được người tiêu dùng đầu cuối biết đến nhiều hơn. 2. Giấy tờ pháp lý: Tất cả các dòng sản phẩm của QTPharma được trang bị đầy đủ giấy tờ chứng nhận sản phẩm (đảm bảo chất lượng, nguồn gốc, xuất xứ và không lo thiếu hụt). 3. Chương trình: Chương trình chiết khấu hấp dẫn, chương trình tích lũy doanh số, chương trình tặng hàng với mức chiết khấu hấp dẫn. 4. Đổi trả hàng hóa: Đối với hàng hóa xác định thuộc lỗi nhà sản xuất. QTPharma hỗ trợ chính sách đổi trả hàng hóa nhanh nhất. 5. Hỗ trợ vận chuyển: Đơn hàng đạt tiêu chuẩn sẽ được miễn phí vận chuyển. Nguồn: Tổng hợp |
