Cách điều chỉnh hóa đơn ghi sai đơn vị năm 2024

Ngày 17/9/2021 Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn và chứng từ, trong đó có nêu một số điểm mới về nội dung xử lý hóa đơn điện tử có sai sót như sau:

Trường hợp sai sót Nguyên tắc xử lý sai sót Căn cứ tại I. Đối với hóa đơn điện tử Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh/thay thế Người bán có thể thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn điện tử có sai sót (sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT) và gửi thông báo đến cơ quan thuế bất kỳ lúc nào, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh. Khoản 1, Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ Người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót Các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu. Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót Người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế. Trường hợp nội dung về giá trị trên hóa đơn điện tử có sai sót Điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh. Khai bổ sung hồ sơ khai thuế liên quan các hóa đơn điện tử điều chỉnh, thay thế (bao gồm cả hóa đơn điện tử bị hủy) Thực hiện theo quy định của pháp luật quản lý thuế. II. Đối với bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử Trường hợp bảng tổng hợp đã gửi cơ quan thuế thiếu dữ liệu hóa đơn điện tử Người bán gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung. Khoản 2, Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót Người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp. Việc điều chỉnh hóa đơn trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123. Điền đủ các thông tin: ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn vào cột 14 “Thông tin hóa đơn liên quan” tại Mẫu 01/TH-HĐĐT (ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ), trừ một số trường hợp không nhất thiết phải có đầy đủ các thông tin ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn trên hóa đơn điện tử theo quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định số 123.

2. Cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót TT78 theo từng trường hợp cụ thể

Để thực hiện xử lý các sai sót trong quá trình lập hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 và Thông tư 78, Quý doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:

2.1 Trường hợp: Người bán tự phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của CQT viết sai, chưa gửi cho khách hàng.

(Căn cứ theo Khoản 1, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

-> Phương án xử lý: Hủy hóa đơn đã lập và phát hành hóa đơn mới thay thế. -> Quy trình xử lý:

• Bước 1: Hủy hóa đơn đã lập có sai sót (nhưng chưa gửi cho khách hàng) Doanh nghiệp/kế toán tiến hành thao tác Hủy hóa đơn đã phát hành có sai sót và Nhập lý do hủy trên phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng. Trường hợp hóa đơn sai sót này chưa gửi cho khách hàng nên khi Hủy hóa đơn không cần thông báo hủy cho khách hàng.

• Bước 2: Lập thông báo hóa đơn sai sót gửi CQT Doanh nghiệp/kế toán cần thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (ban hành kèm theo Nghị định 120) về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.

Lưu ý:

– Thông báo sai sót có thể lập bất cứ thời điểm nào trước hạn nộp tờ khai thuế GTGT của hóa đơn điều chỉnh. – Sau khi thông báo sai sót gửi đến cơ quan thuế, cơ quan thuế sẽ phản hồi về kết quả tiếp nhận và xử lý thông báo sai sót. Doanh nghiệp/Kế toán cần kiểm tra trạng thái thông báo sai sót vào chi tiết nội dung phản hồi của cơ quan thuế.

• Bước 3: Lập hóa đơn mới, gửi CQT cấp mã và gửi cho khách hàng Lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập, và gửi cho người mua. Thao tác thực hiện tương tự như khi lập và phát hành hóa đơn mới.

• Bước 4: Gửi lại hóa đơn mới (thay thế) cho người mua

2.2 Trường hợp: Người bán hoặc người mua phát hiện hóa đơn có sai sót sau khi gửi khách hàng

I – Xử lý sai sót hóa đơn ghi sai tên, địa chỉ của người mua (các nội dung khác không viết sai)

(Căn cứ theo Điểm a Khoản 2, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

-> Phương án xử lý: Thông báo hóa đơn có sai sót cho người mua và CQT, không phải lập lại hóa đơn. -> Quy trình xử lý:

Bước 1: Gửi thông báo hóa đơn sai sót cho người mua Doanh nghiệp/kế toán gửi thông báo cho người mua (khách hàng) về việc hóa đơn điện tử có sai sót với nội dung sai tên hoặc địa chỉ của người mua.

Bước 2: Lập thông báo hóa đơn sai sót gửi cơ quan thuế Doanh nghiệp/kế toán thực hiện lập thông báo hóa đơn điện tử có sai sót gửi lên cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (ban hành kèm theo Nghị định 120) với nội dung Giải trình và ghi rõ lý do sai sót.

Lưu ý: Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của CQT có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế thì không cần lập thông báo hóa đơn sai sót gửi CQT.

Bước 3: Gửi cho người mua kết quả đã thông báo cho cơ quan thuế về sai sót

II – Xử lý hóa đơn điện tử viết sai về Mã số thuế, Số tiền ghi trên hóa đơn, Thuế suất, Tiền thuế hoặc Hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng

(Căn cứ theo Điểm b Khoản 2, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

-> Phương án xử lý: Người bán và người mua tự thỏa thuận với nhau để chọn 1 trong 2 phương án giải quyết như sau:

• Phương án 1: Lập hóa đơn điều chỉnh cho HĐĐT có sai sót. -> Quy trình xử lý:

Bước 1: Lập hóa đơn điều chỉnh Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh sai sót thì 2 bên ghi rõ sai sót trong văn bản, sau đó người bán lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

– Đối với doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân áp dụng hóa đơn điện tử có mã CQT: Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh cho HĐĐT đã lập có sai sót, sau đó gửi cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua.

– Đối với doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân áp dụng hóa đơn điện tử không có mã CQT: Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh cho HĐĐT đã lập có sai sót sau đó gửi cho người mua.

Bước 2: Lập thông báo hóa đơn sai sót gửi Cơ quan thuế Doanh nghiệp/kế toán thực hiện lập thông báo hóa đơn điện tử có sai sót gửi lên cơ quan thuế và kiểm tra trạng thái thông báo/phản hồi của cơ quan thuế.

Bước 3: Gửi lại hóa đơn đã điều chỉnh đúng cho người mua.

• Phương án 2: Hủy hóa đơn sai sót và lập hóa đơn điện tử mới thay thế -> Quy trình xử lý:

Bước 1: Hủy hóa đơn điện tử có sai sót

Bước 2: Lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn sai sót đã hủy Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót. Trường hợp bên bán và bên mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn ban đầu có sai sót, thì 2 bên ghi rõ sai sót vào văn bản, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Thao tác thực hiện tương tự như khi lập và phát hành hóa đơn mới. – Đối với doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân áp dụng hóa đơn điện tử có mã CQT: Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế cho HĐĐT đã lập có sai sót, sau đó gửi cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua.

– Đối với doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân áp dụng hóa đơn điện tử không có mã CQT: Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế cho HĐĐT đã lập có sai sót sau đó gửi cho người mua.

Bước 3: Lập thông báo hóa đơn điện tử có sai sót gửi Cơ quan thuế

Bước 4: Gửi lại hóa đơn mới (hóa đơn thay thế) cho người mua.

2.3 Trường hợp: Cơ quan thuế phát hiện sai sót và thông báo đến người bán

(Căn cứ theo Khoản 3, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

Bước 1: Nhận thông báo rà soát của cơ quan thuế Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử của đơn vị, cơ quan thuế sẽ thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT (ban hành kèm theo Nghị định 123) qua email để người bán kiểm tra sai sót.

Lưu ý: – Trên mẫu Thông báo về hóa đơn điện tử cần rà soát CQT gửi người bán có ghi thời hạn để đơn vị thông báo lại kết quả rà soát cho CQT. Nếu hết thời hạn mà người bán không thông báo lại với CQT, CQT sẽ tiếp tục gửi thông báo yêu cầu rà soát lần 2. – Trường hợp sau 2 lần thông báo nhưng bên bán vẫn không gửi kết quả phản hồi, CQT sẽ xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử của đơn vị.

Bước 2: Lập thông báo hóa đơn điện tử có sai sót gửi CQT

Bước 3: Hủy/Thay thế/Điều chỉnh hóa đơn, chờ CQT cấp mã và gửi cho người mua. (Thao tác xem tương tự trường hợp bên bán tự phát hiện sai sót).

3. Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót trong một số trường hợp khác

• Kể từ thời điểm doanh nghiệp/tổ chức/cá nhân sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 và Thông tư 78, sau đó phát hiện hóa đơn đã lập theo quy định cũ trước đó (Nghị định 51) có sai sót ⇒ Bắt buộc lập hóa đơn thay thế – Căn cứ theo Khoản 6, Điều 12 Thông tư 78.

• Nếu hóa đơn không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót => Lập hóa đơn điều chỉnh – Căn cứ theo Điểm đ, Khoản 1, Điều 7, TT78.

• Nếu hóa đơn thay thế bị sai => Lập hóa đơn thay thế khác (vẫn thay thế cho hóa đơn thay thế) – Căn cứ theo Điểm c, Khoản 1, Điều 7, TT78.

• Nếu hóa đơn điều chỉnh bị sai => Lập hóa đơn điều chỉnh khác (vẫn điều chỉnh cho hóa đơn gốc) – Căn cứ theo Điểm c, Khoản 1, Điều 7, TT78.

Một số câu hỏi thường gặp trong quá trình phát hiện và xử lý hóa đơn điện tử có sai sót theo Nghị định 123 và Thông tư 78:

1. Cơ quan thuế phản hồi về kết quả tiếp nhận và xử lý thông báo hóa đơn sai sót của bên bán gửi trong bao lâu? Căn cứ tại Khoản 3, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP: “Trong thời hạn 01 ngày làm việc, cơ quan thuế thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý theo Mẫu số 01/TB-HĐSS…”

2. Cách gửi mẫu Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế khi cần xử lý sai sót Hóa đơn và hủy hóa đơn điện tử? Nếu Quý doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Tax24 Einvoice, có thể thao tác gửi vô cùng nhanh chóng và dễ dàng ngay trên phần mềm.

3. Hoá đơn thay thế thì kê khai theo kỳ phát hành hoá đơn thay thế hay là kì hoá đơn gốc? Đối với các hóa đơn điện tử đã lập mới thay thế cho các hóa đơn có sai sót, doanh nghiệp kê khai theo kỳ lập hóa đơn.

Công tác chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 & Nghị định 123 đang trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Tuy nhiên cùng với đó là không ít những khó khăn và sai sót có thể xảy ra trong quá trình chuyển đổi, áp dụng HĐĐT. Tax24 Einvoice hy vọng rằng những thông tin hữu ích mà chúng tôi cung cấp trên đây sẽ giúp Quý doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân thực hiện xử lý các sai sót của hóa đơn điện tử theo thông tư mới một cách thuận lợi.

Bên cạnh đó, phần mềm hóa đơn điện tử Tax24 Einvoice hiện đã đáp ứng đầy đủ các quy định về HĐĐT theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC với nhiều tính năng ưu việt nhằm hỗ trợ doanh nghiệp/tổ chức/cá nhân thực hiện chuyển đổi và sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123, Thông tư 78 một cách dễ dàng nhất.