Hướng dẫn chia sẻ file qua google drive Informational năm 2024

Google Drive là dịch vụ lưu trữ và đồng bộ đang được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Hãy để Eka Shop hướng dẫn sử dụng Google Drive để tận dụng hết các tính năng, nâng cao hiệu quả làm việc.

• Hướng dẫn cách chặn spam trên Google Drive
• Hướng dẫn sử dụng bộ nhớ dùng chung trên Google Drive
• Google Drive – Dịch vụ lưu trữ dữ liệu trực tuyến phổ biến nhất hiện nay

1/ Các thông tin cần biết về Google Drive trước khi sử dụng

Google Drive là dịch vụ lưu trữ và đồng bộ hóa tập tin được tạo bởi Google giúp người dùng có thể lưu trữ tập tin trên đám mây, chia sẻ tập tin, và chỉnh sửa tài liệu, văn bản, bảng tính.

Tính đến năm 2017, ứng dụng lưu trữ đám mây này đã đạt được 800 triệu người dùng trên toàn thế giới. Hiện tại dịch vụ này đã hỗ trợ 68 ngôn ngữ nhằm giúp mọi người có thể dễ dàng sử dụng.

Cuối năm 2012, Google Drive đã tích hợp thêm 3 công cụ cực kỳ quan trọng là Google Docs (xử lý văn bản), Google Sheets (bảng tính) và Google Slides (bài thuyết trình) với khả năng làm việc và chia sẻ trực tuyến với nhiều người, nhiều tài khoản khác nhau.

Google Drive hỗ trợ lưu trữ, đọc những tập tin nào?

Ngoài thế mạnh lưu trữ bất kỳ loại dữ liệu nào, Google Drive còn hỗ trợ đọc hầu hết các tập tin phổ biến hiện nay như:

• Microsoft Office (doc, docx, xls, xlsx,…).
• PDF.
• Hình ảnh (JPEG, PNG, GIF, TIFF, BMP và WEBP).
• Video clip (MPEG4, 3GPP, MOV, AVI, MPEGPS, WMV, FLV, OGG và WebM).
• Tệp âm thanh (MP3, MPEG, WAV).
• Apple Pages (công cụ soạn thảo của Apple).
• Autodesk AutoCAD.
• Adobe Photoshop (psd, pdd, psdt).
• Fonts chữ.
• PostScript.

Bạn cũng cần lưu ý thêm, Google Drive hỗ trợ tải lên tối đa 5 TB/lần, đây là một con số khổng lồ mà rất ít dịch vụ lưu trữ trực tuyến có thể đáp ứng được.

Google Drive hỗ trợ trên thiết bị, nền tảng nào?

• Web.
• Ứng dụng trên Chrome.
• Điện thoại, máy tính bảng.
• Hệ điều hành Windows, Mac OS, Android, iOS.
• Người dùng Linux và Windows phone sẽ phải dùng phần mềm bên thứ ba để truy cập Google Drive.

Dung lượng miễn phí Google Drive và các gói cước nâng cấp

Mỗi tài khoản Google Drive sẽ được Google tặng miễn phí 15 GB lưu trữ . Tuy nhiên người dùng có thể nâng cấp thêm dung lượng nếu nhu cầu lưu trữ không đủ với 15 GB của Drive. Để mua thêm dung lượng Drive, bạn có thể tham khảo bài viết sau:

Bảng giá mua thêm dung lượng Google Drive:

Gói

100 GB

200 GB

2 TB

10 TB

20 TB

30 TB

1 Tháng

45.000 VND

69.000 VND

225.000 VND

2.250.000 VND

4.500.000 VND

6.750.000 VNĐ

1 Năm

450.000 VND

690.000 VND

2.250.000 VND

KHÔNG HỖ TRỢ

KHÔNG HỖ TRỢ

KHÔNG HỖ TRỢ

Để bắt đầu sử dụng, bạn hãy truy cập vào trang web Google Drive hoặc mở ứng dụng Google Drive trên điện thoại.

Cách tải dữ liệu lên Google Drive

Bước 1: Chọn biểu tượng dấu + (dấu cộng) trên trình duyệt hoặc ứng dụng.

Bước 2: Chọn Tải tệp lên để tải 1 hoặc nhiều tệp. Hoặc thậm chí Tải thư mục lên để tải thư mục lên Google Drive.

Bước 3: Nhấn Open để tải tệp lên.

Thông báo tải tệp, thư mục lên sau khi hoàn tất.

Không tải được tập tin lên Google Drive:

Google Drive giới hạn các tập tin tải lên, nếu không tải được rất có thể tập tin của bạn đã vượt qua giới hạn từ Google Drive hoặc Google Drive hết dung lượng lưu trữ (15 GB đối với tài khoản miễn phí):

• Google Drive: Giới hạn tải lên tập tin có kích thước 5TB (1TB = 1024GB).
• Google Docs: Giới hạn tải lên 50 MB và 1.024.000 kí tự.
• Google Sheets: Giới hạn tải lên 2.000.000 cells (tính toán quá phức tạp cũng không thể lưu thành công).
• Google Drawing: Không giới hạn.
• Google Slides: Giới hạn tải lên tập tin lớn hơn 100 MB.

Cách tải tệp, thư mục trên Google Drive về máy tính, điện thoại

Nhấp chuột phải vào tệp hoặc thư mục muốn tải và chọn Tải xuống. Đối với điện thoại bạn chỉ cần nhấn giữ vào biểu tượng tệp, thư mục cần tải xuống > Chọn Tải xuống.

Ngoài việc lưu trữ tập tin, dữ liệu, Google Drive còn hỗ trợ người dùng tạo Google Tài liệu (giống Word), Google Trang tính (Giống Excel), chi tiết cách tạo bạn có thể tham khảo hướng dẫn sau:

Bước 1: Chọn biểu tượng dấu + (mới) trên màn hình > Chọn loại tập tin, tài liệu muốn tạo.

Bước 2: Một tài liệu trống sẽ hiện ra và bạn có thể bắt đầu thao tác trên tài liệu đó. Bạn có thể đổi tên tài liệu bằng cách chọn vào khung Tài liệu không có tiêu đề góc trái phía trên màn hình và điền tên bạn muốn tạo cho tệp đó

Tất cả các tệp vừa tạo sẽ tự động sao lưu lên tài khoản Google Drive, nên bạn không cần phải lưu hoặc lo lắng quên lưu trước khi tắt trình duyệt, ứng dụng Google Drive.

Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo thêm nhiều tập tin nâng cao khác bằng cách chọn vào Ứng dụng khác > Kết nối ứng dụng khác.

Bảng ứng dụng bên thứ ba xuất hiện, lúc này bạn có thể tha hồ chọn ứng dụng muốn cài đặt. Cũng giống với tài liệu Google , những thay đổi bạn tạo trên ứng dụng bên thứ ba sẽ tự động sao lưu trên Google Drive.

Để xóa ứng dụng bên thứ ba đã kết nối chọn Biểu tượng Răng cưa > Cài đặt.

Sau đó chọn Quản lý ứng dụng > Tùy chọn > Ngắt kết nối khỏi Google Drive.

Chia sẻ tập tin, thư mục với người khác

Google Drive là một công cụ giúp cho bạn có thể chia sẻ tệp hoặc thư mục một cách dễ dàng và vô cùng tiện lợi. Ngoài ra bạn còn có thể thiết lập quyền chia sẻ (chỉ xem, chỉnh sửa, nhận xét).

Bước 1: Để bắt chia sẻ, bạn hãy nhấn chuột phải vào tập tin, thư mục cần chia sẻ (đối với điện thoại thì nhấn giữ tay và tập tin, thư mục cần chia sẻ) > Chọn Chia sẻ.

Bước 2: Sau đó bạn sẽ thấy một cửa sổ hiện lên, cho phép bạn tùy chỉnh những cài đặt trước khi chia sẻ. Có hai lựa chọn chia sẻ :

• Nhận liên kết có thể chia sẻ được: Bất kỳ ai có đường dẫn chia sẻ của tập tin đều có thể truy cập được.
• Hoặc chia sẻ với người: Chia sẻ giới hạn với 1 số tài khoản mà bạn cung cấp, chỉ những người được cấp quyền mới có thể truy cập được tập tin chia sẻ.

Bước 3: Sau khi chia sẻ xong, bạn có nhiều tùy chọn chia sẻ ngay bên dưới là: Có thể sửa, Có thể nhận xét và Có thể xem.

Nếu ai đó chia sẻ tệp với bạn, bạn sẽ tìm được những tệp đó ở mục Được chia sẻ với tôi ngay bên cột trái màn hình.

Truy cập các tệp tin khi không có kết nối Internet

Google Drive còn cho phép bạn xem và chỉnh sửa tệp Google Docs, Google Slides, Google Sheets khi bạn đang du lịch hoặc ở nơi nào đó mà không có kết nối Internet. Tất nhiên sau khi có internet trở lại thì mọi dữ liệu bạn thêm vào, chỉnh sửa trước đó sẽ được tự động đồng bộ và lưu lại.

Để làm được điều này, đầu tiên hãy nhấn vào Google Drive Offline > chọn Thêm vào Chrome.

Chọn Add extension

Sau đó, bạn truy cập vào tài khoản Google Drive của mình và đi đến Settings > Offline.

Để hoàn tất thiết lập, bạn đặt dấu tích vào Sheets Slides & Drawings files, Sync Google Docs, to this computer so that you can edit offline (Đồng bộ hóa các tệp tin Google Docs, Sheets Slides & Drawings với máy tính này để có thể chỉnh sửa ngoại tuyến). Tính năng này sẽ mất một vài phút để kích hoạt.

Sắp xếp các tệp trong Google Drive

Khi Drive của bạn quá bừa bộn, bạn có thể sắp xếp lại theo cách tương tự như bạn sắp xếp tệp và thư mục trên máy tính của bạn .

Để tạo thư mục mới, hãy chọn + mới > Thư mục. Sau đó đó hãy kéo thả những tệp hoặc thư mục liên quan vào thư mục mới tạo. Điều đó sẽ giúp cho Drive của bạn được gọn gàng hơn.

Ngoài ra, bạn còn có thể đánh “Dấu sao” cho những tệp và thư mục quan trọng. Nhấn chuột phải vào tệp hoặc thư mục > Chọn “Thêm vào thư mục có gắn dấu sao”. Để xem tất cả các tệp đã đánh dấu sao, bạn xem tại cột trái màn hình phần “Có gắn dấu sao“.

Chỉnh sửa bố cục xem Google Drive

Việc tùy chỉnh sửa bổ cục Drive giúp tăng trải nghiệm người dùng, điều đó tăng năng suất làm việc, tăng tương tác với Google Drive trong suốt quá trình sử dụng. Có hai dạng xem các tệp và thư mục, để chuyển đổi qua lại giữa 2 bố cục bạn có thể nhấn vào biểu tượng khoanh vùng đỏ :

Bố cục lưới: Giúp phóng to nội dung bên trong thư mục, tập tin,… để người dùng dễ cảm nhận hơn nội dung bên trong.

Bố cục danh sách: Giúp người dùng có thể xem tổng quan, bao quát số lượng nhiều tập tin, thư mục cùng lúc.

Như vậy Eka Shop đã gửi đến bạn tất tần tật những hướng dẫn sử dụng Google Drive, tất nhiên vẫn còn nhiều tính năng hay ho khác đang chờ bạn tự khám phá đấy!